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項(xiàng)目型企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）

羅克韋爾自動(dòng)化（中國(guó)）有限公司 華镕

2　項(xiàng)目型ERP系統(tǒng)的組件

當(dāng)涉及到ERP系統(tǒng)和工具時(shí)，項(xiàng)目型企業(yè)的需求與其他組織的需求有很多不同。因?yàn)槊總€(gè)項(xiàng)目都不同，所以項(xiàng)目型業(yè)務(wù)必須盡可能有效地管理每一種變化。要做到這一點(diǎn)，ERP工具必須能夠管理和跟蹤項(xiàng)目層的信息。本部分將詳細(xì)解讀專門為處理這種項(xiàng)目而開發(fā)的ERP系統(tǒng)的組件。

跟隨財(cái)務(wù)

財(cái)務(wù)通常包括一些特定內(nèi)容，例如總賬、應(yīng)支付款（你欠別人的）、應(yīng)接收款（別人欠你的）和賬單。在項(xiàng)目中，用戶需要運(yùn)用財(cái)務(wù)工具使其具有在項(xiàng)目層跟蹤財(cái)務(wù)的能力。例如，如果用戶想跟蹤特定項(xiàng)目的盈利能力，則需要知道從該項(xiàng)目中得到的收入，以及該項(xiàng)目的特定費(fèi)用（包括人工、材料和其他費(fèi)用），兩者之間的差就是該項(xiàng)目獲得的利潤(rùn)。聽起來(lái)很簡(jiǎn)單，但如果用戶使用的ERP系統(tǒng)無(wú)法在項(xiàng)目層面跟蹤這些收入和成本，其利潤(rùn)的計(jì)算就非常困難。

許多ERP和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)都被設(shè)計(jì)成能夠滿足各類業(yè)務(wù)的一般需求，并不具有輕松跟蹤特定項(xiàng)目成本的能力。這意味著企業(yè)需要在一個(gè)復(fù)雜項(xiàng)目跟蹤系統(tǒng)中做出會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖表，從而使項(xiàng)目型業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)報(bào)告和審計(jì)難上加難。

?確保準(zhǔn)確計(jì)費(fèi)

項(xiàng)目型業(yè)務(wù)計(jì)賬單需要面對(duì)特殊的挑戰(zhàn)，即能夠按照客戶希望的任何格式計(jì)費(fèi)。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目計(jì)費(fèi)時(shí)，客戶需要知道他們?nèi)绾文軠?zhǔn)確地計(jì)費(fèi)，以及規(guī)則是什么。這些規(guī)則可能會(huì)因項(xiàng)目不同而有很大變化。

最通用的ERP系統(tǒng)僅提供有限的幾種計(jì)費(fèi)類型。他們按照不同的行業(yè)而設(shè)計(jì)，使用此類系統(tǒng)的客戶往往不在乎發(fā)票格式。而對(duì)于項(xiàng)目型業(yè)務(wù)就完全不同，ERP系統(tǒng)必須遵循客戶的計(jì)費(fèi)規(guī)則。例如，一個(gè)項(xiàng)目在未來(lái)四個(gè)月的每個(gè)月里，可能要按項(xiàng)目總費(fèi)用的25%計(jì)費(fèi)。在另一個(gè)項(xiàng)目中，僅需在關(guān)鍵里程碑完成時(shí)進(jìn)行結(jié)算。ERP系統(tǒng)的計(jì)費(fèi)工具就需要允許不同的計(jì)費(fèi)規(guī)則，并要為每一個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)建立計(jì)費(fèi)規(guī)則。

再就是發(fā)票格式。一位客戶可能要求顯示完成每一項(xiàng)任務(wù)的詳細(xì)發(fā)票，包括在項(xiàng)目中每一位工作的員工；另一位客戶可能因?yàn)闆](méi)有細(xì)節(jié)只有總結(jié)發(fā)票而被罰款。同樣，如果用戶想要開展業(yè)務(wù)，必須能夠處理這些客戶端的請(qǐng)求，而通用型ERP系統(tǒng)可能根本無(wú)法支持這種靈活的計(jì)費(fèi)需求。使用電子表格或文字處理工具創(chuàng)建專用發(fā)票也是不可行的。這種方法不能提供發(fā)票的審計(jì)跟蹤，以及為計(jì)費(fèi)目的的適當(dāng)跟蹤。此外，如果用戶進(jìn)行國(guó)際性項(xiàng)目，可能需要用客戶的貨幣創(chuàng)建發(fā)票和收取款項(xiàng)。這意味著ERP系統(tǒng)需要能夠處理貨幣兌換。

