文/王玲·江蘇龍城精鍛有限公司

中小企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素

文/王玲·江蘇龍城精鍛有限公司

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息化技術(shù)的不斷提升，加速了中小企業(yè)對(duì)信息化的應(yīng)用和依賴，企業(yè)工業(yè)化與信息化兩化融合的進(jìn)程越來(lái)越快，效果也越來(lái)越顯著。但是中小企業(yè)在信息化的實(shí)施過(guò)程中遇到了很多問(wèn)題，制約了信息化的步伐，本文以江蘇龍城精鍛有限公司為例，闡述了中小企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素。

在企業(yè)信息化推行過(guò)程中，有些中小企業(yè)實(shí)施很順利，有些中小企業(yè)實(shí)施步步艱辛且沒(méi)有效果。從中小企業(yè)的特點(diǎn)和信息化實(shí)施的要點(diǎn)來(lái)看，存在很多因素制約著企業(yè)信息化目標(biāo)的達(dá)成，其中有若干個(gè)占主導(dǎo)作用的因素，這些因素就是企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素。關(guān)鍵成功因素對(duì)中小企業(yè)信息化系統(tǒng)有效推進(jìn)起著決定性的作用。

江蘇龍城精鍛有限公司，現(xiàn)在員工800余人，自2004年以來(lái)，企業(yè)規(guī)模增長(zhǎng)了8倍，是典型的從小企業(yè)成長(zhǎng)為中型企業(yè)的代表；2006年，從龍城精鍛開(kāi)始導(dǎo)入ERP以來(lái)，企業(yè)的信息管理系統(tǒng)不斷規(guī)范完善，先后實(shí)施了ERP、設(shè)備維修保養(yǎng)管理系統(tǒng)、安防管理系統(tǒng)、HR管理系統(tǒng)、數(shù)字資產(chǎn)保護(hù)管理系統(tǒng)等信息化項(xiàng)目。依據(jù)中小企業(yè)的特點(diǎn)和企業(yè)信息化推進(jìn)的重點(diǎn)，本文以江蘇龍城精鍛有限公司為例，在多年實(shí)施信息化的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，闡述中小企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素，分別從需求識(shí)別、領(lǐng)導(dǎo)支持、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與領(lǐng)導(dǎo)力、硬件保障、流程重組、管理制度六個(gè)方面逐一進(jìn)行剖析。希望對(duì)同類(lèi)中小企業(yè)信息化的推進(jìn)工作有所借鑒。

中小企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵因素剖析

需求識(shí)別

企業(yè)信息化的內(nèi)容包括：產(chǎn)品設(shè)計(jì)的信息化、產(chǎn)品過(guò)程的信息化、產(chǎn)品及服務(wù)銷(xiāo)售的信息化、管理的信息化、決策的信息化等不同內(nèi)容。因此信息技術(shù)的應(yīng)用不再局限于企業(yè)活動(dòng)的某些環(huán)節(jié)，而是在企業(yè)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)環(huán)節(jié)。但是，企業(yè)的規(guī)模、性質(zhì)、類(lèi)型、所處的發(fā)展階段又會(huì)影響企業(yè)在信息化方面的需求和決策。

因此，作為中小企業(yè)，是否需要信息化、哪些環(huán)節(jié)需要信息化？都應(yīng)該從企業(yè)自身的需求出發(fā)。例如，PDM、ERP、HR、OA管理系統(tǒng)是否需要導(dǎo)入？在何時(shí)導(dǎo)入？都要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)評(píng)估。在選擇信息化產(chǎn)品時(shí)，不同品牌的產(chǎn)品各有專長(zhǎng)，企業(yè)需要仔細(xì)識(shí)別自身情況、評(píng)估產(chǎn)品特點(diǎn)，尋找適合的信息化工具。

龍城精鍛導(dǎo)入企業(yè)ERP管理系統(tǒng)時(shí)，就是在企業(yè)快速發(fā)展階段，由于產(chǎn)量大，流轉(zhuǎn)快，依靠傳統(tǒng)的人工管理數(shù)量，保證實(shí)時(shí)準(zhǔn)確越來(lái)越難，效率越來(lái)越低。產(chǎn)量的飆升，對(duì)訂單處理、數(shù)量管理、庫(kù)存管理和及時(shí)發(fā)貨造成了極大的困難。當(dāng)時(shí)，龍城精鍛迫切需要有一套信息化工具來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)、銷(xiāo)售、庫(kù)存的管理，以達(dá)到生產(chǎn)、銷(xiāo)售及物流管理的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、有效。通過(guò)分析信息化需求，比對(duì)不同品牌的信息化產(chǎn)品，從軟件的特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)、成本等多方面進(jìn)行比較分析，選擇了以生產(chǎn)工藝管理為核心的易飛ERP系統(tǒng)，它正符合龍城精鍛以生產(chǎn)工藝管理為主、產(chǎn)品量大、流轉(zhuǎn)快特點(diǎn)。由于需求急迫、產(chǎn)品符合企業(yè)特點(diǎn)，龍城精鍛的ERP項(xiàng)目得到順利的推進(jìn)。

