王君秋

[摘 要] 檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分。完善和優(yōu)化檔案管理對(duì)于推動(dòng)高職院校發(fā)展、總結(jié)和推廣辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、提升教育質(zhì)量等都有著極為重要的意義。但由于檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理制度不健全等原因的影響，致使高職院校檔案管理工作存在一些問題。因此，大力創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作，改革檔案管理工作存在的不足，完善檔案管理工作的服務(wù)職能，是當(dāng)前高職院校檔案管理工作亟待解決的重要問題。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理；高職院校；創(chuàng)新；優(yōu)化

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）03-0080-02

高職院校檔案主要涉及的是學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)生學(xué)籍、人事關(guān)系等與學(xué)校發(fā)展有著重要關(guān)系和價(jià)值的原始文檔，不僅包含文本資料，也包括很多圖表和影像資料，是記錄學(xué)校發(fā)展的重要資料。加強(qiáng)檔案管理，不僅是傳承學(xué)校發(fā)展歷史的需要，也是高職院校開展各項(xiàng)管理工作的重要依據(jù)。因此，我們必須高度重視高職院校的檔案管理工作。但由于高職教育相對(duì)于其他普通本科層次的教育而言是低一層次的教育，在經(jīng)費(fèi)投入和人力支持上都存在這一定的差距，由此在一定程度上也影響了對(duì)學(xué)校檔案管理的重視程度，使得檔案管理存在一些亟待解決的問題。

一、高職院校檔案管理存在的一些問題

（一）對(duì)檔案工作的重視程度不夠

由于沒有切實(shí)意識(shí)到檔案管理之于學(xué)校發(fā)展的重要性，很多高職院校對(duì)檔案管理工作都缺乏足夠的重視。在大多數(shù)人眼中，檔案好像都是一些陳舊的資料，只是偶爾需要的時(shí)候翻一翻。因此，很多學(xué)校雖然有專門的檔案存放地點(diǎn)，但沒有相應(yīng)的技術(shù)和經(jīng)費(fèi)支持。檔案大都由一些非技術(shù)人員進(jìn)行管理，檔案的規(guī)整也比較混亂，大多沒有進(jìn)行數(shù)字化整理，查閱起來相對(duì)比較困難。

（二）檔案管理工作體制不健全

檔案管理工作需要有明確的管理規(guī)范，檔案的存檔、借閱、展覽等都必須根據(jù)相關(guān)的程序進(jìn)行安排。同時(shí)，在使用檔案的過程中也必須遵守相關(guān)的制度。但由于多種因素的制約，很多高職院校的檔案管理都停留在形式化層面，既沒有相關(guān)的管理規(guī)范，也缺乏相關(guān)的政策法規(guī)約束，致使管理人員在工作中隨意性較強(qiáng)、使用檔案的人員也沒有形成保護(hù)檔案的意識(shí)，由此也嚴(yán)重影響了檔案的管理和使用。

（三）院校缺乏專業(yè)的、有一定技術(shù)含量的檔案管理隊(duì)伍

由于對(duì)檔案管理工作重視不夠，很多學(xué)校都沒有設(shè)立專門的檔案管理崗位，甚至很多工作人員也都是臨時(shí)借調(diào)，因此，有的檔案管理工作人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平不盡如人意，檔案管理隊(duì)伍也比較松散，結(jié)構(gòu)也不合理，這在一定程度上嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。因此，搭建一支具有較高服務(wù)水平和專業(yè)技術(shù)能力的檔案隊(duì)伍是提升檔案管理質(zhì)量的重要保障。

（四）檔案工作的管理方式落后

在網(wǎng)絡(luò)信息化快速發(fā)展的今天，為更好地保存和便利地篩選檔案，很多機(jī)構(gòu)在檔案管理工作方面都引入了現(xiàn)代化的管理理念和設(shè)備，將檔案經(jīng)過合理化編排之后輸入電腦以建立高效的檢索體系，此舉既能有效地儲(chǔ)存檔案以免丟失，又能較為便捷地檢索所需檔案，在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。但由于投入經(jīng)費(fèi)不足等原因，很多高職院校的檔案管理方式依然停留在人工檢索階段，信息化程度不高。由于管理理念和管理方式相對(duì)落后，在很大程度上也嚴(yán)重影響了檔案的有效利用率。

二、創(chuàng)新和優(yōu)化高職院校檔案管理工作的路徑

檔案是記錄高職院校歷史發(fā)展的重要資料，是高職院校教學(xué)評(píng)估和后勤管理等工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，是真實(shí)反映學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的標(biāo)尺，也是如實(shí)記載高職院校教學(xué)和科研成績(jī)的光榮榜。筆者認(rèn)為，雖然高職院校辦學(xué)存在諸多困難，但在力所能及的基礎(chǔ)上也應(yīng)給予檔案管理工作一定的重視。

