張正霞

(1.山西省地震局，山西　太原　030021；2.太原大陸裂谷動力學(xué)國家野外科學(xué)觀測研究站，山西　太原　030025)

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·工作論壇·

山西歷史有震記錄圖紙檔案整理中存在的問題與對策

張正霞1，2

(1.山西省地震局，山西太原030021；2.太原大陸裂谷動力學(xué)國家野外科學(xué)觀測研究站，山西太原030025)

為加強山西測震歷史記錄圖紙檔案管理、保護測震第一手原始記錄資料，歷史記錄測震圖紙檔案的管理工作具有重要意義。本文以有測震記錄的山西測震臺網(wǎng)、大同中心地震臺、太原基準(zhǔn)地震臺與臨汾中心地震臺的圖紙整理歸檔為例，介紹整理過程中的具體做法與經(jīng)驗，并針對歸檔中出現(xiàn)的問題提出指導(dǎo)性意見。

圖紙；管理；對策

0　引言

山西地震工作最早始于1952年崞縣5.5級地震現(xiàn)場考察設(shè)立的流動地震臺。1953年底至1954年初，中國科學(xué)院地球物理研究所在太原、大同、臨汾先后建立3個地震臺站，負(fù)責(zé)有關(guān)地震活動的監(jiān)測工作。1968年建立山西省地震局，具體管理地震科研業(yè)務(wù)工作。1969年出現(xiàn)測震觀測手段的記錄圖紙后，至今已積累大量珍貴的地震記錄圖紙，為地震分析預(yù)報提供了良好的基礎(chǔ)保障。為加強對圖紙的管理和應(yīng)用，保障原始記錄圖紙的安全，使其充分發(fā)揮有效作用，更好地為地震監(jiān)測預(yù)報、科研工作服務(wù)，山西省地震局綜合檔案室指導(dǎo)3個臺站開展有震圖紙整理與歸檔工作，并進行總結(jié)，針對整理中出現(xiàn)的具體問題為今后測震圖紙檔案管理提供借鑒。

1　基本情況

自1969年產(chǎn)生測震記錄圖紙至今，地震觀測發(fā)展經(jīng)歷了地震監(jiān)測臺站、遙測地震臺網(wǎng)到強震動觀測的變遷，保存了DD-1、DK-1、64型、65型、768型、763型、513型、維開克、473型、573型多種儀器記錄到的遠(yuǎn)震、近震及爆破資料。2年多來，大同中心地震臺、臨汾中心地震臺、太原基準(zhǔn)地震臺和山西測震臺網(wǎng)的工作人員利用工作之余對保存的記錄資料進行整理歸檔，共整理有震圖紙3 005卷163 213張，設(shè)保管期限為永久。其中，山西臺網(wǎng)測震圖紙1969年至2005年共有有震圖紙1 942卷107 959張；大同中心地震臺1988年至2001年共形成有震圖紙356卷14 093張；太原基準(zhǔn)地震臺1971年至2006年共整理出有震圖紙458卷26 759張；臨汾中心地震臺1979年至2005年共整理有震圖紙249卷14 402張。

2　經(jīng)驗做法

山西省地震局分管領(lǐng)導(dǎo)從尊重歷史、保護檔案及促進防震減災(zāi)工作發(fā)展的思路出發(fā)，于2014年5月以來多次組織辦公室、監(jiān)測預(yù)報處、監(jiān)測信息中心與太原臺相關(guān)人員召開會議，共同商定圖紙整理、移交及保管的具體工作。山西省地震局辦公室于2014年5月15日發(fā)文(晉震辦[2014]9號)，對有震與無震圖紙規(guī)定明確的篩選條件，并對如何立卷歸檔提出具體要求。綜合檔案室通過電話指導(dǎo)大同臺、臨汾臺在整理圖紙中遇到的問題并對其做出解答。2015年7月22日，綜合檔案室派專人赴太原臺現(xiàn)場指導(dǎo)圖紙整理工作，協(xié)助整理人員解決圖紙歸檔過程中的困擾。

(1) 區(qū)分有震無震，科學(xué)整理圖紙。

此次圖紙整理方案中明確提出將圖紙在整理前分出有震與無震，明確其整理排列方法是以時間為基準(zhǔn)，輔之觀測儀器型號。

(2) 完善標(biāo)簽內(nèi)容，有序排列圖紙。

圖紙標(biāo)簽便于使用者快速了解檔案歸檔類別、起止時間、卷內(nèi)圖紙張數(shù)、所屬臺站及檔案管理等基本屬性。整理中，臺站人員在標(biāo)簽備注欄內(nèi)注明觀測儀器型號，方便科研人員分析比較不同觀測儀器在同一地震中的記錄差異，進而提供科學(xué)有力的地震分析依據(jù)。

(3) 關(guān)注移交目錄，反映圖紙詳情。

圖紙移交目錄便于綜合檔案室對圖紙進行控制與管理，內(nèi)容包括：檔號、案卷題名、材料起止時間、件數(shù)或頁數(shù)、歸檔單位、保管期限、備注7項。臺站人員可從產(chǎn)出的目錄了解圖紙的宏觀情況，通過案卷題名、起止時間追蹤檔號就能夠查到所需圖紙。

