楊亮

【摘要】當(dāng)前我國處于信息時代，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)已在現(xiàn)代化辦公中具有不可或缺性，計算機(jī)成為現(xiàn)代辦公的重要工具之一。在這種情況下，檔案也從紙質(zhì)檔案開始向電子檔案轉(zhuǎn)變，檔案行業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程不斷加快，這也有效的促進(jìn)了檔案管理信息化的實現(xiàn)。文中分析了檔案管理信息化的優(yōu)點，并進(jìn)一步對加強(qiáng)檔案管理信息化的具體策略進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案管理信息化；檢索；保管；傳輸；現(xiàn)代化；制度

現(xiàn)代化檔案管理是將檔案管理與各種現(xiàn)代信息技術(shù)有效的進(jìn)行結(jié)合，從而實現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程傳輸及共享。在現(xiàn)代化檔案管理工作中，單純的依靠手工檢索及人工調(diào)卷已無法與現(xiàn)代社會的發(fā)展要求相適應(yīng)，這就需要檔案工作者要及時轉(zhuǎn)變觀念，在檔案工作中不斷創(chuàng)新，從而更好的推動檔案管理信息化的進(jìn)程，使檔案更好的社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)。

一、檔案管理信息化的優(yōu)點

（一）使用方便，便于檢索，提高辦公效率

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，采用光盤及磁盤作為檔案的載體，同時計算機(jī)參與到檔案管理工作中，以此強(qiáng)大的信息處理能力有效的提高了檔案信息收集和整理的工作效率，相較于手工操作準(zhǔn)確率也有了大幅度的提升。同時電子檔案的出現(xiàn)，在檔案收集、統(tǒng)計和查閱過程中有效的縮短了時間，檔案檢索效率提高，為檔案管理帶來了更多的便利。

（二）信息易于保管

相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案保存載體不僅可以重復(fù)使用，而且具有較長的使用壽命。利用電子設(shè)備對電子檔案進(jìn)行存儲，不僅所占空間較小，而且操作更為簡單，人力和物力消耗較少，有效的實現(xiàn)了資源的節(jié)約，而且具有較好的穩(wěn)定性，信息存儲的安全性提高。

（三）電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享

檔案管理信息化的實現(xiàn)，信息的傳遞采用電子傳輸，再加之網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，資料的傳輸以網(wǎng)絡(luò)作為載體，而且檔案信息統(tǒng)一存放在資料庫內(nèi)，人們通過協(xié)調(diào)可以實現(xiàn)信息的網(wǎng)上檢索和資源共享，檔案信息的查找及利用更具便捷性。而且檔案管理信息化實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的互聯(lián)，無論是同級部門之間的信息還是歷史不同時間的信息都可以進(jìn)行交流和共享。

（四）檔案傳輸?shù)陌踩蕴岣?/p>

傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案傳輸以郵遞為主，信息在傳輸過程中極易丟失，傳輸?shù)陌踩詿o法得到保障。檔案管理信息化實現(xiàn)后，檔案信息采用電子傳輸，不僅傳輸及時性能夠得到保障，而且檔案信息傳輸過程中的安全性提升，有效的規(guī)避了檔案傳輸過程中延誤及丟失的情況。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化的具體策略

（一）更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟(jì)時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。

（二）加快硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益。

（三）健全管理制度

建立健全檔案信息化管理制度，建立的規(guī)章制度要符合單位特點和檔案管理實際需要，具有可操作性，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。堅持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為直接影響制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（四）加強(qiáng)檔案信息資源整合力度

檔案管理信息化建設(shè)需要對檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化整合，因為在檔案資源中涵蓋的范圍較廣，內(nèi)容比較繁雜，所以需要將具有研究價值的資源信息進(jìn)行整合，從而最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的潛在價值。對現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行分類，從而進(jìn)行統(tǒng)一部署，分級管理，為檔案信息資源的共享和價值升華創(chuàng)造有利的條件。

（五）做好檔案信息安全管理工作

在檔案管理實行信息化建設(shè)后，一切工作都是通過信息網(wǎng)絡(luò)來操作的，所以會受到網(wǎng)絡(luò)特性的影響。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特征，所以檔案信息的安全管理成為重要的內(nèi)容。在信息化管理模式下，一切檔案信息資源都會存儲在硬盤以及網(wǎng)絡(luò)云盤中，如果計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遭到破壞，將會威脅到檔案信息資源的安全性，所以要加強(qiáng)安全管理工作。首先，要定期對檔案信息資源進(jìn)行備份處理，防止發(fā)生意外而導(dǎo)致信息資源的丟失。其次，要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，通過建立防火墻等技術(shù)手段來降低病毒的干擾。并且在內(nèi)部建立信息訪問安全機(jī)制，不同級別的工作人員能夠訪問相應(yīng)級別的信息，并且使用密碼校驗機(jī)制，有效遏制信息的內(nèi)部丟失。最后，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全意識培訓(xùn)，切實保證檔案信息的安全性。

三、結(jié)束語

檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的意義，因此在實際工作中，需要檔案管理人員要對檔案管理信息化建設(shè)有一個深入的認(rèn)識，并在實際工作中采取切實可行的措施來更好的促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，為我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014-10-05 .