張?zhí)m萍

（廣東省科技創(chuàng)新監(jiān)測研究中心，廣東廣州　510033）

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廣東科研項(xiàng)目預(yù)算跟蹤管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)探討*
——基于用友賬務(wù)系統(tǒng)

張?zhí)m萍

（廣東省科技創(chuàng)新監(jiān)測研究中心，廣東廣州510033）

摘要：為了及時、動態(tài)地在項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目中期檢查、項(xiàng)目驗(yàn)收階段對項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行事前、事中、事后跟蹤管理，建立科研項(xiàng)目預(yù)算信息數(shù)據(jù)庫，與現(xiàn)有的用友賬務(wù)銜接，可以為各級用戶提供科研經(jīng)費(fèi)的動態(tài)檢索、查詢、分析及調(diào)控的功能。通過對科研經(jīng)費(fèi)動態(tài)查詢、不定期分析、預(yù)算預(yù)警控制等，規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理，提高科研項(xiàng)目合同預(yù)算的執(zhí)行率，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的剛性相關(guān)約束，規(guī)范財(cái)政資金的使用，提高財(cái)政資金的使用效率。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目；預(yù)算跟蹤管理；用友賬務(wù)

隨著全球科技經(jīng)濟(jì)一體化趨勢的增強(qiáng)，國家對科學(xué)事業(yè)的日益重視，科技投入和科研支出日益增加，隨著科技投入力度的不斷增強(qiáng)，同時隨著以部門預(yù)算、政府采購和國庫集中支付制度為主要內(nèi)容的預(yù)算管理改革的開展，科研所逐步建立起預(yù)算管理制度。目前，廣東科研項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)據(jù)存放在廣東科技業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)，項(xiàng)目下達(dá)后，項(xiàng)目的執(zhí)行數(shù)據(jù)存放在會計(jì)信息系統(tǒng)，這些獨(dú)立的信息系統(tǒng)如同一個個“信息孤島”，科研經(jīng)費(fèi)管理的信息無法實(shí)時地集成、共享和利用?？蒲许?xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理都是滯后管理，預(yù)算執(zhí)行差異大，預(yù)算變更隨意，失去了剛性約束力，而且項(xiàng)目往往是驗(yàn)收時項(xiàng)目負(fù)責(zé)人才發(fā)現(xiàn)預(yù)算差異大，才急忙申請預(yù)算變更手續(xù)。為實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息的有效共享，在項(xiàng)目管理過程中對項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時跟蹤管理，建立科研項(xiàng)目預(yù)算管理系統(tǒng),具有重要的橋梁紐帶作用。

1　預(yù)算管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路

1.1預(yù)算管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目的

為了及時動態(tài)地實(shí)現(xiàn)對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行跟蹤管理，及時反映科研經(jīng)費(fèi)各時點(diǎn)、各階段預(yù)算執(zhí)行率、預(yù)算差異率，及時發(fā)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)經(jīng)費(fèi)使用中的問題，同時滿足財(cái)務(wù)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、各管理層對科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算、收支和執(zhí)行情況的了解，提出建設(shè)一套科學(xué)、合理的適合廣東科研項(xiàng)目預(yù)算跟蹤管理系統(tǒng)，以期進(jìn)一步提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理水平，提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的合理合規(guī)性和預(yù)算執(zhí)行率，提高財(cái)政資金的使用效率。

1.2預(yù)算管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)框架

本預(yù)算管理系統(tǒng)是一個基于用友數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)，用戶無須重新安裝新軟件，只需通過增加預(yù)算管理模塊即可訪問。也無需重新錄入科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出相關(guān)原始憑證，通過共享用友數(shù)據(jù)庫賬務(wù)信息，完成預(yù)算管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。預(yù)算管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源有三方面：①來源于用友財(cái)務(wù)模塊數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，主要提供項(xiàng)目支出核算信息；②來源于本模塊數(shù)據(jù)庫，主要提供項(xiàng)目預(yù)算信息；③來源于外部導(dǎo)入數(shù)據(jù),主要是參與單位導(dǎo)入項(xiàng)目支出數(shù)據(jù)。

1.3預(yù)算管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

由圖1所示,科研項(xiàng)目預(yù)算跟蹤管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖有以下模塊：

