【摘要】：機(jī)關(guān)事業(yè)單位對國家的發(fā)展有著重要的作用，檔案管理工作是為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作服務(wù)的一項(xiàng)專門的業(yè)務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也暴露出很多的問題，如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，已經(jīng)成為了各機(jī)關(guān)單位面臨的一大難題。本文主要主要分析了目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，針對這些問題提出了相應(yīng)的解決辦法。

【關(guān)鍵詞】：機(jī)關(guān);事業(yè)單位;檔案管理

1、引言

檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，是對過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。隨著社會(huì)信息化的建設(shè)和發(fā)展，各行各業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了些許的變化，但是它的重要性沒有變。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案具有非常重要的地位，它是整個(gè)機(jī)關(guān)單位的“心臟”，所有的檔案都是對工作期間發(fā)生情況的真實(shí)反映，具有參考、查詢的價(jià)值。它是開展管理工作的理論基礎(chǔ)，隨著機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的工作體制和管理模式不斷的改革，如何改變原有的管理模式，加強(qiáng)檔案管理成為了各機(jī)關(guān)單位面臨的一大難題。

2、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)的問題

2.1檔案意識淡薄

目前，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位對于檔案管理工作不太重視，缺乏科學(xué)的管理理念和方法。它們認(rèn)為檔案工作只是很簡單的一類管理工作，不需要耗費(fèi)大量的人力和物力，更加不用設(shè)立專門的檔案管理崗位，只需要要機(jī)關(guān)內(nèi)部的人員去做就可以，必須的時(shí)候可以采用兼職人員。只要在需要的時(shí)候可以查詢到個(gè)人資料就可以了。從而忽視了檔案信息化建設(shè)的重要性，加之投入的資金比較少，導(dǎo)致了他們對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識。

2.2人員素質(zhì)欠佳

很多的機(jī)關(guān)單位缺乏專門的檔案管理人員，專業(yè)素質(zhì)普遍不高，檔案管理工作都是由一些內(nèi)部人員代為管理的，設(shè)專職人員的單位很少。加之檔案部門在他們眼中就是一個(gè)“冷部門”，通過勤懇的工作很難升職，自我價(jià)值得不到提升，難免會(huì)失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會(huì)缺乏積極性和主動(dòng)性。還有就是檔案人員缺乏培訓(xùn)，檔案管理部門經(jīng)費(fèi)向來緊缺，得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。加上工作比較很定和安逸，使許多工作人員在心理上產(chǎn)生了一種惰性，失去了學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也更加不愿意去外面學(xué)習(xí)。

2.3檔案信息化程度低

檔案的信息化建設(shè)必須要有完備的信息技術(shù)，從而保證檔案管理工作的效率。但是目前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面還很落后，存在一定的缺陷，需要采取措施去不斷的改進(jìn)以適應(yīng)檔案管理工作的需要。首先，一是在電子文件在保管方面存在缺陷，二是在紙質(zhì)檔案向電子文件轉(zhuǎn)換過程中，掃描儀等設(shè)備出現(xiàn)的故障，從而影響了工作的效率。其次就是數(shù)據(jù)備份方面存在問題，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)據(jù)備份手段還不是很全面，僅有一些DVD光盤，存在單一的備份模式，影響了備份的效率，加之備份光盤的質(zhì)量欠佳，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要。

2.4檔案信息安全意識淡薄

檔案管理工作最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是要注重信息安全。尤其是在現(xiàn)在信息化的社會(huì)，更加要加強(qiáng)安全意識，采取措施進(jìn)行信息安全防范，避免信息泄露影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。雖然目前來說，各單位信息化建設(shè)狀況良好，人員素質(zhì)提高，但是還存在少數(shù)的管理人員安全意識淡薄現(xiàn)象，沒有網(wǎng)絡(luò)安全意識，認(rèn)為不需要特意的去加強(qiáng)信息維護(hù)的工作，這種思想不利于檔案管理工作正常的開展。

3、加強(qiáng)檔案管理工作的發(fā)展建議

3.1提高領(lǐng)導(dǎo)層的重視

一項(xiàng)工作能否順利開展與領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度密切相關(guān)。因此，機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加重視檔案管理工作，給予財(cái)政支持和人力支持。機(jī)關(guān)事業(yè)的單位檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，為了使機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以高效的運(yùn)行，就必須重視檔案管理工作，創(chuàng)建一個(gè)有序、簡便的工作環(huán)境。

3.2加強(qiáng)人員的培訓(xùn)

檔案員的檔案管理中有著重要的角色。所以必須對檔案員定期培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識和對檔案工作的認(rèn)識，并進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，檔案管員還要學(xué)會(huì)檔案的立卷與編訂。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

3.3完善檔案信息化管理制度

首先，機(jī)關(guān)單位要?jiǎng)?chuàng)新信息收集手段，把廣泛收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合，適時(shí)收集，統(tǒng)一收集，統(tǒng)一管理，這樣就有利于信息的保管和利用。其次也要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，引進(jìn)多種的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和復(fù)制的方法，改變單一的備份模式，保證檔案的保存條件，建立有關(guān)的信息化管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。

3.4提高管理員的安全意識

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要注意信息的安全問題，對網(wǎng)絡(luò)要進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控和管理，采取措施防止網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，了解網(wǎng)絡(luò)病毒，掌握殺毒技術(shù)，做好信息的備份，最大限度的降低網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

4、結(jié)語

總而言之，要想機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，就必須對檔案資源進(jìn)行科學(xué)的管理，加強(qiáng)檔案管理意識，建立一套完整的管理體系，加強(qiáng)信息化管理，提高管理員的安全意識。這樣才可以提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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