摘 "要：社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在變化，我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展變化也是必然的結(jié)果，包括辦公系統(tǒng)也得到了改變發(fā)展。在現(xiàn)代的辦公系統(tǒng)中，作重要的部分就是辦公室，那么辦公室的行政管理工作如何才能夠有效的進(jìn)行呢？本文對(duì)此進(jìn)行了分析，并且還對(duì)辦公室的行政管理工作的內(nèi)容、職能、關(guān)鍵以及提高措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政管理工作;角色;效率提高

辦公室行政管理工作主要就是辦公室內(nèi)的文書(shū)、檔案等進(jìn)行管理，讓整個(gè)辦公室能夠顯得干凈整潔的同時(shí)工作的效率被提高。這是因?yàn)?，一個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)產(chǎn)生非常多的文書(shū)、數(shù)據(jù)以及檔案等，如果不進(jìn)行分類(lèi)管理等，會(huì)使得后期需要使用時(shí)出現(xiàn)困難，要么是無(wú)法確定資料是否是需求的部分，要么就是無(wú)法尋找到所需的資料。由此可見(jiàn)，辦公室行政管理工作對(duì)于辦公室而言是非常重要的。

一、辦公室行政管理工作的內(nèi)容和職能

（一） 內(nèi)容。（1）文書(shū)類(lèi)。這一塊主要是負(fù)責(zé)將企業(yè)中的所有部門(mén)的文書(shū)進(jìn)行收取、歸類(lèi)、發(fā)放以及存檔等處理，因?yàn)?，文件的?nèi)容、格式等各方面都會(huì)有所不同，所以，就需要依靠行政管理工作人員對(duì)其采用不同的存檔和處理的方式，有針對(duì)的進(jìn)行管理工作，然后，在處理完畢后，根據(jù)文書(shū)的性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，讓后期需要使用時(shí)，能夠快速并且準(zhǔn)確的尋找到。節(jié)約尋找的時(shí)間，提高工作的效率。（2）檔案類(lèi)。檔案保存的工作中起到非常大作用的就是辦公室了，因?yàn)椴块T(mén)上的檔案幾乎都是辦公室來(lái)進(jìn)行保存的。所以，在保存的過(guò)程中，一定要注意對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，檔案本身的類(lèi)別就有很多中，比如視頻、圖片等。所以，在辦公室進(jìn)行檔案保存工作時(shí)，一定要注意對(duì)檔案進(jìn)行收集、鑒定、整理以及利用，讓檔案能夠發(fā)揮其根本的作用。（3）會(huì)議類(lèi)。企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中，一定會(huì)進(jìn)行會(huì)議的召開(kāi)，目的就是將所獲得的新的信息等進(jìn)行宣告，或是了解公司內(nèi)部的情況等。在會(huì)議召開(kāi)的過(guò)程中，無(wú)論是出于什么目的召開(kāi)的會(huì)議，都會(huì)進(jìn)行會(huì)議記錄等，辦公室對(duì)于會(huì)議類(lèi)的文件進(jìn)行管理時(shí)，不僅要做到為會(huì)議進(jìn)行規(guī)劃、記錄會(huì)議內(nèi)容，還需要對(duì)會(huì)議的審查制度以及報(bào)批制度進(jìn)行管理。還有會(huì)議出席人員的分工、統(tǒng)計(jì)等也需要辦公室行政管理工作來(lái)分配，使得各個(gè)單位的時(shí)間和資源不會(huì)被浪費(fèi)，從而使得會(huì)議的效率和效果都能夠有所提升。

（二）職能。（1）助手。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)和單位想要進(jìn)行新方案等的推出時(shí)，辦公室基本上就是扮演的助手。辦公室需要推出新的、有創(chuàng)意的計(jì)劃和方案，幫助領(lǐng)導(dǎo)和單位進(jìn)行新方案等的開(kāi)發(fā)和推行。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)和單位而言，辦公室就是左右手，不但會(huì)在重大決策時(shí)發(fā)揮做歐陽(yáng)，平常的工作中也會(huì)給予一些實(shí)際可行的有創(chuàng)造性的建議意見(jiàn)，從而起到輔佐的作用。（2）參謀。之所以說(shuō)辦公室也是參謀的角色，是因?yàn)樗趩挝换蝾I(lǐng)導(dǎo)想要出臺(tái)政策的時(shí)候，需要辦公室來(lái)進(jìn)行工作的調(diào)研等，為領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)政策提供有利的依據(jù)，使得該政策的正確性能夠得到保障。同時(shí)，辦公室還需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)所需要的資料信息進(jìn)行收集，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合決策時(shí)出謀劃策，保證最終的決策是最好、最合適并且最有效的。（3）執(zhí)行。這個(gè)角色的環(huán)節(jié)主要是在領(lǐng)導(dǎo)作出了決策后，辦公室將領(lǐng)導(dǎo)的決策貫徹執(zhí)行到各個(gè)部門(mén)中，同時(shí)還要檢查政策是否落實(shí)到位等。這一個(gè)環(huán)節(jié)非常的重要，因?yàn)殛P(guān)系都到整個(gè)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展情況，但是，辦公室的執(zhí)行能力與各部門(mén)的執(zhí)行力度有著直接的關(guān)系，所以，需要辦公室將自己的執(zhí)行能力提高，從而保證 領(lǐng)導(dǎo)出臺(tái)的政策能夠有效的執(zhí)行下去。（4）協(xié)調(diào)。企業(yè)的發(fā)展最重要的就是員工們的凝聚力，而辦公室在整個(gè)企業(yè)中就是起到的協(xié)調(diào)的作用，將上下級(jí)之間、平級(jí)之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證上下級(jí)和平級(jí)之間都能夠保持一個(gè)良好的關(guān)系，從而使得企業(yè)內(nèi)部的工作能夠順利的進(jìn)行。（5）后勤。主要是負(fù)責(zé)為企業(yè)提供做需要的東西，比如打印紙、中性筆等，包括打掃衛(wèi)生都屬于后勤工作，這個(gè)環(huán)節(jié)不僅需要辦公室在企業(yè)有需求的時(shí)候去購(gòu)買(mǎi)物品，更需要的是在工作之前就做好準(zhǔn)備，辦公室應(yīng)該要做到未雨綢繆，使得企業(yè)的工作開(kāi)展能夠更加的順利。

