文/張茜吳思婷惠曉雪楊君寧

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綜合檔案館館藏資源建設(shè)的現(xiàn)狀及對策——以西安地區(qū)檔案館為例

文/張茜吳思婷惠曉雪楊君寧

本文以西安市為例，運用問卷調(diào)查、深度訪談等方法，針對西安市內(nèi)的省級、市級、區(qū)級等不同級別的檔案館，對各綜合檔案館的應(yīng)收范圍、實收范圍、收集過程、館藏比例等做了具體調(diào)查。指出綜合檔案館存在沒有做到應(yīng)收盡收、館藏比例失衡等問題,并從館藏理念、制度條例、激勵機(jī)制、人員素質(zhì)方面提出了對策。

檔案是承載與傳遞社會記憶的工具，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護(hù)過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁，參與社會記憶建構(gòu)是綜合檔案館的基本職能。檔案館館藏資源是檔案資源利用的前提，是實現(xiàn)綜合檔案館服務(wù)職能的基礎(chǔ)。近年來，在國家的宣傳與支持下，社會的檔案意識逐步提高，尤其是關(guān)于檔案館館藏資源建設(shè)的一系列相關(guān)理念產(chǎn)生，如“大檔案”、“文檔一體化”、“電子文件”等。在這些理念的指導(dǎo)下，綜合檔案館的檔案收集工作有了很大的改進(jìn)。但理念認(rèn)識的偏差以及實踐中條件的限制，使得檔案館在館藏資源建設(shè)過程中依舊出現(xiàn)了很多問題。

檔案館館藏資源建設(shè)是具有一定組織性，流程、時間、內(nèi)容較為固定的管理活動，主要是在國家檔案法律法規(guī)的支持下，由各級各類型的檔案館在其職能范圍之內(nèi)開展的檔案資源收集、鑒定、保管的活動。第二年的上半年為歸檔時間，檔案館的接收時間一般都為10年或20年，涉及文書檔案、婚姻檔案、民生檔案、審計檔案等各類檔案。為了更深刻、更客觀地了解各級綜合檔案館館藏資源建設(shè)的現(xiàn)狀，我們對檔案館的應(yīng)收范圍、實收范圍、收集過程、館藏比例等做了具體調(diào)查。

我們對陜西省檔案館、西安市檔案館、西安市碑林區(qū)檔案館、西安市蓮湖區(qū)檔案館等檔案館進(jìn)行了調(diào)查訪問。調(diào)查對象主要是各檔案館的館長及館員，就館藏資源建設(shè)方面的問題作了采訪，在采訪館員的同時向館員發(fā)放調(diào)查問卷。調(diào)查訪問結(jié)束后依然和館員保持聯(lián)系，追蹤信息動態(tài)以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)綜合檔案館在進(jìn)行館藏資源建設(shè)時主要存在以下問題：綜合檔案館在館藏資源建設(shè)方面沒有做到應(yīng)收盡收、未接收電子檔案、數(shù)字化檔案所占比重低、特色檔案不足等。以下是對這些問題的具體分析:

1、綜合檔案館在檔案收集方面沒有做到應(yīng)收盡收

各綜合檔案館應(yīng)根據(jù)1983年4月26日《檔案館工作通則》進(jìn)行檔案收集，但在實際操作中大多數(shù)綜合檔案館并沒有將《通則》中列出的機(jī)關(guān)單位檔案收集完整。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)，西安市碑林區(qū)檔案館現(xiàn)接收檔案單位69個，共145個全宗，部分企業(yè)的會計檔案有缺失。西安市蓮湖區(qū)檔案館現(xiàn)接收檔案單位60多個（機(jī)構(gòu)單位正在變化中），全宗102個，公檢法部門的文書檔案，應(yīng)該接收進(jìn)館，但實際卻未被接收，因業(yè)務(wù)上屬于垂直管理，造成區(qū)上不便直接接收。西安市檔案館市級政府單位79個，全宗501個，民生檔案未接受完整、部分倒閉國企的人事檔案缺失。陜西省檔案館現(xiàn)接收檔案單位近140個，全宗492個，調(diào)查過程中工作人員明確回答應(yīng)收單位尚未收全，在收集公檢法檔案、專業(yè)檔案時阻力很大。據(jù)調(diào)查，原因如下：

