張帆 孟松演 尚高峰 王立偉 (西安石油大學(xué) 陜西西安 710061）

創(chuàng)建一流學(xué)生助理團隊 共促高校與學(xué)生雙贏
——西安石油大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)中心學(xué)生助理管理的實踐探索

張帆 孟松演 尚高峰 王立偉 (西安石油大學(xué) 陜西西安 710061）

高校職能處室部門引進學(xué)生助理能充分發(fā)揮學(xué)生在學(xué)校學(xué)生工作中的主體作用，提高學(xué)校教學(xué)管理、學(xué)生工作管理和畢業(yè)生就業(yè)工作。本文對西安石油大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)中心實施學(xué)生助理制度進行了研究探索，主要分析了就業(yè)指導(dǎo)中心對學(xué)生助理招聘、管理和培訓(xùn)的具體措施，同時積極探索如何更好的搭建統(tǒng)一管理平臺、規(guī)范學(xué)生助理管理制度。并結(jié)合工作實際提出意見，以完善學(xué)生助理團隊建設(shè)，引導(dǎo)大學(xué)生以學(xué)生助理的身份參與高校管理工作、從事輔助性工作，實現(xiàn)學(xué)校和學(xué)生個人成長發(fā)展的雙贏。

學(xué)生助理；管理；培訓(xùn)

現(xiàn)今高校教育、管理與服務(wù)工作已經(jīng)不再只是強調(diào)“管理”，而是堅持 “管理與服務(wù)并重”的理念，將“為學(xué)生服務(wù)”作為工作的中心指導(dǎo)思想。同時，大學(xué)生在完成學(xué)習(xí)任務(wù)以外，渴望得到更多的學(xué)習(xí)、工作和實踐鍛煉機會。同時，高校擴招致使教學(xué)管理人員不足。高校就業(yè)指導(dǎo)中心作為負責(zé)全校畢業(yè)生的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)、教育、服務(wù)等工作的職能部門，面對全校畢業(yè)生的就業(yè)創(chuàng)業(yè)教育、招聘活動組織開展、畢業(yè)生派遣改派事務(wù)的工作，專職人員相對不足的情況也越發(fā)明顯。因此，引進學(xué)生助理參與部分輔助性工作顯得尤為重要。

一、西安石油大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)中心引進助理的目的和意義

學(xué)生助理，屬于秘書行業(yè)的一種。不同院校有不同定義，但內(nèi)涵大致相同。他們是專門幫助某位老師進行日常工作的助理，具有從屬性；他們的基本工作都是協(xié)助老師打理日常事務(wù)，還要接觸廣泛的學(xué)生，具有服務(wù)性；在實踐工作中能力范圍的事情還能提出一些建議，具有參謀性。學(xué)生助理還有一個最大的特點，他們首先是學(xué)生，以上課學(xué)習(xí)為主業(yè)，在課余時間到辦公室協(xié)助老師處理相關(guān)工作，這也是學(xué)生助理和專業(yè)助理的最大區(qū)別。[1]

1.引進學(xué)生助理，有助于提高就業(yè)日常工作效率

以西安石油大學(xué)為例，就業(yè)指導(dǎo)中心現(xiàn)共有助理29名，分別來自學(xué)校5個院系，三個年級。正是因為就業(yè)指導(dǎo)中心工作的強度、工作內(nèi)容的多樣性、工作精細化程度高使得就業(yè)指導(dǎo)中心的學(xué)生助理成為工作中不可或缺的成員。學(xué)生助理可以協(xié)助處理辦公室的日常事務(wù)，解決一些程序性、條例性的問題，如，教室申請、材料蓋章，往屆畢業(yè)生報到證補辦、改派登記，文件收發(fā)登記、參與組織校園宣講招聘會、場地申請、協(xié)助用人單位的面試工作等。學(xué)生助理的參與大大提升了就業(yè)指導(dǎo)中心辦公績效，教師可以將更多工作重心放在拓展就業(yè)市場，提高畢業(yè)生整體就業(yè)質(zhì)量以及業(yè)務(wù)學(xué)術(shù)研究等工作上。