（1）登錄模塊，系統(tǒng)登錄模塊是預(yù)算管理系統(tǒng)的大門。

（2）系統(tǒng)主界面，用戶登陸成功后,進(jìn)入系統(tǒng)界面,狀態(tài)欄里會顯示用戶的信息和登錄時間，用戶通過菜單欄選擇進(jìn)入功能模塊。

系統(tǒng)根據(jù)用戶的職權(quán)分配不同的權(quán)限，如帳務(wù)人員僅具有代碼設(shè)置、賬務(wù)處理、數(shù)據(jù)查詢的權(quán)限,而系統(tǒng)管理員則僅具有系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)庫校驗(yàn)備份的權(quán)限。用戶登錄時,所在用戶組所不具有權(quán)限的功能模塊按鈕將變成灰色，無法使用，這樣可以進(jìn)一步提高系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。

圖1　科研項(xiàng)目預(yù)算跟蹤管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

（3）系統(tǒng)設(shè)置模塊，該模塊包括用戶設(shè)置、用戶密碼修改、數(shù)據(jù)庫連接設(shè)置、打印機(jī)設(shè)置四個子功能模塊。

（4）基礎(chǔ)資料模塊，該模塊包括項(xiàng)目資料設(shè)置、項(xiàng)目類別設(shè)置、科目對接設(shè)置、參與單位信息設(shè)置四個子功能模塊。

其中項(xiàng)目類別設(shè)置是用來設(shè)定科研項(xiàng)目的不同分類的,如“廣東產(chǎn)業(yè)技術(shù)創(chuàng)新與科技金融結(jié)合專項(xiàng)資金、廣東省公益研究與能力建設(shè)專項(xiàng)、廣東省基礎(chǔ)與應(yīng)用基礎(chǔ)研究專項(xiàng)、廣東省前沿與關(guān)鍵技術(shù)創(chuàng)新專項(xiàng)、廣東省協(xié)同創(chuàng)新與平臺環(huán)境建設(shè)專項(xiàng)”。因?yàn)槊總€科研項(xiàng)目類別的具體管理科目都不相同,因此必須認(rèn)真區(qū)分設(shè)置。

科目設(shè)置是本系統(tǒng)中非常重要的一個模塊,直接關(guān)系到科研項(xiàng)目預(yù)算管理的核心。

（5）賬務(wù)處理模塊，該模塊是科研項(xiàng)目預(yù)算管理系統(tǒng)的核心部分,具體分為項(xiàng)目科目限額設(shè)置和賬務(wù)處理兩個子功能模塊。

對科研項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算管理,最重要的就是要對科研項(xiàng)目進(jìn)行限額控制,明確其收支情況,以便進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督和審核，因此,對項(xiàng)目各個科目的分配額度進(jìn)行準(zhǔn)確設(shè)置,就能達(dá)到監(jiān)督、預(yù)警效果。

（6）數(shù)據(jù)查詢及報(bào)表模塊，具體分支出支出情況查詢模塊和執(zhí)行情況查詢模塊。

支出情況查詢模塊分為為主承擔(dān)單位項(xiàng)目總賬查詢、項(xiàng)目明細(xì)賬查詢和參與單位項(xiàng)目明細(xì)賬查詢3個模板。財(cái)務(wù)人員可以通過本模塊查詢到各科研項(xiàng)目的詳細(xì)支出情況。

執(zhí)行情況查詢分為項(xiàng)目總預(yù)算執(zhí)行情況查詢、主承擔(dān)單位項(xiàng)目執(zhí)行情況查詢、參與單位項(xiàng)目執(zhí)行情況。財(cái)務(wù)管理人員通過項(xiàng)目科目預(yù)算額度的設(shè)置與執(zhí)行情況的對比、差異分析，可以及時了解到每個項(xiàng)目參與主體每個科目的執(zhí)行情況，及時控制、調(diào)整各科目的預(yù)算情況，若是因項(xiàng)目開展需要，變更預(yù)算，應(yīng)及時辦理項(xiàng)目預(yù)算變更手續(xù)。

2　預(yù)算管理系統(tǒng)重點(diǎn)要解決的關(guān)鍵問題

2.1科研課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算科目與會計(jì)科目轉(zhuǎn)換關(guān)系管理

