陪同
陪同作為一種禮儀,一要按照“對等原則”(對外交往有兩個原則,另一個是“國際慣例原則”),視外賓的職務、身份,安排我方陪同人員;二要依據(jù)“誰迎送、誰陪同”的要求,確定專人陪同外賓的全程活動,而不應頻繁調(diào)換陪同人員。
在陪同外賓活動時,應注意乘車(轎車或出租車)時的規(guī)矩:上車時要請外賓從后面的右側(cè)車門上車,主人從后面的左側(cè)車門上車。這樣做一是方便外賓上下車(距離目的地最近),二是為了外賓安全。如果外賓先上了車,并且還坐到了主人的位置上時,這時可不必讓外賓調(diào)換位置。
會見
會見是外事禮儀中比較重要的一個內(nèi)容,是指有身份、有地位或上級領導(如市長)出席,給外賓的一種禮遇。
安排會見要注意三點:
第一,要按照來訪外賓的身份、地位和交談內(nèi)容,確定我方出席會見的人員。我方安排的出席人員一定不要過多,既不可“小題大做”,也不能“降格以求”。第二,要事先確定好會見的時間、地點和參加人員。在時間上一定要比外賓先到,做好準備工作。當外賓到達時,參加會見的人員要按身份或職務站立一排,一一同客人握手致意,表示歡迎。第三,在會見的地點上要講究環(huán)境和氣氛:會見場所要寬敞、明亮、整潔而有特色,桌子(或茶幾)應擺放鮮花,需要時可擺放國旗(一般官方人員)。人員安排方面要遵循對等原則。這里的“對等”是指人員身份、職務、專業(yè)的對等,也是指外方與我方人員上的對等。外賓6人以下的,我方參加人員對等;6人以上的,我方人員可少于對方。會見時可以上茶水、飲料或水果。第四,贈送紀念品。會見時,外賓特別是日本、韓國等有贈送禮品或紀念品的習慣,以表示對會見人的答謝,所以我方也要事先做好準備工作。贈送或回贈禮品時要在會見完畢、外賓即將離開時,由主要會見人(身份或職務)最高者來贈送。會見結(jié)束后,賓主應合影留念。
工作會談
工作會談或業(yè)務洽談,應注意掌握以下兩點:
第一,必須事先準備好“會談提綱”或“洽談要點”。會談時要提綱挈領,言簡意賅;會談一般不超過一小時,業(yè)務洽談一般掌握在一個半小時,如果沒有談完可以臨時休會,切忌沒完沒了,使對方厭煩。第二,會談時要以主談人為主,不可不分主次隨便插話,或是七嘴八舌、海闊天空,如果問到誰時可以講。
參觀和旅游
提前安排好外賓來訪時的參觀(觀光)、旅游活動,這是涉外工作中最常見的一種禮儀。最重要的是,要根據(jù)外賓的情況(如代表團的性質(zhì)、來訪內(nèi)容、人員層次等),選擇好參觀的項目或內(nèi)容(外賓確實感興趣),安排好參觀的路線和時間。
在選擇參觀項目時應考慮到以下幾點。第一,參觀的項目要與代表團業(yè)務或來訪內(nèi)容相一致,相配合;第二,安排最能體現(xiàn)本地經(jīng)濟(產(chǎn)業(yè))實力或特色、最具代表性的企事業(yè)單位,如經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)等;第三,根據(jù)來訪者的職業(yè)、興趣、愛好與愿望,安排相應的參觀單位,如教育工作者可安排參觀學校、科學家可安排參觀科研單位等;第四,女性外賓可安排到社會福利、文化藝術、婦幼保健等單位參觀。
簽字儀式
第一,在雙方簽署重要的協(xié)議、協(xié)定、議定以及聯(lián)合公報、聯(lián)合聲明或重要合作項目合同書時往往要舉行簽字儀式,由雙方代表分別簽字,然后交換文本。參加簽字儀式的人員可包括雙方參加談判的人員及其他必要的人員。為了表示對所簽協(xié)議等的重視,往往還要邀請更高身份或更多的人員出席。
第二,簽字儀式前一定要做好準備工作。特別是所簽文本,必須在簽字儀式前準備齊全,包括文本的定稿、翻譯、印刷、校對、裝訂、蓋章等,都要確保準確無誤,同時還要準備好簽字時用的國旗、文具(簽字筆)等。
第三,簽字儀式的現(xiàn)場布置。我國的一般做法是在簽字廳內(nèi)設一簽字桌(長方桌),桌面覆以深色(深綠色為好)臺呢,桌后放兩把椅子,為雙方簽字人座位,主左客右。
座位前擺放雙方保存的文本。文本前放置簽字文具。桌子中間擺一旗架,懸掛雙方國旗。參加儀式的人員按身份順序,排列于各自簽字人員的座位后。雙方的助簽人員分別站立在各自簽字人員的外側(cè)。
(北京市市政市容管理委員會對外交流處供稿)
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