周楓

摘要：本文在對IPT模式的內涵與特點進行介紹的同時，針對IPT模式對企業(yè)檔案管理工作產生的影響，提出知識管理是實現(xiàn)IPT模式下企業(yè)檔案管理工作的有效措施。

關鍵詞：IPT企業(yè)檔案知識管理

隨著信息技術的發(fā)展，數(shù)字化條件下的并行協(xié)同工作環(huán)境正逐步建立，一種基于并行工程理念的先進項目管理組織模式“集成產品開發(fā)團隊”（IntegratedProductTeam，簡稱IPT）模式也隨之產生。這種團隊式項目管理組織模式，打破了按組織單位和專業(yè)分工的傳統(tǒng)工作模式，極大地提高了工作效率，優(yōu)化了系統(tǒng)組織結構，但是也對當前企業(yè)檔案管理工作造成了較大沖擊。

一、IPT模式概述

（一）IPT模式的內涵

IPT是以任務為導向，具有明確交付物，由跨單位、跨部門的不同專業(yè)人員和管理人員組成的聯(lián)合工作團隊。首先，IPT模式著眼整體產品而不是與產品有關的單一部門或專業(yè)，它打破了組織內部各機構單元的界限，是一種基于任務本身的多部門、多專業(yè)相互聯(lián)系的矩陣式項目管理組織形式。其次，IPT建立在并行工程原理的基礎上，是一種針對龐大、復雜項目的創(chuàng)新管理方式。所有IPT成員被委托以共同的目的、行為目標和工作方法。對于特定產品和目標，IPT團隊共同制訂計劃來確定和解決問題，集成、并行地進行決策，從而完成產品目標、滿足用戶要求。最后，IPT建立在組織變革的基礎上，是一種全新的相互信任、相互協(xié)調、相互溝通的組織文化。為完成產品的集成，IPT成員之間及IPT團隊之間需要銜接與合作，還需要不斷地與供應商、客戶交流。

（二）IPT模式的優(yōu)點及不足

1.優(yōu)點：IPT模式顛覆了傳統(tǒng)的串行組織模式，不再刻板地依從各個模塊之間的先后順序，而是讓下游的模塊事先參與進來，做到各種要素圍繞任務流轉。一是它較為機動、靈活，能夠隨項目的開發(fā)與結束進行組織或解散，實現(xiàn)資源的合理調配。二是它加強了不同部門之間的配合和信息交流，克服了直線職能結構中各部門脫節(jié)的現(xiàn)象，減少了部門之間因溝通不暢造成的差錯、報廢及返工。三是任務清晰、目標明確，各方面有專長的人參與項目，集成、并行地進行決策，實現(xiàn)產品目標。

2.不足：IPT成員來自各個職能部門，任務完成后需要回到原單位，因而容易產生臨時觀念，影響團隊成員的積極性。同時，項目負責人沒有足夠的激勵與懲治手段，對他們的管理較為困難。另外，IPT的工作性質要求其成員聽從IPT組長的指揮，而這往往引起原來職能部門領導的不滿。

二、IPT模式對企業(yè)檔案管理產生的影響

IPT模式下，項目組織從“職能式-弱矩陣”向“強矩陣”轉變，從“專業(yè)主導”向“產品主導”轉變，從“專業(yè)分工管理”向“各專業(yè)協(xié)同融合”轉變，項目組織管理模式的變革要求管理職責和管理流程的變化，必將給企業(yè)檔案管理工作帶來革新。

