摘 要：檔案作為重要的信息資源，需要開發(fā)才能實現(xiàn)其應(yīng)用的價值，檔案管理也要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，更新理念，提高管理水平，開展管理模式，挖掘檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：信息化 計算機(jī)圖書檔案 管理

信息化技術(shù)飛速前行，各個行業(yè)都開始應(yīng)用信息技術(shù)開展系統(tǒng)管理，信息化所帶來的產(chǎn)業(yè)革命也在不斷地膨脹，故而圖書檔案管理已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢。計算機(jī)圖書檔案管理主要是是在信息化不斷滲透和發(fā)展的前提下，檔案管的更新?lián)Q代。目前關(guān)于如果發(fā)揮信息化模式的計算機(jī)圖書檔案管理是研究的新議題，對推進(jìn)管理上升到新高度有積極意義。

一、計算機(jī)圖書檔案管理特點

1.編目存儲便捷節(jié)約查閱實踐。信息技術(shù)最為典型的特點是操作極為便捷，通過應(yīng)用計算機(jī)檔案管理能夠解放管理人員的大腦和手，讓人為操作變得更為便捷，摒棄傳統(tǒng)的手工操作模式，能讓人力得到較大的解放，縮短工作時間，進(jìn)而提升工作效率。由于計算機(jī)自身就存有大量的計算能力，因而錄入計算機(jī)系統(tǒng)的圖書檔案資料也需要借用計算機(jī)的內(nèi)部運算進(jìn)行系統(tǒng)編碼，這樣內(nèi)部的資料就能自動排序，查詢起來更為方便，降低現(xiàn)有工作難度，提升工作效率，保障信息安全。

2.查閱方便便于資料共享。計算機(jī)圖書檔案管理主要是讓把圖書檔案按照系統(tǒng)化的方式錄入其中，這不但能將所有信息存儲到計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，也能讓大部分信息上傳到云端存儲盤內(nèi)，信息才龐大的存儲空間內(nèi)可以加大運行速度，也能在硬盤或者電腦系統(tǒng)出現(xiàn)問題后還存有備份。另外通過在有網(wǎng)絡(luò)的地方就能快速的查閱相關(guān)信息，思想資源的實時共享。圖書檔案資料在多媒信息平臺上的共享，可利用計算機(jī)將圖書檔案資料做好加工和整合，然后在借助共享平臺將分享相關(guān)信息，這樣可以讓信息資源的利用率達(dá)到最大。

3.管理方法先進(jìn)人員素質(zhì)偏高。計算機(jī)圖書檔案管理主要是將人的智慧與計算機(jī)技術(shù)有機(jī)融合在一起，無論是參與圖書檔案資料錄入的工作人員，還是分類圖書館內(nèi)各類數(shù)目的人員，都需有著專業(yè)的知識能力和業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，要求這些人員具有較好的計算機(jī)操作素質(zhì)，還能對數(shù)據(jù)和分析有初步了解，借助于計算機(jī)將所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化的分類，分析排列。為應(yīng)用此模式，圖書檔案管理過程中就要不斷的同時人員的業(yè)務(wù)能力和相關(guān)的計算機(jī)、統(tǒng)籌、規(guī)劃等輔助類素質(zhì)的提升。

二、信息化模式下的計算機(jī)圖書檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案意識薄弱。大多數(shù)的圖書館將檔案工作看成是圖書館工作的基礎(chǔ)，特別是計算機(jī)圖書館，更是將其看成是內(nèi)部機(jī)構(gòu)，把檔案保持看成是檔案館的工作，只單方面的保持或者上交檔案館數(shù)據(jù)，由于業(yè)務(wù)檔案不需上交，所以讀者檔案在一定時間內(nèi)就被銷毀，這樣做不利于圖書館長期發(fā)展，由于讀者信息中能挖掘出讀者的喜好或者讀者的閱讀頻率等，這些信息能較好的指導(dǎo)圖書館未來發(fā)展，因而粗暴的銷毀不是明智之舉。

2.檔案缺乏統(tǒng)一管理。相較于其他檔案相比，圖書館業(yè)務(wù)檔案也是國家的重要文獻(xiàn)資源，但是由于沒有專門的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，因而很多專業(yè)或者重要的檔案，沒有報送到專業(yè)檔案館進(jìn)行保存，因而不具有完善的管理制度，出現(xiàn)檔案遺失的狀況。目前很多圖書館都是各個所屬部門保存自己的檔案，甚至有的業(yè)務(wù)檔案都要個人自己保管，因而在開展工作和業(yè)務(wù)調(diào)動的過程時，個人或者部門保管的檔案由于保管不善出現(xiàn)遺失狀況。

