摘 要：近年來，我國(guó)十分重視高等學(xué)校建設(shè)，不僅出臺(tái)了許多鼓勵(lì)高校建設(shè)的政策，而且向高校投入了巨額科研經(jīng)費(fèi)，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)規(guī)模的不斷擴(kuò)大卻與經(jīng)費(fèi)管理方式的落后形成了嚴(yán)重的對(duì)立，使得每一位經(jīng)費(fèi)使用人員必須花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在報(bào)銷上，不僅花費(fèi)了大量的時(shí)間，而且使財(cái)務(wù)部門成為最繁忙的機(jī)構(gòu)?！皥?bào)賬難”一直是困擾我國(guó)高校財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)狀，傳統(tǒng)的報(bào)銷模式越來越不能適應(yīng)教職員工的需求。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+ 高校財(cái)務(wù)管理 創(chuàng)新方式 日本大學(xué) 財(cái)務(wù)管理 經(jīng)驗(yàn)與啟示

一、日本高校網(wǎng)上報(bào)銷操作管理方式及其優(yōu)越性

日本大學(xué)的財(cái)務(wù)部門，安安靜靜，沒有報(bào)賬大廳，沒有堪比春運(yùn)排隊(duì)買火車票一樣的報(bào)賬隊(duì)伍，經(jīng)費(fèi)使用人員沒有疲于奔命的報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門的工作井然有序，一個(gè)高等學(xué)校如此大規(guī)模的經(jīng)費(fèi)，他們是如何管理的呢？下面就以差旅費(fèi)為例介紹一下在日本高校從申請(qǐng)、審批、發(fā)生、報(bào)銷完成的整個(gè)業(yè)務(wù)操作流程。

1.日本高校網(wǎng)上報(bào)銷財(cái)務(wù)管理流程。

1.1出差人。第一步，進(jìn)入大學(xué)局域網(wǎng)的出差系統(tǒng)，登錄個(gè)人信息確認(rèn)審批人。第二步，出差申請(qǐng)。（1）如果是國(guó)內(nèi)出差，點(diǎn)擊財(cái)務(wù)網(wǎng)中的差旅系統(tǒng)主頁(yè)中的“國(guó)內(nèi)出差”，錄入出差日期、出差目的。如果有向?qū)徟苏f明的事項(xiàng)，就在“向?qū)徟藗鬟_(dá)信息”欄中錄入要說明的事項(xiàng)。（2）如果有同行人，將同行者的信息在“同時(shí)申請(qǐng)者”欄里錄入，出差人和同行人各自分別審批。申請(qǐng)完成。第三步，購(gòu)買車票，預(yù)定賓館。（1）獲得經(jīng)費(fèi)審批人同意后，出差人詳細(xì)錄入出差時(shí)間（出差內(nèi)容有2個(gè)以上時(shí)，要一一錄入），選擇出差省市，錄入出差單位，選擇出差內(nèi)容。這個(gè)欄目所錄入內(nèi)容作為發(fā)放出差補(bǔ)助的依據(jù)。（2）通過系統(tǒng)購(gòu)票。進(jìn)入購(gòu)票主頁(yè)，選擇使用的交通工具，訂票。（超標(biāo)準(zhǔn)乘車，必須選擇點(diǎn)擊“差額自己負(fù)擔(dān)”）（3）在購(gòu)票主頁(yè)進(jìn)行賓館預(yù)訂。也可以通過主頁(yè)上的代理公司訂車票、訂賓館。購(gòu)票系統(tǒng)里的所有公司都是經(jīng)過大學(xué)招標(biāo)的，簽有合同的契約公司。預(yù)訂完成，出差。第四步，出差歸來后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)算。（1）選擇點(diǎn)擊結(jié)算處理中的“國(guó)內(nèi)出差”字段，進(jìn)入國(guó)內(nèi)出差結(jié)算申請(qǐng)信息呼出一覽表頁(yè)面，選擇呼出要結(jié)算的業(yè)務(wù)。（2）進(jìn)入“國(guó)內(nèi)出差補(bǔ)助計(jì)算”欄，顯示出申請(qǐng)時(shí)所填的內(nèi)容，如果有追加內(nèi)容時(shí)，這時(shí)可以補(bǔ)充錄入。（3）點(diǎn)擊“材料添附”，將出差的工作報(bào)告，邀請(qǐng)函等上傳。（4）“補(bǔ)助區(qū)分”的下拉列表顯示出“國(guó)內(nèi)補(bǔ)助”和“國(guó)內(nèi)餐費(fèi)”兩個(gè)字段。首先選擇“國(guó)內(nèi)補(bǔ)助”，點(diǎn)擊 “補(bǔ)助種類”下拉列表，表中顯示出“省外出差補(bǔ)助”、“省內(nèi)一日出差”、“省內(nèi)住宿出差補(bǔ)助”、“路途中住宿出差補(bǔ)助”、“省外出差15-30天補(bǔ)助”、“省外出差30天以上補(bǔ)助”字段，根據(jù)出差地點(diǎn)和時(shí)間選擇相應(yīng)字段；然后選擇“國(guó)內(nèi)餐費(fèi)”，同樣的程序。（5）如果使用了私家車，要將行駛的公里數(shù)填入并確定。（6）在“實(shí)際費(fèi)用”欄里，通過“JTB時(shí)刻表”檢索出乘坐的車次和住的賓館信息，取得申請(qǐng)時(shí)預(yù)訂的賓館的電子發(fā)票。再錄入出差地發(fā)生的公共交通或出租車費(fèi)用。（7）經(jīng)費(fèi)審批人審核通過后，電腦就計(jì)算出這筆差旅業(yè)務(wù)的總費(fèi)用?？傎M(fèi)用=補(bǔ)助+餐費(fèi)+出差地發(fā)生的費(fèi)用+車費(fèi)和住宿費(fèi)。確認(rèn)后，打印結(jié)算書。（8）財(cái)務(wù)規(guī)定，在出差地發(fā)生的費(fèi)用中，如果有超過2000日元的支出時(shí)，必須提供原始發(fā)票。如果有這樣的支出，那么系統(tǒng)會(huì)提示打印相關(guān)的原始票據(jù)粘貼單，將原始發(fā)票貼在粘貼單上。（9）報(bào)銷人將打印好的結(jié)算書和貼有原始發(fā)票的原始票據(jù)粘貼單，投遞到財(cái)務(wù)部門。

