水薇
摘 要:中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展同時也推動了高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展,財務(wù)部門作為高校財務(wù)核算的責(zé)任人之一,其日常報銷的業(yè)務(wù)量日趨增多,本文通過對無現(xiàn)金產(chǎn)生背景條件及其優(yōu)點(diǎn)的研究,揭示目前高校柜臺實(shí)時報銷、現(xiàn)金實(shí)時結(jié)算所存在的問題,提出高校實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約報銷與無現(xiàn)金結(jié)算的意義,致在對提升高校管理手段、完善會計(jì)服務(wù)作出貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞:無現(xiàn)金;報銷;會計(jì)服務(wù);信息化
一、無現(xiàn)金產(chǎn)生的背景條件
貨幣發(fā)展伴隨著人類文明的不斷進(jìn)步而進(jìn)步。從物物交換到貨幣“等價物”的出現(xiàn),貨幣沒有脫離它的“實(shí)物特質(zhì)”。隨著世界經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展,全球性、區(qū)域性的貿(mào)易活動日趨平凡,而貨幣的這個“實(shí)物特質(zhì)”在流通、結(jié)算、儲存、運(yùn)輸?shù)冗^程中日益暴露出它的弊端,為此,人們迫切需要一種更為方便的支付方式,以支票、匯款為代表的虛擬貨幣結(jié)算方式,替代了一部分的現(xiàn)金流通,大大減少了現(xiàn)金的使用量。同時經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來了物質(zhì)的豐盛,個人的消費(fèi)水平也隨之水漲船高,消費(fèi)過程中的現(xiàn)金結(jié)算給人們帶來了諸多的不便。依托著信息技術(shù)的快速發(fā)展、先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺、電子商務(wù)的日趨成熟,無現(xiàn)金結(jié)算應(yīng)運(yùn)而生,為大眾所接受。
二、電子支付的優(yōu)點(diǎn)
電子支付是指消費(fèi)者、廠商和金融機(jī)構(gòu)等電子交易的當(dāng)事人,通過網(wǎng)絡(luò),使用安全電子支付手段所進(jìn)行的貨幣支付或資金流轉(zhuǎn)。電子商務(wù)系統(tǒng)的一個重要組成部分就是電子商務(wù)支付系統(tǒng)。電子支付的最大看點(diǎn)是它“無形”的支付速度,也是它的一個優(yōu)點(diǎn)。
1.降低了使用現(xiàn)金的成本
使用現(xiàn)金支付報銷業(yè)務(wù),財務(wù)人員早上必須到銀行提取現(xiàn)金、下班前必須將超過存留額的現(xiàn)金送回銀行,或者由銀行上門服務(wù)。但無論采用何種方式,都要有專車護(hù)送,專人監(jiān)督、保護(hù),還要有必要的防盜設(shè)備,這些都是現(xiàn)金結(jié)算必須的成本開支。取消現(xiàn)金,改為電子支付,無異是減少了這方面的支出,從而達(dá)到降低成本的目的。
2.減少了現(xiàn)金流量,避去了財務(wù)人員清點(diǎn)現(xiàn)金的麻煩,是一種健康的支付行為
使用現(xiàn)金支付報銷業(yè)務(wù),每天財務(wù)人員從銀行取得現(xiàn)金時,需當(dāng)柜清點(diǎn),這是必須做的程序,財務(wù)報賬過程中,付出去的每一筆現(xiàn)金也都必須清點(diǎn)后才能支付,工作人員不僅需要花費(fèi)很多時間去做現(xiàn)金流入、現(xiàn)金流出的清點(diǎn)工作,而且還很不衛(wèi)生。流通可導(dǎo)致紙幣變“臟”,這是眾所周知的。電子支付則不存在“臟”的問題,甚至可以說電子支付是一種健康、衛(wèi)生、愉快的支付行為。
3.電子支付簡化了手續(xù),方便了生活,安全了現(xiàn)金
電子支付不同于傳統(tǒng)的現(xiàn)金結(jié)算方式,也不同于支票等虛擬貨幣的結(jié)算方式,現(xiàn)金結(jié)算與支票結(jié)算一樣要借助于一種紙質(zhì)的載體,通過這個紙質(zhì)載體的流動完成支付業(yè)務(wù)。電子支付借助的是網(wǎng)絡(luò)平臺,現(xiàn)代化的通訊信息成了它的載體。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代,電子支付以其靈活多樣的形式吸引了廣泛的應(yīng)用者,人們可以通過網(wǎng)上支付、電話支付、移動支付等多種方法完成支付業(yè)務(wù),讓現(xiàn)金漸漸的退出人們的視野成為歷史。高校財務(wù)無現(xiàn)金結(jié)算就是通過這樣的網(wǎng)絡(luò)平臺將報銷金額用電子支付方式轉(zhuǎn)入報銷人的卡中,簡化了手續(xù),加快了支付速度,降低了手持現(xiàn)金帶來的風(fēng)險,使生活更方便、更安全。
三、目前高校柜臺實(shí)時報銷、現(xiàn)金結(jié)算所反映出來的問題
1.報銷速度慢,工作效率低
傳統(tǒng)的報銷流程就是經(jīng)辦人在柜臺外等待財務(wù)審核人員對其原始票據(jù)進(jìn)行審核,審核通過后方可從出納處領(lǐng)取現(xiàn)金。一個審核人員要應(yīng)對多個報銷人員,往往會出現(xiàn)排隊(duì)等候的現(xiàn)象,嚴(yán)重的時候,有的高校還出現(xiàn)報銷人員在財務(wù)部門口的走廊上過夜,排隊(duì)等候,以求次日能盡早報銷。
