摘 要 本文以檔案科學化、現(xiàn)代化管理為主題展開論述，首先對提高檔案管理水平的時代要求進行了分析，重點從檔案資源的信息化建設、檔案數據庫建設、安全保障體系、人才的培養(yǎng)等方面對提高檔案管理水平的方式進行了闡述分析。

關鍵詞 檔案管理 科學化 現(xiàn)代化 信息技術

一、引言

隨著時代的發(fā)展，檔案管理已經成為現(xiàn)代企業(yè)的重要組成部分，對于電力企業(yè)來說，更是如此。提高檔案管理科學化、現(xiàn)代化水平是現(xiàn)代企業(yè)建設和發(fā)展的必然要求。隨著信息技術的發(fā)展，企業(yè)檔案信息量以及信息復雜化程度都在上升，提高檔案管理水平則更好地順應了現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢。現(xiàn)代企業(yè)管理者要對檔案管理工作給予高度的重視，要特別注意對企業(yè)檔案管理工作體系進行建立和完善。隨著信息技術在檔案管理中的應用程度不斷加深，現(xiàn)代企業(yè)管理應該一改傳統(tǒng)的檔案管理理念，必須注意對現(xiàn)代信息技術設施進行充分利用，以不斷提高檔案管理科學化、現(xiàn)代化水平。

二、提高檔案管理科學化、現(xiàn)代化水平化的時代要求

（一）提高檔案管理科學化、現(xiàn)代化水平是提升國家文化軟實力的需要

從宏觀角度來看，隨著時代的發(fā)展，文化已經成為民族凝聚力和創(chuàng)造力的重要源泉之一，已經成為提升一個國家綜合國力的重要因素。檔案中存放著很多歷史資料，這給人們留下了寶貴的精神文化財富，這對于推動中國特色社會主義文化建設意義重大，對于繁榮我國文化有著不可替代的作用。通常情況下，檔案中會有某些事件的原始記錄，這就意味著檔案可以對某些歷史活動進行客觀再現(xiàn)，這就使得檔案所提供的信息更加的真實，有著更強的說服力，對于鞏固社會意識形態(tài)意義重大。對于一個國家來說，檔案會記錄其政治、經濟、社會以及文化等多個方面的信息，是民族文化的集中體現(xiàn)，是推動文化創(chuàng)新的最好素材和堅實的基礎。就某一個地區(qū)的文化建設而言，檔案管理工作有利于豐富地域文化底蘊、提升區(qū)域文化品位、拓展區(qū)域文化發(fā)展空間同樣具有重要意義。當前國際國內文化競爭越來越激烈，文化建設則是競爭力提升的重要表現(xiàn)，所以，只有不斷提高檔案管理的科學化、現(xiàn)代化水平，才能夠使檔案的文化價值得到真正的發(fā)揮。

（二）提高檔案管理科學化、現(xiàn)代化水平是順應信息化發(fā)展趨勢的需要

就目前的情況來看，受到信息技術發(fā)展的影響，計算機網絡已經非常普及，我國的網民數量已經突破了4億，而且擁有智能手機的用戶越來越多，通過手機終端進行上網的用戶已經突破了2億，在上網過程中，很多用戶都會用到QQ、微信等網絡及時通訊工具。信息技術的發(fā)展以及應用程度的不斷深入，極大地豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式，這就促使檔案管理工作發(fā)生了巨大的變革，系統(tǒng)化、數字化、網絡化已成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。而且，在利用信息技術管理檔案的過程中，人們對檔案信息的需求逐漸向多元化發(fā)展，針對檔案管理和使用，我國對相關地法律進行了完善，如在《中華人民共和國政府信息公開條例》中，對檔案信息管理的內容進行了及時地更新，針對檔案管理，賦予了人們更多的權利，如檔案知情權，同時也進一步突出了檔案管理的重要性，這對檔案管理方式創(chuàng)新、信息資源建設以及服務功能提升，都有了更多的要求。檔案管理的信息化程度不斷提高已經成為一種趨勢，而且將信息技術運用檔案管理中，可以進一步提升檔案信息的安全性，也可以提高管理效率，符合社會發(fā)展方向。

（三）提高檔案管理科學化、現(xiàn)代化水平是推動檔案工作健康發(fā)展的需要

經過這些年的努力和發(fā)展，我國的檔案管理工作，不論是在企業(yè)中還是在全國范圍內，都已經取得了一定的成果，主要表現(xiàn)為檔案管理的范圍進一步擴大，管理門類進一步增多，所運用的技術也越來越成熟，但是與一些發(fā)達的國家相比，尤其是信息技術發(fā)達的國家，我國的檔案管理仍然存在很多不完善的地方。例如，現(xiàn)代很多企業(yè)還沒有認識到檔案管理的重要性，而且沒有將信息技術科學運用到檔案管理工作中，企業(yè)的相關工作人員在建立檔案數據庫的過程中，沒有按照相應的企業(yè)標準和國家標準嚴格執(zhí)行，這樣不僅會造成檔案信息缺失和缺乏連貫，而且很可能會造成信息缺乏真實性，進而影響到企業(yè)決策。由于企業(yè)數據庫缺乏完善，企業(yè)管理人員在工作開展過程中，無法及時得到信息支持和服務，最終導致工作效率嚴重下降，進而影響到企業(yè)的運營發(fā)展。

