檔案優(yōu)化管理的實施，有效保障了院系教學檔案的使用價值，將其合理的應用于教學工作或其他工作中，有利于提高高校教學水平，促進高校良好發(fā)展。但是，目前一些高校二級院系教學檔案管理存在一些問題，致使教學檔案管理效果不佳。對此，應當積極構(gòu)建完整的、健全的高校二級院系教學檔案優(yōu)化管理體系，規(guī)范、約束院系教學檔案管理，提高院系教學檔案管理的有效性。以下簡要針對其相關內(nèi)容進行論述。

一、高校二級院系教學檔案內(nèi)容分析

基于筆者工作經(jīng)驗及對高校二級院系教學檔案的了解，確定高校二級院系教學檔案涉及范圍較廣、種類復雜，這使得高校二級院系教學檔案管理有一定難度，基于提高高校二級院系教學檔案管理有效性的考慮，在此筆者根據(jù)教學檔案內(nèi)容的個性及應用，整理說明高校二級院系檔案內(nèi)容，即為：

（一）教學文件。作為高校二級院系教學檔案的重要組成部分，教學文件是學校教學管理文件，包括課程管理、專業(yè)建設、學籍學位、人才培養(yǎng)方案、質(zhì)量工程等。這使得教學文件可以運用于課程設置、教學研究、人才培養(yǎng)等方面，并且充分發(fā)揮作用。

（二）專業(yè)建設及教學改革。專業(yè)建設方面，主要包括專業(yè)規(guī)劃、專業(yè)設置、專業(yè)布局等方面，在專業(yè)擴建或?qū)I(yè)改革等工作落實的過程中，合理運用專業(yè)建設方面的檔案，利于工作更好推進。而教學改革方面的檔案則是涵蓋了課程設置、教學計劃、教材建設、實踐教學、教學方法與手段等。通過以上檔案的查閱與研究，能夠為高校教學改革提供一些幫助，使教學改革符合教育部的要求，同時使教育教學更加貼近學生。

（三）日常教學管理材料。日常教學管理材料主要是各個學期的一些常規(guī)教學材料，如教學計劃、聽課記錄、教學檢查記錄、畢業(yè)論文原始材料、學生學籍管理等等。對于以上材料的研究，可以了解各個學期教學情況，可以為教師優(yōu)化教學提供一些幫助。

（四）教學研究材料。教學研究材料，包括教學改革項目、教學質(zhì)量工程、教學團隊項目、試驗示范區(qū)項目等材料。

（五）獲獎情況的材料。包括教師、學生的各類榮譽證書的原件或復印件。

二、高校二級院系教學檔案優(yōu)化管理的意義

基于以上內(nèi)容的分析及以往高校二級院系教學檔案的應用情況，確定高校二級院系檔案優(yōu)化管理有效實施是非常有意義的。具體表現(xiàn)為：

（一）利于良好開展高校教學管理工作

教學檔案是高校師生在教學實踐與工作中形成的真實記錄，同時也是衡量教學管理工作成效高低的重要尺度。所以，為了保證教學檔案具有較高的應用價值，能夠改革教學方法、合理設置課程、教學手段創(chuàng)新等工作中充分發(fā)揮作用，應當注意優(yōu)化教學檔案管理，進一步規(guī)范教學檔案，保證教學檔案收集、整理、分類、歸卷等工作良好落實，那么就可以使教學檔案應用于教學之中，優(yōu)化教學，這對于良好的開展教學管理是非常有幫助的。所以，教學檔案優(yōu)化管理的有效實施，可以為高校教學管理工作有效開展奠定基礎。

（二）利于衡量高校教學管理水平

高校教學管理是否公平公正、合情合理，直接影響高校教學及發(fā)展。所以，科學的、合理的衡量高校教學管理是非常必要的。那么，如何衡量高校教學管理水平呢？通常情況下對教學檔案材料管理水平予以檢查，也就是組成專家團隊，系統(tǒng)地閱讀教學管理各項工作的原始檔案材料，審閱原始檔案材料，進而了解各項發(fā)展情況，從而客觀地評價各項教學管理工作，確定高校教學管理是否存在不足，進而有針對性的優(yōu)化、調(diào)整教學管理?；诖?，可以確定教學檔案優(yōu)化管理的有效實施，還有利于客觀衡量高校教學管理水平。

（三）利于保證教學運行機制暢通

基于以上對高校二級院系教學檔案內(nèi)容的分析，確定檔案內(nèi)容覆蓋廣、涉及面多，如若不能合理分類、有序存放檔案，那么在教師應用教學檔案時，將耗費大量時間和精力去查找所需檔案，進而影響教學活動良好開展。但教學檔案優(yōu)化管理的實施，則可以對教學檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作予以嚴格監(jiān)督與控制，從而保證教學檔案分門別類的存放，那么教師需要查閱教學檔案，優(yōu)化教學活動之際，可以快速找到所需檔案，有效利用檔案來調(diào)整教學活動，這樣教學活動將良好開展，符合教學運動機制的要求。基于此，可以確定教學檔案優(yōu)化管理的有效實施，為提高教學質(zhì)量和建立良好的教學運行機制提供保障。

三、高校二級院系教學檔案管理現(xiàn)狀

的確，高校二級院系教學檔案優(yōu)化管理的有效實施是非常有意義的。但是，目前諸多高校二級院系教學檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問題。具體表現(xiàn)為：

