譚會民

（山西省水利水電勘測設(shè)計研究院，山西 太原 030024）

水利工程檔案管理現(xiàn)狀研究

譚會民

（山西省水利水電勘測設(shè)計研究院，山西 太原 030024）

隨著水利工程建設(shè)的高速發(fā)展，水利工程檔案越來越多，檔案利用愈發(fā)頻繁，檔案整理顯得尤為重要。因此，按照一定的原則、方法進(jìn)行科學(xué)的分類整理，使之系統(tǒng)、成套，對于充分發(fā)揮和快速查找、利用水利工程檔案具有重要意義。

水利工程；工程檔案；成套性管理

1 引言

水利工程檔案是指水利工程在項目立項、審批、工程實施及竣工驗收等建設(shè)階段形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是水利工程運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)。檔案管理人員在整理水利工程檔案過程中，保證水利工程檔案成套、系統(tǒng)，是做好水利工程檔案管理和提高水利工程檔案利用率的前提。

隨著水利工程建設(shè)的高速發(fā)展，水利工程檔案越來越多，檔案利用尤為頻繁，因此檔案整理十分重要。如果水利工程檔案分類、排列不科學(xué)，沒有遵循水利工程建設(shè)文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，沒有做到保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，將難以保證水利工程文件材料成套、系統(tǒng)，不利于保管和利用。因此，按照一定的原則、方法進(jìn)行分類整理，對充分利用水利工程檔案具有重要意義。

水利工程項目檔案具有成套性、原始性、專業(yè)性、多樣性、動態(tài)性等特點(diǎn)，而且時間跨度大、周期長及水利工程建設(shè)的特點(diǎn)和復(fù)雜性，加大了文件材料收集整編工作的難度。因此，保證水利工程檔案成套、系統(tǒng)化管理尤為必要。

2 檔案存放問題

山西省水利水電勘測設(shè)計研究院（以下簡稱“水院”）的檔案一般是在水利工程建設(shè)前期形成的，主要由項目建議書、可行性研究、初步設(shè)計、招標(biāo)設(shè)計、技施設(shè)計等組成。隨著工程的日益推進(jìn)，歸檔文件越來越多，從而形成一個具有一定級別關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)，因此，整理水利工程檔案時應(yīng)掌握其階段性的特點(diǎn)。

水院現(xiàn)歸檔情況大多為大流水式歸檔、編制檔號，階段與順序時常交錯混亂?？裳须A段資料沒有歸完，初步設(shè)計階段資料已開始?xì)w檔；或技施設(shè)計階段已開始?xì)w檔，而某分項的招標(biāo)階段還沒歸完；或同一階段內(nèi)的某單位工程圖紙相隔時間較長，分為幾次歸檔。這種情況下，如果接收歸檔文件立即編制檔號，既不能保證按階段存放，更不能保證檔案的成套性，不方便今后利用。盡管使用計算機(jī)管理可以實現(xiàn)索引，但實物存放十分零亂分散，借閱相當(dāng)麻煩，或要借一套圖（圖是分時、分批歸檔），檢索到幾個，甚至十幾個、幾十個檔號，查找費(fèi)事耗時。如果按文檔所屬系統(tǒng)成套存放，只要清楚報告或圖紙部分信息，即使不使用計算機(jī)檢索，也能很快找到，這樣才能克服計算機(jī)管理而沒有自動化庫房的制約。檔案的系統(tǒng)性、成套性整理、排架，可使檔案管理有條不紊，科學(xué)合理。

由于大中型水利工程項目階段多，跨度時間長，相應(yīng)歸檔的一個階段內(nèi)報告圖紙是分散、斷斷續(xù)續(xù)歸檔，檔案人員必須熟悉各階段歸檔的范圍，預(yù)留足夠的空間節(jié)約階段案卷號，把分散的套圖進(jìn)行集成，保證按階段存放，做到一個階段內(nèi)的案卷號連續(xù)，保證每個階段所有報告、圖紙都?xì)w完整，安排下階段案卷號與本階段案卷號不沖突，從而保證按階段存放，且各階段案卷號連續(xù)。

