明素華

摘 要 流程優(yōu)化是根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)行業(yè)務流程，找出不合理的業(yè)務環(huán)節(jié)并進行重新定義，同時參照標準業(yè)務規(guī)程在ERP系統(tǒng)中進行對應，從而形成基于系統(tǒng)的企業(yè)應用業(yè)務藍圖。通過流程再造，幫助武漢XX汽車飾件有限公司建立統(tǒng)一的、完整的、企業(yè)級的業(yè)務管理平臺，適應企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的需要。

關鍵詞 ERP；ERP供應鏈；流程再造

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）160-0094-03

1 企業(yè)簡介

武漢XX汽車飾件有限公司成立于2010年8月，公司位于武漢市漢，交通方便，占地面積約53846m2（已建廠房13766m2、待建廠房41785m2）；固定資產(chǎn)達1.2億元，是一家以汽車內(nèi)飾材料及相關產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的綜合型公司，配套于東風日產(chǎn)、東風本田、東風神龍等汽車廠家。

2 項目背景

隨著武漢XX汽車飾件有限公司日益發(fā)展，組織機構(gòu)的變化，現(xiàn)實企業(yè)管理需求發(fā)生了一定程度的變化，需要通過引入計算機技術，進行信息化建設來加強管理、提高管理、堵塞管理漏洞，建立完善的管理辦公體系。該公司目前管理存在的一些問題。

目前XX缺乏專業(yè)管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)不是有機的統(tǒng)一整體，公司內(nèi)部的數(shù)據(jù)不能及時共享。產(chǎn)品品種繁多，變形多，客戶需求變化頻繁。客戶單一，客戶指定供應商，供應商單一，無采購詢價的記錄，不能及時查看有效期內(nèi)產(chǎn)品的采購價格的對比，在某一時間不能迅速的采購物優(yōu)價廉的材料。生產(chǎn)過程中，需要協(xié)調(diào)多處的生產(chǎn)產(chǎn)能，工料廢料控制困難。產(chǎn)品生產(chǎn)成本未進行有效核算，未進行費用的分攤，對于產(chǎn)品銷售價格的制定無衡量的指標。

3 系統(tǒng)目標

通過業(yè)務管理（進銷存）系統(tǒng)的實施，建立統(tǒng)一的業(yè)務管理平臺，幫助企業(yè)各個業(yè)務部門的人員不斷提高管理效率與管理水平，降低管理成本，加強企業(yè)的銷售控制與管理，加強應收賬款等管理，提高資金占用效益，采購管理模塊的實施確保采購工作高質(zhì)量、高效率及低成本執(zhí)行。通過實施庫存管理系統(tǒng)和生產(chǎn)管理系統(tǒng)，加強存貨管理、存貨核算、生產(chǎn)排程、生產(chǎn)進度、生產(chǎn)成本的管控，實現(xiàn)可用庫存管理。通過BOM的計算，在客戶下單時能夠立即查詢可用庫存，以便合理安排采購，降低庫存資金占用，加強原材料的發(fā)料控制管理，加強廢料的管控。加強訂單的跟蹤管理，增強客戶履約率和客戶滿意度。

4 供應鏈ERP流程規(guī)劃

4.1 銷售業(yè)務

4.1.1 銷售部目前存在的問題

1）目前銷售處客戶量少，無客戶的開拓；2）銷售訂單到達生產(chǎn)部門后，銷售處不能及時查看生產(chǎn)進度，僅依據(jù)每天的發(fā)貨來查看；3）無歷史交易比對分析，不能準確了解公司的主力產(chǎn)品、滯銷產(chǎn)品的銷售狀況；4）無銷售報價的有效期規(guī)定，無利潤預估。

