童波，田維琴，蒲松柏

（安徽江淮汽車股份有限公司技術(shù)中心，安徽 合肥 230601）

標(biāo)準(zhǔn)·法規(guī)·管理

淺談體系內(nèi)部審核在企業(yè)中的管理運(yùn)作

童波，田維琴，蒲松柏

（安徽江淮汽車股份有限公司技術(shù)中心，安徽 合肥 230601）

體系內(nèi)部審核作為一種重要的管理手段，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的問題，組織力量加以糾正或預(yù)防，同時(shí)內(nèi)部審核作為一種自我改進(jìn)的機(jī)制，使其持續(xù)地保持其有效性，并能不斷改進(jìn)，不斷完善。文章介紹了內(nèi)審的定義、審核步驟、重要性，以及重點(diǎn)闡述內(nèi)審的實(shí)施過程、關(guān)注的要點(diǎn)

內(nèi)部審核；審核步驟；審核要點(diǎn)

CLC NO.:U461.9 Document Code: A Article ID: 1671-7988 (2016)07-250-03

引言

內(nèi)部審核，也稱第一方審核，由組織自己或以組織的名義進(jìn)行的，審核主要是指對管理體系（如成本管理體系、質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系等）的符合性、有效性和適宜性進(jìn)行的檢查活動和過程。

1、內(nèi)部審核的特點(diǎn)

與外部審核比較，內(nèi)審的基本特點(diǎn)有：

a、內(nèi)審的主要動力來自管理者：有時(shí)開展內(nèi)審活動可能是為了達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求在外部審核前糾正不足，但是最為重要的是管理者認(rèn)識和支持。沒有管理者的支持就難以開展，也不會取得應(yīng)有的效果。

b、內(nèi)審的重點(diǎn)是推動內(nèi)部改進(jìn)：每次內(nèi)審應(yīng)致力于發(fā)現(xiàn)問題和改進(jìn)，這是衡量內(nèi)審有效性的標(biāo)準(zhǔn)之一。

c、內(nèi)審的人員來自于組織內(nèi)部：內(nèi)審是以自己的組織名義由內(nèi)部審核員進(jìn)行的。

d、內(nèi)審程序通常比第三方審核簡單：由于內(nèi)審員都比較熟悉自己組織的情況，因此在審核時(shí)可簡化某些程序，如文件審查、首次會議等；但在某些方面又有所加強(qiáng)，如糾正措施、跟蹤審核等。

e、內(nèi)審的規(guī)范要求比第三方審核低：內(nèi)審也是一項(xiàng)規(guī)范化活動，如要求有計(jì)劃，審核員應(yīng)具備資格，審核結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告等。內(nèi)審常常因?yàn)樘岣哂行院托蕟栴}，而對原有的規(guī)范化的做法和要求進(jìn)行糾正，靈活性較高。

f、內(nèi)審對糾正措施的跟蹤控制比較及時(shí)有效:對糾正措施的實(shí)施過程及結(jié)果的跟蹤控制，內(nèi)審不但能做到及時(shí)，而且能將有效部分納入文件，因而也較有效。

g、內(nèi)審更有利提高質(zhì)量管理體系運(yùn)作效果:內(nèi)審不僅僅對質(zhì)量管理體系，它還可涉及組織其他系統(tǒng)的改進(jìn)；內(nèi)審在時(shí)間上比外審更充裕，在內(nèi)容上比外審更廣泛。內(nèi)審員可與被審核方共同研究制定糾正措施。

h、內(nèi)審是管理者介入質(zhì)量管理的重要工具:內(nèi)審可作為管理者介入質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要工具來使用，其目的是保持質(zhì)量管理體系正常、有效地運(yùn)行。

3、內(nèi)審開展的步驟

3.1 審核策劃

在實(shí)施體系審核前需將審核過程進(jìn)行策劃，一般策劃內(nèi)容包括：審核程序、組織管理模式分析、審核計(jì)劃以及審核檢查表。

3.1.1 審核程序

審核程序包括：審核的啟動、文件審核、現(xiàn)場審核前的準(zhǔn)備、現(xiàn)場審核實(shí)施、審核后續(xù)活動。

3.1.1.1 審核的啟動

審核啟動時(shí)需要指定內(nèi)審組長，確定內(nèi)審目的、范圍和準(zhǔn)則，確定內(nèi)審的可行性，選擇審核組成員，與受審核部門建立初步聯(lián)系。