?記錄員工工作時(shí)間和費(fèi)用

員工也許是公司最重要的資產(chǎn)，他們最終交付客戶的項(xiàng)目，這意味著他們是完成該項(xiàng)目的成本。為了了解項(xiàng)目的盈利能力，用戶需要知道實(shí)際成本，包括所有重要的人力成本。例如，預(yù)計(jì)某員工將花費(fèi)20小時(shí)完成某個(gè)項(xiàng)目，那么在項(xiàng)目結(jié)束后，需要準(zhǔn)確地知道他到底為該項(xiàng)目花費(fèi)了多長(zhǎng)時(shí)間。同樣，用戶預(yù)計(jì)某位員工拜訪客戶將花費(fèi)2000美元，但需要知道最終實(shí)際的花費(fèi)。

在一個(gè)項(xiàng)目中捕捉實(shí)際工作時(shí)間可能是了解項(xiàng)目實(shí)際成本的關(guān)鍵。這意味著對(duì)于每個(gè)員工，ERP系統(tǒng)必須能夠記錄他花費(fèi)在特定項(xiàng)目或任務(wù)中的實(shí)際時(shí)間，以及他的其他開支。沒(méi)有這些信息，用戶將無(wú)法了解真正的盈利。即使用戶把工資外包給工資提供商，仍然需要了解每個(gè)具體項(xiàng)目此方面的詳細(xì)信息。

除了跟蹤盈利能力，這一功能還有其他的用途，如用戶需要開具帶有員工實(shí)際工作時(shí)間和費(fèi)用的完整信息發(fā)票。

如果正在做的一個(gè)項(xiàng)目費(fèi)用固定，這意味著在該項(xiàng)目中用戶的費(fèi)用是固定的，而無(wú)論某個(gè)員工工作多少時(shí)間。即使這樣，用戶還是會(huì)從捕捉時(shí)間和費(fèi)用中受益，因?yàn)檫@樣做會(huì)告訴用戶真正的成本是多少。否則，用戶永遠(yuǎn)不知道收取的費(fèi)用是否高到足以獲得利潤(rùn)。

近年來(lái)，智能手機(jī)日漸普及，可以在任何地方訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)。時(shí)間捕捉工具可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)瀏覽器在手機(jī)上實(shí)現(xiàn)，這意味著員工可以隨時(shí)隨地記錄自己的時(shí)間，這提高了他們對(duì)項(xiàng)目迅速而準(zhǔn)確輸入自己工作時(shí)間的幾率。

?跟蹤員工薪水

用戶需要跟蹤員工工作時(shí)間，支付費(fèi)用、發(fā)放工資和福利。對(duì)于項(xiàng)目型業(yè)務(wù)，這種跟蹤主要有兩個(gè)目的。首先是支付員工工資的依據(jù)。此外，這些信息是了解每位員工工作成本的關(guān)鍵。

來(lái)看一個(gè)簡(jiǎn)單的例子。如果某員工的薪水是每年60,000美元薪水+10,000美元福利，他每年有兩星期的帶薪休假，這意味著他每年有50周、每周有40小時(shí)做項(xiàng)目。他的成本可以粗略估計(jì)為每小時(shí)35美元（70,000美元÷50周÷40小時(shí)）。

項(xiàng)目型ERP系統(tǒng)能幫助用戶識(shí)別成本，因?yàn)橄到y(tǒng)可以做詳細(xì)的分析，把成本分散到整個(gè)項(xiàng)目和組織中。在列舉的簡(jiǎn)單例子中，沒(méi)有包括任何日常開銷，如辦公室、公用設(shè)施和設(shè)備， 但項(xiàng)目型ERP系統(tǒng)可以幫助用戶把所有這些費(fèi)用作為項(xiàng)目資源，非常具體地分配給每位員工。

這個(gè)信息是至關(guān)重要的，因?yàn)樵谀承r(shí)候用戶必須清楚了解要為這項(xiàng)工作花費(fèi)多少費(fèi)用。如果用戶知道需要某員工20個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間，而他的成本是每小時(shí)35美元，這意味著他在這個(gè)項(xiàng)目中的工資和福利整個(gè)為700元，而這還不包括日常開銷 。這一信息確保用戶在該項(xiàng)目中具有足夠的支付能力并獲得利潤(rùn)。如果某項(xiàng)目需要一個(gè)大的團(tuán)隊(duì)，或項(xiàng)目需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，這樣的信息可以幫助用戶決定是否要承接該項(xiàng)目，是否有利可圖。

?符合財(cái)務(wù)法規(guī)

項(xiàng)目型業(yè)務(wù)，尤其在工業(yè)環(huán)境中，是否遵從規(guī)范（比如用戶是一家上市公司）至關(guān)重要。政府承包商和很多公司要求必須符合會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。一般公認(rèn)會(huì)計(jì)原則（GAAP）是一套公認(rèn)的會(huì)計(jì)原則和規(guī)程，是每個(gè)公司編制自己的財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)都需要遵守的會(huì)計(jì)原則，是記錄和報(bào)告會(huì)計(jì)信息時(shí)所普遍接受的方式。它由多個(gè)權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)（由多個(gè)政策委員會(huì)制定）的組合產(chǎn)生。

