史海燕

摘 要：產(chǎn)品檔案管理工作是基層研究所一項基礎(chǔ)性工作，文章從目前從事橡膠與密封研究所產(chǎn)品檔案管理工作遇到的問題出發(fā)，分析了如何做好基層研究所檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容，希望對于目前科研生產(chǎn)院所檔案管理工作具有參考價值。

關(guān)鍵詞：基層研究所 產(chǎn)品檔案 檔案管理

中圖分類號：F273.2 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）05-221-01

一、研究意義

生產(chǎn)檔案作為基層研究所產(chǎn)品科研生產(chǎn)過程中的真實記錄，不僅代表著產(chǎn)品生產(chǎn)過程的歷史，也代表著我們單位生產(chǎn)運營的歷史過程，更是促進我們單位事業(yè)持續(xù)有效發(fā)展的重要依據(jù)。生產(chǎn)檔案管理工作已成為基層研究所基礎(chǔ)性管理工作不可或缺的一部分，做好基層研究所生產(chǎn)檔案管理工作意義非凡。

二、檔案相關(guān)定義與分類

（一）定義

檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

檔案是指反映企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項活動、國家建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料。

本文所指的檔案是橡膠與密封研究所批量或小批量生產(chǎn)密封劑、橡膠膠料和橡膠制品以及非金屬試驗室檢測過程中形成的、具有保存價值的合同、原材料質(zhì)量證明、生產(chǎn)流程卡、生產(chǎn)記錄、檢測記錄等具有保存價值的文件材料。

（二）分類

目前基層研究所涉及檔案按檔案性質(zhì)分，可分為科研生產(chǎn)檔案和產(chǎn)品生產(chǎn)檔案；按體系劃分，可分為質(zhì)量體系檔案、宇航體系檔案、實驗室體系檔案，本文研究的是產(chǎn)品生產(chǎn)檔案和非金屬試驗室檢測記錄。

三、目前基層研究所檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案意識薄弱

生產(chǎn)檔案管理作為基礎(chǔ)性管理工作往往引不起高度重視。一般情況下，基層研究所大部分人員致力于科研、生產(chǎn)的發(fā)展工作，生產(chǎn)檔案工作最為基礎(chǔ)性管理工作，往往不受重視，認為檔案管理工作可有可無，這樣容易導(dǎo)致歸檔不及時甚至檔案缺失的問題。

（二）檔案管理缺乏有效培訓(xùn)體系

目前基層研究所從事檔案管理工作的均是兼職人員，絕大部分沒有專業(yè)的檔案管理知識背景，且人員流動性較大，而歸檔任務(wù)繁重，往往都是進行簡單的檔案管理過程培訓(xùn)，沒有統(tǒng)一的檔案管理相關(guān)知識培訓(xùn)，對于檔案收集人員往往存在檔案收集不全、整理不到位的問題，對于檔案管理人員容易存在歸檔資料檢查不全面、歸檔流程不清晰的問題。

（三）信息不對稱

基層研究所目前歸檔范圍主要包括生產(chǎn)檔案和試驗室檢驗檔案，生產(chǎn)檔案一般依據(jù)合同歸檔，兼職檔案管理人員對實際應(yīng)歸檔數(shù)量和合同履行率情況不了解，缺乏統(tǒng)一的信息檢索平臺，只能電話或郵件實時告知及時歸檔，對于實際應(yīng)完成情況無法考核，這樣容易導(dǎo)致部分合同未歸檔的情況。

四、如何做好基層研究所檔案管理工作

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)和員工重視程度

要想持續(xù)做好產(chǎn)品檔案管理工作，必須提高領(lǐng)導(dǎo)和員工意識，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接決定了檔案管理工作的地位。首先，可以成立基層研究所檔案管理小組，由研究所領(lǐng)導(dǎo)為組長，兼職檔案員和各班組長為組員；其次，檔案管理小組對每年檔案管理工作進行部署，年初有計劃、年底有總結(jié)，每季度各班組根據(jù)實際合同任務(wù)進行檔案管理工作總結(jié)，并根據(jù)獎懲制度進行考核，提高檔案管理工作的重要性；第三，定期組織各班組歸檔人員的溝通交流會，讓從事檔案管理工作的人員感受到該項工作的重要性和價值性，同時也能就實際檔案管理工作中遇到的問題進行交流，切實提高檔案管理從事人員的工作積極性和工作熱情；第四，落實檔案管理工作相關(guān)考核激勵制度。通過考核激勵，不僅能夠起到約束作用，同時也能有效調(diào)動員工的主動性，提高工作成就感。

（二）建立檔案管理工作培訓(xùn)體系

基層研究所檔案工作細致、繁瑣，檔案管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平在很大程度上決定了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，針對目前基層研究所檔案管理工作人員的設(shè)置情況，建立一個有效的培訓(xùn)體系至關(guān)重要。首先，加強崗前培訓(xùn)?；A(chǔ)研究所人員流動性大，但交接工作未必做到及時有效和全面，因此對于從事檔案管理工作的人員必須進行崗前培訓(xùn)，讓其熟悉檔案業(yè)務(wù)流程。第二，加強檔案管理知識（業(yè)務(wù)）培訓(xùn)。這個不僅要針對兼職檔案人員，也要對全員進行宣貫，檔案主管部門可以定期對基層研究所兼職人員進行相關(guān)知識培訓(xùn)，拓展兼職檔案管理員的理論知識和業(yè)務(wù)水平，同時由兼職檔案人員對其研究所各部門兼職歸檔人員進行知識宣貫，分層逐級提高全員檔案管理意識。第三，不定期組織向外單位先進檔案管理部門學習，了解先進檔案管理經(jīng)驗和做法，并結(jié)合自身工作思考借鑒之處。

（三）運用管理工具進行檔案管理工作

首先，基層研究所根據(jù)自身檔案特點，可將檔案管理流程進行標準化作業(yè)。檔案管理工作流程主要包括：收集、整理、核對、組卷、保管和管理利用等，基層研究所可以將每一步驟進行標準化作業(yè)，每一步驟明確工作流程、負責人、時間節(jié)點等要求，讓檔案管理工作更直觀、更標準化；第二，將檔案管理工作納入信息化系統(tǒng)。利用信息化系統(tǒng)，基層研究所檔案管理工作人員可以隨時查閱應(yīng)歸檔合同情況，實時監(jiān)督相關(guān)人員及時歸檔，保證歸檔資料的齊全性。同時，可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版形式后存入信息化系統(tǒng)，全方位對檔案進行備份和保護。

綜上所述，在新形勢新任務(wù)要求下，產(chǎn)品生產(chǎn)檔案管理標志著產(chǎn)品生產(chǎn)的歷史，也是產(chǎn)品生產(chǎn)過程追溯的源泉，做好基層研究所檔案管理工作也越發(fā)重要，要求我們在實際工作中不斷持續(xù)改進，促進檔案管理工作又好又快發(fā)展。

參考文獻：

[1] 王秀霞.關(guān)于加強檔案管理的相關(guān)思考.中國化工貿(mào)易，2014（31）

[2] 賈桂玲.檔案管理存在問題分析及對策.科技博覽，2011（22）

（作者單位：北京航空材料研究院 北京 100000）

（責編：賈偉）