蘇丹丹

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)水平的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也逐漸走入電子化、網(wǎng)絡(luò)化。在建筑行業(yè)中，檔案管理通常涉及的內(nèi)容較多，而且檔案管理在整個(gè)工程中都有著非常重要的作用，因此，需要對(duì)其進(jìn)行妥善完整的保管，要對(duì)檔案管理系統(tǒng)所涉及到的內(nèi)容及其功能進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，以提高檔案的利用率和管理質(zhì)量。此篇文章就以建筑行業(yè)為例，主要對(duì)其檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了分析和探討，希望可以在日后檔案管理上更進(jìn)一步，促進(jìn)建筑業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑行業(yè)；檔案管理；系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào)：C924.2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）08 （b）-0000-00

在建筑業(yè)中任何一項(xiàng)工程、項(xiàng)目的施工都會(huì)產(chǎn)生大量的資料，而這些資料會(huì)隨著工程的開(kāi)展和完工而結(jié)束，最后形成檔案被保存起來(lái)。但是在當(dāng)前計(jì)算機(jī)、科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代中，以往檔案管理系統(tǒng)將被網(wǎng)絡(luò)化、電子化所替代，因此，對(duì)于怎樣保管好檔案以及提高檔案的利用率，是現(xiàn)階段的首要問(wèn)題。要想使檔案得到更加整潔、有序的保管，便于人們查詢(xún)，就首先要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，全面了解檔案管理所需的功能和檔案管理的內(nèi)容，只有這樣才可以進(jìn)一步的對(duì)檔案管理進(jìn)行完善和優(yōu)化，從而為工程提供可靠的保證。本文主要對(duì)其管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了全面的概述。

一、檔案系統(tǒng)內(nèi)容的分析

對(duì)檔案所涉及到的內(nèi)容進(jìn)行具體全面地分析是系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)的首要環(huán)節(jié)，目的是為了明確系統(tǒng)設(shè)計(jì)的方向，也就是要清楚用戶(hù)的需求，應(yīng)具備怎樣的功能，以及設(shè)計(jì)過(guò)程中所要用到的工具及技術(shù)等。這一環(huán)節(jié)可以說(shuō)是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的開(kāi)端，它是否全面具體不僅直接影響到系統(tǒng)內(nèi)部具體的設(shè)計(jì)，還關(guān)乎到與用戶(hù)需求的相符程度，所以，此環(huán)節(jié)的工作是極為重要且困難的。在此過(guò)程中，首先要及時(shí)地與用戶(hù)進(jìn)行溝通，了解用戶(hù)所需，針對(duì)用戶(hù)所提出的要求進(jìn)行科學(xué)全面的分析，并將其整理好作為重要需求文檔進(jìn)行保存，以便于為下一步工作提供依據(jù)。對(duì)于建筑業(yè)的檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，主要分為資料采集、整理、歸檔、檢驗(yàn)、編號(hào)以及存儲(chǔ)、查閱等內(nèi)容。資料的采集就是對(duì)建筑中各項(xiàng)工程從施工到完工整個(gè)過(guò)程中相關(guān)文件和各項(xiàng)資料的收集和積聚。歸檔是在資料采集和積聚以后對(duì)其進(jìn)行有序的整理，并將其交由檔案室進(jìn)行歸檔，在歸檔之前要對(duì)資料的完整性和真實(shí)性進(jìn)行審查，然后按照不同類(lèi)別的資料進(jìn)行分類(lèi)整理、登記，最后將其列入檔案室保管。在保管后還要對(duì)檔案后期的查詢(xún)奠定基礎(chǔ)，要對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編排目錄、設(shè)置查找工具等等，便于為日后查詢(xún)提供便利。

二、檔案系統(tǒng)內(nèi)部具體的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1.檔案采集系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

檔案的采集就是對(duì)建筑業(yè)中所產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集和分析，并利用數(shù)據(jù)將其表示出來(lái)。通過(guò)數(shù)據(jù)可以對(duì)所收集到的資料進(jìn)行展現(xiàn)，對(duì)數(shù)據(jù)的走向和存儲(chǔ)位置進(jìn)行了全面的體現(xiàn)。檔案的采集系統(tǒng)所應(yīng)具備的內(nèi)容主要包括資料的存儲(chǔ)、目錄的設(shè)置以及檔案的整理，因此就要對(duì)其相關(guān)數(shù)據(jù)和文件表進(jìn)行設(shè)計(jì)。1）有關(guān)電子表的設(shè)計(jì)。首先，要對(duì)目錄表進(jìn)行設(shè)計(jì)，將各個(gè)資料的屬性進(jìn)行充分的展現(xiàn)；其次，是對(duì)實(shí)體檔案信息表進(jìn)行設(shè)計(jì)，目的是為了對(duì)檔案相關(guān)信息進(jìn)行了解，展現(xiàn)出電子記錄與實(shí)體資料的關(guān)聯(lián)；最后是檔案的附件表，是對(duì)檔案中信息的補(bǔ)充和備份，以確保檔案與附件的對(duì)應(yīng)。2）數(shù)據(jù)的形成走向。在檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過(guò)程中對(duì)資料進(jìn)行編制和整理、目錄的產(chǎn)生以及增刪操作等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都要儲(chǔ)存在SQL Server當(dāng)中，對(duì)檔案所產(chǎn)生的附件系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)辨別其大小，并將較大的文件存儲(chǔ)在SQL Server中，較小的存儲(chǔ)在MOSS中，以便于節(jié)省空間，便于查找。