（1）機(jī)關(guān)單位變化使接收全宗范圍難以劃分

應(yīng)移交單位機(jī)關(guān)的變動使全宗發(fā)生了變化，但檔案工作者對保留機(jī)關(guān)、撤銷機(jī)關(guān)、臨時機(jī)關(guān)的變動劃分不明確，單位權(quán)限擴(kuò)大或者縮小、名稱變化造成了檔案館在認(rèn)定全宗時的困難，哪些是基本職能的變化，哪些不是，檔案館在判別時會產(chǎn)生困惑，以致一些新成立的單位所形成的檔案沒有被納入接收全宗的范圍。另外，檔案館一般只接收一級單位所形成的檔案，對于二級單位，一般是選擇性地接收，而具體接收哪些單位的檔案，各個檔案館是不統(tǒng)一的。據(jù)調(diào)查，陜西省檔案館目前對二級單位的全宗劃分仍在探討之中。沒有明確劃定接收全宗范圍會導(dǎo)致在實際操作中規(guī)則模糊，造成應(yīng)收檔案缺失。

（2）檔案部門沒有實際權(quán)力

檔案部門“人微言輕”，對于應(yīng)移交檔案的單位不能形成實質(zhì)性的“威懾力”，移交檔案的要求被其他單位一再忽略。檔案工作者經(jīng)常上門討要檔案，還是不能應(yīng)收盡收。人情大于法是中國社會長期存在的普遍現(xiàn)象，檔案館在收集檔案的過程中本應(yīng)該嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定做事，但在實際執(zhí)行過程中，單位之間多為熟人，私下交情匪淺，受困于此，檔案工作者認(rèn)為通報會將關(guān)系弄僵，所以選擇“睜只眼、閉只眼”，結(jié)果就是檔案不能及時進(jìn)館，造成后續(xù)資源建設(shè)的一系列麻煩。以西安市檔案館為例，部分民生檔案難以收集完整。這是因為這些單位在移交檔案時已經(jīng)形成了一定的習(xí)慣，檔案館在接收民生檔案的時候與原單位的利益存在沖突，原單位對于這些檔案也有需求，放在原單位查證比較方便，原單位不愿向檔案館移交，所以這部分檔案未能收集齊全。

（3）公檢法檔案、專業(yè)檔案缺失

按《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，這部分檔案應(yīng)該向檔案館移交，但調(diào)查中得知，為保密和便于利用，公檢法部門和國家上級單位私下形成協(xié)議并未向檔案館移交。此外，部分專業(yè)檔案，最初為方便利用而保存在原形成單位，長年積壓，檔案越放越多，如今檔案館接收不過來，對這部分檔案的接收處于停滯狀態(tài)。

（4）資金缺乏、檔案庫房面積不足阻礙檔案館接收檔案

西安市蓮湖區(qū)檔案館就因檔案庫房嚴(yán)重飽和，應(yīng)接收的檔案未能及時接收進(jìn)館，其他民生檔案也不能擴(kuò)大接收。

2、綜合檔案館中各類檔案所占比例不均衡

（1）文書檔案占據(jù)主體地位

從檔案內(nèi)容看，以黨政機(jī)關(guān)的文書檔案為主體，其他類型的檔案比重偏小。建國初期，綜合檔案館被當(dāng)作是國家機(jī)關(guān)的附屬機(jī)關(guān)、“內(nèi)部資料室”，這種傳統(tǒng)的“國家檔案觀”成為檔案館面向社會、親近公眾、貼近生活的一大思想障礙。近年來，政策向民生檔案傾斜，檔案館館藏中民生檔案所占比例在逐年加大，但份額還是偏低。

