張肅

環(huán)保檔案是各個時期環(huán)保工作活動的歷史記錄，有廣義與狹義之分。廣義的環(huán)保檔案是指在社會生產活動過程中形成的與環(huán)保相關的有保存價值的各種資料的總稱，包括黨群、行政、人事、財會、環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染及其防治、自然保護、環(huán)境科學研究、環(huán)境工程與基本建設、環(huán)境設備與儀器、環(huán)境標準與計量等環(huán)境保護領域內開展的所有社會實踐活動中形成的檔案。本文針對狹義的環(huán)保檔案，即指各級環(huán)境保護行政主管部門及其直屬事業(yè)單位在環(huán)境保護活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。具體是環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境監(jiān)察、環(huán)境污染及其防治、自然保護、環(huán)境科學研究、環(huán)境工程與基本建設、環(huán)境設備與儀器、環(huán)境標準與計量等環(huán)境保護活動中形成的檔案。

環(huán)保檔案作為國家檔案的重要組成部分，與其他門類的檔案相比，具有以下特點：

1.來源的廣泛性和內容的綜合性。環(huán)境保護工作涉及到社會的諸多領域，環(huán)境保護檔案就其來源而言，涉及到工業(yè)、農業(yè)、交通、能源、生態(tài)、城鄉(xiāng)建設及個人的居住環(huán)境等許多方面的內容。面廣量大，其載體形式也是多種多樣的，包括文字、圖表、磁盤、聲像等等。環(huán)境保護檔案幾乎涉獵了人類現有的一切科學領域。如生物學、醫(yī)學、物理學、建筑學、法學等諸多學科。

2.保管的久遠性。環(huán)保檔案是人類認識和改造環(huán)境的歷史記錄，它與人類生存環(huán)境的關系密切，這一特點是環(huán)境質量狀況對人類保護環(huán)境的客觀需要所決定的。環(huán)境質量狀況影響到人類的健康，甚至對人類的生存造成一定的威脅，其后果的顯現，往往要有一個過程，需要一定的時間，而治理污染的效果同樣需要一定的時間。鑒于環(huán)境污染的隱蔽性，就必須長期保存有關環(huán)境污染及其狀況的檔案，以便追本溯源，這就決定了環(huán)保檔案保存的久遠性。

3.應用的共同性。地球是人類的共同家園，人類生存的環(huán)境需要全人類來共同保護。但人類的活動卻對地球造成了嚴重的破壞。利用環(huán)保檔案信息進行科學研究，控制環(huán)境惡化，創(chuàng)造美好家園，是環(huán)保檔案開發(fā)利用共同性這一特點的社會基礎。

一、環(huán)保檔案的現狀

1.由于現行的檔案接收體制和制度，我們的環(huán)保檔案館藏建設普遍存在宏觀材料（指環(huán)保方面的大政方針、重要決策、會議開成的文件材料）齊全，微觀材料（具體、細節(jié)問題）缺乏的問題。宏觀材料固然重要，但是“開發(fā)”、‘“開放”更多關注的是民生問題，如：環(huán)保問題引發(fā)的天氣變得極端、暴雨洪澇加劇、干旱加劇、傳染疾病威脅、農業(yè)糧食安全、水資源矛盾突出、霾來了等環(huán)保問題均與民眾的日常生活息息相關，還有我省乃至全國倡導的無車日、節(jié)能熄燈一小時、低碳生活等等都是老百姓普遍關心的問題，與這些問題有關的檔案資料具有民生性，應是環(huán)保檔案機構收藏的重點內容，而不應僅僅做到有文必檔。

2.政府信息公開使檔案管理面臨轉型，國家的發(fā)展、社會的進步、人民生活水平的提高、各行業(yè)的發(fā)展，對環(huán)保檔案的需求也越來越高，不再局限于本機關的利用，還要滿足于政府決策，滿足于相關單位、企業(yè)的利用；不再是提供本單位的幾個數據、幾張圖紙，而是要求系統(tǒng)地查閱某一事項的前因及后果關系，打破了時間、地域、部門限制，從而系統(tǒng)成套地利用環(huán)保檔案。對檔案管理來說，傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案實體管理為中心，以“管”為中心，隨著政府信息公開的實施，檔案開發(fā)、開放的觀念逐漸被認識，工作重心必須做出適當調整，即由檔案實體管理向檔案信息資源的開發(fā)利用轉變，向檔案信息資源的公開、開放轉變。

3.部分領導輕檔案管理，檔案意識薄弱，對檔案工作重視不夠，工作中較少聽取檔案部門的意見和建議。每年移交檔案時我廳各處室兼職檔案員由于忙于事務性工作，收集資料、立卷歸檔之事多由抽調的臨時人員完成，而這些人沒有經過檔案專業(yè)培訓，基礎工作不扎實，專業(yè)知識不熟，對各種材料的收集心中無底，往往手頭有什么存什么，對于重大項目檔案的收集整理是否齊全、規(guī)范、標準等認識不足，從而導致檔案的整理、分類等不夠規(guī)范，收集材料不夠齊全，制成材料達不到永久、長期保存的質量要求。

