提升免疫學學術水平是中國免疫學會的重點工作之一，是中國免疫學服務創(chuàng)新工作的基本宗旨。在專項實施過程中學會堅持把增強自主創(chuàng)新能力作為學會服務經濟社會發(fā)展的核心，充分發(fā)揮學會在國家創(chuàng)新體系中的重要作用，利用學會優(yōu)勢搭建形式多樣、各具特色的學術交流平臺，深化免疫學進展研究和信息發(fā)布活動，舉辦高端、前沿免疫學學術會議，繼續(xù)支持和培育品牌國際科技期刊，用高水平的研討活動吸引更多的免疫學科技工作者參與到學術交流中來。在中國免疫學會組織的各類大中小型具有不同針對性、面向不同群體的學術交流活動中，最突出的品牌是全國免疫學學術大會。

全國免疫學學術大會自1989年12月首屆召開以來，至今已成功舉辦了8屆。2008年在西安召開第六屆全國免疫學學術大會時，參會代表已經突破了1000人，成為國內基礎醫(yī)學領域規(guī)模最大的學術會議之一。與此同時，眾多的參會人數和緊湊的會議安排給會務服務提出了更加嚴格的要求。如何在秘書處專職人員數量有限的情況下辦好大規(guī)模、高水平的學術會議，是目前秘書處面臨的一個嚴峻問題。自2010年第七屆全國免疫學學術大會起，學會開始采用“秘書處+專業(yè)會議公司+志愿者”會議服務模式，初步形成了大型學術會議的組織模式。在專項實施期間，中國免疫學會召開的第八屆和第九屆全國免疫學學術大會參會代表為1300人和1600人，“秘書處+專業(yè)會議公司+志愿者”的會議服務模式，圓滿完成了全國免疫學學術大會的會務服務工作，取得了令人滿意的預期效果。

為了繼續(xù)完善“秘書處+專業(yè)會議公司+志愿者”大型學術會議的組織模式，并使之系統(tǒng)化和具有可示范性，第八屆免疫學全國學術大會召開后，學會秘書處召開了“秘書處能力提升專項會議——大型學術會議組織模式的建設和完善”專題會議，對會議的組織模式進行了系統(tǒng)化梳理。

一、會議案例

大型學術會議多為領域的系列專業(yè)學術會議，具有相對固定的學術組織形式，變化的部分主要是人員規(guī)模和主辦地的會議環(huán)境差異。傳統(tǒng)的辦會模式是“主辦單位+承辦單位”，主辦單位（學會秘書處）負責會議的學術組織，承辦單位負責會議的會務服務工作。其存在的問題是承辦單位多為大專院校、科研院所和醫(yī)療單位，與會議相關場館、住宿、餐飲、交通、旅游等部門沒有必然的聯(lián)系，缺少承辦大型學術會議的會議服務能力和專業(yè)人員，會議期間雖然投入了大量的人力、物力，但仍不能保證服務的質量。與此同時，會議服務人員中有大量的專業(yè)技術人員投入，極大地干擾了單位的正常教學、科研和醫(yī)療工作。

中國免疫學會構建的“秘書處+專業(yè)會議公司+志愿者”大型學術會議組織模式，是在傳統(tǒng) “主辦單位+承辦單位”的 會議組織模式的基礎上引入了“專業(yè)會議公司+志愿者”，用專業(yè)會議公司替換承辦單位，既提高了學術會議的服務水平，也減輕了承辦單位的壓力。會議志愿者多為領域的大學生和研究生，他們既能補充服務公司專業(yè)人員的不足，也可以在為會議服務的同時，獲得學習的機會。

（一）大型學術會議由學術組織和會務組織構成

大型學術會議的組織工作大體上包括學術組織和會務組織兩個部分，分別由學術委員會和組織委員會負責監(jiān)管。全國免疫學學術大會是一個系列的專業(yè)學術會議，一般有固定的會議內容，主要包括會議宣傳、大會組稿、審稿、報告人組織、分會場組織。會務部分包括會場、餐飲、住宿、展會、安全、交通、旅游等服務性工作。隨著舉辦地點的不同，會務組織工作的具體情況差異極大?！懊貢?專業(yè)會議公司+志愿者”的組織模式，極大地發(fā)揮了專業(yè)會議公司的業(yè)務專長，提高了學術會議服務的質量。具體是：（1）秘書處負責大會的學術組織工作，包括會議宣傳、大會組稿、專家審稿、報告人選擇、分會場組織、招商組織、財務管理等項工作。（2）專業(yè)公司負責現(xiàn)場注冊、會場預定、會場服務、餐飲預定和管理、住宿預定、展會搭建與管理、安全管理、交通安排、專家服務、旅游安排、預定和結算等工作。（3）志愿者是對秘書處和專業(yè)公司專業(yè)人員不足的補充，在秘書處和專業(yè)公司的指導下完成專業(yè)性不強的重復性工作。

