吳盛海

摘要：機(jī)關(guān)檔案工作是新的歷史時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作面臨的新任務(wù)和新要求。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》與《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》有關(guān)規(guī)定，各地區(qū)機(jī)關(guān)應(yīng)該從多方面入手，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程工作。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；管理工作；素質(zhì)

機(jī)關(guān)檔案工作者要牢固樹立活到老、學(xué)到老的思想，增強(qiáng)創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)，強(qiáng)化政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以優(yōu)良的作風(fēng)和過(guò)硬的素質(zhì)，立足崗位，扎實(shí)工作，不斷適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、健全的檔案工作制度

為了保證機(jī)關(guān)檔案工作的順利開展必須建立健全機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度。在我市近幾年的檔案工作執(zhí)法檢查中，我們發(fā)現(xiàn)，有相當(dāng)一部分機(jī)關(guān)單位沒有健全的檔案工作制度，有的單位甚至根本就沒有建立檔案工作制度。由于缺乏制度的指導(dǎo)和約束，檔案人員一味埋頭苦干，結(jié)果檔案的整理不規(guī)范，檔案的保管不合要求，檔案的利用也達(dá)不到應(yīng)有的效果。大家都知道，完善的制度是進(jìn)行高效管理的手段，任何一項(xiàng)工作的順利開展，都需要以相的制度做保障所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，要使機(jī)關(guān)檔案工作有章可循、有法可依，機(jī)關(guān)檔案部門必須建立縫全機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度并納入有關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任中監(jiān)督實(shí)施。機(jī)關(guān)檔案工作需要建立的規(guī)章制度主要有：其一檔案的歸檔制度（主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求）；其二檔案的保管制度（主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施）：其三檔案的保密制度（3z要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求）；其四檔案的利用制度（主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)）。

二、機(jī)關(guān)檔案人員除了做好檔案的整理，還要做好檔案的收集、保管和利用

檔案的收集、整理、保管和利用是檔案實(shí)體管理的基本流程。收集是檔案部門積累檔案的手段，是檔案工作的起點(diǎn)；整理是將無(wú)序的檔案有序化，是檔案工作的重點(diǎn)；保管為延長(zhǎng)檔案壽命提供物質(zhì)保障，是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；利用則是檔案工作的最終目的，檔案的價(jià)值由此體現(xiàn)。檔案收集、整理、保管及利用工作的要求是“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、有效利用”，這同時(shí)也是檔案工作的目標(biāo)和方向。機(jī)關(guān)檔案人員必須緊緊圍繞這十六個(gè)字開展機(jī)關(guān)檔案工作。其一收集齊全收集為檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象，收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的后續(xù)工作，因此檔案收集應(yīng)盡可能做到齊全。日常的收集工作要注意三點(diǎn)：① 注意收集賬外文件，即本機(jī)關(guān)收發(fā)文登記薄未登記的文件，如各種計(jì)劃、總結(jié)、大事記、黨的會(huì)議記錄、協(xié)議等；②注意收集組織人事部門手中的文件，如人事方面的登記表、審批表、介紹信、存根、花名冊(cè)等；③注意收集聲像、實(shí)物等非紙質(zhì)材料的檔案，如錄音（像）帶、相片、各種獎(jiǎng)狀、證書、錦旗等。其二整理規(guī)范檔案整理工作在檔案總體管理中具有重要意義，它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，因此檔案整理必須規(guī)范。檔案的整理，從分類、組合、排列，到編號(hào)、編目、裝訂、裝盒，每個(gè)環(huán)節(jié)都有其標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案人員要主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟悉每個(gè)環(huán)節(jié)的操作方法，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，規(guī)范整理檔案。其三安全保管要廣泛、長(zhǎng)久地發(fā)揮檔案的作用，就必須將檔案妥善保管，維護(hù)檔案的安全。①應(yīng)根據(jù)保存檔案的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫(kù)房和柜架。庫(kù)房要堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施；②應(yīng)根據(jù)工作需要增置溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、收錄機(jī)、照相機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)等；③應(yīng)定期對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，如遇特殊情況應(yīng)及時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決。其四有效利用為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作需要提供利用檔案，是檔案工作任務(wù)的中心環(huán)節(jié)，是檔案工作的根本目的。要做到檔案的有效利用：①機(jī)關(guān)檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動(dòng)了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，做好提供利用工作；②機(jī)關(guān)檔案部門必須編制《案卷目錄》，并根據(jù)利用工作的需要編制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}目錄（卡片）；③機(jī)關(guān)檔案人員應(yīng)開展檔案史料的編研工作，積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等。