1.2審批人。經(jīng)費(fèi)審批人點(diǎn)擊“審批處理”，顯示出需要審批業(yè)務(wù)的一覽表，選擇要審批的業(yè)務(wù)。每筆業(yè)務(wù)都需要兩次審批，一是申請(qǐng)審批，二是結(jié)算審批。審批不受時(shí)間。地點(diǎn)限制。申請(qǐng)審批，審批有“通過”.“保留”.“重做”三項(xiàng)選擇，經(jīng)費(fèi)審批人通過系統(tǒng)獲取具有審批權(quán)的相關(guān)經(jīng)費(fèi)信息后，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批。結(jié)算審批，審批有“通過”.“不通過”兩項(xiàng)。只有經(jīng)費(fèi)審批人通過的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)才能計(jì)算出該筆業(yè)務(wù)的總費(fèi)用。

1.3財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員拿到投遞的材料，在系統(tǒng)里檢索出這筆業(yè)務(wù)，掃描核對(duì)后，點(diǎn)擊“確定”，報(bào)銷款轉(zhuǎn)入報(bào)銷人銀行卡里，這筆差旅業(yè)務(wù)處理完成。

2.日本高校網(wǎng)上報(bào)銷財(cái)務(wù)管理方式的優(yōu)越性。通過日本高校差旅業(yè)務(wù)的報(bào)銷流程，我們看到，大學(xué)局域網(wǎng)覆蓋了整個(gè)大學(xué)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的終端設(shè)備遍布各個(gè)教學(xué)樓，不僅對(duì)內(nèi)資源共享，對(duì)外與契約公司也實(shí)現(xiàn)了信息推送，財(cái)務(wù)管理在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下更加高效合理。

2.1教職員工不用去財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，不必非要占用白天的工作時(shí)間，可以利用自己方便的時(shí)間，在周邊系統(tǒng)進(jìn)行錄入，查看。且所有項(xiàng)目全部通過系統(tǒng)提示在系統(tǒng)上操作，操作簡(jiǎn)單，教職員工不為報(bào)銷而煩惱。

