賁超宇

摘 要：對于高效管理的現(xiàn)代企業(yè)來說，控制成本應(yīng)該從節(jié)約用紙做起，紙張的浪費(fèi)已經(jīng)成為辦公過程造成的最大消耗品之一。本文主要結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)語言，分析了實(shí)現(xiàn)物質(zhì)化辦公的途徑。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；無紙化辦公；探索

現(xiàn)代企業(yè)的無紙化辦公是社會(huì)領(lǐng)域的一次重要變革。依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行日常辦公業(yè)務(wù)處理，不僅可以高質(zhì)量、高效率地大量收集、處理和存儲各類信息資料，把管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，從事創(chuàng)造性地管理活勤，而且使決策和計(jì)劃更加科學(xué)、合理，管理渠道更加暢通，調(diào)度更加及時(shí)，監(jiān)控更加有效。

一、企業(yè)信息化平臺建設(shè)的必要性

推廣應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過網(wǎng)上無紙化辦公，主要實(shí)現(xiàn)如下三方面的目標(biāo)：

（一）提高辦公效率

傳統(tǒng)辦公方式中的信息傳遞，主要依靠機(jī)要交換、郵寄、傳真等方式進(jìn)行，準(zhǔn)確性和時(shí)效性差。以我國某單位為例，每年要向各地下屬單位制發(fā)一千多件公文、簡報(bào)、資料；同時(shí)接收各地上報(bào)的數(shù)以千計(jì)的文件、資料和政務(wù)信息。這些工作過去主要依靠手工辦理、郵局傳遞。應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，公文辦理和傳遞完全在網(wǎng)上進(jìn)行，不但省卻了辦文和文件收發(fā)人員的往返勞頓，各地單位還可在文件簽發(fā)當(dāng)日從網(wǎng)上收到上級單位的文件，使辦公效率大大提高。

（二）規(guī)范辦公行為

傳統(tǒng)的紙介質(zhì)公文流轉(zhuǎn)，較突出的問題是對公文流轉(zhuǎn)過程、批辦結(jié)果難以實(shí)施有效監(jiān)控和跟蹤，從而延誤文件的辦理。一些單位和人員不按公文處理規(guī)則辦文，經(jīng)常發(fā)生未經(jīng)辦公室核稿、有關(guān)單位會(huì)簽就直送領(lǐng)導(dǎo)簽批，還有文件橫傳、多頭請示等不規(guī)范行為。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對用戶權(quán)限和工作流程進(jìn)行控制，全程跟蹤文件流程過程，可避免不規(guī)范辦公行為，提高管理水平。

（三）實(shí)現(xiàn)信息共享

傳統(tǒng)辦公方式產(chǎn)生的信息，主要是以紙介質(zhì)存儲，信息的共享程度低，查詢不方便，從而影響了對信息的開發(fā)利用。應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，辦公過程在網(wǎng)上進(jìn)行，辦公所產(chǎn)生的信息直接存儲在數(shù)據(jù)庫中，便利查詢，有利于實(shí)現(xiàn)大范圍的信息共享。大力推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，是適應(yīng)信息化大趨勢[1]。

二、實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的必要條件

（一）網(wǎng)絡(luò)化辦公的技術(shù)

實(shí)現(xiàn)無紙化辦公必須有良好的技術(shù)支撐，考慮到網(wǎng)絡(luò)化的授權(quán)和開放這兩個(gè)特點(diǎn)，首選技術(shù)應(yīng)該是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上采用相關(guān)技術(shù)。

實(shí)現(xiàn)無紙化辦公離不開工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)?，F(xiàn)在隨著Web技術(shù)的發(fā)展，基于Internet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺。這樣整個(gè)工作流軟件負(fù)載輕、開放性好、維護(hù)方便，并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的，因此基于Web的工作流軟件將在未來的無紙化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。

（二）無紙化辦公建設(shè)思路

1.在設(shè)計(jì)方法方面

考慮到我國網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀，采用生命周期法和快速原型法相結(jié)合。在已有產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，以快速原型法為主。在實(shí)施方面遵循統(tǒng)一規(guī)范和分布實(shí)施的原則。

2.在設(shè)計(jì)思想方面

從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計(jì)，即將設(shè)計(jì)的著眼點(diǎn)放在用戶對象身上，設(shè)計(jì)視角范圍是整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)，并將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計(jì)中去。

3.在實(shí)現(xiàn)方法方面

從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)（CAS）理論進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累的有價(jià)值的東西就越多[2]。

三、無紙化辦公建設(shè)的舉措

（一）開發(fā)工具與技術(shù)

現(xiàn)在開發(fā)OA的技術(shù)主要集中分為三大類：基于c/s結(jié)構(gòu)的應(yīng)用程序開發(fā)，結(jié)合c/s結(jié)構(gòu)和Web技術(shù)的復(fù)合應(yīng)用程序，基于B/S結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)。

1. c/s結(jié)構(gòu)系統(tǒng)

c/s結(jié)構(gòu)系統(tǒng)是傳統(tǒng)開發(fā)模式，一般以數(shù)據(jù)庫和客戶端的兩層結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)，也有加人中間件的三層或多層結(jié)構(gòu)。在OA早期是標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)模式，但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，它已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公，逐漸在被取代。

