王立奇

多年以來，紙質(zhì)檔案一直是各種檔案文獻(xiàn)的主要載體，因其直觀易用性和可靠性而被廣泛使用，至今仍有很多檔案部門以紙質(zhì)檔案為主。記錄信息量大、種類繁多是檔案部門工作的兩大特色，如果我們依然采用傳統(tǒng)的管理方式，要消耗大量的物力、財(cái)力。社會(huì)的不斷進(jìn)步與落后的檔案管理形成了尖銳的矛盾。保管檔案要占用大量檔案室的空間，紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境還有一定的要求，查找檢索起來也非常費(fèi)時(shí)，維護(hù)保養(yǎng)也不方便。尤其是需要備份檔案的話，更需要大量的人力和物力，并且人工處理更不可靠。

檔案工作應(yīng)當(dāng)向社會(huì)各界主動(dòng)地提供科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)，使信息的利用者能更快、更容易的獲取自己所需要的相關(guān)檔案資料，提高工作效率，更好地為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)。但是老舊的紙質(zhì)檔案顯然已經(jīng)不能做到上述服務(wù)，不能適應(yīng)信息時(shí)代下人們對(duì)檔案管理工作的需求。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛使用和辦公自動(dòng)化的普及，電子文檔及影音制品進(jìn)入了檔案領(lǐng)域。社會(huì)的進(jìn)步，科技的發(fā)展，使檔案的管理、保存、利用也有了新的變化。電子檔案及檔案數(shù)字化的出現(xiàn)更好的解決紙質(zhì)檔案和傳統(tǒng)檔案工作不易解決的問題。能更好地做好信息資源共享和提供更簡單、更快捷的信息資源使用服務(wù)。

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒有紙質(zhì)實(shí)體，其以后的管理、保存、利用和歸檔都是電子形式，直接進(jìn)行數(shù)字化操作。

檔案數(shù)字化，是要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在技術(shù)上轉(zhuǎn)化成電子文檔，而電子檔案不需要轉(zhuǎn)化可以直接用于數(shù)字化操作，省去了各種檔案資源轉(zhuǎn)換所需要的人力、物力。所以說，更普及的使用電子檔案能極大地方便檔案數(shù)字化的發(fā)展。

檔案數(shù)字化對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢在于主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.提高經(jīng)濟(jì)效益。因數(shù)字化管理檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更為方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，讓使用者可以隨時(shí)隨地地提取所需要的資料，尤為便利。

3.增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體及企事業(yè)單位都在普及使用電腦辦公，越來越多的電子文件逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，逐步地實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以電子文檔為主要形態(tài)，那么檔案也自然以電子檔案形式存在。人們可以更快捷方便地查詢、瀏覽電子文件和檔案信息。無紙化辦公，極大的推動(dòng)著檔案管理工作向數(shù)字化發(fā)展。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會(huì)有一定的不安全因素。如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等都可能會(huì)給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。隨之而來的檔案數(shù)字化工作也會(huì)在實(shí)際工作中遇到各種新問題，這就需要有能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理人員，能夠使用新技術(shù)、新設(shè)備的專業(yè)性技術(shù)人員。檔案管理部門有必要引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員，以便能更好地使用先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備和引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念。也應(yīng)該定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員能學(xué)習(xí)新近的專業(yè)知識(shí)，使之能跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐。

檔案管理的辦公化自動(dòng)化是檔案數(shù)字化發(fā)展的必要條件，從業(yè)人員要熟練地使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代化的辦公知識(shí)和技能。因檔案工作的編輯、修改、傳遞、復(fù)制環(huán)節(jié)，都跟以往的檔案工作有著本質(zhì)的區(qū)別，所以會(huì)給檔案管理人員帶來新的問題。當(dāng)克服這些技術(shù)上的問題之后，檔案工作將會(huì)變得更加方便和快捷。相關(guān)管理人才的引進(jìn)能保證檔案數(shù)字化工作的高效進(jìn)行，電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、利用是管理人員的崗位職責(zé)，需要保證檔案的真實(shí)性和完整性。

現(xiàn)行的無紙化辦公還處在初級(jí)階段，紙質(zhì)文檔的直觀性和法律效力的原始憑據(jù)仍是無法取代的，所以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的現(xiàn)象還是普遍存在的。在做好紙質(zhì)檔案工作的前提下，還要做好電子檔案的開發(fā)工作。與發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。今后的檔案管理工作要把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。如檔案信息能夠以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞，那將是一座浩如煙海的資料寶庫。

為此，國家檔案局明確提出，我國檔案管理將“跑步前進(jìn)”，數(shù)字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

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（編輯/穆楊）