龔厚寬

【摘要】信息、物資和能源是人類社會發(fā)展的三大資源。而任何管理工作的成敗，取決于能否做出有效的決策，決策的正確與否則在很大程度上取決于信息的質(zhì)量。信息系統(tǒng)是一個人造系統(tǒng)，它由人、硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源組成，目的是及時、正確地收集、加工、存儲、傳遞和提供信息，實現(xiàn)組織中各項活動的管理、調(diào)節(jié)和控制。管理信息系統(tǒng)不僅是一個技術(shù)系統(tǒng)，而且同時是一個社會系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】信息；數(shù)據(jù)交換；管理系統(tǒng)；未來發(fā)展

[文章編號]1619-2737（2016）01-25-558

隨著環(huán)境的變遷與科學技術(shù)的發(fā)展、信息系統(tǒng)的內(nèi)容、工具與作用都發(fā)生了很大的變化。今天的信息系統(tǒng)不僅廣泛的應(yīng)用了信息技術(shù)，還深入地融入了現(xiàn)代管理思想、數(shù)學方法和系統(tǒng)方法。它包括常規(guī)的數(shù)據(jù)處理、綜合信息分析及決策支持等多層次的內(nèi)容，不僅對管理還對組織的各方面產(chǎn)生影響，并且承擔著組織結(jié)構(gòu)與組織運作方式的設(shè)計，甚至還被認為隱含著管理制度與管理模式。

首先先談信息系統(tǒng)的發(fā)展，近幾十年來，信息系統(tǒng)與相關(guān)的科學技術(shù)相結(jié)合發(fā)展出許多用于企業(yè)某一管理領(lǐng)域的新型系統(tǒng)或信息處理技術(shù)，例如電子數(shù)據(jù)交換、經(jīng)理信息系統(tǒng)、戰(zhàn)略信息系統(tǒng)、Intranet和電子商務(wù)等，以下我們逐一探討。

1. 電子數(shù)據(jù)交換

（1）電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange，簡稱EDI，是企業(yè)之間業(yè)務(wù)往來的商業(yè)交易資料用標準的格式以電子方式在計算機之間自動進行的傳送。EDI是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)信息系統(tǒng)日趨成熟而產(chǎn)生的用于商務(wù)管理的新技術(shù)。

（2）企業(yè)之間的交易需相互傳遞繁多的文件，例如定單、發(fā)票、運單、采購單、銀行賬單等，國際間的還有報關(guān)單、商檢證明、保單等更多的單證。在企業(yè)交易量與信息量日益擴張的情形下，交易文件靠傳統(tǒng)的郵寄傳遞及人工處理已不能相適應(yīng)。使用EDI，交易文件只需在起源企業(yè)一次性地輸入計算機，并轉(zhuǎn)換成標準格式，然后通過計算機通信網(wǎng)絡(luò)傳送至異地的貿(mào)易伙伴的計算機，再轉(zhuǎn)換成接受企業(yè)計算機系統(tǒng)所采用的格式，不需要重復輸入就可以在計算機上作交易文件的處理。EDI的工作原理見圖1。

（3）EDI不僅可以免去重復勞動，減少工作量，還可大大提高交易文件傳輸速度，減少差錯，實現(xiàn)無紙交易，顯著地降低交易成本。使用EDI對增強企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，提高企業(yè)的市場競爭能力，改觀企業(yè)的形象都具有重要作用。

（4）EDI是一種跨地區(qū)跨組織的系統(tǒng)，必須有多家企業(yè)或組織共同參與組建，并制定出可行的各方認可的交易文件的標準格式。其在我國的應(yīng)用是從90年代初起步的，隨著我國經(jīng)濟的穩(wěn)步快速發(fā)展，國際貿(mào)易的增長，EDI的應(yīng)用正在迅速地推開，并必將成為我國企業(yè)交易的重要手段。

2. 經(jīng)理信息系統(tǒng)

（1）經(jīng)理信息系統(tǒng)（Executive Information Systems，簡稱EIS）是20世紀80年代中期出現(xiàn)的面向組織高層領(lǐng)導，能支持領(lǐng)導管理工作，為他們提供高效率和改善有效性的信息管理系統(tǒng)。我們有時也將EIS稱為總裁信息系統(tǒng)或高層管理信息系統(tǒng)等。