2.2智能設(shè)備取代了部分人工，會(huì)計(jì)服務(wù)由前臺(tái)轉(zhuǎn)向了后臺(tái)，沒有嘈雜的報(bào)賬大廳，沒有煩躁的面孔，無現(xiàn)金支付，會(huì)計(jì)服務(wù)也體現(xiàn)了日本服務(wù)業(yè)的貼心和人性化。同時(shí)，智能設(shè)備跨越了時(shí)間和空間，避免了經(jīng)費(fèi)審批人不在時(shí)得不到批準(zhǔn)，工作無法進(jìn)行的問題。

2.3充分地利用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了與契約公司的財(cái)務(wù)信息推送，推動(dòng)了電子合同、電子發(fā)票的使用，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

2.4經(jīng)費(fèi)審批人只關(guān)注經(jīng)費(fèi)是否還有結(jié)余，只審批業(yè)務(wù)是否應(yīng)該發(fā)生，責(zé)任劃分明確。

二、日本高校網(wǎng)上報(bào)銷操作管理方式對(duì)我國(guó)的啟示

1.審批簽字流程再造，由事后審批改為事前審批。經(jīng)費(fèi)審批人和經(jīng)費(fèi)使用人作為高校教職員工都有自己的教研工作，時(shí)間都很緊。經(jīng)費(fèi)審批人還得在固定的辦公地點(diǎn)、固定的時(shí)間辦理審批，如果審批人不在，那么工作就無法進(jìn)行。網(wǎng)上審批，電子簽名使得審批人不論在何時(shí)何地都能第一時(shí)間獲取信息，隨時(shí)審批，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。目前，經(jīng)費(fèi)使用人都是在業(yè)務(wù)發(fā)生后，將原始票據(jù)粘貼在原始票據(jù)粘貼單上，拿著原始票據(jù)粘貼單找經(jīng)費(fèi)審批人審批，看著一摞摞的原始票據(jù)，經(jīng)費(fèi)審批人不知哪些該報(bào)，哪些不該報(bào)，哪些該審批哪些不該他審批，票據(jù)是否合規(guī)，是否超預(yù)算等等，很是頭痛。所以事后審批改為事前審批，明確了責(zé)任劃分，經(jīng)費(fèi)審批人在預(yù)算許可內(nèi)，只對(duì)業(yè)務(wù)的可行性審批，無需審核票據(jù)，經(jīng)費(fèi)審批人不再為審批煩惱。大廳報(bào)銷的財(cái)務(wù)管理方式下，財(cái)務(wù)人員不僅要審核票據(jù)的合規(guī)性，還要審核審批人的簽字蓋章是否正確。網(wǎng)上審批，電子簽名使財(cái)務(wù)人員不用再耗費(fèi)大量的腦細(xì)胞去記住幾百上千種經(jīng)費(fèi)的審批方式，系統(tǒng)鎖定了各種經(jīng)費(fèi)的審批人，減輕了財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。

2.原始票據(jù)粘貼單再造，不同項(xiàng)目產(chǎn)生不同粘貼單。根據(jù)你報(bào)銷的內(nèi)容，需要使用哪種原始票據(jù)粘貼單，系統(tǒng)會(huì)提示你打印，按需使用。報(bào)銷人不用再專門到財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取原始票據(jù)粘貼單，財(cái)務(wù)部門也不用定期印制大量的原始票據(jù)粘貼單了，杜絕了浪費(fèi)，節(jié)省了財(cái)務(wù)管理成本。

3.會(huì)計(jì)憑證產(chǎn)生方式再造，實(shí)現(xiàn)周邊系統(tǒng)憑證自動(dòng)生成。目前，會(huì)計(jì)憑證的產(chǎn)生方式是手工制作，財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間和全部的精力用于制單上，手段落后，工作效率低，出錯(cuò)率高，大量重復(fù)繁瑣的工作徹底消耗了財(cái)務(wù)人員的熱情。如果智能設(shè)備取代人工，財(cái)務(wù)部門日常大量的單據(jù)處理會(huì)簡(jiǎn)潔化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，財(cái)務(wù)制度規(guī)定的報(bào)銷范圍、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、哪些能報(bào)哪些不能報(bào)等等，系統(tǒng)都有明確的提示，報(bào)銷人根據(jù)提示操作，完成制單。傳統(tǒng)的報(bào)銷業(yè)務(wù)發(fā)生根本的變革，會(huì)計(jì)前臺(tái)轉(zhuǎn)為后臺(tái)，減少了與報(bào)銷人面對(duì)面的機(jī)會(huì)，避免了磨擦，將財(cái)務(wù)人員從繁雜的工作環(huán)境中解放出來，不僅改善了會(huì)計(jì)服務(wù)態(tài)度，也提高了會(huì)計(jì)服務(wù)質(zhì)量。報(bào)銷人面對(duì)智能設(shè)備，一切信息從智能設(shè)備上獲取，不會(huì)再有受到不公平對(duì)待的惡劣心情，不再為報(bào)銷而煩惱。

