徐俊霞+葉子

忙亂綜合征是很多職場人士所面臨的問題，他們往往忙得焦頭爛額，工作效率卻不高，難出成果。即便有人會制定詳細的計劃，按部就班去做，仍會隨時被各種“突發(fā)事件”襲擾，以致任務(wù)最終難以完成。到底是什么“偷去”了我們的時間？我們應(yīng)該怎樣應(yīng)對？

【場景縮影】

計劃不能只是“計劃”

徐俊霞

在同事眼里，我雖然是部門主管，卻做事隨意、不拘小節(jié)。我有一套自己的工作方法，所以，盡管在外人看來我做事雜亂無章，但業(yè)績很好。不過，隨著資歷的增加、所管事情的增多，我漸漸覺得以前那種作方法行不通了。我開始被各種“突發(fā)事件”所襲擾，以致本職工作難以完成。

前些日子，同事小歆每天很積極地工作，還偶爾自言自語：“耶，又完成了一項任務(wù)！”有一次，我正要以老資格的身份批評她說：“小歆，上班時間不該玩游戲哦！她回頭沖我笑了笑：“你看，我哪敢在上班時間玩游戲啊！”她手機上顯示的是一款工作計劃APP——滴答清單。我頓時十分感興趣，忙讓她教我。

注冊好用戶名后，我先啟用了“添加新任務(wù)”，把當天所要做的工作分條目一一羅列。如“每日課程”：早上寫一千字公眾號，上午與客戶、媒體接洽，下午處理部門內(nèi)部事宜，晚上陪孩子閱讀?！按k事宜”：上午9：00召集部門開會……為了明晰重要性，我還特地標注“普通任務(wù)”和“特別任務(wù)”，并設(shè)定“到期日”，輸入完后重新打開，發(fā)現(xiàn)一天的計劃一目了然。我欣喜不已，此后的幾天再也不用東一榔頭西一棒槌。

可是，堅持了一段時間，我發(fā)現(xiàn)效果并沒有想象得那么好。我作為公司宣傳部的主管，要負責所有的宣傳、策劃，事情多了，不免常出現(xiàn)突發(fā)事件。那天，我原本和一位客戶約好了洽談合作事項，卻接到領(lǐng)導的電話：“參加一個緊急會議?！蔽抑缓媒淮砀蛻粼偌s時間。可由于對方負責人要趕著出國參加一個活動，只允許推遲兩個小時，于是我不得不在開完會后趕緊赴約。

下午，部門里事情更多，我正給新同事講課，老總急吼吼地找到我，說讓我暫時放下手頭工作，去外地跟他洽談一個業(yè)務(wù)。我只好迅速回家簡單地準備行李，連跟老公和女兒道別的時間也沒有。

前段時間，小歆去茶水間路過我辦公室時問：“徐姐，‘滴滴清單挺管用的吧？”看著手機里滿是已到日期卻未完成的計劃，我只能朝她苦笑。

我忽然想到，也許小歆的工作內(nèi)容有限，且內(nèi)容比較單一固定，其他雜事比較少，所以大多計劃都能正常完成。而我的工作性質(zhì)不同，盡管每天都預留時間應(yīng)付突發(fā)事件，仍常常措手不及，以致大多計劃只能是計劃。可是，針對我這樣的情況，就沒有好辦法了嗎？

“番茄工作法”，拯救輕度拖延癥

葉子

“小葉，今天下午你去Y公司給韓總送一份聘書，順便和她談?wù)労献鲄f(xié)議的進展?！眲偵习?，總經(jīng)理的語音微信就發(fā)了過來。我心里一慌：昨天下午不是剛剛給我布置了一個草擬公司擴建規(guī)劃的任務(wù)嗎？并限定我兩天內(nèi)完成，而Y公司遠在這座城市的最東頭，乘地鐵來回也得一上午。至于那個草擬計劃，才剛剛寫下了一個題目……

帶著那份“聘書”剛出門，我在電梯里碰到副經(jīng)理，他問我：“上周讓你修改的公司規(guī)章制度怎么樣了？下午傳給我看看。另外，把前天來的那三個客戶的聯(lián)系方式給我。”我腦袋“嗡”地大了，只能小聲說：“對不起，我忘記給你了。回頭我找找那幾位客戶的名片……”副經(jīng)理沒說話，但我明顯看到他皺了皺眉頭。

這是我被提拔為綜合部主任兩個月后的情形，原以為只要我腳踏實地就能應(yīng)付自如，沒想到諸多雜務(wù)“并列沒完成”。我不得不反省自己真的那么忙嗎？是不是只是“看上去很忙”？