IFRS代表了國(guó)際財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)則。這些標(biāo)準(zhǔn)是全球商務(wù)的共同語(yǔ)言，以確保企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況在跨國(guó)界時(shí)也能被理解和可進(jìn)行比較。國(guó)際財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)則正在世界各地逐步取代許多不同的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。即便如此，各個(gè)國(guó)家往往采用自己的國(guó)際財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)則，這意味著有很多的細(xì)微差別，對(duì)于項(xiàng)目型ERP系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，這也是需要應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)。

保持庫(kù)存跟蹤

庫(kù)存是一個(gè)術(shù)語(yǔ)，代表公司現(xiàn)有的材料。用戶要確保能夠跟蹤庫(kù)存，把這些物品用于項(xiàng)目實(shí)施是非常重要的。例如，用戶可能需要使用一臺(tái)設(shè)備或某幾種材料專門用于某個(gè)項(xiàng)目，需要仔細(xì)跟蹤這些物品，并把他們的成本添加到該項(xiàng)目的總成本中。例如，某環(huán)境研究項(xiàng)目使用了5000美元的測(cè)試套件。用戶必須確保把套件的費(fèi)用計(jì)入項(xiàng)目成本，否則盈利會(huì)受到損失。

有些項(xiàng)目可能需要用戶從其他企業(yè)購(gòu)買特定的貨物或服務(wù)，并把這些貨物直接用于該特定的項(xiàng)目。這些貨物或服務(wù)是項(xiàng)目總成本的一部分，所以用戶要確保貨物或服務(wù)與項(xiàng)目關(guān)聯(lián)，從而準(zhǔn)確計(jì)算成本。

確保用戶的采購(gòu)系統(tǒng)是項(xiàng)目型系統(tǒng)的一部分或者直接連接到用戶的項(xiàng)目型系統(tǒng)。這將減少采購(gòu)訂單進(jìn)入不同的系統(tǒng)，然后再把他們調(diào)回項(xiàng)目系統(tǒng)。

以項(xiàng)目為基礎(chǔ)的制造

以逐個(gè)項(xiàng)目為基礎(chǔ)制造或翻新東西的企業(yè)，需要專用的軟件跟蹤車間的活動(dòng)、狀態(tài)和完成情況。項(xiàng)目生產(chǎn)系統(tǒng)應(yīng)具有以下組

件和功能：

?制造執(zhí)行系統(tǒng)（MES）應(yīng)提供在線文檔、作業(yè)指導(dǎo)書和路由信息。系統(tǒng)監(jiān)控在整個(gè)制造過(guò)程中的工單狀態(tài)，并支持質(zhì)量控制、發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)和結(jié)果。

?車間時(shí)間系統(tǒng)為車間的活動(dòng)捕捉開始和停止時(shí)間，還支持復(fù)雜的支付規(guī)則和時(shí)間表，以及員工自助服務(wù)調(diào)度的請(qǐng)求和批準(zhǔn)。

?采購(gòu)系統(tǒng)幫助用戶管理材料采購(gòu)和跟蹤整個(gè)采購(gòu)過(guò)程。采購(gòu)訂單可以實(shí)現(xiàn)從規(guī)劃到審批、購(gòu)買、運(yùn)輸和接收的完全跟蹤。

?銷售訂單入口可以讓用戶生成產(chǎn)品和服務(wù)的銷售訂單，同時(shí)管理運(yùn)輸和發(fā)票流程。

?庫(kù)存管理系統(tǒng)可管理資產(chǎn)清單、項(xiàng)目擁有庫(kù)存和其它相關(guān)材料。

?制造管理系統(tǒng)支持制造工單、勞動(dòng)力與部件成本的分配和銷售合同的履行。項(xiàng)目型制造系統(tǒng)支持精益化和無(wú)紙化生產(chǎn)流程，可以幫助用戶公司整體提升盈利能力。

把組件捆綁在一起

在通用型ERP系統(tǒng)中，組件是獨(dú)立的，但如果用戶應(yīng)用真正的項(xiàng)目型ERP，每一筆交易都會(huì)連接到一個(gè)賬戶、組織和項(xiàng)目，如圖1所示。這確保了在ERP內(nèi)的多個(gè)分類賬都是一樣的，無(wú)需對(duì)賬。

圖1　把項(xiàng)目與其詳細(xì)內(nèi)容捆綁在一起

華镕，男，1982年畢業(yè)于北京科技大學(xué)自動(dòng)化系，現(xiàn)任羅克韋爾自動(dòng)化（中國(guó)）有限公司全球標(biāo)準(zhǔn)及貿(mào)易部中國(guó)地區(qū)經(jīng)理。

作者簡(jiǎn)介