4.原始憑證傳遞流程再造，實(shí)現(xiàn)原始憑證的電子化管理。目前，經(jīng)費(fèi)審批人是在粘有原始憑證的原始票據(jù)粘貼單上簽字蓋章，進(jìn)行審批，報(bào)銷人拿著審批過的原始票據(jù)粘貼單到財(cái)務(wù)部門排隊(duì)報(bào)銷。會(huì)計(jì)人員對(duì)票據(jù)進(jìn)行審核，報(bào)銷完成后財(cái)務(wù)部門專人負(fù)責(zé)整理這些單據(jù)，裝訂成冊(cè)，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)檔案要保存15年，所以還需購(gòu)買大批柜子保管這些憑證，專人維護(hù)，以便其他人員需要時(shí)查詢，耗費(fèi)人力物力，查詢時(shí)也是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。電子化管理，原始票據(jù)粘貼單無需傳遞到審批人手里（審批人只對(duì)業(yè)務(wù)的可行性審批，無需對(duì)票據(jù)審核），直接提交到財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員掃描原始票據(jù)，電子歸檔。電子化管理保存時(shí)間長(zhǎng)、查詢方便，不需設(shè)置專職檔案管理人員，不需購(gòu)買大批柜子，節(jié)省了財(cái)務(wù)管理成本，提高了工作效率。

5.對(duì)資金支付方式進(jìn)行再造，實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金支付。網(wǎng)上銀行的開通，為無現(xiàn)金支付奠定了基礎(chǔ)。無現(xiàn)金支付是指將報(bào)銷款直接轉(zhuǎn)入報(bào)銷人銀行卡或收款單位的賬戶中，不再支付現(xiàn)金的一種支付方式。無現(xiàn)金支付方式改善了傳統(tǒng)支付方式的不足，并在已實(shí)施的高校中取得了一定的成效。無現(xiàn)金支付方式減輕了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，無需盤點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金，大額現(xiàn)金報(bào)銷無需事前預(yù)約，減少了報(bào)銷人攜帶和管理現(xiàn)金的風(fēng)險(xiǎn)，極大地提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，也確保了付款行為的準(zhǔn)確無誤。

6.財(cái)務(wù)信息推送方式進(jìn)行再造，實(shí)現(xiàn)信息推送?？蒲腥藛T項(xiàng)目結(jié)題時(shí)，都要在白天工作時(shí)間到財(cái)務(wù)部門來審核打印財(cái)務(wù)決算書。如果我們利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息推送，科研人員就近在終端設(shè)備上自助打印，不受時(shí)間限制，不僅節(jié)省了在財(cái)務(wù)部門排隊(duì)等候的時(shí)間，科研人員把節(jié)省的時(shí)間都用于科研上，會(huì)取得更多的成果，也減輕了財(cái)務(wù)部門的工作量。國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于加快構(gòu)建大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)眾創(chuàng)新支撐平臺(tái)的指導(dǎo)意見》（國(guó)發(fā){2015}53號(hào)）提出，要加快推廣使用電子發(fā)票，并允許將電子發(fā)票作為報(bào)銷憑證。電子發(fā)票.電子合同等逐步取代紙質(zhì)憑證，報(bào)銷時(shí)其真實(shí)性的認(rèn)定和重復(fù)報(bào)銷問題卻困擾著財(cái)務(wù)人員，我們應(yīng)當(dāng)向日本高校學(xué)習(xí)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)解決電子信息在單位之間的傳遞，能很好地解決這個(gè)問題。

作者簡(jiǎn)介：穆曉楠（1971— ），黑龍江哈爾濱人，河北大學(xué)財(cái)務(wù)處，高級(jí)會(huì)計(jì)師，主要研究領(lǐng)域：財(cái)務(wù)管理理論與實(shí)務(wù)。

※基金項(xiàng)目：本文系河北省會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)2016年度會(huì)計(jì)科研課題“互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下高校財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新方式的研究—日本大學(xué)財(cái)務(wù)管理的經(jīng)驗(yàn)與啟示”結(jié)項(xiàng)論文.