2.引進學(xué)生助理，有利于就業(yè)指導(dǎo)中心服務(wù)質(zhì)量和精細化程度的提升

學(xué)生助理的引進不僅將工作效率大幅度提升，服務(wù)質(zhì)量也更加優(yōu)質(zhì)，尤其提升了工作精細化程度。助理分工明確，業(yè)務(wù)熟練，精準(zhǔn)化程度高，將紛繁復(fù)雜的日常工作通過分工變得井井有條。

3.引進學(xué)生助理，有利于增強學(xué)生個人綜合能力

通過長期的學(xué)生助理工作實踐，學(xué)生具備了良好的政治素養(yǎng)和自律能力，能夠自覺地嚴(yán)格要求自己，時刻反思自己的工作，不斷進步。處理就業(yè)指導(dǎo)中心的日常事務(wù)工作，可以讓學(xué)生積累實踐經(jīng)驗，培養(yǎng)學(xué)生的動手能力、觀察能力、自主能力、探究能力以及團隊協(xié)作能力。就業(yè)指導(dǎo)中心的學(xué)生助理作為用人單位了解學(xué)校學(xué)生的一個窗口，學(xué)生會自動自發(fā)的嚴(yán)于律己，以禮待人，以身作則。辦公室各類事務(wù)看似簡單，但要做的井井有條，還需要非常認(rèn)真的學(xué)習(xí)與探索，溝通協(xié)調(diào)能力、事務(wù)處理能力、公文寫作能力的鍛煉，都為助理以后的個人發(fā)展提供了有力砝碼。

4.學(xué)生助理勤工儉學(xué)，適應(yīng)社會提供良好機會

學(xué)生助理制度在一定程度上解決了家庭經(jīng)濟困難學(xué)生的生活壓力，我校學(xué)生助理報酬為100元/月。家庭經(jīng)濟困難的學(xué)生，存在與社會接觸機會較少、缺乏與人溝通交流、社會基本常識和生活經(jīng)驗匱乏等問題，其溝通能力、適應(yīng)社會的能力、對事物的理解能力等各項能力急待提高。通過學(xué)生助理制度可以讓他們在工作中接觸和學(xué)會使用為完成某項工作而必須掌握的各種儀器、設(shè)備，通過工作幫助他們逐漸走進社會，進而引導(dǎo)他們不斷改變自己的不足，提高溝通、理解能力，有效增強團隊合作能力和樹立開創(chuàng)大好未來的信心。

二、就業(yè)指導(dǎo)中心助理聘用與管理制度建設(shè)

1.就業(yè)指導(dǎo)中心助理聘用

就業(yè)指導(dǎo)中心助理聘用本著公正公平公開的原則，在全校范圍內(nèi)公開招募、學(xué)生自薦或者老師、輔導(dǎo)員推薦申請加入就業(yè)指導(dǎo)中心。就業(yè)指導(dǎo)中心助理招募流程如下：

就業(yè)指導(dǎo)中心助理招募條件：一是品學(xué)兼優(yōu)，通過CET-4。良好的學(xué)習(xí)成績代表了助理的學(xué)習(xí)能力，同時起到模范帶頭的作用。二是工作能力強，有責(zé)任心。助理工作內(nèi)容多為流程性工作，但工作精細化程度高，，要求耐心、細心地完成，要求對助理工作有強烈的責(zé)任心。三是具有良好的服務(wù)意識及溝通表達能力。助理的工作性質(zhì)決定了其在工作中要經(jīng)常與人溝通，因而出色的人際溝通能力是必備素質(zhì)之一。在窗口性的工作中，正確理解來訪者來意、正確表達解決辦法是這項工作圓滿解決的關(guān)鍵，如進行簡單政策的咨詢、答疑等。四是熟悉office辦公軟件操作。辦公室工作經(jīng)常會有各類文件排版、編寫，電子表格的處理、數(shù)據(jù)的運算管理、統(tǒng)計以及制作幻燈片用于用人單位宣講等其他活動，要求助理能較熟練掌握辦公軟件操作。五是有較強的組織紀(jì)律和積極進取的態(tài)度。助理隊伍同時存在穩(wěn)定性和流動性，較強的組織紀(jì)律有利于隊伍的管理。一名學(xué)生擔(dān)任學(xué)生助理的基本出發(fā)點源于對這份工作的興趣和積極進取的態(tài)度，這也是在日后的工作中其能夠較好完成任務(wù)的基本保證。通過初步面試的助理登記備案，實習(xí)期結(jié)束后進行考核，通過考核的助理正式加入就業(yè)指導(dǎo)中心學(xué)生助理團隊。

