石拓

[摘 要]隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)開(kāi)始進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代這一背景下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)的理念下，檔案管理部門必須改變管理理念，利用科學(xué)的方法來(lái)管理檔案數(shù)據(jù)，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理平臺(tái)，發(fā)揮檔案管理在各個(gè)方面的作用。本文通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的分析，簡(jiǎn)述了檔案管理工作面臨的難題及機(jī)遇。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時(shí)代； 檔案管理工作； 問(wèn)題； 機(jī)遇

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）09-0329-01

前言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，做好檔案管理工作對(duì)整個(gè)工作的施展起著重要的作用。因?yàn)樵谶@個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，市場(chǎng)對(duì)人才的需求量與日俱增，檔案管理工作在企業(yè)的管理工作中就顯得尤為重要。近年來(lái)，檔案管理工作在進(jìn)行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，相關(guān)部門應(yīng)該采取相關(guān)措施來(lái)增強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)與能力，提高人事管理工作的質(zhì)量。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代

1、大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征

大數(shù)據(jù)時(shí)代是一個(gè)數(shù)據(jù)信息新時(shí)代，大數(shù)據(jù)是指擁有巨大規(guī)模的海量資料。它具有體量大、價(jià)值高、種類多、速度快的特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)對(duì)信息過(guò)程的分析方式在轉(zhuǎn)變，不再是以傳統(tǒng)的方式分析信息。主要體現(xiàn)在：不再是隨機(jī)的采樣調(diào)查，而是對(duì)整體的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析；精確度有所下降，但對(duì)于混雜性信息可以進(jìn)行有效分析；對(duì)事物的因果關(guān)系不再詳細(xì)探索，更注重事物之間的關(guān)聯(lián)性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的這些轉(zhuǎn)變，體現(xiàn)了它強(qiáng)大的“預(yù)測(cè)”能力。

2、大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的影響

（1）檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和備份

在傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案管理的利用效率雖然較高，但時(shí)常會(huì)遇到新的檔案數(shù)據(jù)無(wú)法入庫(kù)的情況。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理逐漸接近信息化，數(shù)據(jù)庫(kù)可以容納更多的信息，但也存在一定的問(wèn)題，儲(chǔ)存空間也面臨著新的挑戰(zhàn)。這就需要優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)的儲(chǔ)存，節(jié)約成本，提高效率，而這些問(wèn)題都需要依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)解決和實(shí)現(xiàn)。

（2）檔案信息資源的開(kāi)發(fā)

檔案庫(kù)作為重要的信息資源儲(chǔ)存庫(kù)，其機(jī)密性和儲(chǔ)存量對(duì)企業(yè)、社會(huì)、國(guó)家的發(fā)展有著極為重要的影響。但在傳統(tǒng)的管理方式中，由于管理人員缺乏檔案意識(shí)，且很大部分的管理人員不夠?qū)I(yè)，對(duì)相關(guān)的知識(shí)與內(nèi)容不夠了解，使很多信息資源無(wú)法得到有效的利用和開(kāi)發(fā)。在當(dāng)今社會(huì)發(fā)掘有效信息，必須依靠技術(shù)手段，而大數(shù)據(jù)技術(shù)是很好的選擇。

（3）檔案工作的管理

隨著人們整體文化水平的提高，用戶對(duì)于檔案各方面的需求越來(lái)越大。目前，檔案利用的最主要目的是獲取檔案資料背后所蘊(yùn)含的知識(shí)和信息，因此檔案應(yīng)用應(yīng)從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向知識(shí)管理。檔案庫(kù)服務(wù)的技術(shù)核心是技術(shù)引擎，新型的檔案知識(shí)服務(wù)引擎有資源服務(wù)推薦引擎、資源學(xué)術(shù)搜索引擎、行為智能分析引擎及決策引擎等。在檔案知識(shí)管理中，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)構(gòu)建新型的知識(shí)服務(wù)引擎。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作存在的問(wèn)題和面臨的挑戰(zhàn)

1、管理模式還很落后，效率較低

目前，檔案管理仍舊在使用傳統(tǒng)的管理模式，也就是檔案的提供和儲(chǔ)存以紙質(zhì)為主。它也具有一定的優(yōu)勢(shì)，如利用范圍廣、適應(yīng)性較強(qiáng)、還可作為原始憑證。但紙質(zhì)文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲(chǔ)存起來(lái)不方便等。很多部門并沒(méi)有對(duì)此引起重視，沒(méi)有制定相關(guān)的崗位，明確管理人員的職責(zé)，缺乏完善的制度。而在材料的真實(shí)性等方面，工作人員也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格審查，造成了檔案的不完整以及失實(shí)等，對(duì)日后的各項(xiàng)工作的開(kāi)展帶來(lái)很大的麻煩。

2、對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠、重視程度不夠

在檔案管理工作中，很多工作人員認(rèn)為這只是一項(xiàng)輔助性的工作，并不能為企業(yè)的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。而企業(yè)也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作引起重視，忽視了其對(duì)信息儲(chǔ)存?zhèn)鞑?、人才選拔任用的重要性?；蛘哂械墓芾韱T認(rèn)為，檔案文件只要沒(méi)有損壞、丟失、泄密，對(duì)工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對(duì)它的重視度。并且由于認(rèn)識(shí)上的不足，管理者并不重視檔案管理工作，淡化了其地位和作用。

3、缺乏統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)及管理人員

在部分企業(yè)的檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視、資金的缺乏等種種原因，對(duì)專門的檔案管理部門設(shè)置及管理人員的培養(yǎng)上存在著很多缺陷。如沒(méi)有形成科學(xué)專業(yè)的人檔案管理隊(duì)伍，也不設(shè)置專門的管理部門和專業(yè)的檔案管理員，而是隨便任用其他部門的人員兼職此項(xiàng)工作，這就造成了人事管理不規(guī)范，管理過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的機(jī)遇

1、樹(shù)立大數(shù)據(jù)的管理理念

首先，工作人員要提高對(duì)檔案管理的重視，樹(shù)立大數(shù)據(jù)管理理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，要了解到檔案管理的工作關(guān)系著企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展。人事管理部門可通過(guò)各種方式進(jìn)行傳播，加大宣傳的力度，提高領(lǐng)導(dǎo)及職工對(duì)它的重視。此外，要提高管理人員的素質(zhì)，改進(jìn)管理模式。檔案管理人員自己要先重視這項(xiàng)工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要性，不能產(chǎn)生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任感，掌握現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，跟上時(shí)代的發(fā)展。

2、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案資料的挖掘和檔案管理系統(tǒng)的擴(kuò)展帶來(lái)了新的機(jī)遇

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，除去檔案系統(tǒng)中的大量文檔，還有大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)在被檔案部門接收之后，會(huì)根據(jù)使用者的需求而進(jìn)行分類處理，建立起不同的模型，并找到各種數(shù)據(jù)間的關(guān)系進(jìn)行綜合處理，從而提高其參考價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人事檔案管理工作對(duì)于高?；蚱髽I(yè)的發(fā)展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學(xué)校和企業(yè)選拔優(yōu)秀人才，提升工作人員的質(zhì)量。 因此，企業(yè)應(yīng)該利用當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)，整合資源、提高認(rèn)識(shí)、創(chuàng)新管理方式，使人事管理工作的進(jìn)行更加科學(xué)合理。這樣才能更好地促進(jìn)企業(yè)和社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。

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