二、辦公室行政管理工作“角色”效率提高的措施

（一）抓中心，找切入點(diǎn)。辦公室的行政管理工作需要以自己本職的工作為中心。因?yàn)檗k公室的工作協(xié)調(diào)性等都比較大，使得辦公室的部分員工在工作的過(guò)程中更想要彰顯自己的業(yè)績(jī)，而忽略了自己的工作中心。之所以要抓好自己的工作中心，是因?yàn)槊總€(gè)崗位的工作職責(zé)都是不同的，如果沒(méi)有做好自己的本職工作，又怎么能夠以此為基礎(chǔ)去做其他的工作呢？辦公室的工作具有細(xì)致性和繁瑣性，所以，在辦公室工作的過(guò)程中一定要先抓緊自己的本職工作，才能夠做好其他的工作。而且，抓好本職工作還能夠找到一個(gè)工作的切入點(diǎn)，剛才說(shuō)到，辦公室的工作很繁瑣，所以不可能會(huì)一蹴而成的，需要找到一個(gè)切入點(diǎn)，才能夠使得工作變得更加的容易。

（二）發(fā)現(xiàn)重點(diǎn)。上述中辦公室所扮演的角色就是辦公室做需要做的工作，由此可見(jiàn)，辦公室的工作非常的多，就需要在開(kāi)展工作時(shí)有一個(gè)工作的重點(diǎn)，否則盲目的工作會(huì)使得工作的效率降低，想要提高工作的效率，首先就是要找到工作的重點(diǎn)，以輕重緩急的程度來(lái)將工作進(jìn)行排位，一件一件的完成，這樣不僅能夠保證工作的效率，還能保證工作不會(huì)因數(shù)量過(guò)多而被遺漏。而且，管理工作本身所接觸的對(duì)象都是人，所以，辦公室想要將工作你開(kāi)展的更好，首先就要保證自己是堅(jiān)持的以人為本的理念，以這個(gè)理念為基礎(chǔ)來(lái)調(diào)動(dòng)員工的積極性，使得工作的開(kāi)展能夠非常的順利。

（三）把握難點(diǎn)。在整個(gè)社會(huì)乃至全球都不會(huì)一份工作是順風(fēng)順?biāo)?，包括辦公室工作，所以，在工作中遇到難道也是非常正常的事情，而辦公室行政管理工作中最大的難點(diǎn)就是服務(wù)。行政工作中的服務(wù)工作包含的層面和范圍非常的廣，低到收發(fā)文件、中到上傳下達(dá)、高到出謀劃策等，每一個(gè)階段的難點(diǎn)都不通，底層的工作更需要的是細(xì)致，而中層則是需要的協(xié)調(diào)性，高層則是需要的創(chuàng)新性。只要辦公室能夠?qū)⒐ぷ鞯碾y點(diǎn)等把握和處理妥當(dāng)，就能夠提高其辦事的效率等。

（四）重視團(tuán)隊(duì)。辦公室只是一個(gè)概括詞而已，內(nèi)部還分為很多的部門(mén)，而每一個(gè)部門(mén)都有自己的職責(zé)。但是，辦公室本身就是一個(gè)大的團(tuán)體，所以，需要各個(gè)部門(mén)之間能夠充分的配合，將團(tuán)體的作用展現(xiàn)出來(lái)。在行政管理的日常工作中，一定要重視團(tuán)隊(duì)的作用，讓員工之間能夠進(jìn)行良好的合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短。這樣不僅使得工作的效率提高了，還促使整個(gè)辦公室的凝聚力增強(qiáng)了，同時(shí)也創(chuàng)造出了和諧的工作氛圍。

（五）創(chuàng)新理念。上述中的職能中，有很大一部分都需要辦公室保持一個(gè)創(chuàng)新的理念，這樣才能夠保證行政管理的方式等能夠創(chuàng)新，而且隨著社會(huì)的發(fā)展使得辦公系統(tǒng)也快速的發(fā)展著，辦公室的工作人員都面臨著巨大的挑戰(zhàn)，所以，為了保證辦公室的工作能夠正常的順利的開(kāi)展，就需要辦公室保持自己的創(chuàng)新理念，做到與時(shí)俱進(jìn)。

三、總結(jié)

綜上所述，辦公室的行政管理工作的內(nèi)容主要有三大板塊，而辦公室的職能則有非常的多，可以說(shuō)是全能的。對(duì)于辦公室而言，想要發(fā)展的更好，就需要做到本文中所提到的，學(xué)會(huì)抓住中心、找準(zhǔn)切入點(diǎn)等，這樣不僅能夠提高工作的效率，還能夠使得辦公室的工作人員產(chǎn)生更多的凝聚力。

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