3.缺乏系統(tǒng)性和完整性。由于現(xiàn)代化程度比較低，因而圖書館的檔案來源主要是上級文件和圖書業(yè)務(wù)方面的工作，系統(tǒng)化的工作流程還沒有形成，保管時斷檔或者缺擋的現(xiàn)象時有發(fā)生，比如應(yīng)該設(shè)立的檔案沒有設(shè)立，或者大部分檔案沒有建立系統(tǒng)化查閱體系，尋找起來費時費力，保存上沒有運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，導(dǎo)致檢索、數(shù)字化方面有所缺失等，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下，不能適應(yīng)社會發(fā)展需求，特別是在經(jīng)費不足的情況下，檔案保存變得更為薄弱。

4.自動化管理方式?jīng)]能普及。當(dāng)前很多圖書檔案都沒有開展自動化管理，管理方式很單一，機(jī)械化的操作還沒能得到大面積普及，因而這種傳統(tǒng)的管理方式會帶來大量的工作量，不但工作速度較慢，工作時間較長，同時也會限制檔案管理人員整理檔案的速度。根據(jù)研究獲悉出現(xiàn)以上原因的關(guān)鍵點有三，第一，部分圖書檔案管理的重視度不夠，所以沒能投入較大的財力開展檔案管理。第二，雖然已經(jīng)調(diào)撥經(jīng)費購買先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于管理人員對操作不是很了解，因而設(shè)備的先進(jìn)性不能體現(xiàn)出來。第三，部分檔案管理工作人員現(xiàn)代辦公意識缺乏，在擁有高科技設(shè)備的情況下還依然運用落后的管理方式進(jìn)行手工操作。

5.檔案管理人員的管理素養(yǎng)有待加強(qiáng)。目前檔案管理出現(xiàn)問題的原因有二，第一是缺乏專業(yè)化的檔案管理人員，第二是工作人員的業(yè)務(wù)水平偏低。根據(jù)調(diào)查可以獲悉，專業(yè)的檔案管理人員缺乏，檔案工作由非專職人員兼任，非專職人員有自己的本職工作，所以不能將全部的心思都投放到檔案管理工作中，因而檔案管理工作漏洞百出的情況屢見不鮮。另，部分檔案管理人員自身業(yè)務(wù)能力偏低，因而檔案管理人員的基本工作素養(yǎng)也比較低，出現(xiàn)這一現(xiàn)象的具體表現(xiàn)是分類、整理、歸檔和保管等細(xì)節(jié)工作內(nèi)容不能被更好的把握住，因而很難實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化要求，進(jìn)而制定的各類檔案管理工作會制約檔案管理的專業(yè)化發(fā)展。

三、信息化模式下的計算機(jī)圖書檔案管理的新渠道

1.充分利用現(xiàn)代化技術(shù)。當(dāng)前，圖書館業(yè)務(wù)基本實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展要求，圖書期刊中的采訪、編目等都要借助于計算機(jī)進(jìn)行檢索或者管理，融合現(xiàn)代化信息技術(shù)為今后的發(fā)展帶來挑戰(zhàn)，但是也會迎來新的發(fā)展機(jī)遇。電子文檔的增多，讓紙質(zhì)文檔管理受到?jīng)_擊，如果還沿用紙質(zhì)檔案管理模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)信息化發(fā)展要求，目前一些老的紙質(zhì)文件依舊保存著，不能錄入到電腦內(nèi)，導(dǎo)致當(dāng)前的管理局面是紙質(zhì)和電子檔案并存，所以在重視紙質(zhì)檔案管理的過程中，不能忽視電子文檔的管理和保存，計算機(jī)管理的檔案和數(shù)據(jù)，在信息化推進(jìn)中都能保存下來。最后圖書館信息檔案管理是將電子檔案建設(shè)成數(shù)據(jù)庫的形式，方便管理和使用，讓檔案信息發(fā)揮應(yīng)用的社會價值。

2.漸進(jìn)性資源共享。檔案管理中保密性是決定資源共享性的關(guān)鍵措施，圖書檔案一方面需要涉及圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，另外一方面要涉及讀者個人信息數(shù)據(jù)，合理的開發(fā)以及利用檔案資源，是有效避免機(jī)密泄露的關(guān)鍵要素。網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，有助于信息資源的利用，并且在使用時可以為其提供便利條件，因而圖書館在面對這一現(xiàn)狀時，要重視選擇性的加工和制作檔案信息資源，將制作好的信息資源傳送到高校數(shù)據(jù)庫內(nèi)，供廣大校園讀者使用，信息要具有流動性，定期的更新和改進(jìn)信息技術(shù)內(nèi)容，方便科研人員或需要的人員閱讀以及使用。

3.檔案信息資源編研。由于圖書檔案信息資源多處于分散狀態(tài)，所以信息無連貫性和系統(tǒng)性，因而信息的使用價值較低，部分原始資源沒有發(fā)揮價值，因而要想利用這些檔案信息之間，就要針對材料開展目的性和計劃性的分析以及編研，將分散的信息編研成綜合性較好的信息編研體系，例如，根據(jù)某一學(xué)科或者課題開展編研文獻(xiàn)的匯編或者專題調(diào)研工作，結(jié)合圖書館工作編撰大量的工作事記等，這些工作看似簡單，但是實際操作難度較大，如果能長期堅持做下去，對圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。