2. C/S+Web技術(shù)

為了補(bǔ)充C/S結(jié)構(gòu)的不足，在C/S基礎(chǔ)上加入Web技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的獲取，但擁有一定局限性，如數(shù)據(jù)及時(shí)更新、軟件升級等問題就無法很好解決。

3. B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)

B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的首選技術(shù)，它沿用動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)，加入OA的開發(fā)理念，完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公的需求。對于B/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)，具體技術(shù)又有多種選擇：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft.NET Framework。對于這幾門技術(shù)，可以說又各有其特點(diǎn)：

（1）JSP技術(shù)：具有良好的跨平臺性，加上J2EE功能十分強(qiáng)大，但是J2EE的布置使開發(fā)成本顯得略高，而且沒有良好的安裝界面。

（2）PHP技術(shù)：是早期動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)中的強(qiáng)手，但隨著JSP技術(shù)與ASP技術(shù)的不斷更新，使得PHP技術(shù)比較落后。

（3）ASP技術(shù)：類似于PHP技術(shù)，開發(fā)簡便，快速，加上IIS的功能支持，是比較簡易快速的開發(fā)技術(shù)。

（4）ASP.net：可以說是ASP技術(shù)的替代技術(shù)，也是ASP的一大進(jìn)步，在Microsoft.NETFramework的強(qiáng)大支持下，可以使用C++，VB，Javascript三種語言來編寫代碼，采用預(yù)先編譯技術(shù)，使得代碼安全性加強(qiáng)。

針對中小型OA用戶，可以采用ASP.net技術(shù)，原因在于該技術(shù)易于服務(wù)器的維護(hù)，成本相對較低，開發(fā)周期較短。

針對政府部門OA用戶，可以采用JSP或ASP.net技術(shù)，原因在于政府部門服務(wù)器很多已經(jīng)為Linux系統(tǒng)，在該平臺下采用JSP技術(shù)較成熟；如果是Windows用戶，則可采用ASP.net技術(shù)。

（二）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的構(gòu)建

1.系統(tǒng)客戶端

網(wǎng)絡(luò)OA客戶端只是簡單的數(shù)據(jù)操作界面，不安裝任何數(shù)據(jù)庫訪問客戶端，不包含任何業(yè)務(wù)邏輯對象，但可以呈現(xiàn)為多種形式，例如：基于Web瀏覽器的客戶端、Windows用戶界面的客戶端，以PDA和手機(jī)等為硬件媒介的客戶端等?？蛻舳私邮蘸蛡鬟f的數(shù)據(jù)是經(jīng)過XML。格式化的自定義格式的數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)的安全和保密性提供了合理的封裝。目前只是謝覽器形式的客戶端開發(fā)，同時(shí)可以開發(fā)各種形式的客戶端應(yīng)用于各種客戶端需求，為不同形式的客戶開拓不同的訪問途徑。

2.系統(tǒng)中間件服務(wù)

網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)中間件服務(wù)可以使用XML Web Service封裝所有的業(yè)務(wù)邏輯對象，它是基于三層結(jié)構(gòu)的分布式應(yīng)用系統(tǒng)。通過對辦公業(yè)務(wù)邏輯的封裝使客戶端的運(yùn)行速度、運(yùn)行效率得到有力的保障。同樣，客戶端的升級更新維護(hù)也變得簡單易行。當(dāng)辦公應(yīng)用需要改變時(shí)，只改變封裝的業(yè)務(wù)邏輯對象便使整個(gè)系統(tǒng)輕而易舉地改變。使用XML Web Service封裝業(yè)務(wù)邏輯對象為整個(gè)系統(tǒng)的拓展以及與其他系統(tǒng)的集成提供一個(gè)強(qiáng)大的解決方案，因?yàn)閄ML Web Service在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間，乃至是基于不同操作系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)之間可以互相包含、調(diào)用。

3.數(shù)據(jù)庫

網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫平臺可以基于MS-SQL Server。主要考慮到微軟各系統(tǒng)之間的性能優(yōu)化等因素。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫可以輕易移植到任何基于OLE DB設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫平臺，因?yàn)橄到y(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫通信部分是面向接口的設(shè)計(jì)?？梢耘c任何OLE DB數(shù)據(jù)庫連結(jié)使用。

圖1 無紙化辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的構(gòu)建

四、結(jié)語

傳統(tǒng)的無紙化辦公系統(tǒng)是針對某個(gè)行業(yè)甚至某個(gè)企業(yè)而開發(fā)的，故有諸多的限制和代碼固化，不利于靈活的OA定制和客戶化，而且很多OA系統(tǒng)都具有相同的功能，只是表現(xiàn)手法和操作流程有所不同?，F(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)辦公模塊可以是統(tǒng)一的，在底層通用型OA平臺上稍加修改，就可以成為一套具有很強(qiáng)針對性的網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)。這樣，既方便該系統(tǒng)的二次開發(fā)，也方便于針對不同性質(zhì)部門單位的網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)的定制，使網(wǎng)絡(luò)OA既具有通用性，又具有可擴(kuò)展性。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃仲開.無紙化辦公平臺的構(gòu)建與應(yīng)用[J].科技資訊，2014（03）.

[2]張鵬，劉建軍.談?wù)劅o紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)[J].今日科苑，2013（04）.

[3]徐穎.淺談無紙化辦公系統(tǒng)[J].科技信息（科學(xué)教研），2014（21）.