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須充分重視檔案管理工作，樹立檔案管理意識(shí)

檔案管理事關(guān)學(xué)校的發(fā)展大計(jì)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須給予高度關(guān)注。一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須在觀念上充分重視檔案的管理工作，摒除“檔案管理無關(guān)緊要”的錯(cuò)誤觀念，明確將檔案管理納入學(xué)校的整體管理范疇中。另一方面，學(xué)校必須給予檔案管理工作充分的硬件和軟件支持。學(xué)校應(yīng)明確檔案管理工作在學(xué)校整體工作中的地位，為檔案管理工作提供相應(yīng)的辦公地點(diǎn)、招聘檔案管理人員，增加對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)支持，購(gòu)買先進(jìn)的檔案信息化管理設(shè)備，定期組織檔案管理人員參加相應(yīng)的培訓(xùn)，以提升其服務(wù)水平。

（二）完善檔案管理工作制度，明確管理人員和使用人員的責(zé)任與義務(wù)

針對(duì)高職院校檔案管理和使用混亂的現(xiàn)狀，學(xué)校必須引起高度重視，切實(shí)按照教育部和國(guó)家檔案局頒布的學(xué)校檔案管理辦法有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案的管理。首先，建立規(guī)范的、高效的檔案管理體制和機(jī)構(gòu)。在檔案管理體制上，最好由學(xué)校某位主管領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，以突出對(duì)檔案管理的重視，并根據(jù)學(xué)校檔案儲(chǔ)備情況，設(shè)置合理的管理人員編制。在檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上，應(yīng)突出對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)、對(duì)檔案負(fù)責(zé)的態(tài)度，強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)職能。其次，建立必要的規(guī)章和各種管理制度，使管理工作制度化。檔案管理規(guī)章制度需明確檔案管理工作的重要性、主要職能等，對(duì)檔案管理人員的權(quán)利和責(zé)任給予明確界定，對(duì)檔案的借閱也有相應(yīng)的制度規(guī)范?？傊ㄟ^建立相應(yīng)的規(guī)章制度，使得檔案的篩選、歸檔、保管、借閱、保密、補(bǔ)檔等都有一個(gè)清晰的工作流程和相關(guān)的責(zé)任界定，這樣在很大程度上不僅有利于保護(hù)檔案的完整性，而且有利于形成一個(gè)高效、完善的檔案管理體系。

（三）建設(shè)專業(yè)的、有一定技術(shù)含量的檔案管理隊(duì)伍

由于一直認(rèn)為檔案管理工作是缺少含金量的低層次簡(jiǎn)單勞動(dòng)，所以高職院校很少關(guān)注檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，檔案管理工作人員也大都是非專業(yè)人士。正是由于檔案管理工作人員的不專業(yè)，在很大程度上造成了檔案管理混亂、檔案利用率低等問題的存在。因此，建設(shè)一支專業(yè)的、具有一定技術(shù)含金量的檔案管理隊(duì)伍對(duì)提升檔案管理至關(guān)重要。首先，努力提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理不是簡(jiǎn)單的檔案整理，它涉及很多精細(xì)的工作，需要具有較高的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，需要時(shí)刻把握檔案管理動(dòng)態(tài)。因此，學(xué)校一方面應(yīng)盡可能地聘用檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理；另一方面應(yīng)努力通過各種渠道培訓(xùn)相關(guān)管理人員以提升他們的業(yè)務(wù)水平。其次，努力提高檔案管理人員的服務(wù)水平。良好的服務(wù)水平是提升檔案利用率的重要保障。檔案管理從業(yè)人員要有良好的敬業(yè)精神，在工作過程中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，對(duì)于檔案的管理工作盡職盡責(zé)。再次，建立良好的檔案管理人員晉升渠道。為提升管理人員的工作積極性，學(xué)校也應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理人員晉升機(jī)制，依據(jù)管理人員的表現(xiàn)并根據(jù)學(xué)校相關(guān)政策，及時(shí)給予表現(xiàn)優(yōu)良的工作人員加薪和升職等獎(jiǎng)勵(lì)，以此方式調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。

（四）積極引入信息化管理模式以改進(jìn)檔案工作的管理方式

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，為便于重要檔案材料的保管，很多機(jī)構(gòu)都建立了數(shù)字化檔案信息庫(kù)，利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案文本資料進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)。在檔案管理工作中引入信息化管理模式，就會(huì)使得檔案管理工作更加清晰，在很大程度上也方便了檔案的利用和共享。首先，學(xué)校應(yīng)組織相關(guān)人員積極學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)，掌握檔案管理的新動(dòng)態(tài)；其次，學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身需要購(gòu)買相應(yīng)的檔案管理設(shè)備；再次，學(xué)校應(yīng)積極聘請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字信息化的建設(shè)，并對(duì)檔案管理工作中存在的問題及時(shí)提供技術(shù)保障。

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