為了扭轉(zhuǎn)這種局面，我聽從職場老將的建議，借鑒“番茄工作法”，將計劃里的每一項任務(wù)當做“種番茄”。我購置了一款最順眼的“番茄鐘”，每天提前幾分鐘上班，將工作內(nèi)容列在紙上，并劃分為9～10個番茄，但不提倡加序號，而是在重要的任務(wù)前標出“優(yōu)先完成”記號。每個番茄鐘的時間設(shè)定為25分鐘，另外再加5分鐘為“預留”時間。依照番茄工作法則，在前25分鐘里，集中精力工作，不允許自己有任何的分心。事實證明，只要將番茄時間內(nèi)的水分（諸如拖延、走神等）擠掉，在預定時間內(nèi)基本都能按時完成一個番茄鐘。而預留的5分鐘則可以用來休息和放松，也可以用來應(yīng)對突發(fā)事件，因為“番茄工作法”不是自虐，在預留時間內(nèi)適當娛樂可以使心情愉悅，更利于狀態(tài)良好地進入下一個番茄時間。

需要注意的是，當番茄鐘鈴聲響起，提示時間到，即使手頭工作尚未完成，也要放下，選擇在另一個番茄鐘內(nèi)再去完成?！胺压ぷ鞣ā痹黾恿斯ぷ鞯娜の逗挽`活性，尤其適合我這類有輕度拖延癥和短時失憶癥以及易走神的職場人。此法還能有效依照任務(wù)的主次緩急“合并同類項”。比如，有一次接待一位有投資意向的女客戶，她坐了一下午，大半的時間卻都在聊自己的美容秘籍。我把這類業(yè)務(wù)劃為“小番茄”，讓秘書代勞，預算好完成時間后放入“等待”清單。

此后的一段時間里，我的工作效率果然有所提升，至少把我從無序的忙亂中解救了出來。只是，僅靠自我監(jiān)督，我真不知道這種情況能堅持多久。

專家點評

做時間的主人，規(guī)劃行動兩不誤

徐順水

前幾天，我在市區(qū)開車走岔了，不由地感嘆：我們明明知道該去何處，卻又常常誤入歧途。細想想，與上述職場困惑頗有相似之處——每天處于繁忙中，卻總覺得時間不夠用；有目標有計劃，卻難以完成。那就得反思問題出在哪：究竟在何事情上浪費了時間，在什么時段內(nèi)效率最低？是承攬了太多不屬于自己職責范圍內(nèi)的事務(wù)，還是辦事技巧或者程序安排上存在問題？只有反省與總結(jié)，才能發(fā)現(xiàn)問題，改進缺失。至于反省之后改怎么做，我認為要一定要做時間的主人，既要埋頭拉車，又要抬頭看路。

首先，保持充沛精力，學會管控情緒。都市上班族大多處于“亞健康狀態(tài)”，他們?nèi)狈﹀憻?、?jīng)常熬夜，上班時間昏昏欲睡、疲倦乏力，這種狀態(tài)下不出差錯就算萬幸，遑論工作效率？所以，建議每天保證充足的睡眠和合理的營養(yǎng)，確保在工作當中能量足、情緒好。管理好情緒很重要，在不良情緒支配下，一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)激反應(yīng)就會是拒絕溝通，尤其對突發(fā)事件煩躁易怒，這樣最易自亂陣腳，消極怠工。

其次，加強計劃性，提高決斷力?！胺彩骂A則立，不預則廢?！苯ㄗh每天進辦公室后用幾分鐘列好工作清單，把最有挑戰(zhàn)性的或者最不樂意做的工作放在最有干勁的時段。思緒清楚、主次分明，才不會顧此失彼。當然，僅頭腦清楚還不夠，一個人必須有很高的決斷力，才能處事果斷。決斷力是一種化繁為簡的藝術(shù)。來自于胸有成竹的自信，來自于較專業(yè)的知識儲備與較深厚的經(jīng)驗積累。只有平時注意學習、經(jīng)常充電，才能應(yīng)對較復雜的局面，才能面對棘手問題時從容不迫，處置得當。

最后，做事情多找捷徑?！肮び破涫?，必先利其器?！睉?yīng)學會巧妙借助辦公軟件，多用電話、郵件作提前溝通，以減少時間的無謂耗費，如果能靈活運用那些有編輯文件、分析統(tǒng)計、預警提醒等功能的辦公軟件，可收事半功倍之效。如此，或能提升工作效率，避免忙亂綜合征。

編輯/祝海霞