吾爾古麗·熱合曼

【摘要】水利工程建設(shè)項(xiàng)目中的檔案是項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定、事故分析、各階段施工和進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，是建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的重要成果，需要進(jìn)行科學(xué)的收集、歸檔、保存。在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，通過(guò)對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題的分析，找到解決策略，以期對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案；管理

1、水利工程檔案管理內(nèi)容和地位

水利工程檔案管理包括水利工程從工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、運(yùn)行等全過(guò)程各階段所形成的、有保存價(jià)值的檔案資料，表現(xiàn)形式包括文字、圖紙、數(shù)據(jù)、圖像、聲音等不同的載體。在項(xiàng)目建設(shè)階段，參與建設(shè)有不同的主體，包括可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工驗(yàn)收等單位，資料內(nèi)容包各不同主體所形成的資料。水利工程的檔案資料是水利工程建設(shè)過(guò)程所形成的成果，各資料相互支撐，對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、管理、運(yùn)行、維護(hù)等提供重要數(shù)據(jù)資料。

2、水利工程檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理制度不健全，管理水平落后。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)范化的呼聲越來(lái)越高，國(guó)家制定了一些列法律規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作，檔案資料的數(shù)量非常龐雜，由此給建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很大的提升了檔案管理的質(zhì)量和效率，傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的要求。然而，很多檔案管理部門(mén)沒(méi)有形成有效地檔案管理制度，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理脫節(jié)、斷檔、形式主義比較明顯。項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程產(chǎn)生的檔案資料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行收集、整理，檔案管理工作人員缺乏對(duì)項(xiàng)目的了解，檔案管理質(zhì)量低下。

2.2 檔案管理意識(shí)不到位。檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，對(duì)項(xiàng)目檔案資料不熟悉，隨意性比較大，缺乏行之有效的管理制度，使得很多檔案資料無(wú)法歸檔，造成水利工程的損失，這種現(xiàn)象在中小型水利工程中更為突出。因此需要加強(qiáng)完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理人員的意識(shí)和基本素養(yǎng)。

2.3 管理人員素質(zhì)不高。當(dāng)前很多單位為了節(jié)約成本，沒(méi)有正式成立檔案管理部門(mén)，檔案管理人員很多都是臨時(shí)從項(xiàng)目上調(diào)人組成的，或者用新參加工作的人來(lái)完成這項(xiàng)工作。由于這些人沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)也沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，加上不清楚檔案管理工作流程，很難勝任該工作。大多數(shù)人知識(shí)被動(dòng)地接受領(lǐng)導(dǎo)的安排，接受或者移交檔案，沒(méi)有使用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行歸檔和整理，使水利工程檔案質(zhì)量差、參差不齊，嚴(yán)重影響檔案工作管理的順利進(jìn)行。

3、加強(qiáng)中小型水利該工程建設(shè)檔案管理的措施

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理。很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，各級(jí)檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)的管理意識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理遲遲跟不上，沒(méi)有將檔案管理滲透到項(xiàng)目進(jìn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，致使各個(gè)單位在檔案管理上相互獨(dú)立，檔案內(nèi)容容易出現(xiàn)遺漏，檔案資料不完整，最后給檔案最終歸檔管理帶來(lái)了很多意想不到的麻煩。造成這一問(wèn)題的原因是檔案管理的各個(gè)部門(mén)缺乏管理意識(shí)，管理人員意識(shí)不到管理的重要性，沒(méi)有形成科學(xué)的管理觀念，缺乏一套行之有效的管理制度。為了進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，必須提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程進(jìn)程充分了解，掌握檔案管理的內(nèi)容和流程。

3.2 強(qiáng)化項(xiàng)目法人的領(lǐng)導(dǎo)作用。設(shè)立完善的檔案管理制度，進(jìn)行人員配置，保證檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而保證檔案管理的質(zhì)量，保證檔案資料完整、規(guī)范。項(xiàng)目法人最為項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目啟動(dòng)后，在進(jìn)行檔案任務(wù)管理時(shí)，要做好各方面工作，主要有如下幾點(diǎn)：

完善檔案管理組織架構(gòu)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，一般進(jìn)行矩陣式組織設(shè)計(jì)，主管領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)檔案管理，同時(shí)從各業(yè)務(wù)部門(mén)抽調(diào)或者指定人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作。

選擇高效實(shí)用的檔案管理軟件，引進(jìn)現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，編碼、歸類(lèi)后實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，方便進(jìn)行及時(shí)查閱和管理。

完善檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，完善領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和崗位負(fù)責(zé)制，做到職責(zé)分明，組織運(yùn)行高效便捷。

制定合理的檔案歸類(lèi)制度，檔案進(jìn)行歸類(lèi)時(shí)需要進(jìn)行詳細(xì)的核對(duì)和檢查，防止檔案文件殘缺。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方案歸檔工作，保證檔案全面不遺失。

項(xiàng)目法人按照有關(guān)要求，按照規(guī)定格式向有關(guān)行政部門(mén)遞送登記表，遞交檔案內(nèi)容完善、格式要合理。

現(xiàn)代水利工程檔案管理工作對(duì)水利工程建設(shè)發(fā)揮著不可或缺的作用，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)十分重視檔案的管理工作，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實(shí)行責(zé)任制，將水利工程檔案管理工作納入到單位的日常工作當(dāng)中?？梢詫?shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則來(lái)管理檔案管理工作，要調(diào)配專(zhuān)業(yè)人員并進(jìn)行一定的培訓(xùn)后從事該工作，要貫徹落實(shí)責(zé)任制，使檔案管理工作人員和領(lǐng)導(dǎo)高度重視這項(xiàng)工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量，保證水利了工程檔案的完整性和可靠性。

3.3 健全制度，明確職責(zé)。在今后的工作中，各級(jí)水利建設(shè)的管理部門(mén)和單位一定要建立并健全水利檔案管理制度，在根據(jù)國(guó)家制定的工程檔案管理制度和法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身企業(yè)的水利工程建設(shè)的實(shí)際情況，不斷探索出適合本企業(yè)的檔案管理制度。與此同時(shí)，水利工程建設(shè)的管理部門(mén)和建立部門(mén)要認(rèn)真履行自身的職責(zé)，分工合作，共同協(xié)助水利工程建設(shè)的檔案管理工作，保證梳理工程檔案工作的內(nèi)容詳實(shí)和完整，促進(jìn)該工作向著系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

3.4 提高管理人員素質(zhì)。水利工程的檔案管理工作是離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理人員，因此一定要重視提高管理人員的綜合素質(zhì)。隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案的管理工作逐漸使用信息工具，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的規(guī)整和分類(lèi)，這樣不僅有利于檔案信息的完整，而且容易歸類(lèi)，從而節(jié)省大量人力資源。因此，當(dāng)今的檔案管理人員除了要掌握必要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以外，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣便于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

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