（2）根據(jù)組織高層領(lǐng)導的工作特性，EIS的概念結(jié)構(gòu)大至如圖2：

（3）EIS與其它信息系統(tǒng)相比有重疊，也有區(qū)別，這些區(qū)別形成了EIS的特點。根據(jù)系統(tǒng)形式、內(nèi)涵與功能，我們可總結(jié)出EIS的一些特點：用戶可以在很短的時間內(nèi)學習掌握使用方法，EIS還有豐富的辦公支持功能，例如：電子郵件、無線通信、日程安排和公文處理等等。EIS的特點決定了開發(fā)過程的特殊性，EIS的分析與設(shè)計建立在對經(jīng)理和總裁等領(lǐng)導職能、工作狀況及個性分析的基礎(chǔ)之上。信息需求分析的重點在于關(guān)鍵數(shù)據(jù)的確定，郵精到細的數(shù)據(jù)層次關(guān)聯(lián)分析。由于EIS開發(fā)難度大，費用高，目前基本上還停留在研究和討論階段。

3. 戰(zhàn)略信息系統(tǒng)

（1）戰(zhàn)略信息系統(tǒng)（Strategic Information Systims，簡稱SIS）是一種支持企業(yè)贏得或保持競爭優(yōu)勢，制定企業(yè)中長期戰(zhàn)略規(guī)劃的信息系統(tǒng)。當今市場變化頻繁，競爭日益激烈，企業(yè)在發(fā)展方向上的決策稍有失誤就會蒙受巨大損失甚至被淘汰。企業(yè)不能僅考慮眼前利益，而更應(yīng)著眼于長遠的發(fā)展。在此背景下產(chǎn)生的SIS能為企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略的分析與決策提供有力的支持。

（2）SIS利用反映環(huán)境和競爭對手等狀況的企業(yè)外部信息及企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵因素信息，借助市場分析預測與戰(zhàn)略決策等模型，以人機對話方式在計算機上作出供供高層管理者決斷的企業(yè)中長期戰(zhàn)略發(fā)展方案。SIS的邏輯結(jié)構(gòu)如下：

圖3戰(zhàn)略信息系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)圖

（3）SIS是一個較新的概念，涉及許多非結(jié)構(gòu)化的問題，有關(guān)SIS的結(jié)構(gòu)、人機交互方法等尚不成熟，SIS的實現(xiàn)還必須以傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)。目前我們必須強調(diào)的是企業(yè)高層領(lǐng)導應(yīng)牢固樹立長遠的經(jīng)營戰(zhàn)略思想，重視戰(zhàn)略思想的收集與組織，在建設(shè)管理信息系統(tǒng)時就要考慮為將來實施SIS打好基礎(chǔ)、做好準備。

4. 信息高速公路和Internet

4.1信息高速公路的概念是美國政府為促使經(jīng)濟新增長于1993年在一份政策報告中提出的。國家信息基礎(chǔ)設(shè)施（National Information Infrastructure，簡稱NII）是一個國家的信息網(wǎng)絡(luò)，通過他能使任何人在任何地點任何時間，將各種多媒體信息傳送給任何地點的任何人。我們已經(jīng)知道交通運輸網(wǎng)對工業(yè)化社會所起的作用，類似地，我們可以肯定信息高速公路對信息化社會將起的巨大作用，可以預計NII的建設(shè)必然會給國家的經(jīng)濟、生活等許多社會領(lǐng)域帶來革命性的變化。

4.2從信息系統(tǒng)的角度來看，廣義的信息高速公路概念應(yīng)包括“路”和“貨”兩個方面，除了“路”這一基礎(chǔ)設(shè)施外，還有一個被輸送的“貨”的來源與組織的問題，組織什么信息資源及如何組織等問題是信息系統(tǒng)專業(yè)人員繼續(xù)解決的問題。

4.3 Internet是一個全球的、開放的信息互連網(wǎng)絡(luò)，它在全球范圍內(nèi)將成千上萬個計算機網(wǎng)絡(luò)互連在一起，因此又被稱作網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)的集合。

世界各地的計算機通?？捎靡韵氯N直接或間接的方式接到Internet，成為Internet的一個用戶：

（1）將計算機連接到一個服務(wù)器為Internet主機的居域網(wǎng)；

（2）通過電話撥叫方式進入一個Internet的主機；

（3）通過電話撥叫方式進入一個提供Internet服務(wù)的聯(lián)機服務(wù)系統(tǒng)。

4.4近幾年來，Internetde規(guī)模迅速發(fā)展，根據(jù)統(tǒng)計資料，1996年底接入Internet的網(wǎng)絡(luò)有6萬多個，用戶超過5000多萬，能在Internet上通過E-mail或通過網(wǎng)關(guān)接入的國家超過180個。目前Internet的規(guī)模仍以較大的增長率擴展。Internet的應(yīng)用已經(jīng)并將繼續(xù)影響社會的各個方面，例如人們的通信方式、組織的結(jié)構(gòu)及運行機制等。對企業(yè)來說，Internet的應(yīng)用將為企業(yè)信息系統(tǒng)外部信息的開發(fā)與利用提供強有力的手段。企業(yè)信息系統(tǒng)與Internet相連可使企業(yè)與同行之間、與客戶及供應(yīng)商之間在全球范圍內(nèi)方便地互通信息，加強聯(lián)系，促進業(yè)務(wù)的發(fā)展，加速業(yè)務(wù)的處理。

