摘 要：隨著高校的擴張，網(wǎng)絡(luò)時代的到來，為高校的會計檔案管理帶來一定的機遇與挑戰(zhàn)。一方面，網(wǎng)絡(luò)化信息的加速，能夠為高校的檔案管理帶來便利，另一方面也為高校檔案的管理帶來了困難?，F(xiàn)階段，高校的檔案管理面臨著很多的問題，如檔案管理不合理，檔案管理制度不健全，檔案管理人員素質(zhì)差，以及檔案資料收集不全等等。面對這些問題，高校檔案管理部門應(yīng)當加強相應(yīng)的管理。使得在新形勢下，能夠進一步加強會計檔案的管理。

關(guān)鍵詞：高校 會計檔案 創(chuàng)新管理

會計檔案保管一直都是比較重要的一件檔案保管事務(wù)，在《會計法》中，有規(guī)定相應(yīng)的會計憑證、賬簿及其他資料等的保管年限，也提出相應(yīng)的會計檔案保管要求等等。高校會計檔案保管依然也是高校財務(wù)的重要事件之一，高校會計檔案關(guān)系著重要的憑證、原始記錄以及相關(guān)的文件資料等等，是財務(wù)記錄的重要證據(jù)之一，同時也是審計的一大重要依據(jù)。因此，高校會計檔案管理有著極其重要的地位。

一、高校會計檔案創(chuàng)新管理的重要性

1.高校檔案創(chuàng)新管理是高校檔案管理的重要組成部分。隨著網(wǎng)絡(luò)化信息化時代的到來，高校的檔案管理越來越電子化，也越來越創(chuàng)新化。很多高校的檔案管理已經(jīng)趨向網(wǎng)絡(luò)化和電子化，因此，為了更好地跟上高校的檔案管理化要求，高校的會計檔案管理也需要跟上時代的步伐。會計檔案是高校檔案管理的重要一部分。高校檔案管理已經(jīng)慢慢從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管轉(zhuǎn)向電子檔案保管，各種光盤、紙質(zhì)檔案等等都可以印刻或者復(fù)制到電腦里面，保存為電子檔案。在這種情況下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代信息化的要求。為了能夠跟上時代的步伐，高校的會計檔案創(chuàng)新管理顯得很有必要。

2.高校檔案創(chuàng)新管理符合信息化時代的發(fā)展?，F(xiàn)代社會，電子化信息快速發(fā)展，得益于經(jīng)濟的發(fā)展和技術(shù)的進步以及計算機科學與技術(shù)的應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)得到廣泛普及。在這種情況下，高校的檔案管理也應(yīng)當與時俱進，跟上時代的步伐。傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質(zhì)的憑證和賬簿等的管理，但是科技的進步以及信息化時代的來臨要求高校實現(xiàn)電子檔案模式的創(chuàng)新化管理。結(jié)合時代的要求，打印、復(fù)印、拷貝、光驅(qū)等的使用必須跟上信息化時代的節(jié)奏。再加上一些電子加密系統(tǒng)、防火墻的使用等等，使得檔案保管更加具有加密性，也更不容易被人竊取。以上技術(shù)的使用都得益于科技的進步以及經(jīng)濟的發(fā)展。因此，高校會計檔案創(chuàng)新管理是符合時代發(fā)展，也符合現(xiàn)代需求的。

3.高校檔案創(chuàng)新管理體現(xiàn)高校的競爭力。當今社會，高校的競爭力體現(xiàn)在方方面面，不僅僅體現(xiàn)為高校的教學質(zhì)量、科技水平，為教學和科研服務(wù)的部門管理工作也是重中之重。在高校管理的軟硬兩面上，會計檔案的管理就是硬件水平的體現(xiàn)之一。傳統(tǒng)的會計檔案保管有諸多缺陷，綜合體現(xiàn)為保密性差，易損壞，以及調(diào)用不方便等等。但是信息化時代的要求向高校檔案管理發(fā)起了挑戰(zhàn)，現(xiàn)代科學技術(shù)能夠為高校的檔案管理帶來新的活力，也為高校的檔案創(chuàng)新管理帶來新的契機。利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信和影像技術(shù)等信息技術(shù)手段，推進會計檔案信息化建設(shè)，結(jié)合電子信息技術(shù)，高校的會計檔案管理可以做得更加出色與完美。高校會計檔案的創(chuàng)新管理能夠反映一所高校的硬件水平，更是一所高校對外競爭的強有力基礎(chǔ)。