同樣，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，龍城精鍛的生產(chǎn)設(shè)備也越來(lái)越多，設(shè)備的日常維護(hù)、定期保養(yǎng)，應(yīng)急搶修等工作的安排越來(lái)越頻繁，設(shè)備效率的分析數(shù)據(jù)越來(lái)越龐大，傳統(tǒng)的管理方法給設(shè)備部的決策效率和準(zhǔn)確度造成了阻礙。設(shè)備部門(mén)的管理壓力不斷上升，迫切需要有合適的信息化工具能減輕工作量、提升工作效率。于是，龍城精鍛識(shí)別了設(shè)備管理的信息化需求，購(gòu)置了信息化工具進(jìn)行管理。系統(tǒng)正式運(yùn)行后，自動(dòng)排定維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，當(dāng)班的維護(hù)保養(yǎng)、維修數(shù)據(jù)和情況及時(shí)錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算設(shè)備稼動(dòng)率，分析設(shè)備故障特點(diǎn)和維護(hù)保養(yǎng)重點(diǎn)，大大提高了設(shè)備部門(mén)的管理效率。

因此，需求的識(shí)別是企業(yè)信息化順利推行和成功實(shí)施的關(guān)鍵因素之一。主動(dòng)的需求是企業(yè)信息化的助推力。

領(lǐng)導(dǎo)支持

企業(yè)信息化推行工作應(yīng)該是“一把手工程”?！耙话咽止こ獭辈⒉灰欢ㄊ瞧髽I(yè)的CEO親自主抓信息化工作，但是作為中小企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)者董事長(zhǎng)或者總經(jīng)理，必須參與信息化的工作，對(duì)信息化的工作提供最大限度支持與保障。首先，最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該具備實(shí)施信息化工作的強(qiáng)烈的主觀愿望，希望通過(guò)信息化來(lái)提升企業(yè)的管理效率和水平，并且在信息化的實(shí)施過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作提供資源保障，開(kāi)辟綠色通道。中小企業(yè)管理層級(jí)較少，只要最高領(lǐng)導(dǎo)重視信息化，企業(yè)的各級(jí)管理層乃至基層員工都能夠感受到企業(yè)對(duì)信息化的關(guān)注度，因而更易推動(dòng)。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與領(lǐng)導(dǎo)力

在中小企業(yè)中，如果CEO的支持是企業(yè)信息化成功的充分條件，那么項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)力就是信息化成功的必要條件，他將直接決定企業(yè)信息化實(shí)施的質(zhì)量。從信息系統(tǒng)來(lái)講，信息化包括：信息、流程、人員組織、設(shè)備四大方面，作為項(xiàng)目經(jīng)理，不僅僅領(lǐng)導(dǎo)人員與組織，還包括對(duì)信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程、信息等方面的有效領(lǐng)導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理的能力應(yīng)該體現(xiàn)在對(duì)這些方面的有效管理，以及對(duì)項(xiàng)目績(jī)效的監(jiān)控。因此，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理是信息化成功的有力保障。

項(xiàng)目經(jīng)理的作用固然重要，然而企業(yè)信息化的實(shí)施，單靠項(xiàng)目經(jīng)理的力量還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，關(guān)鍵還要依賴項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的合作和全員的參與。管理信息化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和吸引全員參與，需要項(xiàng)目經(jīng)理在信息化工作推進(jìn)中發(fā)揮出色的領(lǐng)導(dǎo)力，體現(xiàn)對(duì)信息化團(tuán)隊(duì)的有效管理和對(duì)員工心態(tài)的深入理解。否則，單獨(dú)依靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的力量，無(wú)法深入信息化實(shí)施的全過(guò)程，無(wú)法促進(jìn)信息化與業(yè)務(wù)的有效整合，從而造成業(yè)務(wù)與信息化的斷裂。而作為信息化團(tuán)隊(duì)成員，必須擁有良好的信息化素質(zhì)，接受專業(yè)的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，一方面努力提升業(yè)務(wù)技能，另一方面努力推動(dòng)周?chē)鷨T工參與系統(tǒng)實(shí)施。

