隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算和區(qū)塊鏈等新技術(shù)的不斷出現(xiàn)和成熟，會計檔案電子化的可行性不斷增長，重要性日益顯現(xiàn)，成為未來財務(wù)信息化的重要方向。

財務(wù)信息化在過去一段時間取得了巨大的進(jìn)步，符合時代潮流的財務(wù)核算和分析的軟硬件不斷更新，很多企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)都在用先進(jìn)的財務(wù)分析軟件進(jìn)行財務(wù)核算和分析。財務(wù)信息化的巨大進(jìn)步極大地提升了企事業(yè)和政府機(jī)關(guān)財務(wù)管理的效率和水平，其積極意義是有目共睹的。但是由于體制機(jī)制的滯后和技術(shù)成熟度的限制，會計檔案電子化的進(jìn)程相當(dāng)緩慢，成為財務(wù)管理信息化發(fā)展的瓶頸。財政主管部門敏銳地把握了會計檔案電子化的趨勢，并出臺極具現(xiàn)實意義的政策措施。

2015年12月，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》）進(jìn)行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。

新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，如對以下七類會計檔案可只建電子檔案。

一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

以上要求中：第一、七項規(guī)定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項規(guī)定是確保電子會計檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。

雖然會計檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響。

電子會計檔案轉(zhuǎn)正史

1984年財政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會計檔案管理辦法》，并于1998年進(jìn)行了第一次修訂。原《管理辦法》實施十多年以來，對規(guī)范和加強(qiáng)單位會計檔案管理、促進(jìn)會計工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展發(fā)揮了積極作用。但隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案工作的方方面面均發(fā)生了較大變化，越來越多的會計資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規(guī)范。

從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年，財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)改委針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作。

2014年，財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關(guān)專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。

會計檔案電子化的意義

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，對未來的財務(wù)管理具有不可估量的現(xiàn)實意義。

會計檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點，對于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項的執(zhí)行、報賬的發(fā)起依據(jù)、會計的審核要素、財務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會計檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均會產(chǎn)生重要影響———除了節(jié)省成本，還有利于提升會計工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財務(wù)風(fēng)險。

（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費

紙質(zhì)電子檔案的耗材成本巨大，如農(nóng)商銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)每日報表約有50種，各類月報70多種，年底報表更甚。每天紙質(zhì)打印資料近百頁，月底、年底甚至成千上萬頁。一家中型支行網(wǎng)點每年需130多箱紙，成本近1萬元，加上色帶、打印機(jī)等各類耗材，合計財務(wù)支出1萬元以上，對于擁有30余個網(wǎng)點的縣級行而言，紙質(zhì)會計檔案成本之高可見一斑。

電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理，將大大減少資源浪費。新《管理辦法》允許符合條件的電子會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

（二）有利于提升財務(wù)管理效率

在企事業(yè)財務(wù)管理實踐中，很多財務(wù)管理的流程都會產(chǎn)生紙質(zhì)會計檔案，這些檔案都需要專業(yè)的財會人員分門別類管理，財務(wù)部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質(zhì)會計檔案保管存放困難。伴隨近年來會計檔案成幾何倍數(shù)增加，會計傳票、憑證、報表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現(xiàn)因處理不當(dāng)導(dǎo)致檔案擺放雜亂、無序堆放等現(xiàn)象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案室匱乏，因而制約了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理。

會計檔案電子化有利于優(yōu)化財務(wù)管理流程，以前需要現(xiàn)場辦理的，現(xiàn)在可以不用現(xiàn)場辦理，節(jié)省人力、物力。此外，電子會計檔案傳輸、保存相對簡潔、高效。相對于紙質(zhì)會計檔案，電子會計檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會計檔案的使用效率，進(jìn)而提升財務(wù)管理效率。

以電子票據(jù)會計檔案為例，如果將電子票據(jù)會計檔案以電文數(shù)據(jù)形式存放在會計檔案電子管理系統(tǒng)中，通過充分集成并關(guān)聯(lián)實體會計檔案，逐步形成安全規(guī)范的電子會計檔案調(diào)閱管理流程，這樣既滿足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會計檔案數(shù)據(jù)的安全保密。