3.1.1.2 文件審核

文件審核以ISO9001，TS1949和ISO14001，GB/T28001為兩條主線進(jìn)行文件評審。

3.1.1.3 現(xiàn)場審核前的準(zhǔn)備

現(xiàn)場審核前準(zhǔn)備內(nèi)容包括：編制審核計(jì)劃、制定審核路線、審核組工作分配、準(zhǔn)備工作文件。

3.1.2 審核計(jì)劃

編制審核計(jì)劃時(shí)注意點(diǎn)：確定審核重點(diǎn)、確定審核思路、確定體系審核的信息交流渠道、平衡審核工作量、優(yōu)化審核路線。

3.1.3 審核檢查表

為更好的實(shí)施審核，避免審核漏項(xiàng)需編制審核檢查表，特別是新的審核員更為重要。下面介紹審核檢查表的特點(diǎn)和注意事項(xiàng)：

審核檢查表的特點(diǎn)：格式內(nèi)容相當(dāng)固定；檢查表可覆蓋質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等方面的全部要求，不局限標(biāo)準(zhǔn)的要求，可包含一些特殊的要求；檢查表可作為受審核部門準(zhǔn)備接受審核的參考文件，便于取得對審核的了解和認(rèn)真做好審核準(zhǔn)備工作。

在編制檢查表的過程中，應(yīng)注意的事項(xiàng)：審核區(qū)域的檢查過程（職能）不能遺漏；審核抽樣應(yīng)具有代表性；檢查的內(nèi)容應(yīng)考慮法律法規(guī)的要求；應(yīng)考慮在某區(qū)域?qū)徍藭r(shí)，其他部門在該區(qū)域的情況；過程方法按照PDCA的步驟；檢查表的重點(diǎn)對對質(zhì)量管理體系應(yīng)該是對產(chǎn)品質(zhì)量有重要影響的過程和活動；對環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系應(yīng)是與重大環(huán)境因素、不可允許風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的運(yùn)行和活動以及應(yīng)急情況的預(yù)防措施和響應(yīng)能力。

3.2 審核實(shí)施

實(shí)施技術(shù)中心內(nèi)審時(shí)，應(yīng)按照程序進(jìn)行，包含首次會議的召開、實(shí)施審核、形成審核結(jié)論、末次會議的召開，后續(xù)的跟蹤驗(yàn)證。

3.2.1 審核信息來源

審核信息主要來源包含：受審核部門的人員的面談；對活動、工作環(huán)境和周圍條件的觀察；相關(guān)的文件和信息；相關(guān)記錄；數(shù)據(jù)的匯總、分析和績效指標(biāo)；受審核方所采用的抽樣方案的信息；來自外部的信息；技術(shù)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站的信息。

圖1 內(nèi)部審核示意

3.2.2 信息的收集和驗(yàn)證

信息收集包括：與審核目的、范圍、準(zhǔn)則相關(guān)的信息；與職能、活動與過程間接口有關(guān)的信息；可能驗(yàn)證的信息才能作為審核證據(jù)；審核證據(jù)應(yīng)當(dāng)記錄。

3.2.3 審核面談

3.2.3.1 提問方式可按下面的方式進(jìn)行

提問的方式應(yīng)盡可能采取直接肯定或否定的方式回答、探測方式、假設(shè)方式以及鼓勵的方式進(jìn)行，例如：

a）所以房間都能免費(fèi)寬帶上網(wǎng)嗎？（肯定/否定）

b）你認(rèn)為哪些客人很關(guān)注這項(xiàng)服務(wù)？（探測）

c）如果網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障怎么辦？（假設(shè)）

d）那您后來怎么處理的？（鼓勵）

3.2.3.2 面談的注意事項(xiàng)

首先面談人員應(yīng)在審核范圍內(nèi)、承擔(dān)相關(guān)任務(wù)；面談地點(diǎn)應(yīng)確定在工作時(shí)間，并且在正常工作地點(diǎn)；面談氣氛應(yīng)盡可能的輕松、愉快，且審核人員應(yīng)平易近人；面談應(yīng)首先輕松話題開始，解釋面談的原因和記錄的原因；面談過程中應(yīng)關(guān)注對方，避免有傾向性答案的問題；面談結(jié)束后應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和評審面談的結(jié)果，感謝對方；針對面談過程中有疑惑時(shí)可通過其他途徑印證。

3.2.4 審核過程可查閱的信息

審核過程中應(yīng)查閱的資料包含四大類：手冊、程序、作業(yè)指導(dǎo)書，標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則、規(guī)范，計(jì)劃、方案，各種報(bào)告、記錄、電子資料，檢驗(yàn)、檢測、監(jiān)測、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算數(shù)據(jù)、圖紙、樣品，清單、臺帳、表格及各種記錄。