2.耗時耗力,服務(wù)力不從心
這樣一種報銷流程下,報銷人員要經(jīng)歷二次的排隊(duì),才能最終領(lǐng)到現(xiàn)金,完成報銷工作。一方面,出納人員從早到晚都在做大量的現(xiàn)金流入、流出的支付工作,勞心勞力。另一方面,讓教職員工寶貴的工作時間浪費(fèi)在了等候上,無所事事的等候過程還會產(chǎn)生很多的怨言和不滿,有時還會制造出不必要的麻煩,而財務(wù)部門一味的解釋越來越顯得有些蒼白無力。
3.財務(wù)部門需要承擔(dān)一定的現(xiàn)金風(fēng)險
現(xiàn)金支付方式下,財務(wù)部門每天都存在這樣的一些問題:出納如何合理的配備好當(dāng)日的用款額度、現(xiàn)金如何得到妥善保管、如何辨別現(xiàn)金的真?zhèn)?、現(xiàn)金短缺了怎么辦、現(xiàn)金存取途中的防盜防劫等。日復(fù)一日的現(xiàn)金流動,財務(wù)部門對上述問題需要承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險。
四、高校實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約報銷與無現(xiàn)金結(jié)算的意義
高校柜臺實(shí)時報銷、現(xiàn)金實(shí)時結(jié)算的報銷流程已經(jīng)落后與時代的要求,其反映出來的種種問題急需解決。網(wǎng)上預(yù)約與無現(xiàn)金支付,正是解決這個問題的有效辦法。
1.改善財務(wù)報銷環(huán)境,做到“零等候,無現(xiàn)金”
網(wǎng)上預(yù)約報銷,是一種新穎的報銷方法,報銷人員無需到財務(wù)部門臨柜報銷,而是在辦公室、甚至家中都能進(jìn)行預(yù)約報銷的操作,預(yù)約完成后,只需將報銷資料提交到財務(wù)部門即可。財務(wù)的報銷環(huán)境從報銷人等候報銷,變成了只有報銷資料在等候?qū)徍硕鵁o人在等候報銷,做到了“零等候”。
無現(xiàn)金支付是高校的財務(wù)核算系統(tǒng)、現(xiàn)代的通訊技術(shù)、銀行三方的無縫合作,通過電子支付完成資金的收支業(yè)務(wù)。徹底擺脫了現(xiàn)金的清點(diǎn)、清算工作。
網(wǎng)上預(yù)約報銷與無現(xiàn)金結(jié)算的緊密結(jié)合,使得“零等候,無現(xiàn)金”成為現(xiàn)實(shí)。真正做到了優(yōu)化財務(wù)報銷流程的效果。
2.提升了高校管理手段,加強(qiáng)了財務(wù)信息化建設(shè)
網(wǎng)上預(yù)約報銷、無現(xiàn)金結(jié)算不僅是一種報銷辦法,也是一種管理的手段。網(wǎng)上預(yù)約可以設(shè)置每一個審核人員的工作量,也可以設(shè)置財務(wù)部門的報銷時間,工作人員按照預(yù)約單號有序不紊的進(jìn)行審核,內(nèi)部管理得到有效的控制,財務(wù)管理的手段得到提升。網(wǎng)上預(yù)約的信息則通過校園的網(wǎng)絡(luò)平臺,直接導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng),快速準(zhǔn)確。采用無現(xiàn)金結(jié)算后,出納不需要盤點(diǎn)庫存現(xiàn)金,只要在網(wǎng)上與銀行核對相關(guān)數(shù)據(jù)即可。網(wǎng)上預(yù)約和無現(xiàn)金結(jié)算創(chuàng)新了管理手段,加強(qiáng)了校園的信息化建設(shè)。
3.有效的規(guī)避了現(xiàn)金風(fēng)險,增強(qiáng)了內(nèi)部管理機(jī)制
以我校為例,每日的現(xiàn)金流量達(dá)數(shù)十萬,年底等特殊時間可達(dá)上百萬之高。保管現(xiàn)金的風(fēng)險、現(xiàn)金真?zhèn)蔚娘L(fēng)險、現(xiàn)金短缺的風(fēng)險、存取現(xiàn)金途中的風(fēng)險時時存在。無現(xiàn)金結(jié)算方式給了我們解決的辦法,有效的降低了現(xiàn)金風(fēng)險。
4.提高了工作效率與會計(jì)服務(wù)質(zhì)量
(1)采取網(wǎng)上預(yù)約報銷,報銷人員可以全天候的選擇預(yù)約時間,給報銷人帶來了極大的方便,學(xué)校采用無現(xiàn)金結(jié)算方式,報銷的款項(xiàng)是直接打到領(lǐng)款人的銀行卡上,二者結(jié)合,使得報銷時單據(jù)審核和領(lǐng)取現(xiàn)金的等待時間成了自由的空間。簡捷、高效,解放了員工的部分被羈絆的時間,提高了會計(jì)服務(wù)質(zhì)量。
(2)在現(xiàn)金支付方式下,每日的現(xiàn)金用量,財務(wù)部門要向銀行提前預(yù)約。另外在傳統(tǒng)報賬方式下,出納每天必須有一定的時間用于取現(xiàn)金、存現(xiàn)金,造成了上、下午有一段時間無現(xiàn)金可領(lǐng)現(xiàn)象,降低了服務(wù)質(zhì)量。采用無現(xiàn)金結(jié)算后,取消了財務(wù)部門存取現(xiàn)金的過程,簡化了工作程序,節(jié)約了途中時間,延長了會計(jì)服務(wù)時間,提高了工作效率。
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