4.檔案人員的素質難以適應檔案管理的要求。逐步建立健全的環(huán)保行業(yè)標準、檔案管理各項規(guī)章制度，使檔案工作無論在管理方法還是在檔案文件的形成、收集、管理、保管、利用、編研等方面都有章可循。但是，在檔案管理人員中，尤其在基層部門中，卻存在“三多一少”的現象，即非檔案專業(yè)畢業(yè)的多、兼職的多、沒有參加過專業(yè)培訓的多，系統(tǒng)掌握檔案管理、信息技術的復合型人才極少，而且，檔案人員往往身兼數職，最重要的是，計算機技術、縮微技術、網絡技術等現代化科學技術在檔案工作中的逐步推廣應用，也給進一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

5.各單位檔案工作不能在同一水平線上均衡發(fā)展。由于受職權、資金、場地、人員等因素的影響，我廳13家直屬事業(yè)單位過半沒有專門的檔案室，有些單位連最基本的檔案保管條件都無法保證，很難實現檔案工作的規(guī)范化、標準化，檔案工作的發(fā)展極不平衡。

6.環(huán)保檔案管理系統(tǒng)分散。項目立項、環(huán)評、監(jiān)測、督查各自收集資料組卷，另外，環(huán)保檔案管理工作隨著環(huán)保事業(yè)的發(fā)展和科學技術的進步，出現了前所未有的變化。首先，檔案的載體不再以傳統(tǒng)的紙質為主，出現了電子文件、多媒體光盤等多種形式的載體。如我廳內部文件的起草、簽發(fā)、催辦等運作過程都是在OA辦公系統(tǒng)中完成，上下級之間的文件來往也直接從網上接收與上報；環(huán)境監(jiān)測中空氣、水、污染源也相繼采用在線監(jiān)測，所獲大量的原始數據直接從通訊線路上傳遞，造成信息分散，系統(tǒng)不配套。沒有建立有效的綜合分析手段和方法，信息資源不能共享，大大降低了檔案效益發(fā)揮。

7.歸檔與建檔的并存。在檔案管理實踐中，“歸檔"歷來被看作是檔案館藏建設的入口控制環(huán)節(jié)，檔案機構的館藏結構與質量在很大程度上取決于歸檔組織工作的水平與質量。由于以“歸檔"為入口的館藏建設在館藏對象、館藏內容和館藏時機選擇上均具有一定的被動性，檔案機構在館藏組織過程中也很少顧及公眾的實際利用需要，這就使檔案館藏利用率不高成為一個普遍現象。如何在檔案館藏建設中實現“存史"與“服務"的并重，構建覆蓋全社會的檔案資源體系，迫切需要改變單一被動歸檔的局面，實現向主動建檔與適時捕獲檔案信息的轉變。

二、做好環(huán)保檔案工作的對策

1.加大宣傳力度，爭取領導重視，營造良好氛圍。通過多種方式增強社會的檔案意識，促進檔案工作的自主能動性，力爭各個部門、每個人都來關心和支持檔案工作，把環(huán)保檔案管理納入環(huán)保工作考核責任制，目標分解到環(huán)境監(jiān)測、法規(guī)等各個環(huán)節(jié)，努力形成主要領導親自管，分管領導具體管，部門協(xié)同合力管，切實把環(huán)保檔案管理工作列入議事日程，切實擺上位、擺到位，健全檔案管理網絡的基礎。

2.擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，必須具備較高的政治、業(yè)務、文化素質，要堅持不斷地學習，定期參加業(yè)務培訓，提高檔案管理水平，在檔案利用中，要根據利用對象的不同，加強重點監(jiān)護，以保證檔案的完好無損，要做到嘴勤、眼勤、手勤、腦勤，完成從被動服務、事務服務、原件服務的檔案保管員到能夠從事審查與監(jiān)管、參與決策、技術規(guī)劃、信息開發(fā)等工作的信息主管和知識導航員的轉化。

3.檔案機構與利用者打交道，比較了解用戶的需求，筆者認為，在檔案資源建設方面應賦予檔案機構及其工作人員更多的自由選擇權，可允許檔案機構在科學合理的范圍內主動申報收集計劃，這樣，才能保證檔案記憶工具對環(huán)?；顒拥挠涗浉油陚洌拍苁箼n案服務更加貼近用戶需求。

4.對管轄范圍內的案件與管轄范圍外的案件可分類管理。可以設置專職人員，負責信訪接訪、處理、歸檔整理，做到一案一卷，有檔可查；堅持與環(huán)保工作“三同時”制度同步跟進、同步管理、協(xié)同配合，抓住工作重點和關鍵環(huán)節(jié)，對信訪舉報事項可增設現場勘查情況、回訪情況等內容，方便接訪人員與執(zhí)法人員對信訪案件的對接；細化信訪案件歸檔管理，讓每個信訪案卷中均包括信訪登記表、執(zhí)法文書、執(zhí)法筆錄、影像資料及被舉報者相關基本資料等。

（作者單位：河北省環(huán)境保護廳）