鄭文龍

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)早已步入信息化的時代，機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險的檔案管理工作也逐漸告別了舊日紙質(zhì)的時代。作為一個檔案管理人員，這其中的優(yōu)劣我深有體會，現(xiàn)把我個人的一點(diǎn)體會與同行們交流。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理信息化的必要性

機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案記錄了各類機(jī)關(guān)單位過去的工作狀況和個人信息資料等，而這些很多屬于私密文件，必須要嚴(yán)格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度較差，被竊取、泄露的可能性很大，而當(dāng)時沒有現(xiàn)在的技術(shù)，所以，也只能順其自然，每年都會造成較大的經(jīng)濟(jì)損失，而且相關(guān)資料的泄露也在不斷發(fā)生。針對這個問題，我社保局不斷探索，才有了現(xiàn)在的檔案信息化管理舉措。這項(xiàng)舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況，而經(jīng)過信息化管理的檔案將會安全地存放在另一個空間，以高科技作保證為其提供服務(wù)。與從前的保管方式相比，這種方式不容易被他人竊取，能安全、完整地保存檔案。如果想調(diào)閱相關(guān)檔案時，只需要輸入關(guān)鍵字檢索即可，一分鐘內(nèi)就可以查閱到想要的資料，不會影響任何工作，大大地減少了時間的浪費(fèi)。利用計(jì)算機(jī)整理、歸類檔案，要比幾個人一起動手搬運(yùn)整理省時、省力，而且大家的工作也會變得輕松、有效。人們不斷開發(fā)工具來幫助人們勞動，因?yàn)槿肆Ξ吘故怯邢薜?，也是有周期性的，但是，工具則不一樣，如果好好利用相關(guān)技術(shù)或設(shè)備，就會不斷推動經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提升人類的智慧。從最原始的勞動工具發(fā)展到現(xiàn)今的高科技電子產(chǎn)品，都是在實(shí)踐中得到啟發(fā)，不斷實(shí)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，在進(jìn)化中得到力量。檔案信息化不僅是對人負(fù)責(zé)，也是對整個社會乃至國家負(fù)責(zé)。每個人所設(shè)想的問題也不盡相同，在檔案信息化管理的大力推動下，人們的思想開始統(tǒng)一，朝著同一個方向發(fā)展。在這方面取得的成績，它不僅僅是成果，還是一種向心力、凝聚力，是能將所有人凝聚在一起的力量；它不是一個簡單的“動作”，而是長遠(yuǎn)發(fā)展目光的體現(xiàn)?？梢哉f，在各個領(lǐng)域都有一些成功的舉措，它們會影響整個大局。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化可以讓事業(yè)單位檔案管理在同領(lǐng)域內(nèi)領(lǐng)先10年，但并不是每個單位都采用這種舉措才能發(fā)展起來。從目前的情況來看，社會上的機(jī)關(guān)事業(yè)單位基本上都啟用了檔案信息化管理，單位的進(jìn)步也是每個人的進(jìn)步，從個體進(jìn)步到整體進(jìn)步，從整體進(jìn)步再到大體進(jìn)步。推動檔案信息化管理就相當(dāng)于為經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展安上了加速器，它的存在讓事業(yè)單位檔案管理能夠更加安全、穩(wěn)定地運(yùn)行，而這樣的結(jié)果也是所有人都喜聞樂見的。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理信息化的優(yōu)勢。

使用信息化技術(shù)能更好地管理機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險的檔案，比起原來的紙質(zhì)檔案有諸多優(yōu)勢。

首先，不會因時間久遠(yuǎn)字跡模糊而致檔案流逝，能很好地對檔案進(jìn)行排序、分類，隨時可以調(diào)閱檔案，不必像過去那樣花費(fèi)大量的時間去找一份檔案。另外，紙質(zhì)檔案比較容易腐爛、被蟲蛀咬，或其他原因致檔案損毀，而信息化管理能讓養(yǎng)老保險檔案不再浮于表面，儲藏在電子設(shè)備中，更加安全、保險。在檔案管理的過程中，工作人員得到的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)是無可比擬的。在眾多管理技術(shù)中，選擇正確的發(fā)展道路是有一定難度的，而所得的結(jié)果也是不可知的。漫漫長路，絕不是一個行動這么簡單，從最早的紙質(zhì)手記到信息化管理，都是一步一個腳印發(fā)展而來的。在此，要以人的思想覺悟、制度的改革、方法的創(chuàng)新為大前提，不斷推動機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理。

事業(yè)單位養(yǎng)老保險的規(guī)章制度有一定的規(guī)律性，在這種規(guī)律下，檔案信息化管理就是產(chǎn)物。作為開創(chuàng)的領(lǐng)導(dǎo)者，推動事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案朝著信息化的方向發(fā)展才是明智的，上位者要權(quán)衡利弊，做出決策，下位者采取一定的方法不斷推進(jìn)其朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。電子產(chǎn)品在這個時代十分普遍，但重要的不是有沒有，而是如何去利用。我們要敢于發(fā)現(xiàn)，敢于使用，敢于創(chuàng)新，真正地利用現(xiàn)代化設(shè)備，讓這些設(shè)備物盡其用，發(fā)揮出最大的使用價值。至少從現(xiàn)在的情況來看，這是沒有盡頭的。信息化管理將所需的信息都存儲在另一個空間，不占體積，不占用物資，也就是說，它在地球之外開辟出了新天地。誰都想迎頭直上，如果機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理不緊跟時代的步伐，那么，它很快就會落后。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理信息化帶來的成就

也許在大眾眼中，檔案信息化管理只是事業(yè)單位的革新方式之一，但實(shí)際上，這期間付出多少汗水、經(jīng)過多少磨礪，只有真正參與的人才懂。機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險信息化管理不僅充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的使用價值，也節(jié)省了一些物資?，F(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)是每個事業(yè)單位必不可少的，幾乎人手一臺。在計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用的今天，利用它能為相關(guān)工作帶來很大的便利，一機(jī)多用是很重要的。在有限的物體上開放出無限的東西，是一種智慧，是一項(xiàng)重要的舉措，它成就了一代人和他們的事業(yè)。檔案管理信息化的發(fā)展在一定程度上也影響著整個國家的經(jīng)濟(jì)水平和科研技術(shù)水平。在現(xiàn)實(shí)情況下，信息化發(fā)展是十分關(guān)鍵的，要不斷開創(chuàng)這方面的工作。技術(shù)革新代表著人類水平的提升，也許對我們來說很遙遠(yuǎn)，但用事實(shí)來說話，它是貼近每個人生活的，在我們身邊無時無刻不體現(xiàn)著它的作用，有時候只是微妙的變化就會為人們帶來了巨大的便利。在當(dāng)今這個時代，計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)是生活和工作中不可或缺的一部分了，而檔案信息化管理的發(fā)展預(yù)示著工作單位的發(fā)展?fàn)顩r，展示著高科技的風(fēng)采。

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理信息化是發(fā)展的大趨勢。因此，我認(rèn)為：要加強(qiáng)檔案管理信息化在實(shí)際工作中的運(yùn)用，使事業(yè)單位養(yǎng)老保險內(nèi)部的檔案管理工作日趨規(guī)范、合理，從而建立一個健康的檔案管理體系，最終使事業(yè)單位養(yǎng)老保險的檔案資源得以最大限度地利用和保護(hù)。