二、高校會計檔案保管的問題

1.檔案管理混亂。高校的檔案管理混亂主要體現(xiàn)為高校的檔案保管意識不強，對于會計檔案保管不是很重視。原始憑證、會計憑證等等重要憑證的保管稍微重視一些，對于一些固定資產(chǎn)卡片、銀行余額調(diào)節(jié)表等其他類會計檔案的保管卻疏于保管。檔案保管有著相應(yīng)的法律法規(guī)要求，然而鮮有高校根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)進行相應(yīng)的檔案保管，相反，很多檔案保管人員不重視會計檔案的保管。財務(wù)部門也不會設(shè)立相應(yīng)的檔案保管人員，只是在財務(wù)做完賬后直接叫財務(wù)人員進行相應(yīng)的裝訂成冊。高校的一些會計檔案的保管與存放也是五花八門，沒有特定的序列或者保管順序，一旦要調(diào)用很久以前的會計檔案，則尋找過程比較麻煩且有可能出現(xiàn)會計檔案丟失的現(xiàn)象。

2.會計檔案管理不符合要求。由于高校對會計檔案的管理不夠重視，導致現(xiàn)在很多高校的會計檔案管理不符合要求。檔案管理有相應(yīng)的法律法規(guī)，只有根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)進行檔案的管理才能將會計的檔案保管得更好。很多高校的會計檔案出現(xiàn)亂放的現(xiàn)象，會計檔案沒有按照一個合理的順序進行排放，因此在需要查閱時，總會出現(xiàn)查閱困難，并且有些資料找不到的現(xiàn)象。出現(xiàn)查閱難的現(xiàn)象就是由于會計檔案管理不符合要求導致的。進一步地，某些查閱人員并沒有查閱的權(quán)限，但是檔案的保管人員并沒有審批查閱人的權(quán)限，就幫助查閱人共同查找相應(yīng)的資料或者憑證。由于缺乏相應(yīng)的查閱審批，導致很多信息泄露出去，檔案保管出現(xiàn)大的問題。而查閱人沒有及時歸還檔案，檔案保管人員也沒有及時整理，導致很多會計檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。會計檔案保管到了一定的年限需要某些有權(quán)限的人進行銷毀簽字，但是由于檔案保管人員也不重視，導致很多到了銷毀期限的檔案并沒有簽字銷毀，很多檔案保管在檔案室，顯得擁擠且混亂不堪。

3.對電子檔案依賴性強。雖然信息化時代的來臨，高校需要與時俱進，將電子檔案保管也列入會計檔案管理范圍之內(nèi)。但是很多高校太過于依賴電子檔案，導致紙質(zhì)檔案的保管被忽略。原始憑證、會計憑證以及一些賬簿的保管需要紙質(zhì)保管，到了規(guī)定的年限才可以銷毀。但是很多高校太依賴于電子檔案的保管，導致很多紙質(zhì)的檔案并沒有留底，甚至疏于保管紙質(zhì)檔案。事實上，根據(jù)一些檔案保管法，有一些紙質(zhì)檔案需要保管到一定的期限才可以銷毀，并且紙質(zhì)檔案的查閱也需要一定的權(quán)限等等。很多高校并沒有遵守檔案保管法的要求對紙質(zhì)材料進行相應(yīng)地保管，導致很多材料的丟失。對電子檔案依賴性強，并不是說不需要進行電子檔案保管，而是需要紙質(zhì)檔案保管和電子檔案保管綜合應(yīng)用，讓會計檔案保管更加合理。

4.檔案保管人員素質(zhì)低。大多數(shù)高校并沒有設(shè)置專門的檔案保管人員，有的直接是會計人員進行相關(guān)的會計檔案保管，因為檔案保管人員的不重視，導致很多資料的缺失，也出現(xiàn)很多越權(quán)查閱資料的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的產(chǎn)生對于會計信息的保密都有一定的影響，從而影響高校的名譽等等。事實上，檔案保管是一項比較專業(yè)，也比較有技術(shù)含量的事情，有些高校會將會計檔案保管由專門的人進行管理，從而讓會計檔案保管得更加合理。但是，很多高校在選擇檔案保管人員時并沒有相應(yīng)的專業(yè)要求，也沒有相應(yīng)的技術(shù)要求，很多保管人員都是高校教師的家屬擔任的，至于相應(yīng)的電子檔案保管也是由一些會計人員進行保管的。由于保管人員的素質(zhì)不高，導致經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失，查閱無權(quán)限，以及銷毀不及時等等現(xiàn)象的發(fā)生。要杜絕此類現(xiàn)象的產(chǎn)生，必須選拔一些比較高素質(zhì)的人才進行檔案管理，最好是跟其專業(yè)相關(guān)的人才進行培訓。