（一）檔案意識淡薄

高校二級院系教學檔案管理現(xiàn)狀不佳，與檔案意識淡薄有很大關系。目前一些高校二級院系領導及管理人員的檔案意識比較淡薄，沒有正確認識教學檔案，沒有明確教學檔案的使用價值，檔案管理者自然不會重視教學檔案管理工作，教學檔案管理形式化比較嚴重，無法有效監(jiān)督和控制各項教學檔案工作，導致教學檔案丟失、教學檔案損壞、教學檔案不及時歸還等現(xiàn)象頻頻發(fā)生，大大降低了教學檔案的使用價值。

（二）材料收集不夠系統(tǒng)、科學

教學檔案收集雖然是基礎性工作，但其在一定程度上決定教學檔案是否具有較高的使用價值。出于保證教學檔案完整、真實、準確、有效的考慮，應當對教學檔案收集提出嚴格要求，以便工作人員系統(tǒng)地、科學地、完整地收集教學材料。但是，目前一些高校二級院系教學材料的收集缺乏系統(tǒng)性、完整性及科學性。也就是高校二級院系并沒有制定檔案管理規(guī)章制度及具體的實施細則，致使教學材料收集工作比較隨意，常常出現(xiàn)教學材料收集不完整、教學材料拼湊等現(xiàn)象，嚴重影響了教學檔案的有效性。

四、構(gòu)建高校二級院系檔案優(yōu)化管理體系的措施

面對當前高校二級院系檔案管理不佳，存在諸多問題的情況，筆者建議構(gòu)建完善的、健全的高校二級院系教學檔案優(yōu)化管理體系，以便約束和規(guī)范教學檔案管理，使之有效實施，保證教學檔案完整、真實、有效。

（一）強化領導，健全管理制度

構(gòu)建健全的院系教學檔案優(yōu)化管理體系，有效實施院系教學檔案管理，首先要強化領導，健全管理制度，以便規(guī)范教學檔案管理，使其按照統(tǒng)一的管理標準來實施，科學、合理的監(jiān)管院系教學檔案的各個方面。

當然，強化領導，健全管理制度，首先要根據(jù)國家相關檔案法規(guī)和高校及院系的實際情況，合理的制定或調(diào)整教學檔案管理規(guī)章制度，以此來保證在規(guī)章制度的約束下的教學檔案管理全面且有效的實施。其次，結(jié)合教學檔案管理實際情況，建立教學檔案管理機構(gòu)，要求由分管領導、院系部門領導及檔案人員組成，并且結(jié)合院系教學檔案實際情況，制定崗位責任制及檢查評比制度，規(guī)范和約束人員，使工作人員規(guī)范化、標準化實施各項教學檔案管理工作。

（二）加強宣傳，提高檔案意識

院系領導、管理人員及廣大師生檔案意識薄弱，將使得院系教學檔案的構(gòu)建及管理得不到重視，進而影響教學檔案的使用價值。為了避免此種情況的持續(xù)發(fā)生，應當加強院系教學檔案的宣傳，提高領導、管理人員及廣大師生的檔案意識，以便在檔案建立或檔案使用中能夠注意保護檔案，使教學檔案可以長期有效的應用。對于院系教學檔案的宣傳，可以將教學檔案的收集、整理、歸檔納入到領導及管理人員的工作計劃和議事日程，讓領導及管理人員在日常處理工作的過程中，能夠逐漸重視教學檔案，逐漸合理規(guī)劃教學檔案管理。除此之外，還要進行日常宣傳，如在校內(nèi)拉條幅、開展教學檔案相關活動等，使廣大師生逐漸認識到檔案維護的重要性，在日常借閱教學檔案中注意保護檔案。

（三）引用科技，現(xiàn)代化檔案管理

在科學技術不斷發(fā)展的今天，構(gòu)建院系教學檔案優(yōu)化管理體系，實施教學檔案優(yōu)化管理，還應當注意積極引進先進技術，如計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息計算機等，構(gòu)建信息化教學檔案服務平臺，將紙質(zhì)教學檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并將電子檔案存儲在數(shù)據(jù)庫中，如此不僅可以方便師生快速、準確的查閱教學檔案，還可以優(yōu)化教學檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作，提高教學檔案管理現(xiàn)代化水平。

五、結(jié)語

基于以上內(nèi)容的分析，確定高校二級院系教學檔案內(nèi)容較多，且復雜，需要有效實施教學檔案優(yōu)化管理，保障院系教學檔案的使用價值，將其合理的應用于教學工作或其他工作中，利于提高高校教學水平，促進高校良好發(fā)展。但是，目前一些高校二級院系教學檔案管理存在一些問題，致使教學檔案管理效果不佳。對此，筆者建議強化領導，健全管理制度、加強宣傳，提高檔案意識、引用科技，現(xiàn)代化檔案管理等，構(gòu)建健全的高校二級院系檔案優(yōu)化管理體系，進而有效約束和規(guī)范院系檔案管理，使之充分發(fā)揮作用，保證院系教學檔案的完整、真實、有效。因此，對構(gòu)建高校二級院系教學檔案優(yōu)化管理體系的策略進行探討是值得相關工作人員深入研究的內(nèi)容