谷露

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展為教學檔案管理提供了新途徑，面對資料來源分散、形式豐富的教學檔案，采用信息化管理模式不僅可以提高管理效率，保證歸檔的及時性和完整性，同時可以實現(xiàn)檔案信息共享，提高資源利用率。本文主要分析了當前教學檔案信息化管理中存在的問題，并提出了提高教學檔案信息化管理水平的策略。

關(guān)鍵詞：教學檔案；信息化管理；研究

中圖分類號：G270.7文獻標志碼：A文章編號：2095-9214（2016）04-0180-01

一、前言

隨著教學管理改革的進行，學校逐漸意識到教學檔案管理的重要性，將該項工作作為教學管理中的一部分。由于學校辦學規(guī)模不斷擴大、教學活動也越來越豐富，教學檔案的內(nèi)容增多，形式也不再局限于書面文字，傳統(tǒng)的管理方法顯然已經(jīng)不能滿足實際需要。在這種形勢下，教學檔案的信息化管理已經(jīng)成為一種必然，如何利用先進的信息技術(shù)提高教學檔案管理水平，是所有教學檔案管理者必須要思考的問題。

二、教學檔案信息化管理中存在的問題

（一）對檔案信息化的認識存在誤區(qū)

首先，教學檔案管理者沒有認識到檔案信息化管理的重要性，很多工作仍舊停留在手工階段，不僅效率低，而且容易出錯。很多教學工作者在對網(wǎng)絡(luò)資源進行利用時，將一些音頻、視頻隨意刪除，沒有按照規(guī)定處理檔案資源，導致資源缺失，阻礙了檔案的信息化管理。其次，很多管理者認為，檔案管理信息化就是將檔案編號規(guī)定，需要的時候直接查詢編號就算是實現(xiàn)了信息化管理，這顯然是一種認識誤區(qū)，這種錯誤的認識阻礙了檔案信息化的發(fā)展，不利于教學檔案資源的利用[1]。

（二）硬件、軟件設(shè)施不完善

硬件設(shè)施是檔案信息化的基礎(chǔ)，但是從目前的情況來看，大多數(shù)學校的硬件設(shè)施都不夠完善，如計算機的容量不夠大，不能滿足實際需要，掃描儀不夠先進，不能對所有類型的資源進行掃描等，這些都對教學檔案的信息化管理造成負面影響。而學校雖然積極引進了軟件設(shè)施，也比較重視教學檔案系統(tǒng)的開發(fā)，但是一般都將重點放在了歸檔研究上，沒有將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來，也沒有與相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，部門間缺乏合作，導致教學檔案資源的開放性不強，沒有實現(xiàn)資源共享。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才

教學檔案的信息化管理對管理人員的綜合素養(yǎng)提出了較高要求，一方面，要求其掌握先進的計算機技術(shù)，熟悉電子資料的歸檔、查詢流程，熟悉相關(guān)軟件的使用方法，并且能夠利用掃描儀將紙質(zhì)資料迅速轉(zhuǎn)化為電子資料；另一方面，要求其掌握專業(yè)的檔案管理知識，能夠按照學校具體管理規(guī)定對檔案進行分類管理，同時知道這樣利用教學檔案。從目前的情況來看，學校檔案管理工作人員沒有達到以上水平，一是對計算機不熟悉，二是沒有掌握專業(yè)的教學檔案管理知識[2]。

三、提高教學檔案信息化管理水平的策略

（一）提高對教學檔案信息化管理的認識

管理者要認真學習教學檔案信息化管理知識，走出認識誤區(qū)，明白什么是真正的信息化管理，并將信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用作為工作重點。無論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應(yīng)用，都要利用計算機系統(tǒng)，將信息化管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，自上而下形成一種全新的管理理念，不斷提高教學檔案信息化管理水平。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

要想提升信息化管理水平，首先要加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。首先，要加大硬件設(shè)施的投入，要改變教學檔案管理部門硬件設(shè)施落后的現(xiàn)狀，一是保證計算機的容量足夠大，可以容納大量教學信息，二是要購置先進的掃描儀，可以將各類紙質(zhì)資料掃描進電子系統(tǒng)中。其次，要重視軟件設(shè)施的建設(shè)，積極引進先進的歸檔軟件，定期對軟件進行升級維護，同時要將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來，教學檔案管理部門要與其他各部、系聯(lián)網(wǎng)，一是方便資料的收集與整理，提高歸檔效率，二是通過聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)教學檔案資源共享，其他部、系以及教師可以通過檢索直接找到自己需要的教學資源，提高資源利用率。

（三）紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理

目前很多學校在對教學檔案進行管理時存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象，這是教學檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時，也加強對紙質(zhì)教學檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動，提升管理效率。其次，二者之間要做到一一對應(yīng)，計算機會電子文檔進行自動組卷，而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應(yīng)，對于更新的內(nèi)容也要做到完全對應(yīng)，避免出現(xiàn)電子檔案更新滯后的現(xiàn)象；最后，紙質(zhì)教學檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，如教師的文字教案、習題等，對于缺失的部門要將其數(shù)字化處理，保證電子檔案信息的完整性。

（四）重視信息化管理人才的培養(yǎng)

要加強對教學檔案管理人員的培養(yǎng)，首先，要督促其學習先進的計算機知識，提高其信息化管理意識，對于一些年齡偏大、對計算機不熟悉的工作人員更要加強培訓，熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程，降低對人工的依賴，提高管理效率。其次，要督促其學習教學檔案管理知識，熟悉國家相關(guān)法律，明確學校對教學檔案管理的要求，避免隨意性。總之就是要求工作人員將計算機知識與教學檔案管理知識有效聯(lián)系起來，提高工作效率[3]。

四、總結(jié)

認識誤區(qū)、硬件、軟件設(shè)施不完善以及專業(yè)人才缺乏是教學檔案信息化管理中面臨的主要問題。對此，應(yīng)當提高管理者對教學檔案信息化管理的認識，加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，實現(xiàn)紙質(zhì)教學檔案與數(shù)字教學檔案的統(tǒng)一管理，另外要重視信息化管理人才的培養(yǎng)，這樣才能真正實現(xiàn)教學檔案的信息化管理，將教學檔案的價值充分發(fā)揮出來。

參考文獻：

[1]孟霞光.淺議高校教學檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策[J].天津市教科院學報，2013，13（15）05：51-53.

[2]梅瓊.地方高校教學檔案信息化管理中存在的問題與對策[J].長春教育學院學報，2012，12（10）04：129-130.

[3]李翠萍.在成人教育教學檔案中實施信息化管理的途徑[J].繼續(xù)教育研究，2009，11（14）04：19-20.