錢海波　顧沁雯（常州市武進區(qū)人力資源和社會保障檔案管理中心，江蘇常州，21133115599）

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人社系統(tǒng)“全能經(jīng)辦”業(yè)務檔案管理之思考
——以常州市武進區(qū)為例

錢海波顧沁雯
（常州市武進區(qū)人力資源和社會保障檔案管理中心，江蘇常州，21133115599）

伴隨著金保工程的不斷推進以及社保工作的深入發(fā)展，社保工作已經(jīng)從手工處理逐步轉(zhuǎn)向電子化處理，社保中心的業(yè)務檔案數(shù)量與日俱增，社保工作對業(yè)務檔案信息化的要求越來越高。如何存儲和管理好這些數(shù)量龐大的業(yè)務檔案，保障檔案能夠隨時順利地被各業(yè)務環(huán)節(jié)調(diào)閱、查詢、流轉(zhuǎn)等，成為社保工作所面臨的新的重要課題。目前，常州市武進區(qū)人社系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)共享與業(yè)務協(xié)同、數(shù)據(jù)儲存及系統(tǒng)性能、信息化平臺擴展性等方面面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，區(qū)人社檔案管理系統(tǒng)的服務方式已不能滿足人民群眾日益多元化的服務需求，因此，加快推進人社系統(tǒng)業(yè)務檔案管理的“全能經(jīng)辦”已刻不容緩。

一、武進區(qū)社保業(yè)務檔案管理的現(xiàn)狀

據(jù)統(tǒng)計，2014年武進社保系統(tǒng)全年受理各項業(yè)務98萬單，日均受理2685單，后臺數(shù)據(jù)處理量達6億多條。隨著就業(yè)形勢的變化，新增人員流動性較強，加上越來越多元化的就業(yè)模式和人才的引進，參保單位（人員）越來越多，社保業(yè)務變更量迅速上漲，由此產(chǎn)生的業(yè)務檔案數(shù)量也在急劇增長。而武進區(qū)人社業(yè)務檔案管理系統(tǒng)當前還延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式：各部門的工作完成后，將業(yè)務材料收集上交，定期整理歸檔，然后再掃描錄入至檔案管理系統(tǒng)。這一工作仍停留在檔案信息化管理的第一個階段，即雖然有獨立的檔案目錄檢索管理系統(tǒng)，但是與社保業(yè)務系統(tǒng)沒有銜接，一旦錄入過程中發(fā)生錯誤，后期查找業(yè)務檔案時就會造成檔案信息的不準確。而且，相對獨立的檔案管理系統(tǒng)在一定程度上雖然能滿足檔案管理的需求，但其檔案數(shù)據(jù)與人社系統(tǒng)的業(yè)務數(shù)據(jù)缺乏聯(lián)系，檔案管理系統(tǒng)中的檔案僅供備查，與人社業(yè)務管理系統(tǒng)各自為戰(zhàn)，在錄入檔案出現(xiàn)錯誤時，和人社業(yè)務管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法統(tǒng)一，難以給予人社業(yè)務工作以準確的數(shù)據(jù)支持和保障。

二、檔案業(yè)務一體化建設對社?！叭芙?jīng)辦”的現(xiàn)實意義

社保“全能經(jīng)辦”是一種綜合柜員服務制度，社保經(jīng)辦大廳窗口實行綜合辦事制度，參保單位或個人辦理多種業(yè)務時，無需像以往那樣多次排隊取號，無論辦理何種業(yè)務，只需在一個窗口排隊等候，“前臺一窗受理，后臺專業(yè)審核”。服務對象到柜面申報業(yè)務，無論申報的種類多少，都由前臺將申報資料依據(jù)受理規(guī)則審核；審核通過后，將材料通過掃描或拍攝的方式傳輸?shù)胶笈_，交由后臺審核；之后服務對象可以通過當面領(lǐng)取、網(wǎng)上下載、專函郵寄、自主領(lǐng)取等方式獲得反饋結(jié)果。

創(chuàng)新社保業(yè)務經(jīng)辦模式的同時，對社保業(yè)務檔案管理的模式也提出了更高要求。社保業(yè)務檔案的管理不再僅僅是收集、整理、保管紙質(zhì)檔案，還要充分開發(fā)利用社保業(yè)務檔案資源，發(fā)揮檔案對社保業(yè)務的服務作用。社保業(yè)務檔案一體化管理工作是業(yè)務經(jīng)辦不可分割的有機組成部分，隨著社保業(yè)務檔案管理信息化水平的不斷提高，檔案管理和業(yè)務經(jīng)辦一體化必將成為一種“新常態(tài)”。通過深入挖掘系統(tǒng)內(nèi)外業(yè)務檔案應用領(lǐng)域，用制度、流程和標準克服檔案管理和業(yè)務經(jīng)辦工作中的隨意性，檔案業(yè)務一體化管理工作才能持續(xù)深入、扎實推進。