現(xiàn)代企業(yè)在長期的運營管理過程中，會出現(xiàn)大量的文字、圖像、聲音等信息，而此類信息的儲存和管理必須利用計算機系統(tǒng)來完成。所以，利用信息技術對企業(yè)的檔案信息進行管理已經成為現(xiàn)代企業(yè)運營管理的重要內容。雖然現(xiàn)代企業(yè)已經實現(xiàn)了辦公自動化以及電子文件搜索等目標但是在利用信息技術進行檔案管理時，信息安全保障工作仍然有待完善。另外，很多企業(yè)在檔案管理過程中，忽略了對相關專業(yè)人才的培養(yǎng)。所以，整體來看，提高檔案管理科學化、現(xiàn)代化水平是推動檔案工作健康發(fā)展的需要。

三、檔案信息建設管理原則

（一）嚴格遵循國家規(guī)定進行檔案信息建設

企業(yè)檔案信息資源建設是一項非常嚴謹的工作，為了確保工作實施的有效性，也為了確保信息資源的可靠性，在檔案信息資源建設過程中，必須遵循國家的相關規(guī)定，根據相應的標準和程序進行嚴格操作，確保企業(yè)檔案信息資源建設的規(guī)范化。這樣才可以保證所建立的信息資源在必要時發(fā)揮應有的作用。但是，在實際工作開展過程中，還應該結合所在企業(yè)的實際情況，通過相互協(xié)調，使檔案建設既符合國家的規(guī)定又符合企業(yè)的發(fā)展方向。

（二）檔案信息完整、真實、準確

檔案信息的完整、真實、準確是企業(yè)檔案信息資源建設的基本原則，這對于檔案信息在企業(yè)管理決策中發(fā)揮應有的參考價值意義重大。隨著信息技術的大力發(fā)展和應用，企業(yè)檔案信息資源建設也必然會實現(xiàn)信息化，這對于檔案信息的完成性、真實性和準確性提出了更高的要求。所以，企業(yè)工作人員在進行檔案收集和整理過程中，必須保證企業(yè)檔案信息的完整、真實和準確。

（三）企業(yè)檔案信息資源要長期的保管和利用

對于電力企業(yè)來說，其檔案信息必須進行長期保存，因為這些信息資源在任何時候都可能發(fā)揮作用，所以，在建立企業(yè)檔案信息資源時，一定要堅持這些檔案信息可以保管和利用的原則。隨著信息技術的運用發(fā)展，企業(yè)檔案信息資源的保存更加的便利和完善，但是，為了確保企業(yè)檔案信息的丟失，在日常管理中，對信息系統(tǒng)進行定期地維護和升級管理則顯得必不可少。

四、提高檔案管理科學化、現(xiàn)代化水平的有效路徑

（一）強化檔案管理意識

正確的意識可以對行為進行科學指導，所以，為了不斷提高檔案管理的科學化、現(xiàn)代化水平，首先應該強化檔案管理意識。不論是企業(yè)管理者還是普通員工，都必須認識到檔案管理關乎企業(yè)整體工作的開展，不論是電力企業(yè)的財務部門還是其他部門都會對企業(yè)檔案信息具有一定的依賴性，檔案信息是其開展后期工作的重要依據，而且檔案信息可以為企業(yè)管理者進行決策提供一定的參考。檔案管理工作人員要能夠嚴格要求自己，力爭做好每一個環(huán)節(jié)的工作。

（二）加強檔案資源的信息化建設

在信息時代的大環(huán)境中，將企業(yè)檔案管理與信息技術的有效融合，可以實現(xiàn)檔案信息的共享，從而使得檔案信息化建設的效用發(fā)揮到最大。所以，加強檔案信息化建設則顯得意義重大。在具體實踐過程中，可以分為以下三方面內容：第一，通過人工錄入或者掃描的方式，借助計算機網絡系統(tǒng)對企業(yè)檔案信息進行數字化存儲，而且要對這些數據信息進行整體分類和整合，最好的方式就是層層建立子目錄或子文件，以實現(xiàn)細致分類，通常情況下，這類檔案信息包括圖片信息和文字信息，使用者在調取這些信息時，會更加的方面快捷。第二，為存入計算機系統(tǒng)的檔案信息建立索引，通過利用計算機網絡系統(tǒng)，實現(xiàn)對各類檔案信息的自動化處理，通過這種方式，可以實現(xiàn)檔案信息的快速準確檢索。再者，建立完善的網絡設施，進而實現(xiàn)企業(yè)總部與分公司或者企業(yè)與合作者之間的遠程信息傳輸，通過這種方式，及時地為企業(yè)分支或者合作者提供信息支持。