（二）第八屆全國免疫學學術大會的籌備和實施過程

中國免疫學會第八屆全國免疫學學術大會于2012年10月18～21日在重慶召開，根據常務理事會的決議，秘書處提前制定了會議方案，并進行會議的組織籌備工作。

1.會前籌備工作。（1）確定大會日程、報告人、報告時間、報告順序。（2）設置分會場數量、確定分會場報告人、報告時間及順序。（3）安排各會場主持人。（4）收集論文摘要并分組。（5）采集大會報告人的信息及報告摘要。學術工作由學術委員會指導，秘書處具體執(zhí)行。

2.會議組織工作。（1）大會實施總體規(guī)劃。（2）招標會務公司。（3）會場的勘察、選擇和預定。（4）會展設計和招商工作。（5）住宿預定與安排。（6）飲食預定與安排。（7）確認大會現(xiàn)場實施方案。

3.大會總體規(guī)劃。根據第七屆全國免疫學學術大會實施的“秘書處+專業(yè)會議公司+志愿者”的成功經驗，學會在第八屆大會中仍然采用這一辦會模式。學會在充分依靠專業(yè)會務公司的同時，動員承辦單位第三軍醫(yī)大學的學生志愿者參與大會服務，確保大會的順利召開。

4.招標會務公司。學會通過公開發(fā)布信息的方式，招標中國免疫學第八次全國學術大會的會務服務公司。在對眾多報名的會務、旅游公司提交的材料進行審查、篩選后，邀請成都匯通、廣州艾思、中國旅行社重慶分社、中國山水旅行社、重慶遠洋旅業(yè)等5家公司進行面試。在對各家公司的資質、條件、辦會經歷和專業(yè)辦會能力等方面進行分析、比對后，確定中國山水旅行社為重慶大會的會務合作公司。

5.選擇會場。按照第八屆全國免疫學學術大會預期參加人數為1000～1200人，會期4天的會議設計，我們對重慶市可能舉辦相應規(guī)模會議的地點進行了考察。目前，重慶市具有能夠承擔1000人以上規(guī)模會議能力的場所只有重慶國際會議展覽中心。于是，學會于2011年9月對會展中心的會議場地、會展條件和重慶舉辦會議的附屬設施、設備等支撐條件進行了實地考察，確認會場的設置配備能夠滿足本次學術大會的需要。

6.會展設計和招商工作。根據重慶會展中心的場地情況，會議中心可布置標準展位52個，特裝展位6個。其中，會議中心一層，可布置標準展位26個，特裝展位5個，多功能、多媒體展示區(qū)1個；會議中心二層，可布置標準展位26個，特裝展位1個，茶歇區(qū)1個。此外，我們對于龍柱、彩虹門、路引、橫幅、LED的設置數量、擺放位置進行了確認，并以此為基礎展開了積極的招商工作。

7. 勘察住宿情況。目前會展中心沒有附屬酒店，無法提供會議代表的住宿，于是我們對會議中心附近市區(qū)的商業(yè)酒店進行了考察，遵循安全、舒適、交通便捷的原則，在步行20～30分鐘內能到達會場的范圍內選擇了不同價位的7家商務酒店，接待能力大約是1200人。這7家商務酒店均有方便的公共交通，代表可以從機場、車站自行抵達。

8.安排餐飲。本次會議期間各位參會代表分住在7個酒店中，早餐均由各自酒店提供，費用含在住宿費中。大會提供午餐和晚餐的方案有兩個：一是集中在會議中心提供自助餐；二是各自酒店提供自助餐。但這兩個方案都存在往返交通和時間問題，第二方案還存在各賓館用餐標準、水平不一的問題，最后會務組決定在會展中心用自助餐。

9.現(xiàn)場實施方案。根據重慶市的實際情況和本次大會的服務特點，學會在中國免疫學會第七次全國學術大會實施方案的基礎上進行了適當的調整和修改，設立了外聯(lián)（專家）組、會場組、會展組、住宿餐飲組、注冊組、交通組、招商組、宣傳組、文秘組、財務組、安全組11個工作小組，各小組負責自己的相關工作。本次方案對原方案中的交通、住宿餐飲組和注冊組人員的數量和工作要求進行了調整，新增設了安全組，保障和應對突發(fā)事件。

安全組由第三軍醫(yī)大學2～3名全科醫(yī)生組成，充分依托120、110、999等社會公共安全和醫(yī)療保障體系，協(xié)助處理參會代表的重大疾病或突發(fā)事件。安全組嚴格執(zhí)行報告制，及時向常務秘書長和主管領導報告重大事件的發(fā)生情況和處理結果。