3　存在的問題

(1) 原始圖紙保管不當(dāng)。

個別臺站在早期處理完圖紙后混放，導(dǎo)致整理過程中發(fā)現(xiàn)圖紙的波形記錄日期、儀器型號不符等問題，給圖紙整理帶來不便；當(dāng)時臺站的保管環(huán)境較差，部分圖紙出現(xiàn)發(fā)霉、地震記錄跡象模糊；由于觀測人員對地震記錄圖紙未及時進行有效分析，導(dǎo)致此次圖紙整理無法對其進行分類歸整。

(2) 圖紙單盒超出規(guī)定容量。

綜合檔案室在對圖紙裝盒檢查中發(fā)現(xiàn)，有的裝盒超出規(guī)定數(shù)量(60張)的情形，給今后檔案室的保管與利用帶來不便。

(3) 圖紙標(biāo)簽填寫不規(guī)范。

個別臺站在圖紙標(biāo)簽上隨意涂改、做標(biāo)記，不僅影響美觀，而且影響今后的查閱。

4　對今后測震記錄圖紙檔案的管理對策

4.1制定相應(yīng)的圖紙庫房管理制度

根據(jù)2014年綜合檔案室編制的《檔案工作實用手冊》中檔案管理規(guī)范制定的圖紙庫房的保管、利用、保密制度，要特別制定圖紙檔案借閱登記制度，建立健全登記借閱手續(xù)。實現(xiàn)圖紙進出、存取登記準(zhǔn)確，借出使用后的圖紙要及時歸還庫房。按季度分類統(tǒng)計圖紙檔案的利用情況，嚴(yán)格執(zhí)行圖紙進出庫房登記制度，隨時追蹤圖紙動態(tài)變化。

4.2加強對圖紙庫房的管理

庫房管理對保存圖紙檔案至關(guān)重要。要切實做好圖紙庫房“十防”措施(防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠、防有害氣體)，控制庫房溫濕度，嚴(yán)格做到庫房“八不準(zhǔn)”。即不準(zhǔn)在圖紙檔案庫房吸煙；不準(zhǔn)在庫房使用電爐、取暖器；不準(zhǔn)擅自拉接電線；不準(zhǔn)帶無關(guān)人員進入庫房；不準(zhǔn)將檔案帶出庫房；不準(zhǔn)在消防通道上堆放物品；不準(zhǔn)在庫房堆放易燃易爆物品；不準(zhǔn)擅自移動消防設(shè)施設(shè)備。

4.3重新組卷裝盒不合格圖紙

綜合檔案室人員對移交圖紙進行檢查核對時發(fā)現(xiàn)，單卷裝盒超出規(guī)定數(shù)量(60張)的，會對其擺放拿取造成不便。因此，對不符合卷盒規(guī)定的圖紙重新組卷，在圖紙小標(biāo)簽上編制統(tǒng)一的案卷流水號，使每盒圖紙從外到內(nèi)井然有序。

4.4圖紙按臺站區(qū)域類別分類擺放

在圖紙檔案存放時，要按照既定的分類方案(按臺站、年度劃分區(qū)域)全面系統(tǒng)地反應(yīng)地震記錄圖紙觀測手段類目設(shè)置的具體順序。在圖紙庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置圖紙檔案存放位置索引(即圖紙庫房平面示意圖)，檔案柜一側(cè)制作統(tǒng)一反映存放圖紙內(nèi)容的標(biāo)牌(即內(nèi)容指引卡)。架內(nèi)圖紙盒排列要整齊規(guī)范、科學(xué)合理，方便檢索使用。

4.5根據(jù)所藏圖紙內(nèi)容編制檢索工具

在編制檢索工具時，除要體現(xiàn)每盒圖紙的順序號外，還需有體現(xiàn)盒內(nèi)觀測手段特點的條件。特別在編制圖紙檔案總目錄時，應(yīng)考慮體現(xiàn)圖紙的存放位置，便于圖紙統(tǒng)一化管理，快速有效地調(diào)取圖紙原件。

4.6定期開展圖紙檔案檢查

對于庫房圖紙定期進行檢查，可每半年檢查一次圖紙數(shù)量是否準(zhǔn)確、有無遺失、圖紙的受損情況和數(shù)量，及時發(fā)現(xiàn)需要整改的問題，填寫檢查記錄，采用專業(yè)技術(shù)措施對已損壞的圖紙檔案進行修復(fù)、復(fù)制，最大限度地減少圖紙的損失，延長圖紙檔案的保存使用期限。

5　結(jié)語

目前，臨汾臺、太原臺的有震圖紙檔案整理已全部結(jié)束，所有圖紙已全部移交綜合檔案室圖紙庫房統(tǒng)一集中管理。由于庫容問題，大同臺的有震圖紙暫存于太原臺庫房。此次圖紙整理工作，不僅為地震科研人員的檢索使用提供更便捷的服務(wù)，也為下一步圖紙檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換奠定基礎(chǔ)。

Problems and Countermeasures in Paper Archive Arrangement of Historical Earthquakes Records in Shanxi

ZHANG Zheng-xia1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Strengthening the paper archive management of historical earthquakes in Shanxi and protecting the precious original record data have great significance. Taking Shanxi Seismic Network, Datong Central Seismological Station, Taiyuan Referential Seismological Station and Linfen Central Seismological Station for examples, the concrete practice and experience of paper archive arrangement are introduced. And the guiding opinions on the problems in the process of filing are putting forward.

Drawing; Management; Countermeasure

1000-6265(2016)03-0047-02

2016-04-19

張正霞(1975—)，女，山西省五臺縣人。2000年畢業(yè)于中共中央黨校省直分校，館員。

P315.99

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