中小企業(yè)規(guī)模、發(fā)展階段和應(yīng)用的信息化產(chǎn)品不同，所需要的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也不同，比如設(shè)備管理系統(tǒng)、企業(yè)安防系統(tǒng)、數(shù)字知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)系統(tǒng)的應(yīng)用，具有各自的技術(shù)特點(diǎn)，應(yīng)用范圍小，涉及面??；ERP、OA項(xiàng)目應(yīng)用范圍廣、涉及面大；不同特點(diǎn)的項(xiàng)目，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的選擇也各不相同。

以上，都是作為項(xiàng)目經(jīng)理在信息化實(shí)施過(guò)程中要考慮的，體現(xiàn)著信息化管理者的綜合管理能力和領(lǐng)導(dǎo)力。因此，也充分體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)力和團(tuán)隊(duì)合作在信息化實(shí)施中的重要性。

硬件保障

高效快捷的信息化，必須要有充分高效的硬件設(shè)施作保障。信息化的實(shí)施需要有高速的網(wǎng)絡(luò)、高效的電腦、高質(zhì)量的硬件等。安防系統(tǒng)的硬件，除了網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和電腦外，還需要有清晰的攝像設(shè)備等；HR系統(tǒng)中還會(huì)用到照相機(jī)、考勤機(jī)、打卡機(jī)等各類(lèi)硬件設(shè)備。企業(yè)信息化項(xiàng)目不同，對(duì)硬件的需要也不同。硬件配置的質(zhì)量、數(shù)量等都會(huì)影響到信息化實(shí)施的效果。設(shè)想，在ERP系統(tǒng)中，如果員工用領(lǐng)料單領(lǐng)料，而領(lǐng)料單因電腦速度遲遲無(wú)法快速開(kāi)具，電腦還要時(shí)不時(shí)中途死機(jī)，肯定是會(huì)影響工作效率的，員工也會(huì)對(duì)ERP產(chǎn)生抱怨，從心理上抗拒運(yùn)用系統(tǒng)，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。作為中小企業(yè)，在信息化投入時(shí)，必須要考慮必要的硬件投入，才能保證信息化之路的平坦。

龍城精鍛開(kāi)始實(shí)施ERP之初，就遇到過(guò)網(wǎng)絡(luò)速度慢和電腦配置低造成ERP系統(tǒng)運(yùn)行慢、數(shù)據(jù)錄入慢，員工抱怨的情況。為了徹底解決這一問(wèn)題，重新對(duì)硬件進(jìn)行了布局設(shè)計(jì)。具體實(shí)施方案如下：⑴全面整改公司網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，將廠區(qū)的辦公區(qū)、車(chē)間、餐廳、警衛(wèi)室等均采用獨(dú)立線路連接到機(jī)房和核心交換機(jī)，保證全廠網(wǎng)絡(luò)覆蓋，構(gòu)建了信息化的高速公路，保證數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確交互；⑵部署高性能服務(wù)器，保證數(shù)據(jù)的快速處理；⑶部署了防火墻和殺毒軟件，保證網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行；⑷專門(mén)配備了專業(yè)的軟硬件運(yùn)行維護(hù)人員，為信息化基礎(chǔ)提供組織保障。經(jīng)過(guò)調(diào)整后，ERP運(yùn)行效率大大提高，員工的抱怨消除了。因此，充足的硬件設(shè)施是企業(yè)信息化實(shí)施的必備基礎(chǔ)。

流程重組

有效實(shí)施信息化，流程優(yōu)化是核心內(nèi)容。信息化過(guò)程，是將原有的管理通過(guò)信息手段來(lái)實(shí)現(xiàn)，原有的流程由人來(lái)控制，相對(duì)比較靈活多變，不易控制，而信息化就必須要求流程標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，易執(zhí)行，否則就無(wú)法運(yùn)行，為了更好地通過(guò)信息化實(shí)現(xiàn)原有的工作，必定要對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化和重組。中小企業(yè)的發(fā)展過(guò)程也是企業(yè)逐步規(guī)范的過(guò)程，在流程建設(shè)方面往往比較欠缺。企業(yè)的流程就是企業(yè)各類(lèi)工作運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)，作為中小企業(yè)，要實(shí)施信息化，內(nèi)部流程必須要重新進(jìn)行全面評(píng)估，用信息化的思路來(lái)規(guī)范現(xiàn)有流程，建立缺失的流程。