4.1.2 銷售業(yè)務流程規(guī)劃

4.1.3 流程詳細描述

1）商務部

負責與客戶通過各種方式聯(lián)系拜訪，使之成交；同時接到客戶訂單，報價，填寫銷售報價。如果有存貨，主管復核銷售報價單，并轉(zhuǎn)為銷售訂單，復核，再轉(zhuǎn)為銷售出庫單，無存貨，主管審核銷售訂單，并通知生產(chǎn)部，將此單納入為生產(chǎn)工單。

2）計保部

負責接到銷售出庫單，確認有成品，則復核銷售出庫單，并將產(chǎn)品出庫，通知業(yè)務經(jīng)理該產(chǎn)品已出庫的工作。

3）制造部

根據(jù)計劃生產(chǎn)單、銷售訂單、出口訂單這些進行生產(chǎn)排程。

4）財務部

根據(jù)銷售訂單、銷售出庫單開具銷售發(fā)票，并收款，通知業(yè)務員款已收到，員工工資計算生成員工工資報表，并發(fā)放。

4.1.4 銷售管理解決方案

業(yè)務員根據(jù)拜訪、聯(lián)系的情況可填寫拜訪記錄單，包括拜訪的日期、方式、達成的效果、拜訪的內(nèi)容等，了解業(yè)務員業(yè)績完成的來源，客戶拜訪的情況，以判定業(yè)績是否能夠完成，詳細的分解業(yè)務，以達成業(yè)務目標。確認以出入庫單據(jù)認定賬款，可以清楚地表達業(yè)務原本的流程，而銷售發(fā)票僅僅是記錄的作用。

在整個業(yè)務流程以及生產(chǎn)管理中可以開啟流程窗功能，以此查詢每個單據(jù)的來源及流向，同時可以核查單據(jù)在轉(zhuǎn)單過程中是否有被修改的現(xiàn)象。若訂單出現(xiàn)異常，需要停止產(chǎn)品出庫，則將銷售訂單的單況切換為已結(jié)案，出庫單上也切換為已結(jié)案；若該訂單完全未能出貨，需停止該業(yè)務，則將單況切為無效。

4.2 采購業(yè)務

4.2.1 采購部目前存在的問題

1）對供應商無檔案管理，由客戶指定供應商，無定期的詢價、比價過程，對采購詢價或采購價格不能及時查詢；2）采購部目前由綜合部與采購部同時負責，當上級需要核算采購數(shù)據(jù)時需要兩個部門同時配合提供；3）采購無臺賬，造成月底與供應商的對賬混亂，變成由倉庫與供應商對賬；4）采購的需求量以庫存和生產(chǎn)任務單主觀判斷采購的數(shù)量，無安全庫存的控制；5）耗材的采購由綜合部負責，不走流程，不入庫，作為當月的費用處理，且未按部門領取，不確定各部門的使用消耗情況。

4.2.2 采購業(yè)務流程規(guī)劃

4.2.3 流程詳細描述

1）采購部/綜合部

根據(jù)各部門已復核的采購請購單，向供應商進行詢價，比價，填寫采購詢價單；主管復核采購詢價單，轉(zhuǎn)為采購訂單，并復核。若產(chǎn)品不需要檢驗，則登打采購入庫單。

2）計保部/綜合部

通知采購部及其他各部門到貨物品，根據(jù)檢驗員填寫的采購入庫單，按實物入庫，各部門憑采購請購單、生產(chǎn)工單進行生產(chǎn)領料出庫、其它出庫。主管復核采購入庫單、生產(chǎn)領料單、其它出庫單；根據(jù)MRP運算，下達采購請購單，復核，并進行生產(chǎn)排程。按工單，下達生產(chǎn)領料單；根據(jù)生產(chǎn)狀況，進行發(fā)料。