武進區(qū)社會保障服務中心“全能經(jīng)辦”業(yè)務辦理大廳

三、檔案業(yè)務一體化管理的新途徑

1.全面應用電子檔案影像管理系統(tǒng)

檔案影像系統(tǒng)依托數(shù)據(jù)庫高速掃描等技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，通過影像檔案管理、實物檔案管理、業(yè)務系統(tǒng)實時調(diào)用提取、檔案公共服務和查詢，以及檔案綜合統(tǒng)計分析等強大功能，與社保業(yè)務系統(tǒng)密切結(jié)合，為社保業(yè)務的各個環(huán)節(jié)提供檔案影像支持，將檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務經(jīng)辦系統(tǒng)無縫對接。參保人員只需一次提交業(yè)務資料，綜合柜員窗口對受理的業(yè)務資料進行影像化，影像化后的申報資料就可以全程使用。前臺經(jīng)辦人員或?qū)徍巳藛T在具體經(jīng)辦業(yè)務中可根據(jù)權(quán)限在業(yè)務系統(tǒng)即時調(diào)閱電子檔案，為經(jīng)辦服務和稽查提供參考。建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子影像信息化、信息查詢智能化、檔案服務多元化的統(tǒng)一綜合管理系統(tǒng)平臺，不僅保障了業(yè)務檔案的安全完整，也為規(guī)范業(yè)務經(jīng)辦提供了有力支持。

2.推進建設檔案業(yè)務一體化管理平臺

該平臺以電子檔案“前端采集，全程應用”為目標，為武進社?！叭芙?jīng)辦”提供一體化的管理平臺，為就業(yè)系統(tǒng)和未來建設或接入的人事人才系統(tǒng)、勞動關(guān)系系統(tǒng)等提供電子檔案掃描、整理、歸類、索引等電子化管理接口，實現(xiàn)檔案檢索聯(lián)動、基于電子檔案審核審批的業(yè)務模式。也為社保機構(gòu)搭建一個紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子影像信息化、信息查詢智能化、檔案服務多元化的業(yè)務檔案影像綜合管理系統(tǒng)平臺，減少工作人員的機械性勞動，加強社保業(yè)務檔案的高效管理和應用，提高社保工作的工作效能，提升政府公共服務質(zhì)量。

3.采用現(xiàn)代化的檔案管理模式

要改革傳統(tǒng)的社保業(yè)務檔案管理模式，關(guān)鍵是做好“兩融進”：一是檔案管理要融進社保業(yè)務環(huán)節(jié)，通過重點梳理并優(yōu)化業(yè)務流程，使其更加合理、嚴謹、高效。規(guī)范業(yè)務操作的方式方法，逐步實現(xiàn)智能化操作，實現(xiàn)跨部門、跨業(yè)務、跨系統(tǒng)的業(yè)務協(xié)同。按照“誰經(jīng)辦誰整理”“邊經(jīng)辦邊整理”的要求，明確前臺經(jīng)辦檔案整理的責任，將業(yè)務材料收集整理和立卷歸檔工作自然融入業(yè)務經(jīng)辦環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案整理與業(yè)務“同生同結(jié)”。二是檔案管理功能要融進社保業(yè)務系統(tǒng)。通過引入檔案影像管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理前端信息化、數(shù)字化（信息著錄、掃描），后端管理自動化（調(diào)用、查詢、統(tǒng)計、庫房管理）以及網(wǎng)絡查詢利用目標，加快推行檔案數(shù)字化，對龐雜零散的檔案信息資源進行合理的歸檔存儲，建設一個專業(yè)可靠、高效管理的服務平臺，讓人社檔案管理系統(tǒng)不再成為信息孤島。

4.加強檔案管理專業(yè)人才隊伍建設

打造一支專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人才隊伍是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要保障之一。因為工作的專業(yè)性，社保業(yè)務檔案事業(yè)的發(fā)展急需同時具有檔案管理專業(yè)知識、社會保險專業(yè)知識和信息管理技術(shù)知識的復合型人才。因此，要以“人人都是檔案員”的目標開展全員培訓，采用將業(yè)務和檔案結(jié)合培訓的方式，實現(xiàn)業(yè)務檔案管理與業(yè)務經(jīng)辦一體化，提升業(yè)務檔案管理能力和水平，研究解決工作中的瓶頸問題，探索經(jīng)辦新思路。

人社系統(tǒng)經(jīng)辦機構(gòu)應隨著服務型政府的深入建設主動求變，應隨著業(yè)務檔案利用價值的不斷凸顯，提升社保經(jīng)辦的管理服務質(zhì)量，注重細節(jié)，不斷調(diào)整、升級和創(chuàng)新，積極探索適應現(xiàn)代社會發(fā)展需求的社保業(yè)務檔案管理和服務模式。