每一項(xiàng)信息化的推行，都會(huì)帶來(lái)企業(yè)內(nèi)部管理或大或小的變革。因此，在流程重組的過(guò)程中，必須仔細(xì)分析企業(yè)的實(shí)際情況，由流程主管部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同參與討論分析，制訂出切合實(shí)際情況的流程。流程必須明確各部門(mén)和人員的職責(zé)，設(shè)計(jì)合理的傳遞信息的單據(jù)，得到所有有關(guān)部門(mén)的認(rèn)可，為流程運(yùn)行掃清障礙。

管理制度

完善的企業(yè)管理制度是企業(yè)信息化的保障，企業(yè)應(yīng)用信息化就是要把先進(jìn)的管理思想和業(yè)務(wù)模式固化到信息管理系統(tǒng)中，再應(yīng)用到企業(yè)管理中。再優(yōu)秀的軟件沒(méi)有完善的制度保障，管理都會(huì)癱瘓。制度是信息化有效執(zhí)行力的保障。成功的企業(yè)管理源于管理的制度化，管理制度是企業(yè)信息化成功的重要保障。中小企業(yè)在信息化實(shí)施過(guò)程中，必須逐步建立起一套完善的制度來(lái)保障信息化的實(shí)施。

信息化管理制度包括很多內(nèi)容，基本的分類(lèi)包括硬件管理制度和軟件管理制度。硬件管理制度主要是對(duì)企業(yè)各類(lèi)IT設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的管理；軟件管理制度依據(jù)企業(yè)所實(shí)施的軟件不同而制訂相應(yīng)的管理制度。在制度建立過(guò)程中，可以將各軟件或硬件管理通用制度整合，形成專門(mén)的管理制度，不同軟件特殊管理點(diǎn)再制訂有針對(duì)性的管理制度。例如ERP、OA、PDM、HR等不同的軟件都會(huì)有各自的實(shí)施要點(diǎn)，需要有針對(duì)性的管理制度來(lái)管控。

龍城精鍛在信息化推行過(guò)程中建立了完善的管理制度。首先，建立了IT基礎(chǔ)管理制度，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房、監(jiān)督考核等管理制度，為企業(yè)提供了規(guī)范安全的信息化環(huán)境。其中，監(jiān)督考核制度就是各軟件通用的制度。在此基礎(chǔ)上，逐步建立了ERP管理制度、HR軟件管理制度、安防系統(tǒng)管理制度、企業(yè)信息平臺(tái)管理制度等針對(duì)性的管理制度，形成了系統(tǒng)的制度體系，保障信息化的正常運(yùn)行。龍城精鍛信息化管理制度框架，如圖1所示。

圖1 龍城精鍛信息管理制度框架

建立信息化管理制度，企業(yè)的信息化管理工作就能有效的控制和管理。比如，龍城精鍛ERP工作準(zhǔn)則中要求所有工作中“日清日畢”，有了制度管控，這一要求就不只是停留在口頭上，而是在制度監(jiān)管，如果當(dāng)天的工作沒(méi)有完成，會(huì)對(duì)相應(yīng)的責(zé)任人進(jìn)行監(jiān)督和考核。另外，在各類(lèi)軟件的運(yùn)行中，每一張單據(jù)的簽核都有固定的流程，如果違反流程，相應(yīng)的責(zé)任人員也必須承擔(dān)責(zé)任。制度，保證了龍城精鍛信息化運(yùn)行有效的執(zhí)行力?？梢?jiàn)，管理制度對(duì)于信息化成功的重要性。

結(jié)束語(yǔ)

中小企業(yè)信息化實(shí)施過(guò)程就是推進(jìn)企業(yè)管理不斷完善的過(guò)程，也是艱苦的過(guò)程。企業(yè)信息化的成功，受諸多因素的影響，但關(guān)鍵還是要清晰地識(shí)別需求、取得最高領(lǐng)導(dǎo)的支持、培養(yǎng)卓越的信息化團(tuán)隊(duì)和領(lǐng)導(dǎo)力、建立強(qiáng)效的硬件設(shè)施、完善內(nèi)部流程和健全管理制度作充分保障，才能為中小企業(yè)信息化的實(shí)施保駕護(hù)航。中小企業(yè)要充分發(fā)揮企業(yè)的工業(yè)化與信息化緊密結(jié)合的作用，讓信息化驅(qū)動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。