（2）建設(shè)特色檔案困難

特色檔案所占比例較小與群眾需求存在差距。特色檔案反映了本地區(qū)文化的變遷，是維系一個地區(qū)精神力量的重要紐帶。建國以來，歷次文化運動對特色檔案產(chǎn)生了巨大的破壞，改革開放以來，雖然開始重視這部分檔案，但由于流失嚴(yán)重已經(jīng)難以收集完整。加上博物館、文化館也在進(jìn)行特色文化資源建設(shè)，與檔案館爭奪資源，檔案館資金匱乏，自然在收集中處于劣勢地位。西安市檔案館在特色檔案建設(shè)方面做得較好，建立了西安特色檔案全宗群（西安特色檔案體系），包括都城檔案、西安事變、秦腔藝術(shù)等。陜西省檔案館主動收集陜北民俗文化檔案，西安市碑林區(qū)檔案館舉辦字畫展接受名人字畫等。但盡管如此特色檔案所占比例仍是較低，難以形成文化影響力。

（3）未接收電子檔案

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使得電子文件在各政府機(jī)構(gòu)中已經(jīng)廣泛形成。因此，檔案館應(yīng)該將原生的電子文件納入接收范圍，但由于技術(shù)不成熟無法保證檔案的安全性和保密性，各個檔案館還沒有接收電子檔案。在對陜西省檔案館的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，雖然國家檔案局以及省上都發(fā)了有關(guān)電子文件的歸檔與管理辦法及實施細(xì)則。但各個單位對電子檔案的認(rèn)識不到位。

(4)數(shù)字化檔案所占比重低

據(jù)調(diào)查，陜西省檔案館有檔案64萬卷85206件，經(jīng)歷了六到七年時間也才對清代檔案和部分民國檔案進(jìn)行了數(shù)字化；西安市檔案館館藏32萬卷17.6萬多件、資料2.5萬冊，數(shù)字化完成了僅20%；碑林區(qū)檔案館館藏91318卷103041件，數(shù)字化完成20%；蓮湖區(qū)14多萬案卷（件）（永久497卷，長期738卷，短期14多萬卷），數(shù)字化完成15%。這些檔案館的數(shù)字化檔案占比偏低。原因如下：

檔案數(shù)字化多被外包給企業(yè)，需要支付大量資金，但是各個檔案館沒有資金的保障。資金給予不連續(xù)，工作走走停停。檔案數(shù)字化要采用不同的方法處理紙質(zhì)檔案、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案，這需要專門人員進(jìn)行操作。

3、實際操作過程中原則模糊

檔案館館藏資源建設(shè)跟檔案工作者的職業(yè)精神密不可分。有的檔案工作者在工作過程中為圖省事，沒有按規(guī)定將應(yīng)收集進(jìn)館的檔案都收集完整。有的檔案工作者受到“寧濫勿缺”思想的影響，有文必檔、重復(fù)進(jìn)館，嚴(yán)重浪費了館藏空間。檔案工作者對檔案沒有清楚的摸底調(diào)查，其實大多數(shù)檔案工作者也知道檔案并沒有收集完整，但是當(dāng)真正接受調(diào)查的時候，他們自身也不明白到底是哪一部分有缺失。

完善綜合檔案館館藏資源建設(shè)的措施如下：

（1）國家應(yīng)大力扶持檔案館館藏資源建設(shè)事業(yè)

國家應(yīng)給予檔案館資金和政策上的支持。盡管“9號令”、“8號令”及《國家基本專業(yè)檔案目錄》等有關(guān)檔案收集的法令已頒布，但是缺乏進(jìn)一步的監(jiān)督與考核。具體來說，應(yīng)設(shè)立監(jiān)督部門負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案館館藏資源方面的法規(guī)落實情況，對于不按規(guī)定執(zhí)行的部門予以嚴(yán)懲。