10.組建會務團隊。在大型學術會議的辦會模式中，學會在會務團隊建設方面形成了一套非常合理、有效的制度，既能保證為大會提供全方位的服務，又能靈活應對各種突發(fā)事件。經過多次完善，大會會務服務團隊由11個工作小組組成：即外聯(lián)專家組、會場組、會展組、住宿餐飲組、注冊組、招商組、交通組、安全組、宣傳組、文秘組和財務組。

會務團隊的工作在會議籌備后期開始介入，在正式會議開始的前3天進入實質性大會狀態(tài)。會務團隊各小組，嚴格按照會務工作手冊執(zhí)行各項任務，其中對具體時間和內容安排都有明確的規(guī)定：

會議前三天：（1）學會秘書處及會務公司進場。布置會場、清理場地，檢查會務準備情況。（2）與場館就會議相關的細節(jié)問題最后進行確認。各組負責人熟悉各自工作場地及環(huán)境，檢查一切與會議相關的準備工作的落實情況。（3）召開會前工作會議。各組組長匯報自己任務的準備情況和檢查情況，與其他組組長就可能出現(xiàn)的問題進行溝通和解決。

會議前二天：（1）組織志愿者培訓及工作分配。召開會前動員會議，介紹大會具體情況。（2）各組長安排相應組員培訓，熟悉工作流程。（3）各組人員進入會議服務準備工作的最后階段，各組組長與組員間、各職能組之間相互配合，發(fā)現(xiàn)問題及時調整，確保各個環(huán)節(jié)暢通。（4）注冊組、財務組、交通組做好準備，接待提前到會的代表。

會議前一天：（1）各組全部人員進場，開始相關工作。（2）會展組按照預定方案完成展場內展位搭建工作，確定會場內、外的相關布置。檢查所有設施、設備，確保大會代表能順利注冊。（3）注冊組負責會議材料分裝，并根據報到臺的情況測試注冊流程，會場組、外聯(lián)專家組、餐飲住宿組在完成各自的工作后協(xié)助注冊組分發(fā)會議資料。（4）會場組熟悉大會日程中各個會議場地，檢查會場設施、設備能正常運轉，幫助注冊組完成資料分裝工作。（5）交通組向外聯(lián)組確定特邀專家接待的有關事宜，如車輛調配、線路策劃等。（6）住宿餐飲組熟悉代表的用餐場地、宴會場地，安排會務組全體人員的工作用餐，幫助注冊組完成資料分裝工作。（7）外聯(lián)專家組熟悉和了解會場、會議日程，明確接待工作流程。

會議第一天：（1）注冊報到。（2）交通組與外聯(lián)組、專家組及時聯(lián)系，安排接站和入住。（3）注冊組、財務組開始報到，提前將資料等物品擺放好。（4）餐飲組與酒店餐廳聯(lián)系用餐人數及相關事宜。（5）會展組完成搭建大會主會場背景板，會展組完成搭建投影及調試設備，與會場組溝通會場上可能會出現(xiàn)的問題，準備后備方案。（6）會場組和會展組布置會場，張貼壁報。

正式開會：（1）交通組與外聯(lián)專家組聯(lián)系，保證外賓等重要人員的車輛安排工作。（2）注冊組及財務組延遲一天，接待晚到的代表。（3）餐飲組在餐前和酒店餐廳聯(lián)系用餐人數及相關事宜，包括代表大會茶歇。（4）會場組、宣傳組在大會會場全程服務。（5）文秘組通過學會網站及時報道會議現(xiàn)場情況，通過短信發(fā)布會議相關信息。（6）安全組設立服務臺，安排人員24小時輪流值班，隨時待命。

會議結束：（1）交通組與外聯(lián)專家組協(xié)調安排送站服務。（2）其他各組協(xié)同會場組清理現(xiàn)場，整理設備。（3）攝像組將會議影像資料交給學會秘書處。（4）文秘組完成會議總結報告。（5）召開會后工作總結會，提出會務服務不足之處，以便改進。

二、成效與經驗

中國免疫學會構建和完善“秘書處+專業(yè)會議公司+志愿者”大型學術會議的組織模式，是在高層設計的統(tǒng)籌安排下保證專項工作的系統(tǒng)性、可持續(xù)性和創(chuàng)新性。構建和完善“秘書處+專業(yè)會議公司+志愿者”大型學術會議辦會模式，是中國免疫學會服務創(chuàng)新、服務社會和政府、服務自身發(fā)展的多重能力提升的重要組成部分。學術大會的主旨是加強國內外學術交流，提升中國免疫學的研究水平。大會分會場應設置新增產業(yè)技術創(chuàng)新部分，推動基礎研究向臨床應用的轉化。會議應頒發(fā)科技獎項，鼓勵和培養(yǎng)人才成長。通過學術會議的組織工作，進一步加強了辦事機構的運行管理、財務管理及專職人才隊伍建設。