馬力媛

文書檔案是檔案管理工作的重要組成部分，其水平的高低直接關(guān)系到檔案的完整性及質(zhì)量。 因此，企業(yè)只有提高文書檔案管理的水平，才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。但是在實(shí)際工作中，文書檔案的管理總是存在這樣或那樣的問題，致使文書檔案的作用不能完整地發(fā)揮。

一、企業(yè)文書檔案管理中存在的問題

（一）管理力度不足，認(rèn)識(shí)不充分

企業(yè)想要做好文書檔案的管理工作，首先就要對檔案及檔案工作有全面科學(xué)的認(rèn)識(shí)，在認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上加大管理力度，只有這樣才能使文書檔案管理工作有序地開展下去。但是在實(shí)際工作開展中，有些企業(yè)認(rèn)為文書檔案管理工作與企業(yè)的直接效益沒有太大關(guān)聯(lián)，所以對這項(xiàng)工作的開展不會(huì)給予太多的重視。但是從長遠(yuǎn)的角度來看，文書檔案的管理是直接關(guān)系著企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展的。因此，在很多忽視文書檔案管理的單位中，企業(yè)管理制度的實(shí)施會(huì)受到很大的限制，這對于企業(yè)的發(fā)展是極其不利。出現(xiàn)這個(gè)問題的主要原因有兩點(diǎn)，一是企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只追求利益的最大化，對檔案管理不重視;二是企業(yè)中文書檔案管理者的工作意識(shí)十分淺薄，工作效率和質(zhì)量低，時(shí)常出現(xiàn)管理方面的錯(cuò)誤。

（二）管理工作不協(xié)調(diào)，混淆文書工作和檔案管理工作

文書工作和檔案管理工作是相互關(guān)聯(lián)又相互區(qū)別，是不能混淆在一起的兩個(gè)工作內(nèi)容。檔案管理工作的開展離不開文書工作的保障，也就是說檔案管理工作的開展是要在文書工作順利開展的基礎(chǔ)上才能有效進(jìn)行。為此，要想保障兩項(xiàng)工作都能有序進(jìn)行，必須做好兩者的協(xié)調(diào)管理和銜接問題。但是在實(shí)際工作中，檔案管理人員很少考慮文秘工作，致使檔案管理工作混亂，對文書工作的管理也造成了很大的影響。

（三）文書檔案管理培訓(xùn)工作不完善

由于企業(yè)對文書檔案管理工作的不重視，使得文書檔案工作人員時(shí)常出現(xiàn)人手不夠的現(xiàn)象，所以在大多企業(yè)中總是會(huì)發(fā)生文書工作人員臨時(shí)補(bǔ)缺的現(xiàn)象，這些補(bǔ)缺上來的人員根本不具備文書檔案管理的基本能力，專業(yè)管理知識(shí)十分匱乏，同時(shí)在上崗前也沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的培訓(xùn)，對檔案的立卷、分類、保管期限等不夠熟練，不能將文書檔案工作做好。此外，對于那些在文書檔案管理崗工作時(shí)間相對較長的人員，他們雖然在工作上有很多的經(jīng)驗(yàn)，但是在后續(xù)的工作中卻沒有進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的更新和培訓(xùn)，這使得他們在新時(shí)期下的文書檔案工作中不能很好地處理工作中存在的問題。尤其是當(dāng)今是信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)在文書檔案工作中的應(yīng)用可以給文書工作帶來很大的便利，這不僅需要管理人員具備豐富的專業(yè)知識(shí)，還要求管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，但是信息技術(shù)對于一些老員工來說一時(shí)之間還難以掌控和操作，這使得他們的工作思維和方式都處于十分落后的階段，對于文書檔案工作的開展帶來了很大的制約。

二、加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理工作的幾點(diǎn)對策

（一）完善工作程序及管理制度

企業(yè)管理者要制定嚴(yán)格的文書檔案管理工作程序和管理制度，以此來確保工作穩(wěn)定有序的開展。制度的建立要有明確詳細(xì)的規(guī)定，對于工作中的細(xì)節(jié)之處要嚴(yán)格進(jìn)行掌控，從而確保制度的可操作性。同時(shí)，制度的實(shí)施不能只落實(shí)在文件上，而要落實(shí)到實(shí)處，也就是要將制度與實(shí)際工作緊密結(jié)合起來，員工要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度來管理文案，不允許有濫發(fā)或者無效文件發(fā)放現(xiàn)象的出現(xiàn)。在工作中，要確保文書檔案的完整性，對于容易出現(xiàn)紕漏的地方要求工作人員反復(fù)核查，嚴(yán)格按照工作程序來操作。

（二）搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

文書工作與檔案工作是相互關(guān)聯(lián)的，因此在工作中，企業(yè)要進(jìn)一步明確二者之間的差別，做好文書和檔案工作之間的協(xié)調(diào)管理。同時(shí)，企業(yè)中文書工作人員必須要具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，同時(shí)也要協(xié)助好檔案管理人員的工作，從而確保文件收集的完整性和檔案處理準(zhǔn)確性。為此，企業(yè)在對文件的管理上要建立嚴(yán)格的管理制度，對于不合格的文件和檔案要給予及時(shí)的處理，從而確保文書檔案管理的有序進(jìn)行。

（三）做好文書檔案的收集工作

在收集工作中，企業(yè)要統(tǒng)一規(guī)范操作流程，制定檔案收集制度、標(biāo)準(zhǔn)等，嚴(yán)格把控文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對于管理人員的工作流程要給予一定的監(jiān)督，必要時(shí)實(shí)施一定的獎(jiǎng)懲制度，為文書檔案的收集工作做好制度上的保障。要加強(qiáng)對檔案收集工作的監(jiān)督工作，切實(shí)提高檔案管理工作的實(shí)際效用。此外，還可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對收集工作進(jìn)行輔助，從多方面、多角度來加強(qiáng)文書檔案的收集工作。

（四）提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

管理人員作為文書檔案管理的主體，他們的素質(zhì)高低直接影響著工作的有效性和效果。為此，企業(yè)單位要通過培訓(xùn)等措施逐步提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)要促進(jìn)檔案管理人員與各個(gè)部門的溝通，切實(shí)提高每一個(gè)檔案管理人員的管理意識(shí)。在人員的任用上，要進(jìn)行崗前培訓(xùn)、持證上崗等制度，為文書檔案管理工作做好人員上的儲(chǔ)備。

文書檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)該給予高度重視和支持，要細(xì)化工作流程，明確工作重點(diǎn)和難點(diǎn)，切實(shí)提高文書檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)良好有序的發(fā)展。

（作者單位：秦皇島市廣播電視臺(tái)）