很多檔案信息涉及國家的安全和利益，涉及經(jīng)濟(jì)技術(shù)秘密，涉及社會(huì)秩序和個(gè)人隱私等內(nèi)容。所以利用檔案信息資源，必然會(huì)涉及檔案信息的保密問題。筆者從長期的工作實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到，要做好檔案的保密工作，在實(shí)際工作中必須把握和處理好以下幾點(diǎn)：

一、檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)

從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

二、要把握和處理好“死”與“活”的轉(zhuǎn)化關(guān)系

根據(jù)《保密法》對涉密檔案分為三級(jí)的規(guī)定，是為了讓檔案工作者根據(jù)不同密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時(shí)，根據(jù)國家還規(guī)定了涉密檔案的保管期限，除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年，保密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家保護(hù)。但是涉密事項(xiàng)不是一成不變的，保密期屆滿，就失去了它的保密價(jià)值，這部分檔案便死而復(fù)活。在思想認(rèn)識(shí)上，一成不變地看待檔案的涉密性，無視涉密性的時(shí)效和范圍是不對的。而缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。檔案工作者必須對涉密檔案進(jìn)行科學(xué)管理，及時(shí)區(qū)分保密期限，掌握“死”與“活”。嚴(yán)格劃清活密與死密的界限，確定哪些檔案可開發(fā)利用；哪些在一定范圍內(nèi)利用；哪些還不能提供利用。使死檔案復(fù)活，最大限度地開放利用。

三、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

四、加強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

五、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

結(jié)語

提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)是檔案管理的最終目的，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)就是根據(jù)這一目的而設(shè)置的。在檔案的管理工作中，每一項(xiàng)管理工作都是不可少的，并且還有一定程序。它們組成了一個(gè)管理的有機(jī)整體，對實(shí)現(xiàn)檔案的管理系統(tǒng)發(fā)揮重要的作用，同時(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)中也是相互聯(lián)系的還有相互的制約。檔案管理中的保密工作的意義就越來越顯現(xiàn)出來，保密工作的質(zhì)量將會(huì)影響到國家還有人民的經(jīng)濟(jì)利益。因此，我們一定要做好檔案資源的保密工作的基礎(chǔ)上，廣泛的協(xié)調(diào)兩者之間的關(guān)系，這都已經(jīng)成為檔案管理人員需要密切重視的問題。

作者簡介：作者：魯文莉，單位：新疆維吾爾自治區(qū)特種設(shè)備檢驗(yàn)研究院。