林潔瑩

(華南農(nóng)業(yè)大學　財務(wù)處,廣東　廣州　510642)

高校財務(wù)遠程報賬系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用分析

林潔瑩

(華南農(nóng)業(yè)大學財務(wù)處,廣東廣州510642)

[摘要]當前,高校在不斷擴張的同時,財務(wù)報銷難度也不斷提升,報銷類型多樣,單據(jù)數(shù)量增多,報銷金額增長,導致傳統(tǒng)報賬模式難以適應(yīng)報銷現(xiàn)狀。高校應(yīng)順應(yīng)時代潮流,實現(xiàn)遠程報賬。文章在分析高校賬務(wù)報銷業(yè)務(wù)現(xiàn)狀基礎(chǔ)上,探討了遠程報賬系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]遠程報賬；報賬系統(tǒng)；高效財務(wù)；財務(wù)數(shù)字化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.17.105

隨著我國教育行業(yè)的迅速發(fā)展,各個高校招生數(shù)量增多,校區(qū)擴大,高校在不斷發(fā)展壯大。與此同時,也面臨著由于教師、職工、學生數(shù)量的增長而帶來的各種挑戰(zhàn),其中包括財務(wù)管理難題。過去的報賬模式顯然已經(jīng)逐漸難以適應(yīng)當前的形勢,比如高校校區(qū)數(shù)量增多并且距離較遠、報賬類型多種多樣、報賬數(shù)額較大等。高校作為人才聚集、培養(yǎng)與發(fā)展的前沿陣地,應(yīng)與時俱進,憑借各種信息技術(shù)構(gòu)建并應(yīng)用財務(wù)遠程報賬系統(tǒng),解決當前面臨著的諸如報賬流程長、耗時多、材料復(fù)雜的問題,完善財務(wù)管理體系。

1高校賬務(wù)報銷業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

報銷流程一般包括五個環(huán)節(jié),分別是整理票據(jù)、填寫單據(jù)、領(lǐng)導簽批、會計審核報銷、出納支付。具體來講,即賬務(wù)報銷方將自己在日常學習、工作中所產(chǎn)生的各種票據(jù)進行收集與整理,如符合報銷規(guī)定的發(fā)票、收據(jù)、車票、審計報告等,接著賬務(wù)報銷方要按照學校要求填寫相應(yīng)單據(jù),送交相關(guān)人員審查、簽字或蓋章,然后將這些經(jīng)過確認的單據(jù)交由學校財務(wù)管理部門,由會計進行審核與編寫憑證,最終交給財務(wù)出納,由出納根據(jù)憑證支付金額,整個報賬工作才結(jié)束。根據(jù)統(tǒng)計表明,高校由于自身事業(yè)單位屬性、財務(wù)管理不善等原因,一般采取集中賬務(wù)報銷的形式,具體體現(xiàn)在學期開始或者結(jié)束、項目立項或者結(jié)項階段集中報銷,可想而知,容易造成工作人員在集中時期忙碌、工作壓力大,教職工、學生等報賬人員報賬難度比較大、耗費時間與心思比較多,極大地影響了賬務(wù)報銷的質(zhì)量。

當前,擁有并使用財務(wù)遠程報賬系統(tǒng)的高校非常少,而且即便擁有,也只開發(fā)報賬預(yù)約、網(wǎng)上支付等功能,功能碎片化、單獨化,并不能實現(xiàn)全面的遠程報賬。

2高校財務(wù)遠程報賬系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用

財務(wù)遠程報賬系統(tǒng)存在的意義是使報銷賬務(wù)的全部環(huán)節(jié)都能通過網(wǎng)上系統(tǒng)實現(xiàn),盡量減少像傳統(tǒng)報賬模式那樣的填寫紙質(zhì)單據(jù)、面對面窗口操作,減少報賬時間,提高報賬效率。通過網(wǎng)絡(luò)報銷賬務(wù)由以下流程組成：填寫并上傳電子單據(jù)、審批單據(jù)、審核單據(jù)并自動形成會計憑證、網(wǎng)上支付。

遠程報賬系統(tǒng)利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建而來,凡涉及信息、網(wǎng)絡(luò)的東西首先就要考察隱私性、安全性,保證報賬人員相關(guān)信息不被泄露、報賬系統(tǒng)不被非法入侵。每個報賬人員只有一個與其身份證或者工資號綁定的登錄名及其密碼,在通過網(wǎng)絡(luò)支付的時候,不僅需要網(wǎng)銀支付系統(tǒng)保障安全,還需要一定級別的工作人員授權(quán),之后方可實現(xiàn)支付。相關(guān)工作人員使用系統(tǒng)的權(quán)限不同,如會計與出納需要使用不同的認證級別。另外還要注重信息共享,完善用戶信息,包括姓名、身份證號、銀行卡號、項目名稱、經(jīng)費代碼等各種固定信息,減少用戶反復(fù)填寫的負擔,節(jié)約時間,提高報賬效率。