這不僅會提升會計信息資料的傳遞速度，也將在相關(guān)部門打通快速通道，實現(xiàn)財政票據(jù)會計檔案在更大范圍內(nèi)的廣泛利用和高度共享，創(chuàng)造更加靈活便利的會計信息查閱環(huán)境，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)會計檔案為主，加快轉(zhuǎn)向電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案并重，為實現(xiàn)真正意義上的“無紙化辦公”奠定基礎(chǔ)。

（三）有利于財務(wù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展

國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。企業(yè)發(fā)展也需要大數(shù)據(jù)的支撐，通過大數(shù)據(jù)的分析和處理，企業(yè)可以洞察新的商業(yè)機(jī)會、優(yōu)化企業(yè)決策等。新《管理辦法》將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息，也可以為企業(yè)的發(fā)展注入新的動力。

（四）有利于會計監(jiān)督和檢查

電子票據(jù)會計檔案將極大方便會計工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強(qiáng)會計管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，實現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實時監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時效性，有效防范會計核算風(fēng)險。同時，所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對會計資料進(jìn)行人為修改，嚴(yán)密財務(wù)工作流程，確保會計賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。

會計檔案電子化的案例

中國聯(lián)通作為全國首批開展會計檔案電子化管理推廣實施工作的企業(yè)之一，在大力組織推進(jìn)會計檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結(jié)合其業(yè)務(wù)財務(wù)一體化平臺的搭建與運行，探索確定了“實物、系統(tǒng)、人”三位一體的會計電子檔案管理機(jī)制，實現(xiàn)了會計檔案規(guī)則化、查詢簡單化和管理規(guī)范化。這種探索實踐對于基層核算及財務(wù)管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會計檔案管理的趨勢。

2012年10月以前，廣西聯(lián)通的各類會計檔案均采用紙質(zhì)打印歸檔，實行手工編號造冊登記，整理難、移交遲，檢索難、統(tǒng)計繁，不利于規(guī)范化管理；紙質(zhì)檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財務(wù)的資源消耗。隨著公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，以及經(jīng)營管理對多維信息需求的增加，會計工作需要按照專業(yè)、全成本屬性、客戶群、準(zhǔn)利潤中心等進(jìn)行精細(xì)化核算，會計檔案資料日益增多。同時，大ERP各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)處理同時自動生成的會計分錄數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已滿足不了規(guī)范化管理的要求，既不利于進(jìn)一步深化實施會計信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進(jìn)會計檔案電子化勢在必行。

依托中國聯(lián)通統(tǒng)一建設(shè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與大ERP建立接口，使會計檔案實現(xiàn)電子化、系統(tǒng)化管理成為可能。大ERP系統(tǒng)固化了公司業(yè)務(wù)處理流程，完整地記錄了營收、采購物資管理、工程管理、日常運營等經(jīng)營活動過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，建立了從會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿到會計報表等會計信息產(chǎn)生過程的內(nèi)部風(fēng)險控制流程，并通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)無縫連接和定義自動會計規(guī)則，實現(xiàn)從獲得原始憑證到形成最終財務(wù)報告全過程的系統(tǒng)自動化處理，使會計信息的相關(guān)性、完整性、真實性和會計核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統(tǒng)在建設(shè)之初就納入了公司整體的信息安全框架內(nèi)進(jìn)行管理。在系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)實施和運行維護(hù)的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等各方面，貫徹安全保密的要求，加強(qiáng)安全保密管理，構(gòu)建了全程全網(wǎng)的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設(shè)一級架構(gòu)系統(tǒng)，支撐集團(tuán)、省、地市三級應(yīng)用，有效支撐一套會計政策、一套核算規(guī)則、一套立體科目、一套風(fēng)險控制體系、一本賬（即一套財務(wù)核算及業(yè)務(wù)管理信息）、一套表（即一套報表匯總體系，包括財務(wù)基礎(chǔ)報表、管理類報表、分析類報表）的“六統(tǒng)一”財務(wù)管理目標(biāo)，也為推進(jìn)會計檔案電子化工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