2.就業(yè)指導(dǎo)中心助理培訓(xùn)與管理

無規(guī)矩不能成方圓，就業(yè)指導(dǎo)中心建立了嚴(yán)明的制度保障團隊良好運行。實踐出真知，在歷屆助理對工作中出現(xiàn)問題的總結(jié)與不斷反思中，就業(yè)指導(dǎo)中心助理團隊建立了各種比較完備和人性化的制度，如《培訓(xùn)制度》、《值班制度》、《梯隊建設(shè)制度》、《招聘制度》、《工作交接班制度》、《文件收發(fā)制度》、《單位聯(lián)系記錄制度》等，逐漸形成了一套完備助理體系，利于助理學(xué)習(xí)與管理。

（1）培訓(xùn)制度

在助理不斷實踐過程中，我校就業(yè)指導(dǎo)中心助理培訓(xùn)制度已經(jīng)逐漸趨于完善。經(jīng)過幾年的探索，就業(yè)指導(dǎo)中心專門組織人員歷時兩個多月編纂了《就業(yè)指導(dǎo)中心助理手冊》，將學(xué)生助理日常工作匯編成文，便訂成冊，共計。每屆助理修訂完善以便更好地指導(dǎo)和開展新助理培訓(xùn)。新助理工作培訓(xùn)分為：

通過培訓(xùn)制度使每位助理熟悉就業(yè)指導(dǎo)中心工作內(nèi)容，掌握了每類工作的處理方法，同時經(jīng)過理論學(xué)習(xí)又通過實際操作，使每位新助理快速融入辦公室的工作和生活中。

在經(jīng)過一段時間培訓(xùn)和實習(xí)之后，進行考核?？己藘?nèi)容為書面試卷和上機操作，書面試卷以《就業(yè)指導(dǎo)中心助理手冊》的內(nèi)容為主，上機操作主要考察其后臺信息發(fā)布、郵件處理、辦公設(shè)備操作等?？己送ㄟ^方可成為就業(yè)指導(dǎo)中心助理。

表1 就業(yè)指導(dǎo)中心工作分類

（2）值班制度

就業(yè)指導(dǎo)中心助理值班合理分配其課余時間，值班人員的分配遵循以老帶新的原則，即每次安排老助理與新助理共同值班，老助理幫助新助理快速學(xué)習(xí)。每位助理必須嚴(yán)格遵守值班表值班，并有請假銷假制度。工作時間外及周末值班采取自愿措施，助理可根據(jù)自身情況選擇值班，以便為廣大學(xué)生提供更好更便利的服務(wù)。

通過值班制度可以更好地增強助理們的責(zé)任心與團隊合作能力。在值班的過程中，“您好，請問”、“不客氣”、“謝謝”等看似很簡單的文明禮貌用語經(jīng)過大量的重復(fù)操作，在不經(jīng)意間就會提高助理們的溝通表達能力與細心耐心。經(jīng)過實習(xí)期的歷練，助學(xué)生助理理對工作會自行產(chǎn)生目標(biāo)，從原來的“等任務(wù)”到現(xiàn)在的主動“找任務(wù)”，完全自動自發(fā)，一點一滴的成長使得助理對就業(yè)指導(dǎo)中心產(chǎn)生一種歸屬感。

（3）學(xué)生助理梯隊建設(shè)

梯隊式隊伍建設(shè)的基本思想是由大一到大四的學(xué)生構(gòu)成整個團隊。比例大約為1:2:3:4，在這個助理團隊中，大三大四為核心骨干助理，大一大二作為培養(yǎng)儲備對象。在大四的助理畢業(yè)前就會招募一批新的助理，以保證新老助理順利交接。招收新助理后，依據(jù)培訓(xùn)制度培訓(xùn)新助理，老助理協(xié)助并指導(dǎo)新助理學(xué)習(xí)有關(guān)就業(yè)指導(dǎo)中心相關(guān)工作，通過一個月實習(xí)期的學(xué)習(xí)后最終考核確認(rèn)通過助理人數(shù)。