2.1單據(jù)電子化填寫、上傳與打印

用戶使用唯一用戶名與密碼登錄遠程報賬系統(tǒng)后,依據(jù)不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)填寫各種單據(jù),如差旅費、管理費用、借款單。用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)提示一步一步完成操作即可。系統(tǒng)的科學性、便捷性體現(xiàn)在系統(tǒng)會根據(jù)項目代碼自動匹配項目名稱,用戶可以直接選擇會計科目而無須鍵盤輸入,在用戶選擇支付方式后系統(tǒng)會自動匹配用戶姓名、銀行卡號等相關(guān)信息,填寫完成并提交后,便會立即生成報銷憑證、編號,用戶可直接打印,交由領(lǐng)導或負責人審查、簽字蓋章,再進行下一步操作。

在報賬系統(tǒng)上填寫單據(jù)大大降低了教職工、學生等報賬人員混淆經(jīng)費代碼的可能性,因為系統(tǒng)會自動匹配,進而提高了財務(wù)報賬的準確性,減少出賬的混亂性。同時,只需要有網(wǎng)絡(luò),報銷人員的報銷工作不受時間、地點的束縛,比如過去需要從一個校區(qū)到另一個校區(qū)報賬,可能需要等到工作人員上班期間才能報賬,這很大程度上提高了報賬的靈活性。還有在報賬過程中花費時間最多的一項工作正是填寫單據(jù),而通過遠程報賬系統(tǒng),此項工作由報銷人員、工作人員、系統(tǒng)自動操作一起進行,極大地減少了報賬時間,降低了工作人員的負擔。

2.2審批單據(jù)

所謂審批單據(jù)即審批人員依據(jù)經(jīng)費類型、額度進行審批,檢查單據(jù)是否真實、合法、有效。由于審批工作的特殊性、復(fù)雜性,使得審批單據(jù)最好保留傳統(tǒng)的報賬形式,即紙質(zhì)審批,而非網(wǎng)絡(luò)審批,而且實際經(jīng)驗表明,紙質(zhì)審批單據(jù)更為有效、準確。具體來講,主要存在以下阻礙審批單據(jù)工作網(wǎng)絡(luò)化的原因：一是報銷賬務(wù)所需要的發(fā)票、收據(jù)、合同、報告等文件數(shù)量多,類型復(fù)雜,導致掃描工作量大、難度大；二是具備審批權(quán)限的人不可能每天查看報賬系統(tǒng),檢查是否有單據(jù)需要審批,如此便有可能耽誤審批工作、延長審批時間；三是不同的審批人有不同的審批權(quán)限,可能需要不同級別的審批人依次核實、簽字才能完成一項單據(jù)的審批工作,其中任一審批人員的延誤審批都會影響審批工作的效率。所以就目前來說,相對于網(wǎng)絡(luò)審批,紙質(zhì)審批更為有效。

2.3審核報銷單據(jù)與自動生成會計憑證

報銷人員將經(jīng)過審批后的單據(jù)交由會計人員,會計人員確定單據(jù)合法、有效后便可使用特定的管理權(quán)限登錄遠程報賬系統(tǒng),輸入報銷單編號后,系統(tǒng)可依據(jù)自動提取的信息生成會計憑證,這是遠程報賬系統(tǒng)最吸引眼球、最值得推廣的特點之一。過去,編制會計憑證耗費會計人員的大量時間,并且編制會計憑證比較煩瑣復(fù)雜,容易因為會計人員的馬虎大意或者專業(yè)水平不夠而出錯,而通過報賬系統(tǒng),自動生成會計憑證,將編制會計憑證的工作分擔到報銷人員身上,一方面，減少了報賬時間,另一方面,提高了報賬的準確性。

2.4網(wǎng)上支付

報銷人員的基本信息中包括其身份證號、銀行卡號信息,同時,出納可以利用系統(tǒng)選擇當日所有需要報銷的賬務(wù),在報銷憑證合格后,出納可以直接通過網(wǎng)絡(luò)一并支付,簡化支付手續(xù),實現(xiàn)批量報銷與電子出納。同時,出納可以利用系統(tǒng)查看指定某日、某月、某季度的報銷金額、報銷類型等信息,這些信息能夠作為完善報銷工作、財務(wù)管理體系的依據(jù)。

3結(jié)論

綜上所述,在當今這個信息化社會,網(wǎng)絡(luò)化、電子化程度不斷加深、范圍不斷拓展,高校應(yīng)把握時代發(fā)展趨勢,在傳統(tǒng)報賬模式基礎(chǔ)上進行改良,推陳出新,通過構(gòu)建遠程報賬系統(tǒng),實現(xiàn)單據(jù)電子化填寫、會計憑證自動生成、網(wǎng)上支付等形式,減少報賬排隊等候時間,降低工作難度,提高無紙化辦公的覆蓋率,提高報賬效率,增強報賬準確性。

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[作者簡介]林潔瑩(1976—),女,漢族,廣州新會人,本科,會計師。研究方向：高校財務(wù)管理。