5. 電子商務(wù)

5.1電子商務(wù)（Electronic Commerce，簡稱EC）是近幾年興起的利用計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在企業(yè)之間、企業(yè)與消費者之間進行網(wǎng)上交易，以及與此相關(guān)的企業(yè)內(nèi)部事務(wù)聯(lián)網(wǎng)處理的商業(yè)模式。

5.2電子商務(wù)涉及的商業(yè)活動包括售前的企業(yè)廣告與客戶選貨，售中的洽談、訂購、付款以及售后的服務(wù)等，與之相關(guān)的對象有供應(yīng)商、訂貨商或消費者、金融部門等。由于計算機網(wǎng)絡(luò)特有的時空優(yōu)點，電子商務(wù)能使企業(yè)價值鏈的各個環(huán)節(jié)獲得增值，同時給客戶也帶來了很大的便利和實惠。

5.3除了對原有的商業(yè)環(huán)節(jié)有顯著的增值外，電子商務(wù)還延伸出許多新的交易方式，如24小時服務(wù)、個性化產(chǎn)品和服務(wù)組合、信息產(chǎn)品直接在網(wǎng)上發(fā)送等。電子商務(wù)早在提高合作效率、減少交易環(huán)節(jié)、縮短交易周期、改善企業(yè)形象、降低管理成本、密切企業(yè)間和企業(yè)與客戶間的關(guān)系等方面有顯著的作用。

5.4普及電子商務(wù)最主要的難點是與交易安全有關(guān)的客戶和企業(yè)身份的認定及電子付款?？蛻羯矸莸拇_認可以避免騙購和抵賴；企業(yè)身份的確認為保障貨真價實；而電子付款則是電子商務(wù)便捷交易的主要因素，一般有電子貨幣與信用卡兩大類形式。隨著我國信用消費規(guī)模的擴大和上網(wǎng)人數(shù)的增加，相信電子商務(wù)在我國經(jīng)過一個教艱難的過程后會很快的進入高速發(fā)展期，其前景一定相當可觀。

5.5企業(yè)為實現(xiàn)其目標按職權(quán)和職責對企業(yè)內(nèi)部各種人員進行分工安排所構(gòu)成的關(guān)系即是企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。在一定的環(huán)境中，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是相對穩(wěn)定的，當環(huán)境發(fā)生較大變化時，企業(yè)為適應(yīng)環(huán)境并求得發(fā)展，必然需要對組織結(jié)構(gòu)作調(diào)整，有時甚至要作重大的變革。信息系統(tǒng)對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的影響主要反映在以下四個方面：

（1）信息資源觀念和信息系統(tǒng)地位的確立，使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)向菱形結(jié)構(gòu)發(fā)展。信息資源的開發(fā)和利用成為企業(yè)的一項戰(zhàn)略任務(wù)；越來越多的企業(yè)設(shè)立了信息管理機構(gòu)；信息管理成為企業(yè)中不可缺少的職業(yè)。為了保證對信息資源的有效管理與充分開發(fā)利用，不少發(fā)達國家的大企業(yè)還設(shè)置了作為企業(yè)核心人物之一的首席信息經(jīng)理的職位。這一趨勢進一步確立信息系統(tǒng)在企業(yè)中的地位，使白領(lǐng)工作者的數(shù)量迅速增長，藍領(lǐng)工作者數(shù)量減少，進而使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)由原來的寶塔形結(jié)構(gòu)向菱形結(jié)構(gòu)發(fā)展。

（2）信息與決策支持功能的開發(fā)和利用，使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)向扁平化方向發(fā)展。信息系統(tǒng)能向企業(yè)各類管理人員提供越來越多的企業(yè)內(nèi)外部信息和各種經(jīng)營分析與管理決策功能，信息系統(tǒng)的可能，已使企業(yè)中許多不同職能不同技能的各類管理與技術(shù)人員參與決策工作，使許多決策問題也不必再由上層或?qū)Ｈ私鉀Q。這種趨勢導致企業(yè)決策權(quán)力向下層轉(zhuǎn)移并逐步分散化，使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)由原來的立式的集權(quán)結(jié)構(gòu)向臥式的扁平化分權(quán)結(jié)構(gòu)發(fā)展。

