劉明 李紅芹

摘要：本文從目前干部人事檔案收集歸檔工作存在的主要問題入手，通過分析其內(nèi)在原因，提出關(guān)注接收檔案的入口審核、做好檔案的日常收集以及嚴(yán)把歸檔審核鑒別關(guān)等做好干部人事檔案收集歸檔工作的有效方法。

關(guān)鍵詞：人事檔案材料收集鑒別歸檔

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記錄干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文字材料，是全面考察和了解干部的重要依據(jù)。[1]材料收集與鑒別歸檔是干部人事檔案工作的基礎(chǔ)，只有及時(shí)收集材料、準(zhǔn)確鑒別歸檔，才能確保干部人事檔案的完整、真實(shí)、可靠。鑒于此，本文從干部人事檔案收集歸檔工作存在的主要問題入手，通過分析其原因，提出相應(yīng)的建議。

一、存在的主要問題

（一）干部人事檔案歸檔材料不齊全、內(nèi)容不完整

1.對照歸檔范圍要求，部分材料缺失。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，有關(guān)干部個(gè)人履歷，自傳，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政治歷史情況的審查材料，參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料，獎勵(lì)、處分材料，錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國（境）、退（離）休材料，各種代表會代表登記表及其他可供組織參考的材料都應(yīng)當(dāng)歸入干部人事檔案。[2]但是目前存在部分單位人事檔案管理部門對應(yīng)歸檔的材料沒有收集歸檔的情況，特別是一些社會人才機(jī)構(gòu)保管的流動人員檔案、高等院校保管的學(xué)生檔案。個(gè)別干部人事檔案中甚至缺少派遣證（或招工表）、學(xué)歷學(xué)位材料、入黨志愿書等證明干部參加工作時(shí)間、學(xué)歷信息、政治面貌等重要材料。

2.對照收集歸檔要求，歸檔材料的內(nèi)容不完整。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，歸檔材料應(yīng)填寫規(guī)范、內(nèi)容完整。但是實(shí)際工作中收集的歸檔材料，部分原件缺少責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)簽字、材料形成時(shí)間、單位印章等必備信息；部分復(fù)印件沒有注明復(fù)制時(shí)間、加蓋材料形成部門公章等。

（二）干部人事檔案材料移交、收集不及時(shí)

按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，對于應(yīng)歸檔的材料，需要在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續(xù)。然而目前，單位內(nèi)部相關(guān)部門形成的應(yīng)歸檔材料，如政工部門形成的入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等黨員材料，突出貢獻(xiàn)工作者、突出貢獻(xiàn)黨員等綜合獎勵(lì)材料；技術(shù)部門形成的專利發(fā)明證書、技術(shù)改進(jìn)獎勵(lì)等材料；工會部門形成的五一勞動獎?wù)?、全國勞模評選材料等都沒有及時(shí)移交或收集歸檔。同時(shí)，還存在材料長期留存在部門的管理人員或干部個(gè)人手中而不能及時(shí)移交或收集歸檔的情況。例如：通過在職學(xué)歷教育取得的學(xué)歷學(xué)位材料，通過全國統(tǒng)一考試取得會計(jì)、審計(jì)、經(jīng)濟(jì)等職業(yè)資格證書等，仍留存在個(gè)人手中，未及時(shí)移交或收集歸檔。

（三）干部人事檔案材料的收集歸檔不準(zhǔn)確

1.超范圍歸檔：《干部檔案工作條例》明確規(guī)定：“不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔”。但是在實(shí)際工作中，部分檔案管理人員并沒有嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的收集歸檔范圍進(jìn)行鑒別歸檔，而是將部分不屬于歸檔范圍的材料盲目歸檔，使得干部人事檔案不能客觀、準(zhǔn)確地反映干部情況，直接影響檔案的利用效果。

2.假材料歸檔：受社會不良風(fēng)氣的影響，個(gè)別干部為了謀取私利，將部分涉及個(gè)人學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、年齡、黨齡等虛假證明材料或所謂的“原始材料”提交給組織人事部門，這些材料未經(jīng)鑒別就被檔案管理人員歸入干部檔案，直接影響了干部人事檔案的真實(shí)性，甚至導(dǎo)致組織人事部門對干部做出錯(cuò)誤的考察結(jié)論。

二、原因分析

（一）干部人事檔案管理人員配備不足

受減員增效的影響，多數(shù)單位未按規(guī)定職數(shù)配備專職干部人事檔案管理人員。企事業(yè)用人單位的檔案管理人員多為兼職，對材料收集不細(xì)致，造成干部人事檔案材料不齊全或內(nèi)容不完整。特別是一些高等院校和社會人才機(jī)構(gòu)，他們雖然管理著大量的學(xué)生檔案和流動人員檔案，但是受機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制所限，配備的管理人員相對較少，使得歸檔材料不齊全、內(nèi)容不完整。

（二）干部人事檔案材料收集責(zé)任制落實(shí)不到位

《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》明確要求對于應(yīng)歸檔的材料，需要在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續(xù)。雖然部分單位制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，但是由于相關(guān)移交歸檔要求與材料形成部門的工作業(yè)績考核掛鉤不緊密，缺少有效的獎懲措施，使得干部人事檔案收集歸檔的責(zé)任制落實(shí)不到位，進(jìn)而造成應(yīng)歸檔材料不能及時(shí)移交歸檔。