在平時管理工作中，就業(yè)指導(dǎo)中心以“團”與“家”的核心管理思想管理助理。即30人之多的助理組成一個完整的隊伍，利用制度的規(guī)范和團隊意識的培養(yǎng)真正地把這個團隊凝聚在一起,成為一個真正的團體。從辦公室助理團隊成立之初就將團隊理念貫徹到每個細節(jié)之中，通過助理們對每一項工作的處理，使每個人的能力充分展示的同時能最大化的為團隊做出貢獻，讓每個學(xué)生都能體現(xiàn)個人價值，讓每個人都感受到團隊的力量。

三、學(xué)生助理團隊建設(shè)的思考與建議

1.規(guī)范學(xué)生助理管理制度，提高培訓(xùn)制度化、精細化程度

目前，很多高校部門沒有建立相對健全的學(xué)生助理管理制度，對于學(xué)生助理的管理比較松散，常見有些助理不遵守班組紀(jì)律，不請假不銷假，抱著多一事不如少一事的消極心態(tài)不按時上崗值班等現(xiàn)象。因此，高校相關(guān)部門有責(zé)任規(guī)范學(xué)生助理管理制度，加強學(xué)生助理的制度化管理和執(zhí)行，能夠提升學(xué)生助理所在部門的工作效率及其組織和管理能力。學(xué)生對于學(xué)生助理的培訓(xùn)應(yīng)該注重規(guī)劃培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式，以使得培訓(xùn)制度化。如果條件允許，可以定期請專業(yè)老師對負責(zé)相應(yīng)工作的學(xué)生助理進行專業(yè)技能的精細化培訓(xùn)，來幫助其更好的投入工作，更好地服務(wù)師生。

2.學(xué)生助理待遇偏低，建議支付薪酬方式多樣化

引進學(xué)生助理，既可以滿足全校師生的需求，學(xué)校又因此節(jié)省了很大一部分的人力開支。在大部分高校里，學(xué)生助理在整個工作過程中付出較多，在保證助理自身學(xué)習(xí)任務(wù)的同時，還要為學(xué)校的各個部門付出自己的時間與精力，而所得薪酬偏低。以我校為例，就業(yè)指導(dǎo)中心現(xiàn)階段有29名學(xué)生助理，每人每月的補助是100元，由學(xué)校勤工儉學(xué)部發(fā)放到每位助理的校園卡內(nèi)。建議學(xué)校相關(guān)部門提高助理薪酬待遇，進一步鼓勵和激發(fā)學(xué)生助理的工作積極性。除了固定補助之外，學(xué)校可以將支付薪酬的方式變的多樣化，對于工作優(yōu)秀的學(xué)生助理提供類似獎學(xué)金的獎勵等。

3.建議學(xué)校搭建統(tǒng)一管理招聘助理平臺

建立一個統(tǒng)一管理招聘助理平臺，校內(nèi)所有部門助理招聘的信息都由該平臺統(tǒng)一發(fā)布，有意向的學(xué)生可以通過該平臺獲得完整的、最新的、準(zhǔn)確的信息。有學(xué)生助理需求的學(xué)校職能部門還可根據(jù)需要發(fā)布招募信息以擴大招募對象。據(jù)調(diào)研，國內(nèi)已經(jīng)有部分高校在學(xué)生助理管理工作中走在前列，例如北京大學(xué)早在1997年就成立了“北京大學(xué)助理學(xué)?！边x撥和培養(yǎng)學(xué)生助理才與學(xué)校日常工作。助理受聘后，自動編入學(xué)生助理學(xué)校，學(xué)生助理學(xué)校掛靠學(xué)生工作部。筆者認(rèn)為這種統(tǒng)一管理平臺值得借鑒學(xué)習(xí)，并在高校中推行，以擴大學(xué)生助理參與學(xué)校管理與服務(wù)工作的覆蓋面，系統(tǒng)建立學(xué)生助理制度。

[1]王準(zhǔn)、羅曉花、權(quán)瀟潔.高校學(xué)生助理工作及其對個體的影響[J].青春歲月，2013(14):180-180.

[2]王瑋、李亞薇、張藝山.完善學(xué)生助理制度 促進高校與學(xué)生雙贏[J].北京教育(德育)，2012，(06):34-35.

[3]彭芳.積極發(fā)揮高校企業(yè)優(yōu)勢 為學(xué)生提供多功能勤工儉學(xué)崗位[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報，2012，(8):103-107.

10.19312/j.cnki.61-1499/c.2016.12.106