（3）基于信息網(wǎng)絡(luò)的信息交流與共享，提高了企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的靈活性與有效性。網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng)使用了先進的信息交流與信息共享技術(shù)，企業(yè)管理人員與技術(shù)人員之間的信息發(fā)送與獲取已不受時間與地域的限制，信息源的通一與信息的共享使管理問題的分析與判斷有了共同的基礎(chǔ)。信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)除去了組織結(jié)構(gòu)中僵化與滯延的不利面，添入了靈活與積極的有利面。

（4）信息系統(tǒng)對企業(yè)變革的使能器作用，增加了企業(yè)過程重組及組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的成功率。由于企業(yè)外部環(huán)境眾多因素的快速變化，企業(yè)的對策已不能僅停留在原管理過程上的處理速度提高等要求上，而應(yīng)考率運作方式及管理過程等的徹底重新設(shè)計，其中也包括組織結(jié)構(gòu)的重新設(shè)計。信息系統(tǒng)除了對企業(yè)管理的效率與質(zhì)量的提高、成本的降低具有明顯的作用外，實際上還有深層次的促使企業(yè)運作方式和管理過程的變革等作用。

5.6人們在談?wù)撔畔ι鐣挠绊憰r一般都集中于信息技術(shù)的作用，但信息、信息技術(shù)與信息人員中任何一個都不可能單獨存在與發(fā)揮作用，必須把它們按一定的原則加以配置組成一個有機的整體——信息系統(tǒng)，信息系統(tǒng)是人們應(yīng)用信息技術(shù)開發(fā)與利用信息資源的系統(tǒng)化手段，信息系統(tǒng)對社會較顯著的影響主要反映在經(jīng)濟發(fā)展、人們生活與工作方式、科研與教育、法規(guī)與政策等方面。

（1）對經(jīng)濟發(fā)展的影響。信息系統(tǒng)使信息技術(shù)得以真正的為社會經(jīng)濟的發(fā)展產(chǎn)生新的增長點，這主要是由新生產(chǎn)部門的出現(xiàn)和發(fā)展來體現(xiàn)的。信息系統(tǒng)在服務(wù)業(yè)、工業(yè)和農(nóng)業(yè)等部門中的應(yīng)用顯著地提高了工作效率，減低了成本，對傳統(tǒng)經(jīng)濟的新增長也有重要作用。信息技術(shù)與信息系統(tǒng)的應(yīng)用使就業(yè)結(jié)構(gòu)也發(fā)生變化，在信息職業(yè)及對信息知識有一定要求的職業(yè)新就業(yè)機會增多的同時，經(jīng)驗型和體力型職業(yè)的就業(yè)機會日益減少。

（2）對生活與工作方式的影響。信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)廣泛的影響著人們的生活方式，通過國家的和國際的通信系統(tǒng)，人與人之間的信息交流不再時間和地域的阻礙，信息系統(tǒng)的應(yīng)用使團體工作不必座在一起，人們可以在家里參加單位的工作。信息系統(tǒng)透到人們的生活與工作中，給社會帶來了有利的影響，但也有不利的影響。例如：全球文化交流范圍的擴大、內(nèi)容的豐富與方式的便捷會使民族文化受到?jīng)_擊等等。

（3）對科研與教育的影響。全球或全國范圍的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使科研工作者之間的距離與信息傳遞時間幾乎縮小到零，大家都可以座在一間虛擬的工作室里共同科研活動。利用遠程教育系統(tǒng)，位于各地的師生可同時地進行模擬教室的聽講問答式教學，這對偏遠地區(qū)的學生和成年人的教育或老年人的學習有特殊的意義。

（4）對政策與法規(guī)的影響。信息系統(tǒng)規(guī)模與應(yīng)用范圍的日益擴大，對人類活動的影響越來越大，從而對法規(guī)與政策提出新的要求。為了有序的開展信息活動，保護組織和個人的合法權(quán)益國家應(yīng)制定相應(yīng)的信息法規(guī)和政策，國際組織則要為國際間的信息流轉(zhuǎn)制定必須共同遵守的規(guī)則。

信息系統(tǒng)在組織中的應(yīng)用對組織各方面都有影響。信息系統(tǒng)不僅對組織具有重要影響，而且對社會的各領(lǐng)域也會產(chǎn)生巨大作用和深遠影響。信息系統(tǒng)使信息技術(shù)得以真正地改變社會的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)，產(chǎn)生經(jīng)濟發(fā)展的新增長點，促使信息經(jīng)濟于信息社會的形成。信息系統(tǒng)還改變了人們的生活及工作方式與格局，給人們的習慣、習俗與心理帶來深遠的影響。

參考文獻

[1]黃梯云主編、高等教育出版社出版的《信息管理系統(tǒng)》