3）財務部

根據(jù)采購入庫單和采購發(fā)票進行付款，員工工資計算生成員工工資報表。

4.2.4 采購解管理決方案

進行定期進行采購詢價，填寫采購詢價單，并確認相關供應商定價的有效期，在同期內(nèi)對比確認供應商的供貨價格的高低、產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣、供貨及時的能力，并且在采購的時候，可以使用采購詢價單轉(zhuǎn)單生成采購訂單。在共用資料里面填寫供應商的資料，對供應商進行信用等級與經(jīng)營范圍等的維護；在系統(tǒng)里面，如果采購入庫的數(shù)量大于采購訂單量即供應商送貨量大于公司下達訂單的量，在采購入庫單保存的時候會有提醒，并且在輸入數(shù)量時可以看到庫存。

采購發(fā)生以后，會有采購匯總報表及明細報表等，可以根據(jù)時間、供應商、產(chǎn)品查詢到采購的明細，到月底與供應商結(jié)賬時，就可以具體查詢在各個供應商進貨的明細，與供應商進行對賬。在下達采購訂單時，填寫預入庫日，同時在提醒精靈里面可以設定到入庫日或到入庫日前n天提醒，以提醒保證產(chǎn)品及時到貨。辦公室日用品的采購按部門進行費用分攤，每個月就可以清楚的看到各部門領用的詳細情況并分攤到各部門管理費用當中。

4.3 倉庫管理

4.3.1 倉庫目前存在的問題

1）未對材料進行多單位的換算，可能導致生產(chǎn)部按需領料，領料無退料過程，不能對生產(chǎn)部的材料耗用做管控；2）未設定材料的安全庫存，僅以平時工作的經(jīng)驗主觀判斷材料到貨的入庫。

4.3.2 倉庫業(yè)務流程規(guī)劃

4.3.3 流程詳細描述

1）商務部

進行銷售出庫單、銷售退貨單的管理。

2）制造部

進行生產(chǎn)領料單、生產(chǎn)退料單、生產(chǎn)入庫單的管理。

3）計保部/綜合部

配合完成各部門的出入庫動作，根據(jù)各部門的單據(jù)以及其他出入庫單、產(chǎn)品組裝拆卸單作為庫存的賬面數(shù)據(jù)作為月底盤點的依據(jù)進行盤點，倉庫之間的產(chǎn)品進行調(diào)撥，賬面數(shù)據(jù)與庫存實際數(shù)據(jù)不一致時進行復盤，確認盤虧盤盈后，填寫實際的盤點數(shù)據(jù)并進行成本調(diào)整，進行庫存成本的計算工作。

4）采購部/綜合部

采購部的采購入庫單、采購退貨單。

5）財務部

對倉庫的盤點進行復盤，并確認成本調(diào)整單。

4.3.4 倉庫管理解決方案

1）倉庫應當定期盤點，且當實際庫存與賬面不一致時，財務上應該復盤，若發(fā)生盤虧盤盈財務上應做成本調(diào)整或有相關人負責承擔，以實際庫存為準進行成本調(diào)整；2）車間領料中若單位量大于生產(chǎn)用量且管理上不便于退料時，在系統(tǒng)中依然要做退料的動作（但實際上不一定把原料歸回倉庫），等下次生產(chǎn)時再將此材料做領料處理；3）倉庫應設定產(chǎn)品的安全庫存，當原材料過高或過低時應注意申請材料的采購量；4）為了方便倉庫的出入庫和領料盤點等，該系統(tǒng)提供多單位的核算，并且當用某一單位發(fā)生庫存變化時，其他的單位會自動進行計算。同樣系統(tǒng)提供多倉庫，多儲位管理；5）庫存里面的產(chǎn)品，若有借出或者換取的現(xiàn)象，應按公司規(guī)定，辦理相關的手續(xù)，作其他出入庫處理，記數(shù)量不計單價；6）倉庫的成本核算方式確定為月加權平均法；7）對于物料的損耗使用其它出庫單處理，計數(shù)量，但是單價設置為零，物料的損耗同樣計入成本。

5 結(jié)論

通過對XX公司ERP供應鏈業(yè)務流程的再造，找出企業(yè)存在的問題，通過制定新流程給出合理的解決方案，為后續(xù)ERP項目能否順利實施打下堅實的基礎。

參考文獻

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