尹曉桐

摘 要：社會經(jīng)濟以及科技飛速發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作面臨著一定的機遇與挑戰(zhàn)，這就要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)在遵循市場改制理念的基礎(chǔ)上，積極采取有效措施來加強檔案管理，與信息時代的發(fā)展需求相結(jié)合，從而更好的推進企業(yè)發(fā)展。本文就此進行簡要分析，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：市場改制理念；企業(yè)；檔案管理；策略

市場經(jīng)濟體制改革以及社會信息化發(fā)展對企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，盡管當(dāng)前我國企業(yè)在檔案管理方面積累了一定的經(jīng)驗，但是檔案管理實際操作具有一定的復(fù)雜性，發(fā)展不平衡的現(xiàn)象時常出現(xiàn)，部分小規(guī)模企業(yè)的經(jīng)濟效益并不樂觀，技術(shù)以及資金等都存在一定不足，甚至部分企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)孤立情，與企業(yè)內(nèi)部各管理環(huán)節(jié)之間缺乏有效的銜接，此種情況下嚴重制約了企業(yè)的檔案管理效果，對企業(yè)的發(fā)展造成不利影響，因此加大力度對市場改制理念下的企業(yè)檔案管理新策略進行研究和分析，具有重要的現(xiàn)實意義。

1 加強企業(yè)檔案管理平臺創(chuàng)新

當(dāng)今社會經(jīng)濟和科技不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟改革是市場發(fā)展的總體趨勢，在此種情況下，為了更好的提高企業(yè)的自身實力和市場競爭力，應(yīng)當(dāng)積極加強檔案管理工作，實現(xiàn)管理平臺的創(chuàng)新，建立科學(xué)高效的檔案管理信息系統(tǒng)來承擔(dān)企業(yè)運行及發(fā)展過程中各項業(yè)務(wù)活動的信息，加強信息化建設(shè)，促進企業(yè)檔案管理工作效率的提升。在此基礎(chǔ)上積極優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各項業(yè)務(wù)活動的工作流程，在對數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)以及軟件編程等技術(shù)進行有效應(yīng)用的基礎(chǔ)上，促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展，為企業(yè)電子文件的來源提供可靠的保障。

以企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)為例，創(chuàng)建一個現(xiàn)代化的檔案管理平臺后，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔以及保存利用的一體化，實現(xiàn)信息的高效傳遞，促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展。以電子郵件系統(tǒng)為主要依據(jù)，建立機構(gòu)內(nèi)部通信，為企業(yè)檔案信息的交流提供一個良好的途徑。通過電子起草、傳閱、審核以及簽發(fā)和歸檔等電子流轉(zhuǎn)方式，來實現(xiàn)內(nèi)外部收發(fā)文、簽報、文件管理、檔案管理以及合同管理等工作的順利開展，真正實現(xiàn)無紙化辦公。企業(yè)檔案管理平臺的創(chuàng)新，能夠促使企業(yè)檔案管理實踐邁上一個新的臺階。

2 加強企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

在企業(yè)運行及發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)立足于市場經(jīng)濟體制改革理念的基礎(chǔ)上，積極采用現(xiàn)代化的科技手段，來對企業(yè)內(nèi)部計算機設(shè)備硬件等進行有效的防護，最大程度上減少企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全隱患，促進管理效率的提升。與此同時，應(yīng)當(dāng)規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作流程，加強檔案信息的管理，確保企業(yè)檔案信息得以安全穩(wěn)定的流轉(zhuǎn)。

就企業(yè)檔案管理的實際情況來看，所謂流程管理，就是對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的整體運行狀態(tài)進行規(guī)范的監(jiān)控，并明確企業(yè)各項任務(wù)活動的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況，并加強監(jiān)督和管理，此種情況下，能夠保證系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件的真實性和完整性，從而促進企業(yè)檔案管理效率的提升。在信息社會發(fā)展的大環(huán)境，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)充分做好機構(gòu)文件處理流程的梳理和提煉工作，將文件處理過程納入到企業(yè)檔案管理工作具體工作流程和環(huán)節(jié)中，進而從整體上提高企業(yè)的檔案管理效率。也就是說，文件信息的高效化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件信息的全過程管理，對痕跡保留以及收文督辦和監(jiān)控等進行科學(xué)化的管理。

3 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的制度創(chuàng)新

為了更好的提高企業(yè)檔案管理效果，提高企業(yè)的市場競爭力，就應(yīng)當(dāng)對信息系統(tǒng)進行科學(xué)化的應(yīng)用，確保其能夠滿足不同階段以及不同類型客戶的實際需求，充分發(fā)貨企業(yè)檔案管理的最大效能，加強制度創(chuàng)新，促進企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益的提升。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。部分企業(yè)在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度有：《辦公自動化系統(tǒng)（OAK）應(yīng)用及運行維護管理規(guī)定》內(nèi)容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責(zé)分工；信息系統(tǒng)的身份確認、用戶權(quán)限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等?！禣AK系統(tǒng)電子文件管理細則》主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容?！段臅鴻n案歸檔文件整理細則》對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程?！缎畔?yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法和程序》針對信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設(shè)立。

4 服務(wù)創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計時，對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權(quán)益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務(wù)工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務(wù)。

結(jié)束語

就宏觀層面來看，市場改制理念下的企業(yè)檔案管理工作具有一定的特殊性，若想要切實提高企業(yè)檔案管理效率，實現(xiàn)長足發(fā)展，企業(yè)在開展檔案管理的過程中，就應(yīng)當(dāng)積極探索現(xiàn)代化的管理方式，轉(zhuǎn)變管理理念，實現(xiàn)檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新保持協(xié)調(diào)一致，從而促進企業(yè)檔案管理工作的科技含量的提升，推進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

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