摘 要：隨著信息技術和科技水平的不斷發(fā)展與進步，依托于計算機技術而是實現(xiàn)的自動化管理辦公模式逐漸被各類企業(yè)所引進，并且日趨完善，而文書檔案管理的辦公自動化也開始進入了實踐和普及階段。本文就文書檔案管理的辦公室自動化實踐過程中出現(xiàn)的問題進行簡單的分析，并提出對應的解決辦法，以供參考。

關鍵詞：文書檔案管理 辦公自動化 優(yōu)化

文書檔案管理模式能夠極大的提高工作效率，并同時保證文書檔案的傳輸安全性和傳輸速度，進而對于文書檔案的共享、交流起到一定的促進作用。因此，文書檔案的管理也成為當前各大企業(yè)的重要管理內容之一，也是企業(yè)內在管理與內在發(fā)展的動力要求。而隨著社會的不斷進步和發(fā)展，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭也必然越發(fā)激烈。在這樣的大環(huán)境下，實現(xiàn)文書檔案管理的辦公室自動化，進而及時、系統(tǒng)、準確、完整的提供文書檔案的信息與內容滿足企業(yè)發(fā)展的各方面要求，是企業(yè)在未來取得競爭優(yōu)勢的重要方式和手段。

一、文書檔案管理辦公自動化在實踐中可能出現(xiàn)的問題

1.可能遭惡意病毒侵害，導致重要內容泄密。文書檔案管理自動化辦公的最終目的，主要是通過這一步驟實現(xiàn)文書檔案的電子化。其優(yōu)勢在于容易修改，而且不會留下痕跡。方便搜索，在不受外界干擾的情況下，保存時間長，不會使文檔內容出現(xiàn)遺漏或丟失的現(xiàn)象。但是，當前網絡發(fā)展快速，文檔管理人員，在執(zhí)行檔案管理時，稍有不慎就會下載或安裝惡意木馬病毒，從而導致死機，系統(tǒng)崩潰等情況發(fā)生，從而使得相關的文書檔案內容出現(xiàn)丟失、遭惡意修改等。也有可能是競爭方的黑客惡意侵入，使得公司重要的項目信息以及相關合作方的資料失竊等等。

2.面對全新的管理方式，管理人員的個人素質可能需要做必要的提高。企業(yè)想要實現(xiàn)文書檔案管理自動化，相關的檔案管理人員不但需要懂得紙質文書檔案管理的基本理論以及相關的方法和技術，還需要對計算機、數(shù)據通信技術等可能用到或將要用到的現(xiàn)代化辦公設備的操作方法級維修方法。某些企業(yè)，執(zhí)行文書管理工作的相關人員年齡比較大，面對全心的管理模式難以適應，而教育程度低的從業(yè)人員也無法達到現(xiàn)代化辦公技術的操作要求，此外，文書檔案管理的相關軟件也會隨著時間的推移不斷更新，而能夠應對這樣變化形式的專業(yè)人才，也是目前比較缺少的人才。綜合以上條件來看，當前管理人員面對這種全新的管理模式，可能會出現(xiàn)適應難度大，或者綜合素質低等情況。

3.針對文書檔案管理辦公自動化的管理制度可能尚不健全。除了上述的兩點可能出現(xiàn)的問題外，相關的管理制度不健全也是一種可能出現(xiàn)的問題。由于先前很多企業(yè)對于文書檔案管理的規(guī)章制度，都是針對紙質的管理模式，因此并不適用于辦公自動化的管理條件。例如，文書檔案電子化的錄入標準，就明顯要有別于紙質模式的錄入要求。還有，針對電子檔案的存儲、查閱以及修改等也需要很明確的規(guī)章制度，沿用紙質的管理模式顯然不行。此外，有部分企業(yè)針對文書的檔案管理所使用計算機系統(tǒng)或軟件沒有進行統(tǒng)一化標準，致使在進行同一種檔案的錄入、存儲、編輯修改等采用多個系統(tǒng)，最終導致系統(tǒng)與系統(tǒng)間無法兼容，搜索、查閱相關信息時，系統(tǒng)無法顯示。