（三）加強檔案數據庫建設

在信息時代下，現(xiàn)代企業(yè)的各類檔案主要以數據信息的形式存在，而計算機網絡則為此類數據信息的傳遞與處理構建了一個良好的平臺。為了實現(xiàn)對企業(yè)信息時代檔案管理中所涉及的各類信息進行有效處理，必須構建一個完備的數據庫，數據庫可以對各類檔案信息進行儲存，也可以方便企業(yè)各個部門的及時調用，進而為企業(yè)管理工作的有序開展提供有力的支持。具體而言，所建立的數據庫要包含企業(yè)檔案信息的全部內容，所建立的數據庫要進行嚴格分類。例如，數據庫中的信息可分為企業(yè)總部和分支機構檔案信息，在此基礎上再進一步分為不同部門檔案信息，然后再進一步分為人員檔案信息和部門業(yè)務檔案信息等。當檔案信息數據庫建設完成之后，企業(yè)需要設立專門的計算機系統(tǒng)維護人員或專門的部門對數據庫進行定期的維護，如果企業(yè)有新增加的檔案信息，要將其在數據庫中進行及時的分類并建立索引，對各類檔案信息進行及時更新和完善，以此確保檔案數據信息的安全性和完整性。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系

企業(yè)檔案信息資源建設是企業(yè)運營管理的重要組成部分，在信息時代到來的今天，檔案信息化建設的速度不斷加快，信息的安全性問題也隨之凸顯，為了進一步確保企業(yè)檔案信息的安全性，應當建立并完善檔案信息安全保障體系。在信息技術不斷發(fā)展的同時，檔案管理部門應該樹立高度的安全防范意識，在具體實踐過程中，要做好以下幾方面的工作：首先，為了有效預防黑客或病毒對所建立起來的檔案信息網絡系統(tǒng)進行惡意攻擊，應該加強網絡訪問用戶的身份認證，通過密匙管理等手段保護系統(tǒng)安全，如果有人想要訪問企業(yè)檔案數據庫，必須要通過計算機系統(tǒng)的身份認證，否則決不可訪問企業(yè)檔案數據信息。與此同時，還應加強對信息網絡系統(tǒng)的監(jiān)控管理，建立計算機防火墻，對所使用的殺毒軟件進行及時更新，而且要減少企業(yè)檔案管理部門內網與外網的相互聯(lián)系，所建立的檔案信息數據必須進行備份，進而為企業(yè)檔案信息的安全性提供良好的保障。

（五）加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度

企業(yè)首先要對普通員工進行培訓，在培訓過程中，主要進行理論知識傳遞和實踐操作培訓，如理論知識包括計算機病毒的形成和傳播、病毒供給數據庫系統(tǒng)的方式和途徑等，實踐操作是檔案信息的正確存儲和錄入方式、檔案信息的正確訪問方式以及如何減少辦公計算機信息泄露可能性的操作方式等，通過此類培訓，使企業(yè)員工在檔案信息使用中更好地規(guī)范自己的行為，以維護企業(yè)檔案信息的安全性。其次，企業(yè)可以引進高素質的計算機管理人才為企業(yè)進一步完善檔案信息資源管理系統(tǒng)提供幫助和支持。所引進的人才要符合以下標準：首先要對檔案管理的相關內容有一個全面的了解和認識，其次需要掌握現(xiàn)代計算機網絡技術，這類技術包括計算機的基本操作、數據庫管理以及各類計算機軟件的熟練運用。因為檔案管理工作會涉及許多企事業(yè)單位的日常管理，所以進行檔案信息管理的工作人員必須具有高度的責任感和較高的鑒別能力。

五、結語

對于電力企業(yè)來說，企業(yè)檔案管理工作的開展，直接關系到企業(yè)的決策以及管理工作，對于企業(yè)的發(fā)展有著巨大的影響，在檔案信息資源建設過程中，必須遵循一定的原則，而且為了不斷提高工作效率，企業(yè)需要從多方面入手，而且要特別注意對現(xiàn)代化信息技術的運用，并且要加大對相關專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進。

（作者單位為廣東電網有限責任公司汕頭供電局）

[作者簡介：謝珩（1969—），女，廣東汕頭人，就職于廣東電網有限責任公司汕頭供電局財務部，研究方向：會計檔案管理。]

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