會計檔案電子化，具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點，對于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項的執(zhí)行、報賬的發(fā)起依據(jù)、會計的審核要素、財務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會計檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均產(chǎn)生重要影響。項目推進(jìn)期，廣西聯(lián)通成立了“會計檔案電子化管理”項目推進(jìn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和財務(wù)、綜合、信息化三個專業(yè)線工作組，統(tǒng)一推動項目的實施和日常管理工作。其中財務(wù)組經(jīng)過對204項紙介質(zhì)的梳理，制訂了《ERP系統(tǒng)記賬憑證及對應(yīng)單據(jù)管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項會計基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一規(guī)范。

現(xiàn)階段，廣西聯(lián)通實現(xiàn)了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、大ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應(yīng)的紙質(zhì)憑證和賬簿，節(jié)約了大量的紙張及IT耗材成本。以區(qū)公司本部為例，實施會計檔案電子化后，當(dāng)年一季度憑證數(shù)量均較上年同期減少了2/3。會計檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優(yōu)化流程、提高效率的重要抓手。

推行會計檔案電子化管理應(yīng)把握的重點

推行會計檔案電子化必須從實際出發(fā)，緊密結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實情況，制定周密可行的方案。

（一）推行會計檔案電子化應(yīng)堅持的原則

1.安全性

會計檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會計檔案的安全，紙質(zhì)檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強(qiáng)防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面嚴(yán)控風(fēng)險、保障安全。通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術(shù)手段，降低計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，確保系統(tǒng)安全運行。同時，還要對工作流程加強(qiáng)監(jiān)管，確保安全運轉(zhuǎn)會計信息。工作流程的監(jiān)控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運行。因此，關(guān)注流程管理的科學(xué)性是檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進(jìn)行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機(jī)熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專業(yè)人員維護(hù)管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。

2.保密性

會計檔案資料泄密會給農(nóng)商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，可能造成不可估量的損失，因而應(yīng)從提高人員職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規(guī)范性

會計檔案的存放管理必須保證其嚴(yán)肅性和規(guī)范性，必須符合財政主管部門的規(guī)定。

4.兼容性

會計檔案的管理工作還應(yīng)放開視野、兼容并蓄，既保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要存在，同時選擇性大力發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫，甚至未來發(fā)展中還可能出現(xiàn)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。

5.智能性

一是會計檔案入庫管理實現(xiàn)智能化，大力借助智能數(shù)據(jù)化存儲媒介、速照掃描、數(shù)據(jù)自動歸檔保存等先進(jìn)技術(shù)在日常辦公中實現(xiàn)實用價值。二是會計檔案查閱調(diào)閱實現(xiàn)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)實現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)查詢的功能。

（二）推行會計檔案電子化應(yīng)注意的問題

1.要制訂詳細(xì)的執(zhí)行方案

會計檔案電子化，對企業(yè)來講是一件大事，馬虎不得。企業(yè)必須從自身實際出發(fā)，分析本企業(yè)檔案管理存在的問題，整合本企業(yè)會計檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時，可以到相關(guān)單位考察學(xué)習(xí)，以便借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗。

2.要重視軟硬件建設(shè)

會計檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會計檔案是企業(yè)經(jīng)營的核心秘密，如果企業(yè)沒有先進(jìn)的軟硬件支撐，其安全性、規(guī)范性等均難以保證，一旦發(fā)生泄密等，對企業(yè)的不利影響非常大。

3.要重視人員培訓(xùn)

會計檔案電子化需要財務(wù)檔案管理人員具備新的管理知識和技能。這就需要對原有的會計檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識和技能。

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀事實。企事業(yè)單位要把握這一趨勢，并結(jié)合本單位的實際情況適時推動會計檔案管理工作逐漸向電子化轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)：

[1]王桂玲，張兆遠(yuǎn)，魏鑫.推進(jìn)會計檔案電子化迫在眉睫[N].中華合作時報，2013-10.

[2]何飛.會計檔案電子化讓財務(wù)管理更高效[N].中國會計報，2015-7.