二、針對文書檔案管理的辦公室自動化實踐過程中出現(xiàn)問題的優(yōu)化

1.對計算機使用的系統(tǒng)以及軟件施行內外網隔離的辦法。具體的措施分布如下；首先屏蔽所有相關的IP地址，然后選擇性的將一些地址放入網絡。其次建立防火墻，過濾網絡數(shù)據、管理訪問、禁止某些業(yè)務或者訪問、記錄越過防火墻的行為、檢測并對相應的攻擊提出警告。通過這種方式，保證文書檔案管理安全的網絡環(huán)境。

2.針對相關的從業(yè)人員開設必要的培訓課程。對文書檔案管理的辦公自動化管理模式的從業(yè)人員安排特定的課程，邀請專業(yè)的設計人員和維修人員針對系統(tǒng)升級或軟件使用方面進行詳細而系統(tǒng)的講解。例如，對于文書檔案管理中常用的Word文檔的編輯、Excel表格制作等，安排公司內部的專業(yè)人員或相關的專業(yè)人才，對從業(yè)人員進行培訓，以保證從業(yè)人員對于這寫基礎軟件的熟練應用。然后再針對人員對課程內容的接受程度和工作實踐中的表現(xiàn)情況，培訓人員對每個文書檔案的管理人員的工作做好評價，最終針對每個人的實際情況，再有針對性的開始培訓課程。

3.有關部門要嚴格的規(guī)定并完善自動化文書檔案管理的工作標準和流程。自動化文書檔案管理工作與紙質的狀態(tài)有很大的差異，其起草、整理、修改、歸檔等環(huán)節(jié)都是用計算機進行的，而讀取、查閱等機讀狀態(tài)也是借住計算機技術通過網絡通信進行的。因此企業(yè)的有關部門必須要建立規(guī)范性、服務性、共享性的管理標準。對從業(yè)人員業(yè)務范圍的基礎要求，也要制定統(tǒng)一化標準。對于文書檔案管理的相關應用系統(tǒng)和軟件，也要進行統(tǒng)一的規(guī)范。因此有關部門要加大工作量，加強對文書檔案辦公自動化管理人員的監(jiān)督和管理力度，制定完善的管理制度和行為規(guī)范，使得辦公自動化的文書檔案管理工作更加的流暢。

4.增加對文書檔案管理辦公自動化的資金投入。加大資金投入，引進先進的設備，改善硬件環(huán)境，適當?shù)脑黾訌臉I(yè)人員的工資待遇。讓他們既能夠有良好的辦公環(huán)境和先進的設備使用，還能夠得到比較豐厚的酬勞，從而激勵他們工作的動力，吸引更多人才的加入。例如，某企業(yè)根據實際的需要，對文書檔案的辦公自動化管理加大了資金投入，配置了攝像頭、投影儀、影像系統(tǒng)等，以及管理所需要的辦公軟件或者功能軟件等。設立專項資金，獎勵從業(yè)人員的工作狀況等。

5.加強對文書檔案管理辦公自動化的監(jiān)督力度。例如某企業(yè)，在決定構建文書檔案辦公自動化管理模式之前，就已經成立了相關的監(jiān)管部門。定期的對文檔管理的從業(yè)人員的工作狀況進行檢查。防止因為操作人員的失誤，而導致文檔在錄入、存儲、修改等過程中偏差，導信息的不準確。除此之外，他們還加強了對管理人員的有關行為規(guī)范的宣傳力度，保證從業(yè)人員養(yǎng)成盡職責盡責的工作態(tài)度，進一步保證資料的準確性。

三、結語

總而言之當前應對文書檔案管理的辦公自動化管理模式，可能會出現(xiàn)的問題有從業(yè)人員的文化差異和綜合素質較大，對新的管理模式難以適應；相關企業(yè)缺乏完善的管理制度，使得文書管理的工作難以流暢的進行；網絡的安全性問題。針對這三個問題，筆直個人認為，相關一些要對應的采取優(yōu)化措施，加強員工個人素質的提高、加大自動化管理的資金投入以及改善網絡環(huán)境，確保信息的安全性等。

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