（2）各級綜合檔案館要積極發(fā)揮能動性

①樹立科學(xué)的館藏理念

以《檔案法》為根據(jù)明確檔案館的應(yīng)收范圍。各級綜合檔案館應(yīng)了解各類檔案的具體收集標(biāo)準(zhǔn)，并按照本館的自身情況制定各類檔案合理的館藏比例。

②制定嚴(yán)格的工作制度和條例

根據(jù)《檔案法》，做好“9號令”、“8號令”及《國家基本專業(yè)檔案目錄》這三個文件的有序銜接。根據(jù)自身的館藏狀況，具體分析本館在館藏資源建設(shè)方面的優(yōu)勢和不足，在此基礎(chǔ)上制定自己的檔案接收計劃。

③規(guī)范檔案館的檔案接收程序

檔案館應(yīng)在相關(guān)制度的基礎(chǔ)上制定本部門的接收計劃，在該計劃的指導(dǎo)下，到每年三月份左右，向應(yīng)移交檔案單位發(fā)出通知提醒移交檔案。檔案館內(nèi)部要主動積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門的工作業(yè)務(wù)職能，相互配合共同完成檔案接收工作。保管處要提前做好接收準(zhǔn)備，做好摸底調(diào)查、安排相關(guān)人員和庫房空間，并及時與移交單位進(jìn)行溝通，共同完成檔案的順利移交接收工作。

④綜合檔案館在館藏資源建設(shè)中要積極主動地進(jìn)行特色檔案的收集

地方特色檔案建設(shè)是指各級檔案館根據(jù)特定社會需要，圍繞反映區(qū)域特色內(nèi)容的主題進(jìn)行調(diào)查、收集、整理，建立地方特色檔案并有效保護(hù)和開發(fā)利用的工作。上文在分析特色檔案缺乏的原因時已經(jīng)指出綜合檔案館在收集特色檔案方面的劣勢，如：勢單力孤、資金不足等。鑒于這種情況，檔案館可以聯(lián)合多方力量，比如：和文化部門做好溝通和協(xié)調(diào)，資源共享，合力建設(shè)特色檔案。在進(jìn)行特色檔案收集時以征集為主，主動走訪收集特色檔案。綜合檔案館在收集特色檔案的過程中會因民眾的不配合受到阻撓，在這種情況下不能半途而廢，應(yīng)通過多種途徑與民眾進(jìn)行協(xié)調(diào)，可以通過購買、代管的方式收集特色檔案。

⑤建立考評機(jī)制予以激勵提高工作人員素質(zhì)

綜合檔案館要將收集工作納入績效考核，抓好收集工作崗位績效考核指標(biāo)制定。要分級分類，針對檔案資源體系建設(shè)指標(biāo)，指定檔案工作者職責(zé)、任務(wù)，設(shè)計出不同的考核評價指標(biāo)。只有將工作者的工作成果與自身利益直接掛鉤，才能引起工作者對工作的高度重視。按照誰管理誰負(fù)責(zé)的原則，將工作任務(wù)細(xì)化到崗、具體到人，制定具體的工作措施和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、移交進(jìn)館時限等要求，這樣可以最大程度地避免互相推脫，既可以調(diào)動大多數(shù)人的積極性，又可以發(fā)揮激勵作用。

檔案館館藏資源是發(fā)展檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，館藏建設(shè)工作是一項持續(xù)的、積累性的工作。綜合檔案館應(yīng)高度重視這項工作，克服困難、勇于創(chuàng)新，將各類檔案收入館中，努力把檔案館建設(shè)成館藏豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源寶庫，更好地服務(wù)社會。

(本文是西北大學(xué)人才培養(yǎng)模式與專業(yè)建設(shè)項目：檔案學(xué)建設(shè)的成果之一，項目編號：JX14060)