4.先進(jìn)管理設(shè)備引進(jìn)數(shù)字化管理。計算機(jī)圖書檔案管理主要的應(yīng)用設(shè)備還是計算機(jī)，這就要在計算機(jī)設(shè)備上投入較多的技術(shù)，并將先進(jìn)的管理設(shè)備看成是管理的要點。不但要注意計算機(jī)的軟件設(shè)備，其硬件設(shè)備也十分重要，學(xué)?？梢酝ㄟ^購進(jìn)或者自行開發(fā)的方式開展適合本校圖書檔案管理的數(shù)據(jù)庫，這樣在日后的管理和維護(hù)中，能更靈活的運用選用的軟件，使用起來更為便捷，且過程中要不斷的做好優(yōu)化和升級，滿足最佳實現(xiàn)效能。

5.數(shù)據(jù)庫建設(shè)做好資源共享。計算機(jī)圖書檔案管理中最為重要的一個優(yōu)勢是要通過數(shù)據(jù)庫，建立相關(guān)的資源共享平臺，然后讓人們運用快捷和便利的條件，進(jìn)行資源共享，讓資源能為廣大讀者所使用，現(xiàn)在資源也能被廣大讀者使用，但是使用的范圍較小，如高校圖書館只能集中在高校范圍內(nèi)，導(dǎo)致資源豐富，但是實際的使用效率不能完全發(fā)揮出來。因而在計算機(jī)圖書檔案管理時，需要做好實時更新，讓資料和信息保持最新狀態(tài)，這能提升圖書檔案管理水平的技術(shù)保障狀況和發(fā)揮現(xiàn)有的數(shù)據(jù)空間。另，要想讓圖書檔案管理的利用率達(dá)到最大值，就需提升資源的共享效率，創(chuàng)立安全、高校的信息共享平臺，獲取最大的圖書資源使用效益。

6.專職管理提升人員素質(zhì)。信息化的管理模式下，計算機(jī)無論是應(yīng)用技術(shù)還是數(shù)據(jù)資源管理技術(shù)，都要求操作人員有熟悉的操作技。要求所有的從業(yè)人員從上崗之時就要具備圖書檔案管理技能，并在工作中逐步深化自己的專業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合實際工作情況，不斷的提升自己的能力。

7.做好檔案信息建設(shè)。

7.1強(qiáng)化對檔案信息的建設(shè)。為加強(qiáng)檔案信息建設(shè)，需要加大對檔案信息的投入力度。為此，可以根據(jù)實際狀況制定相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在此標(biāo)準(zhǔn)的約束下，調(diào)動目前可用資金，若資金不夠可以向政府申請，做好政府財政和相關(guān)部門的支持，以期解決資金上的困境。另外，在各方面條件都具備的前提下，最好加大資金準(zhǔn)入渠道，拓展資金來源，并充分挖掘資金的利用情況，進(jìn)而讓檔案信息化建設(shè)工作能順序的開展下去。

7.2提升檔案信息化建設(shè)效益。為更好的提升檔案信息化建設(shè)，可以從以下幾個方面入手：第一，做好檔案工作人員的培訓(xùn)教育，培養(yǎng)懂檔案管理和電腦操作的復(fù)合型人才。第二，檔案管理工作中進(jìn)行保密，讓參與管理的人員具有保密意識。第三，建立專門的檔案管理頁面，提升網(wǎng)絡(luò)查詢的利用效率。第四，建立內(nèi)容豐富和利用率較高的電子檔案信息管理，將檔案內(nèi)的電子信息都呈現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺上面，實現(xiàn)資源共享的同時，也加強(qiáng)資源的利用效率。第五，完善學(xué)校電子文檔收集，便于檔案資料的利用以及保管。第六，橫向延伸中進(jìn)行檔案管理聯(lián)合，豐富檔案信息資源，讓檔案的延伸性得到切實保障。

7.3檔案在線服務(wù)提升服務(wù)質(zhì)量。檔案在線服務(wù)，能讓人們及時準(zhǔn)確的獲取檔案信息，要求檔案管理人員樹立“工作即為服務(wù)”的檔案管理理念，明確服務(wù)方向，端正檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提升服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)中做到熱情和主動，跟進(jìn)后勤工作的同時強(qiáng)化學(xué)校的檔案服務(wù)，挖據(jù)出檔案的潛在功能，將過去以歸檔為主的檔案管理轉(zhuǎn)化為開發(fā)利用為主。

四、結(jié)語

圖書館作為服務(wù)性較強(qiáng)的部門，在檔案管理中學(xué)科化道路較長，因而在發(fā)展中要結(jié)合實際途徑，調(diào)整館員心態(tài)開展檔案管理工作，打破傳統(tǒng)工作中出現(xiàn)的壁壘，整合檔案信息資源，逐步的積累將優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供給廣大讀者，利用檔案管理中的資源優(yōu)勢，讓其發(fā)揮更大的社會實用價值。

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