李成蘭

摘 要：與紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案的建立、保管、使用等條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。因此應(yīng)重視對(duì)聲像檔案的作用和特點(diǎn)的宣傳，通過(guò)采取形式多樣的宣傳，進(jìn)一步提高單位職員對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)，為聲像檔案的存管和利用發(fā)揮積極作用。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；問(wèn)題；對(duì)策

隨著社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展，聲像技術(shù)開(kāi)始成熟并廣泛地涉及到當(dāng)今工作和生活當(dāng)中。與紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案的建立、保管、使用等條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。因此，建立和形成一套科學(xué)合理的聲像檔案應(yīng)用機(jī)制就顯得尤為重要和必要。

一、聲像檔案的概念

聲像檔案是指主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄本單位在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。

概括而言，聲像檔案具有以下特點(diǎn)：可以音畫(huà)同步將檔案內(nèi)容呈現(xiàn)在閱讀者面前，直觀性生動(dòng)而強(qiáng)烈；將紙質(zhì)檔案需用若干文字表述的內(nèi)容以極短的音像表現(xiàn)，生動(dòng)而真實(shí)；可以隨時(shí)復(fù)制和轉(zhuǎn)換，并且攜帶方便，利于儲(chǔ)存和傳播，提高工作效率；因?yàn)槁曄駲n案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，所以，聲像檔案受制于溫濕度、灰塵等環(huán)境影響，保管的要求比紙質(zhì)檔案要高。

二、聲像檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.缺乏管理制度，檔案管理有名無(wú)實(shí)

由于不重視，致使聲像檔案管理沒(méi)有形成切實(shí)可行的制度，或者即便有了制度也不夠規(guī)范落實(shí)。這就使檔案管理者無(wú)章可循、不以為是，就會(huì)出現(xiàn)檔案管理混亂、檔案損壞缺失等現(xiàn)象。

2.管理人員不專業(yè)，聲像檔案受損

由于聲像檔案屬于科技產(chǎn)品的一員，要求管理者具備一定的專業(yè)知識(shí)，為檔案管理創(chuàng)造適宜存管的內(nèi)部和外部環(huán)境。但是，有些單位由于輕視，將紙質(zhì)檔案和聲像檔案的管理混為一談，結(jié)果造成聲像檔案受損與缺失。

3.存管條件不符 ，檔案保存內(nèi)容不全

與紙質(zhì)檔案不同，聲像檔案需要具備相應(yīng)的裝具和環(huán)境條件，如果還將其按照紙質(zhì)檔案一樣對(duì)待，這種換藥不換瓶的做法就會(huì)影響聲像檔案的保管質(zhì)量。由于檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，收集檔案時(shí)疏忽大意，往往會(huì)出現(xiàn)有音無(wú)像、有像無(wú)音、缺少必要的文字說(shuō)明或文字說(shuō)明不完整等現(xiàn)象。

三、聲像檔案的管理和應(yīng)用的對(duì)策

目前，聲像檔案愈來(lái)愈展現(xiàn)出紙質(zhì)檔案不可替代的魅力，這就對(duì)聲像檔案管理者提出了新的課題，對(duì)于如何科學(xué)建立聲像檔案及科學(xué)合理的管理及應(yīng)用機(jī)制，建議如下：

1.建立規(guī)章制度，提高管理者的專業(yè)水平

根據(jù)本單位實(shí)際，制定一套切合實(shí)際的管理制度進(jìn)行規(guī)范，根據(jù)管理制度細(xì)化檔案管理中的程序。如對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，防止分散流失，杜絕歸為己有；對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定等。

另外，對(duì)檔案管理者通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方式提高業(yè)務(wù)能力，使聲像檔案管理形成有章可循、檔案管理者專業(yè)匹配，為確保質(zhì)量聲像檔案歸檔提供有效保障。

2.確定歸檔要求，明確收集范圍

檔案管理部門需配備專用檔案庫(kù)（柜、架），根據(jù)檔案管理制度統(tǒng)一管理本單位聲像檔案，確保聲像檔案的安全與完整。檔案的聲像資料應(yīng)是原版原件（特殊情況下可接收復(fù)制品）。檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。

此外，所有歸檔的聲像資料需由形成部門編寫(xiě)文字說(shuō)明（包括時(shí)間、事由、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等），編寫(xiě)文字說(shuō)明需要做到：準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；照片的自然張、錄音（像）帶按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明，一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明；文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

聲像檔案的收集范圍主要包括：反映本單位主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本單位有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；本單位有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料；涉及本單位和本系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料；其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料；其它具有保存價(jià)值的聲像資料等。

3.改善保管條件，保障檔案質(zhì)量

根據(jù)聲像檔案的材料需要恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等特點(diǎn)，改善和提高檔案存管環(huán)境條件，具備適宜保管聲像檔案的環(huán)境。建立一個(gè)硬件達(dá)標(biāo)的聲像檔案管理室對(duì)聲像檔案的存管質(zhì)量具有十分重要作用，是管理好聲像檔案的基礎(chǔ)和必須。

4.做好聲像檔案整理，提高對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)

聲像檔案的整理，應(yīng)遵循有利于保持聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。可按載體類別、年度、問(wèn)題分類，保持分類方案的穩(wěn)定。照片檔案以冊(cè)為保管單位，錄音、錄像、光盤等以盤（盒）為保管單位進(jìn)行整理。聲像檔案應(yīng)按照全宗、保管期限、年度、問(wèn)題相結(jié)合的方式進(jìn)行分類、排列及編制檔號(hào)。聲像檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，保管期限的劃定應(yīng)參照相應(yīng)紙質(zhì)檔案的保管期限確定。聲像檔案應(yīng)編制檔案目錄。照片檔案以冊(cè)為單位編制目錄，每一冊(cè)內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄；錄音、錄像、光盤等聲像檔案，以盤（盒）為單位編制目錄。檔案入庫(kù)前要對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。對(duì)受到污染的照片要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

在做好以上工作的同時(shí)，應(yīng)重視對(duì)聲像檔案的作用和特點(diǎn)的宣傳，通過(guò)采取形式多樣的宣傳，進(jìn)一步提高單位職員對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)，為聲像檔案的存管和利用發(fā)揮積極作用。

（作者單位：臨沂市蘭山區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理辦公室）