三、高校會計檔案創(chuàng)新管理的措施

1.建立有效的會計檔案管理制度。建立有效的會計檔案保管制度，需要從以下幾個方面進行。首先，對于會計檔案的保管需要選任相應(yīng)的符合檔案保管的人員進行保管。只有專業(yè)的有技術(shù)的人員才能將高校的會計檔案保管得更好。其次，對于檔案保管的程序以及檔案保管的地理位置需要及時反映。對于檔案保管需要根據(jù)一定的程序進行，并且按照相應(yīng)的排列順序進行排列，對于地點的存放也需要相應(yīng)的規(guī)定，而不是亂排亂放。再次，要按時提醒需要銷毀的檔案，對于要銷毀的檔案，有關(guān)保管人員需要通知相應(yīng)的簽字人員及時簽字，及時銷毀，不要出現(xiàn)到了時間還不銷毀的會計檔案。最后，對于相關(guān)的檔案查閱一定需要相關(guān)的審批以及授權(quán)，而不是任何人都可以借閱檔案。對于借閱的檔案，一定要在規(guī)定的時間內(nèi)提醒（下轉(zhuǎn)第328頁）（上接第318頁）歸還，這樣才不會導致檔案遺失的情況。

2.培養(yǎng)檔案創(chuàng)新管理的人員。檔案創(chuàng)新管理人員的培養(yǎng)不在一時，而是一個長期的過程。首先，應(yīng)當選拔相應(yīng)的檔案保管專業(yè)的人員對檔案進行相應(yīng)的保管。其次，對選拔的相關(guān)人員進行相應(yīng)的培訓，以便其了解高校的會計規(guī)章制度，從而在保管檔案時能夠更加注意其專業(yè)性。再次，根據(jù)相應(yīng)的檔案管理制度，對相應(yīng)的檔案保管人員進行考核，對于業(yè)績不錯的檔案保管人員，尤其是有創(chuàng)新管理的人員進行獎勵，對于玩忽職守或者沒有盡到責任的檔案保管人員進行批評教育。

3.建立嚴格的內(nèi)控制度。內(nèi)控制度的建立對于檔案的管理有著很重要的作用。只有建立嚴格的內(nèi)控制度，才不會出現(xiàn)檔案丟失，查閱無權(quán)限，銷毀無簽名等等現(xiàn)象。建立嚴格的內(nèi)控制度，要求會計管理制度里面加上檔案管理條例。相關(guān)檔案的查閱需要相應(yīng)的授權(quán)，檔案的修改需要相應(yīng)的手續(xù)等等，檔案的銷毀需要相應(yīng)的簽字，以及檔案的銷毀需及時等等。這一系列的檔案保管程序或者說檔案管理條例都是建立在嚴格的內(nèi)控制度之上的。嚴格的內(nèi)控有助于檔案人員更好地對檔案進行管理，也是檔案創(chuàng)新管理的基礎(chǔ)。

4.建立電子檔案，并且不斷創(chuàng)新。電子檔案和紙質(zhì)檔案備份都要保管，重要的是，電子檔案的保管和紙質(zhì)檔案保管一樣重要。在電子化信息時代下，檔案管理需要跟上時代的步伐，充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，建立電子檔案，電子檔案必須比紙質(zhì)檔案更優(yōu)化，并且需要不斷創(chuàng)新。其中，會計檔案的管理更加需要跟上時代的步伐。高校財務(wù)管理已經(jīng)電子化，會計檔案管理應(yīng)該同步發(fā)展電子化，電子檔案保管有其自身的優(yōu)勢，信息量大，存儲方便，查賬簡單，審閱方便。優(yōu)化電子檔案并且不斷創(chuàng)新，從制作記賬憑證開始儲存原始憑證影像，杜絕原始憑證變更的可能，也能更加完好地保管原始憑證。紙質(zhì)檔案的庫房建立電子目錄，記錄原始憑證的借閱情況，避免原始憑證的丟失的現(xiàn)象。建立電子檔案和相應(yīng)紙質(zhì)檔案的索引，提高查閱效率等等，重要的是，電子檔案的保管和紙質(zhì)檔案保管一樣重要，但是檔案管理也不能太依賴于電子檔案保管。電子檔案保管需要備份保管，以防電腦崩潰或者系統(tǒng)出現(xiàn)問題。

綜上所述，高校檔案創(chuàng)新管理有其必要性和重要性，是高校檔案的重要組成部分，也符合信息化時代的發(fā)展，更是高校競爭力的重要體現(xiàn)。但是現(xiàn)階段，高校的檔案管理出現(xiàn)一系列問題，如檔案管理混亂、會計檔案管理不符合要求、對電子檔案依賴性強以及檔案保管人員素質(zhì)低等等。針對上述問題，本文提出了相關(guān)措施，比如建立有效的檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案創(chuàng)新管理人才，建立嚴格的內(nèi)控制度等等。希望通過以上措施能夠加強高校會計檔案創(chuàng)新管理，提高高校的相關(guān)競爭力。

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