（一）管理對象：從實體管理到數(shù)據(jù)管理

IPT模式下，為方便溝通、提高效率，數(shù)字化協(xié)同設計平臺的建立勢在必行，關聯(lián)設計、三維審簽、數(shù)據(jù)發(fā)放等環(huán)節(jié)全部要在數(shù)字化協(xié)同設計平臺開展。一方面，隨著數(shù)據(jù)量的急劇增長，半結構化、非結構化數(shù)據(jù)如三維文件的大量產生，對系統(tǒng)、軟件等高度依存，傳統(tǒng)紙質管理模式難以為繼。另一方面，隨著串行模式到并行工程的轉變，設計、制造、交付、維修等產品全生命周期內各環(huán)節(jié)之間的耦合度增加，人員之間的協(xié)作與溝通更加頻繁，對信息共享、反饋要求更高，需要用信息流將各管理層次、并行工作小組、用戶、供應商等連接起來，做到信息流與物質流的一致與同步。為保證信息的準確性與及時性，有效推動項目進展，從實體管理到數(shù)據(jù)管理成為必然，而基于數(shù)據(jù)驅動的檔案管理也將更加開放、準確、高效。

（二）管理過程：從后端管理到前端控制

前端控制是文件管理和檔案管理的基本原則，其核心思想是：整體規(guī)劃、業(yè)務環(huán)節(jié)提前、全過程監(jiān)控。當前，盡管企業(yè)檔案管理工作大多通過“三納入、四參加、四同步”來進行前端控制，但是往往項目已經結束，文檔資料已經基本生成，檔案人員才被通知，這時檔案人員即使參加，也只是“有什么收什么”，其實際效果并不理想。而在IPT模式下，檔案作為項目研制的重要記錄和項目運行的重要支撐，檔案人員將是IPT團隊的重要組成要素。檔案人員的加入，可以更好地監(jiān)控項目研制進展，針對項目研制不同階段的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等及時地提出要求，從而從源頭上保證文件檔案的原始性、完整性、真實性。

（三）管理方式：從分散管理到集成管理

IPT模式按照“一個目標、一套管理辦法、一套設計方法、一個團隊”的原則開展工作，其特點突出體現(xiàn)在“集成”上。一是資源集成，包括文件與檔案的集成、圖書情報與檔案的集成、非結構化數(shù)據(jù)與結構化數(shù)據(jù)的集成、文件與數(shù)據(jù)的集成等。二是系統(tǒng)集成，檔案應用平臺應與數(shù)字化協(xié)同設計平臺進行一體化的流程，并與數(shù)據(jù)實現(xiàn)對接，檔案管理功能將有效嵌入業(yè)務系統(tǒng)，歸檔更多地通過業(yè)務環(huán)節(jié)的“觸發(fā)”實現(xiàn)自動歸檔。三是流程集成。將文件/檔案管理系統(tǒng)嵌入業(yè)務流程，以文件/數(shù)據(jù)驅動項目研制的推進，以文件/數(shù)據(jù)規(guī)范組織機構的完善。

（四）管理重心：從保管為主到利用為主

IPT模式下，企業(yè)檔案管理工作的價值直接依賴于它們對IPT團隊的價值，只有為組織任務提供優(yōu)質、高效服務，體現(xiàn)自身的獨特價值，才能在IPT團隊中擁有一席之地。因此，企業(yè)檔案管理工作不能只重視檔案的收集、整理與保管，而是更注重檔案資源的開發(fā)與利用。也就是說，企業(yè)檔案管理工作必須融入IPT團隊的核心目標，將檔案資源最大限度地投入到IPT組織發(fā)展上，使企業(yè)積淀的知識、智慧等與IPT組織當前的運行發(fā)展有機結合，從而為組織目標與任務實現(xiàn)創(chuàng)造自身價值。

三、知識管理是實現(xiàn)IPT模式下企業(yè)檔案管理工作的有效措施

“協(xié)同設計是一個以知識為基礎的計算過程，不僅需要不同領域的知識和專家的經驗，更重要的是要有綜合和協(xié)調這些經驗知識的有效機制，來耦合不同人員的設計任務”，[1]而知識資源以其價值性、稀缺性和難以替代性正逐漸成為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的主要因素，知識管理也因此成為企業(yè)創(chuàng)新和核心競爭力的決定性因素。從這個角度來說，知識管理是實現(xiàn)IPT模式下企業(yè)檔案管理工作的有效措施。