三、良好的工作環(huán)境和嚴(yán)格的教育機(jī)制是提高機(jī)關(guān)檔案管理工作者素質(zhì)的重要途經(jīng)

其一營(yíng)造良好的工作環(huán)境。檔案工作是一項(xiàng)枯燥乏味、不易出成績(jī)的工作，是一個(gè)冷門崗位，很多人不愿意去從事這項(xiàng)工作，但是這項(xiàng)工作是反映一個(gè)單位發(fā)展過(guò)程，詳盡記錄一個(gè)單位各方面工作數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)性工作，為調(diào)查工作情況、出臺(tái)政策法規(guī)、核實(shí)人事資料等方面提供著重要依據(jù)。因此說(shuō)，機(jī)關(guān)要學(xué)會(huì)用政策留人、待遇留人、感情留人。從硬件上，按照現(xiàn)代化、科技化的要求，設(shè)立獨(dú)立的辦公、查閱、庫(kù)房三室，配備電腦、照相、錄像、打印、復(fù)印、傳真、掃描、碎紙機(jī)等管理設(shè)備和設(shè)施，安裝標(biāo)準(zhǔn)空調(diào)機(jī)，不斷改善檔案保管環(huán)境，為從事檔案管理工作的人員創(chuàng)造一個(gè)好工作環(huán)境。從軟件上，建立傾向檔案管理的政策，關(guān)心檔案管理工作者的政治進(jìn)步，關(guān)心他們的身心健康，提高他們的經(jīng)濟(jì)待遇，為檔案管理工作提供充足的經(jīng)費(fèi)，支持他們搞科研創(chuàng)新，加大獎(jiǎng)勵(lì)的力度，以良好的發(fā)展環(huán)境，使他們樂于從事檔案工作，進(jìn)而激發(fā)他們工作的積極性和主動(dòng)性。其二加大教育培訓(xùn)力度。培養(yǎng)和提高檔案管理工作者素質(zhì)，關(guān)鍵是教育。為此，一要抓好繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對(duì)檔案工作者進(jìn)行知識(shí)和技術(shù)更新、提高的有效途徑。要組織好檔案管理工作者積極參加人事部門、檔案部門組織的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，學(xué)會(huì)現(xiàn)代化的管理手段，增加對(duì)新生事物的理解和把握，不斷提高自身創(chuàng)造能力及管理水平，以促進(jìn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展；二要拓寬教育的方式。要改變傳統(tǒng)的教學(xué)模式，變填鴨式教學(xué)為互動(dòng)啟發(fā)式教學(xué)，注重教育的針對(duì)性和實(shí)效性，注重創(chuàng)新性思維的開發(fā)，采取座談?dòng)懻撆c外出學(xué)習(xí)考察相結(jié)合的形式，激發(fā)檔案管理工作者參與學(xué)習(xí)教育的積極性；三要提高教育的質(zhì)量。要改變過(guò)去為了學(xué)而學(xué)，學(xué)用相脫節(jié)的錯(cuò)誤做法，組建高水平的教師隊(duì)伍，提高教學(xué)質(zhì)量，嚴(yán)格教育考核機(jī)制，把學(xué)習(xí)成績(jī)作為衡量工作實(shí)績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)之一，把理論研究成果作為職級(jí)晉升的重要依據(jù)，以鼓勵(lì)和培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案工作管理人才。

總之，要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，應(yīng)當(dāng)提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作創(chuàng)新，不斷加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件等工作。