整理完裝盒上架時，應(yīng)盡量裝滿，不要浪費(fèi)空間，檔案盒脊信息要填寫清楚。盒脊背上要把盒內(nèi)所裝案卷內(nèi)容寫具體、清楚，通過盒脊了解盒內(nèi)所裝內(nèi)容。

工程項目檔案形成一個具有一定級別（縱向）關(guān)系和平行（橫向）關(guān)系的不同等級階段的系統(tǒng)，體現(xiàn)了水利工程檔案自然形成的規(guī)律和相互間的有機(jī)聯(lián)系。

3 檔案系統(tǒng)化與成套性管理

3.1 保證各個階段資料一定要成套

對于圖紙尤其在技施階段歸檔，跨度時間長，如果檔案人員不清楚各水工建筑物和套圖概念，很難保證收集整理成套。實際工作中，對于一個水工建筑物，往往難以一次性完成全套工程圖紙，而經(jīng)常是設(shè)計人員先完成一部分提供給業(yè)主，然后再完成其他部分的設(shè)計，有時施工難度大的單位工程，一套設(shè)計圖可能要經(jīng)過幾個月甚至幾年才能完成，造成一套圖分批、分次歸檔，有時兩、三年才歸完。因此，必須注意由于圖紙分批零散歸檔對成套性的影響。

3.2 各階段內(nèi)資料按建筑物、專業(yè)存放

歸檔的報告圖紙在同一階段內(nèi)，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定按建筑物、專業(yè)存放。例如，引水工程項目中的一個泵站單位工程，既有水工專業(yè)，又有機(jī)電、房建專業(yè)。首先將泵站的地下水工圖陸續(xù)歸檔，集中放在一起，編制一個檔號，如果該泵站有壓力鋼管、管坡、出水池等，根據(jù)歸檔文件多寡可細(xì)分編制檔號，同時可分盒存放；其次將泵站的機(jī)電金結(jié)圖集成放在一起，編制一個檔號；最后泵站的地上房建圖放在一起，編制一個檔號。一個泵站包含三個專業(yè)、三大套圖。如果以后查找某泵站的水工、機(jī)電、房建的所有圖或者其中一項，很快就能找到。

3.3 設(shè)計變更圖紙歸檔

設(shè)計變更的圖紙一定要緊跟變更前的圖紙，以保證變更前后成套。盡管變更后的圖紙歸檔時間晚，但應(yīng)與變更前的放在一起，圖號上加變更漢語拼音縮寫（bg），圖號其余部分完全相同；另外變更圖紙一定要有變更通知單，這樣才能保證變更資料的有效性，便于追溯，變更通知單和質(zhì)量流程卡一起存放。

3.4 同一個項目歸檔

同一個工程項目，如果進(jìn)行擴(kuò)（改）建或除險加固，應(yīng)盡可能放到一起，緊隨其后，使用同一個工程代號，案卷號要順延，保證項目的系統(tǒng)性，同時體現(xiàn)水利工程的動態(tài)性。如任莊水庫工程屬中型水庫，共有50個案卷，改建除險加固后，項目代號仍沿用以前的，案卷順序號從51號往后順延，裝盒上架也放在一起，為以后方便查找利用。

4 結(jié)語

為保證檔案的系統(tǒng)成套，一定要重視檔案信息內(nèi)容。檔案人員必須具備必要的水利工程專業(yè)知識，了解水利工程工作流程和文件形成特點(diǎn)，熟悉水利工程計算機(jī)管理知識，這樣才能保證水利工程檔案的成套系統(tǒng)，做到水利工程檔案分類科學(xué)，組卷合理，保證工程項目文件的成套系統(tǒng)，為以后利用提供更快更好的信息化服務(wù)。

G271 ［

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］1004-7042（2016）06-0051-02

譚會民（1965-），男，1988年畢業(yè)于北京理工大學(xué)自動控制專業(yè)，工程師。

2016-04-18；

2016-05-20