（一）必要性

1.知識管理有助于推進IPT模式下的產品研制。作為一體化發(fā)展的新模式，IPT要求整合企業(yè)內市場、設計、制造、檢測、售后等各部門人員的知識，甚至要求將客戶及供應商需求融入產品研制過程。在這個過程中，除了與設計直接相關的知識外，還需要整個產品生命周期內的其他知識，例如項目管理、質量管理、供應商管理等。這就需要企業(yè)加強對各個部門及人員之間的信息與知識的流通與共享，需要通過知識管理促進知識創(chuàng)新和產品研發(fā)。

2.知識管理有助于促進IPT模式下的項目管理。IPT模式下，在以任務為中心的快速開發(fā)過程中，尚未形成完善的跟蹤途徑，這使得IPT團隊很難對任務過程詳細記錄。往往任務結束后，IPT團隊宣告解散，IPT組織的管理經驗等未得到有效總結，新的IPT團隊成立后則另起爐灶，使得IPT團隊建設始終停滯不前，必將制約整個項目研制進展。通過對整個IPT過程開展知識管理，不僅能夠節(jié)約新IPT團隊的建設成本，而且能夠極大地改進IPT團隊的工作水平。

（二）IPT模式下的企業(yè)檔案知識管理

“在知識管理的過程中，檔案以其固有的價值始終立于知識的源頭地位，而且檔案的使用價值也隨著知識管理層次的加深呈現(xiàn)出新的實現(xiàn)特性，并在知識管理中發(fā)揮不可替代的作用”。[2]因此，企業(yè)實施知識管理戰(zhàn)略，首先應重視對文檔資源的科學管理，充分挖掘檔案資源的知識屬性。

1.規(guī)范文檔管理?！盀榱巳娣从矷PT的運作情況并進行規(guī)范化管理，IPT需要建立產品的一體化文件體系，產生、積累和管理這些在產品整個生命周期中都起作用的文件”。[3]在這種情況下，可以對IPT運行流程進行分析，梳理產品全生命周期的技術文件，并通過“文件袋”制度規(guī)范設計文檔的產生和存儲管理，為今后工作改進和追責提供依據(jù)。

2.構建知識庫。作為一個多學科、參數(shù)化的非線性開發(fā)過程，IPT工作模式中知識資源的有效、快速獲取至關重要。特別是建立有利于知識交流和共享的知識庫平臺，使無序知識有序化、個人知識提升為組織知識。它涵蓋項目文檔、競爭情報、標準專利等知識庫，能夠實現(xiàn)“一站式”的知識建設與服務，為個人知識與團隊知識的雙向互動、良性循環(huán)提供環(huán)境，提升IPT團隊的績效產出和綜合競爭力。

3.促進知識創(chuàng)新。“企業(yè)創(chuàng)新首先是知識創(chuàng)新，知識管理是企業(yè)創(chuàng)新來源的保證，創(chuàng)新是知識應用的結果”。[4]并行設計過程中“知識密集”的特征越來越突出，而作為新生性團隊，往往又極度欠缺知識資源。通過知識共享、知識地圖、知識挖掘，零散的項目檔案逐步向檔案知識單元轉變，并演變?yōu)轫椖客七M過程中的一攬子解決方案，從而提升IPT團隊的創(chuàng)新能力和競爭優(yōu)勢。

*本文為2016年國家檔案局科研項目“數(shù)字化環(huán)境下民機型號電子文件歸檔研究”（項目編號：2016-X-43）的階段性研究成果之一。

注釋及參考文獻：

[1]陳高陽，胡柏安等.PDM在并行工程中的應用技術研究[J].航空精密制造技術，2010（6）：55.

[2]任越，曹玉，喬爾.知識管理中檔案價值的重新發(fā)現(xiàn)[J].檔案學通訊，2012（3）：38.

[3]李清.航空產品IPT團隊群運行模式研究，航空制造技術，2002（4）：46.

[4]林勛亮.組織學習、知識管理與企業(yè)創(chuàng)新關系實證研究，中山大學學報（社會科學版）.2011（2）：202.