財(cái)政廳、科技廳共同制訂定的《廣東省產(chǎn)業(yè)技術(shù)創(chuàng)新與科技金融結(jié)合專項(xiàng)資金管理辦法》、《廣東省公益研究與能力建設(shè)專項(xiàng)資金管理辦法》、《廣東省基礎(chǔ)與應(yīng)用基礎(chǔ)研究專項(xiàng)資金（省自然科學(xué)基金）管理辦法》、《廣東省前沿與關(guān)鍵技術(shù)創(chuàng)新專項(xiàng)資金管理辦法》、《廣東省協(xié)同創(chuàng)新與平臺環(huán)境建設(shè)專項(xiàng)資金管理辦法》要求，將項(xiàng)目課題經(jīng)費(fèi)分為直接費(fèi)用和間接費(fèi)用，其中，直接費(fèi)用主要是：設(shè)備購置、原材料、測試化驗(yàn)加工費(fèi)、會議費(fèi)、差旅費(fèi)、人員費(fèi)、知識產(chǎn)權(quán)費(fèi)、專家勞務(wù)費(fèi)、直接支出的其他支出。

科研單位執(zhí)行的是財(cái)政部《科學(xué)事業(yè)單位會計(jì)制度》，明細(xì)科目是按照政府分類科目設(shè)置，因此導(dǎo)致科研項(xiàng)目的“預(yù)算收支科目”與財(cái)務(wù)賬務(wù)處理的“會計(jì)科目”口徑不一致。能否合理地將財(cái)務(wù)賬務(wù)處理的“會計(jì)科目”歸集匯總到科研項(xiàng)目的“預(yù)算收支科目”，能否系統(tǒng)建立經(jīng)費(fèi)預(yù)算科目與會計(jì)科目之間的邏輯轉(zhuǎn)換關(guān)系并建立數(shù)據(jù)間的一一對應(yīng)，決定了科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行率，是決定預(yù)算跟蹤管理系統(tǒng)是否有效的關(guān)鍵問題。

2.2項(xiàng)目參與單位數(shù)據(jù)的對接

科研項(xiàng)目的參與單位組織形式多元，有企業(yè)、高校、事業(yè)單位、社會團(tuán)體，每個組織形式的會計(jì)核算制度都不一致，因此，在匯總參與單位數(shù)據(jù)的時候就面臨著會計(jì)科目核算轉(zhuǎn)化的問題。考慮到每個組織形式、會計(jì)制度、會計(jì)核算的不統(tǒng)一性，同時為了保障系統(tǒng)的可開發(fā)性和實(shí)操性，應(yīng)在系統(tǒng)外將參與單位項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行初步轉(zhuǎn)化。參與單位應(yīng)提供項(xiàng)目明細(xì)賬和項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)人員將項(xiàng)目執(zhí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為十三個科目的項(xiàng)目數(shù)據(jù)后，再導(dǎo)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。

2.3預(yù)算預(yù)警系統(tǒng)的設(shè)置

預(yù)算預(yù)警系統(tǒng)預(yù)設(shè)置幾層預(yù)算預(yù)警系統(tǒng)。項(xiàng)目管理人員根據(jù)各項(xiàng)目的預(yù)算情況設(shè)置項(xiàng)目的預(yù)警設(shè)置，如果科研經(jīng)費(fèi)支出單一科目的發(fā)生額超過預(yù)算預(yù)警百分比，出現(xiàn)警告提示。出現(xiàn)警告提示時，系統(tǒng)歸集超預(yù)算的相關(guān)數(shù)據(jù)，形成預(yù)算分析報(bào)表和超預(yù)算的明細(xì)情況，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時了解項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況，了解警告的情況——是支出不規(guī)范、不合理，還是確因項(xiàng)目進(jìn)展需要？如確因項(xiàng)目進(jìn)展需要，需及時向項(xiàng)目主管部門提交預(yù)算變更申請。

科研項(xiàng)目預(yù)算管理是科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)過程管理中的重難點(diǎn)，通過建立科研項(xiàng)目預(yù)算跟蹤管理系統(tǒng)，可以有效地對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)實(shí)時動態(tài)管理與事前、事中控制，為規(guī)范科研機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)管理提供很好的信息化支撐。

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作者簡介：張?zhí)m萍（1987-），女，會計(jì)師，碩士，研究方向?yàn)轭A(yù)算管理、內(nèi)部控制、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理。

*基金項(xiàng)目：廣東省科技計(jì)劃項(xiàng)目“科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)跟蹤管理研究”（2013B061800013）