2. 檔案歸檔系統(tǒng)（建筑業(yè)績(jī)的歸檔）的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

在建筑業(yè)雖然涵蓋的檔案內(nèi)容和類(lèi)別較多，但是每一文件、資料都有著非常重要的作用，要引起人們的重視。尤其是建筑業(yè)績(jī)檔案，它不僅可以增強(qiáng)每項(xiàng)工程或項(xiàng)目的施工品質(zhì)，還有助于提高施工水平和工程項(xiàng)目責(zé)任人員的工作能力，可以說(shuō)建筑業(yè)績(jī)也是考核相關(guān)人員和工程質(zhì)量的依據(jù)。因此對(duì)檔案歸檔系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)是非常有必要的。檔案歸檔系統(tǒng)的最主要性能包括以下幾點(diǎn)：數(shù)據(jù)的采集、傳輸、查詢(xún)、離線(xiàn)數(shù)據(jù)的管理等。在工程完工后對(duì)所產(chǎn)生的建筑業(yè)績(jī)相關(guān)文件要進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入，確保紙質(zhì)版文件與電子版文件相一致，然后要對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，也就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或是計(jì)算機(jī)等相關(guān)技術(shù)傳輸?shù)狡渌?wù)器，并且要具有自動(dòng)重傳和斷點(diǎn)式傳輸?shù)墓δ?，最后將電子檔案進(jìn)行有序的歸整，并進(jìn)行儲(chǔ)存和保管。對(duì)建筑業(yè)績(jī)的歸檔，選用的是J2EE的技術(shù)活結(jié)構(gòu)，目的是為了可以實(shí)現(xiàn)多平臺(tái)的應(yīng)用，便于各個(gè)模塊間的協(xié)作；程序的編制采用的是JAVA，設(shè)置兩個(gè)外接口，Java和C++，以便于提高利用率，擴(kuò)展系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，使其更加廣泛，不被局限所阻礙。

3. 檔案查詢(xún)系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

為了滿(mǎn)足不同用戶(hù)對(duì)檔案查詢(xún)的使用，在系統(tǒng)中主要采用了三種方法，包括：按資料的類(lèi)別查找、按成立的時(shí)間查找和按資料單位的來(lái)源查找等。而實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)這一性能主要還是要依賴(lài)于ASP網(wǎng)頁(yè)來(lái)支持的，也就是Active Server Page動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)。對(duì)于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要是包括兩方面內(nèi)容，一方面是系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)，另一方面則是查詢(xún)代碼的設(shè)計(jì)。1）數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)。在數(shù)據(jù)庫(kù)中主要包括了單位、用戶(hù)以及文件等三個(gè)表，單位表是對(duì)檔案中所涉及到單位的記錄，用戶(hù)表是對(duì)相關(guān)檔案人員信息的記錄，而文件表則是對(duì)文件所成立的時(shí)間、類(lèi)別、涉及單位以及責(zé)任者的記錄。這些內(nèi)容主要都是存在磁盤(pán)內(nèi)部的文件中，便于數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇。由于Access對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的要求較少，且系統(tǒng)資源便于滿(mǎn)足文件的需求，因此作為數(shù)據(jù)庫(kù)的首選。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)地址不是應(yīng)用的本身實(shí)際地址，而是采用Server的MapPath方法把地址進(jìn)行虛擬化，以便于應(yīng)對(duì)網(wǎng)頁(yè)地址的變動(dòng)。2）查詢(xún)代碼的設(shè)計(jì)。上述對(duì)查詢(xún)方法進(jìn)行了簡(jiǎn)要的概述和分析，針對(duì)此三種方法，分別對(duì)其對(duì)應(yīng)的代碼和應(yīng)用進(jìn)行了設(shè)計(jì)。在檔案查詢(xún)的主頁(yè)面會(huì)顯示出查詢(xún)的方式，對(duì)其進(jìn)行處理所應(yīng)用到的程序主要是departlist.asp、typelist.asp和timelist.asp，也就是依照單位、類(lèi)別和時(shí)間進(jìn)行查詢(xún)。方式選擇按單位查詢(xún)后就會(huì)顯示出相關(guān)的代碼，進(jìn)而顯示出所查詢(xún)的文件和資料的位置，另外兩種方法也是如此。不同方法所對(duì)應(yīng)的代碼互不相同，卻又相互聯(lián)系，從而為查詢(xún)者提供方便。

4 結(jié)束語(yǔ)

要想更好的保證建筑業(yè)檔案的有序性、真實(shí)性和完整性，就需要對(duì)其所涉及的內(nèi)容進(jìn)行全面的考慮，以更好的設(shè)計(jì)系統(tǒng)中的性能和要點(diǎn)。因?yàn)榻ㄖI(yè)檔案有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和適應(yīng)性，采集和積聚都較為靈活，擴(kuò)展性強(qiáng)且資料繁多，所以就要求其數(shù)據(jù)庫(kù)的處理性能強(qiáng)，以便于可以及時(shí)的對(duì)檔案所形成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分辨。在現(xiàn)如今這個(gè)數(shù)字化時(shí)代中，利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)以成為主流管理檔案的一種方式，而以往的檔案管理則作為輔助性工具，以對(duì)電子檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善，以提高檔案的資源的利用率和管理水平。

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