（三）管理人員對干部人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉

由于部分單位干部人事檔案管理崗位人員流動較為頻繁，加上缺乏必要的崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得部分干部人事檔案管理人員對檔案管理業(yè)務(wù)不精通，對收集歸檔規(guī)定等政策掌握得不夠清晰，誤認(rèn)為只要是對組織人事部門有參考價(jià)值的材料就要?dú)w入干部檔案，而沒有嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的歸檔范圍進(jìn)行鑒別歸檔。此外，面對來源廣泛的檔案材料，檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和鑒別手段，難以識別真?zhèn)?，使得假材料有機(jī)可乘。

三、建議

（一）關(guān)注接收檔案的入口審核，保證歸檔材料的齊全、內(nèi)容的完整

檔案接收單位在收到檔案后，一般需要給檔案轉(zhuǎn)出單位寄出檔案回執(zhí)，證明檔案已收到。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真審核所接收的檔案，若審核發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，應(yīng)聯(lián)系轉(zhuǎn)檔單位，確認(rèn)材料補(bǔ)充完整，審核無誤后再寄出回執(zhí)。需要注意的是，根據(jù)檔案的不同來源，審核的重點(diǎn)也不同：

1.接收高等院校轉(zhuǎn)來的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案，應(yīng)根據(jù)被審核人的政治面貌、學(xué)歷層次、有無工作經(jīng)歷等情況，重點(diǎn)審核其入黨、入團(tuán)材料，學(xué)歷、學(xué)位材料，派遣證是否齊全，如有工作經(jīng)歷的還應(yīng)審核其工作期間的相關(guān)印證材料在檔案中是否齊全。

2.接收社會存檔機(jī)構(gòu)或其他用人單位轉(zhuǎn)來的人才檔案，應(yīng)根據(jù)被審核人的政治面貌、學(xué)歷層次、工作經(jīng)歷、職稱、職務(wù)等情況，重點(diǎn)審核其入黨、入團(tuán)材料，學(xué)歷、學(xué)位材料，派遣證或招工表，轉(zhuǎn)正定級表、工資變動（套改）表，年度考核表，職稱評聘材料，干部履歷表等材料是否齊全。如果是領(lǐng)導(dǎo)干部的，還應(yīng)重點(diǎn)審核相關(guān)任免審批表、任免考察材料是否齊全。

（二）做好檔案材料的日常收集工作，保證檔案材料的及時(shí)收集歸檔

1.建立收集網(wǎng)絡(luò)和檔案材料的移交轉(zhuǎn)遞制度。根據(jù)本單位部門分布和形成應(yīng)歸檔材料的實(shí)際情況，通過制度保證檔案材料形成部門及時(shí)移交應(yīng)歸檔材料。其中要明確各類應(yīng)歸檔材料對應(yīng)的形成部門以及材料形成后移交歸檔的時(shí)間要求、歸檔的職責(zé)和歸檔工作的考核辦法等，督促檔案材料形成部門在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔。

2.根據(jù)檔案材料的來源和形成的時(shí)間規(guī)律進(jìn)行主動收集，是做好日常收集工作的重要措施之一。干部人事檔案管理人員應(yīng)對收集歸檔的材料來源（形成材料的部門）和形成的時(shí)間規(guī)律（很多材料有其形成的時(shí)間規(guī)律，如工資材料、獎勵(lì)材料、考核材料等）做到心中有數(shù)，按照材料形成的時(shí)間規(guī)律主動聯(lián)系材料形成部門，必要時(shí)進(jìn)行“上門”收集。

3.積極宣傳，做好個(gè)人形成材料的收集。人事檔案產(chǎn)生的來源，既有單位形成的，又有個(gè)人形成的。對于個(gè)人形成材料的收集主要依靠干部本人主動移交。為防止干部由于不了解相關(guān)政策而未能將應(yīng)歸檔材料及時(shí)移交，干部人事檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)宣傳，讓干部知曉哪些個(gè)人形成的材料屬于歸檔范圍且應(yīng)及時(shí)移交干部檔案管理部門，以確保及時(shí)收集個(gè)人形成的應(yīng)歸檔材料。

（三）嚴(yán)把歸檔審核鑒別關(guān)，確保材料真實(shí)且符合歸檔要求

1.加強(qiáng)培訓(xùn)、吃透政策。對收集的人事檔案材料進(jìn)行鑒別和審核是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，應(yīng)定期組織培訓(xùn)與業(yè)務(wù)研討，對于新上崗的檔案管理人員，還應(yīng)建立“老帶新”的培養(yǎng)機(jī)制，幫助干部人事檔案管理人員學(xué)習(xí)并準(zhǔn)確掌握相關(guān)政策。

2.區(qū)分來源、分類審核。個(gè)人形成和移交的材料應(yīng)重點(diǎn)研判其真?zhèn)?，單位形成和移交的材料?yīng)重點(diǎn)關(guān)注其材料內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否完備，是否存在干部出生日期、工作時(shí)間、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷、任職經(jīng)歷、學(xué)歷等與干部人事檔案記錄不一致的問題。

3.難以鑒別、組織認(rèn)定。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會遇到難以鑒別的材料，干部檔案管理人員切忌憑個(gè)人理解和想象進(jìn)行推斷，應(yīng)詳細(xì)記錄有關(guān)情況，定期以書面形式報(bào)告上級主管機(jī)關(guān)或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，由組織人事部門負(fù)責(zé)組織認(rèn)定，并依據(jù)認(rèn)定結(jié)果決定材料的去留。[3]

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1][2]中共中央組織部辦公廳編.干部人事檔案工作文件選編[M].北京：黨建讀物出版社，2014：1-154.

[3]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，2002：111-115.