3.2.5 審核過程可能發(fā)現(xiàn)的問題點(diǎn)

在審核過程中，主要的任務(wù)是發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)，問題點(diǎn)主要體現(xiàn)在與行業(yè)法律法規(guī)、規(guī)范、作業(yè)規(guī)程不符合；現(xiàn)場作業(yè)環(huán)境與標(biāo)準(zhǔn)不符合；管理的賬、物、卡、堆、放、碼、標(biāo)、防、運(yùn)、交等與規(guī)定不符；監(jiān)視、測量設(shè)備沒有標(biāo)示狀態(tài)；使用未受控的檢測設(shè)備；現(xiàn)場物料、產(chǎn)品的運(yùn)輸、存放、標(biāo)識不規(guī)范；違規(guī)操作等。

3.2.6 審核記錄

審核記錄包括以下要素：所會見的關(guān)鍵人員；文件編號和修改版號；設(shè)備名稱、編號、及其校準(zhǔn)狀態(tài)；物品的標(biāo)識；必要的人員標(biāo)識；參照的文件的版本號和段落號、內(nèi)容；工作環(huán)境；類似流程圖的草稿；審核活動。

3.2.7 基于過程方法的審核思路

過程審核要了解組織的業(yè)務(wù)活動，明確其對輸入、輸出、活動和資源的控制要求，按照PDCA的思路對工程進(jìn)行審核。

a）是否識別過程并確定過程目標(biāo)；P

b）是否確定輸入及輸入的要求；P

c）是否確定需開展的活動、順序和職責(zé)；P

d）是否確定開展活動所需的資源要求；P

e）是否確定實(shí)施、檢查和改進(jìn)過程的準(zhǔn)則和方法，并（適當(dāng)時(shí)）形成文件；P

f）是否按要求配置資源；D

g）是否按執(zhí)行程序?qū)嵤┻^程；D

h）是否將該貴哦成的輸出提供給相關(guān)過稱作為輸入；D

i）是否對過程進(jìn)行了監(jiān)視、測量；C

j）當(dāng)過程未達(dá)到策劃結(jié)果時(shí)，是否采取了糾正、糾正措施或預(yù)防措施，以消除不符合、不符合的原因或潛在的不符合的原因。A

3.2.8 不符合項(xiàng)報(bào)告

審核過程中用于描述不滿足要求現(xiàn)狀的文件稱為不符合項(xiàng)報(bào)告。不符合項(xiàng)報(bào)告的要素（5W1H）：發(fā)現(xiàn)區(qū)域（where），發(fā)生的時(shí)間（when），不符合的事實(shí)、結(jié)果（what），誰說的或誰做的（who），程度描述（how），審核準(zhǔn)則（why）。

不符合項(xiàng)報(bào)告要求應(yīng)簡單明了，只陳述客觀事實(shí)，不分析、猜測、推測，便于理解，包含必要的細(xì)節(jié)，便于追溯。

不符合項(xiàng)按照嚴(yán)重程度分類嚴(yán)重不符合和一般不合格，嚴(yán)重不合格主要是嚴(yán)重不符合審核準(zhǔn)則，結(jié)果可能導(dǎo)致體系失效，已導(dǎo)致了或可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果，同類一般不符合項(xiàng)太多而造成系統(tǒng)失效等。

一般不符合項(xiàng)，輕微不符合審核準(zhǔn)則，孤立的、偶然的、輕微地違反要求，可能或已經(jīng)造成的后果不嚴(yán)重，影響不大等。

3.2.9 審核中的溝通

在審核過程中，應(yīng)進(jìn)行必要的溝通，主要是介紹審核進(jìn)展和審核發(fā)現(xiàn)；交流有關(guān)的審核信息；討論審核發(fā)現(xiàn)。確定不符合項(xiàng)及程度；匯報(bào)審核中的疑點(diǎn)或線索，提出相應(yīng)意見；適當(dāng)調(diào)整審核計(jì)劃；必要時(shí)，將內(nèi)部會議結(jié)果通報(bào)給受審核方；征求對方對審核的意見。

3.2.10 末次會議

在有關(guān)審核的全部調(diào)查和討論工作完成后后，組織召開末次會議，只要目的是報(bào)告審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論。

在末次會議召開前，審核組內(nèi)部應(yīng)進(jìn)行交流和溝通，進(jìn)行交流、匯總、分析、歸納、總結(jié)所有審核信息，并且針對審核目的，評審審核發(fā)現(xiàn)，確定審核發(fā)現(xiàn)，包括不符合項(xiàng)及不符合程度，并對審核結(jié)論達(dá)成一致，編寫不符合項(xiàng)報(bào)告、審核報(bào)告及相關(guān)的文件

3.2.11 審核報(bào)告

末次會議完成后，進(jìn)行審核報(bào)告的編寫，一般審核報(bào)告包括以下內(nèi)容：識別標(biāo)志，審核組組長及成員，審核目的、范圍、準(zhǔn)則，審核概述，審核發(fā)現(xiàn)，審核結(jié)論。

4、審核技術(shù)

在審核過程中，內(nèi)審員應(yīng)進(jìn)行審核角色轉(zhuǎn)換，心里學(xué)研究表明，人們都有陷入習(xí)慣的行為方式與熟悉領(lǐng)域的傾向。這樣的好處顯而易見：能夠采取已經(jīng)證明行之有效地方法，集中注意力，高效地完成任務(wù)。而其弱點(diǎn)在于容易陷于一個(gè)慣性思維和行為模式，不能跳出習(xí)慣的小圈子，用更廣闊和更全面的眼光來看待和解決問題。因此，這種做法的結(jié)果是保證了專業(yè)性的同時(shí)，又產(chǎn)生了一定的局限性。在一體化審核過程中，容易出現(xiàn)這樣一種現(xiàn)象：雖然是一體化審核，要考慮三方面的管理要求及其協(xié)調(diào)性。但是實(shí)際上審核員往往還是更加關(guān)注自己熟悉的領(lǐng)域的管理要求而對于審核應(yīng)關(guān)注的其他管理系統(tǒng)，審核員或者表現(xiàn)為缺乏關(guān)注或缺少職業(yè)敏感性，或者超越其他標(biāo)準(zhǔn)要求自動切換到自己的熟悉領(lǐng)域來。

5、審核重點(diǎn)

針對質(zhì)量管理體系的審核，重點(diǎn)關(guān)注與產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程相關(guān)的關(guān)鍵過程，以及相關(guān)的管理過程與支持過程，從而保證滿足顧客要求和提升顧客滿意。通常表現(xiàn)為顧客溝通、設(shè)計(jì)和開發(fā)、采購、產(chǎn)品提供等過程和職能。

針對環(huán)境類的審核，重點(diǎn)關(guān)注與產(chǎn)品、活動相關(guān)的重要環(huán)境因素及其影響的識別、評價(jià)與控制。通常表現(xiàn)為對水、氣、聲、渣等污染物的控制過程和職能。

針對職業(yè)健康安全類的審核，重點(diǎn)關(guān)注非預(yù)期產(chǎn)品的職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)的識別、評價(jià)與控制。通常表現(xiàn)為對重大危險(xiǎn)源的控制過程和職能。

6、結(jié)束語

體系內(nèi)審審核的方式具有系統(tǒng)性和獨(dú)立性的特點(diǎn)。系統(tǒng)性是指被審核的所有要素都應(yīng)覆蓋；獨(dú)立性是為了使審核活動獨(dú)立于被審核部門和單位，以確保審核的公正和客觀。內(nèi)部審核還能夠向管理者反饋以事實(shí)為依據(jù)的真實(shí)全面的信息，幫助管理者反思以往決策的正確性與有效性，同時(shí)揭示組織的實(shí)際能力，為公司高層進(jìn)行成功的管理提供非常有價(jià)值的信息輸入；同時(shí)，也可以在公司外審活動中占據(jù)主動權(quán)。另一方面，提升了內(nèi)審員的專業(yè)水平，確保體系持續(xù)有效的進(jìn)行。

[1] GB/T 19001—2008質(zhì)量管理體系.業(yè)績改進(jìn)指南（idt ISO 9001: 2008）.

[2] GB/T 19021.1—1993質(zhì)量體系審核指南 第1部分：審核1）(idt ISO10011-1：1990) .

[3] ISO/TS16949:2009 質(zhì)量管理體系—汽車生產(chǎn)件及相關(guān)維修零部件運(yùn)用ISO90001的特別要求.

Discuss for Internal audit Development in Orgnazition

Tong Bo, Tian Weiqin, Pu Songbai
（Technique center, Anhui Jianghuai Automobile Co., Ltd., Anhui Hefei 230601）

Internal audit as an important management method can timely find the problem, and forces to correct or prevention. And internal audit as a self improvement mechanism, make its continued to maintain its effectiveness, and continuous improvement, continuous improvement. The paper introduces the definition of the internal audit, Audit approach, importance.

Internal audit; Audit approach; Audit point

U461.9

A

1671-7988(2016)07-250-03

童波，就職于安徽江淮汽車股份有限公司技術(shù)中心。

10.16638/j.cnki.1671-7988.2016.07.080