曹 紅 霞

(銅陵長江公路大橋管理處，安徽 銅陵　244011)

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建筑工程簽證資料管理與利用

曹 紅 霞

(銅陵長江公路大橋管理處，安徽 銅陵244011)

通過對建筑施工簽證資料管理中存在問題的分析，提出了加強施工現(xiàn)場簽證資料歸檔管理的對策及措施，指出建筑工程簽證資料是建筑工程資料管理中的重要環(huán)節(jié)，它對工程價款核算起著重要的作用。

建筑工程，現(xiàn)場簽證，資料管理

0　引言

建筑工程簽證是工程在實施過程中，涉及工程發(fā)包方與承包方之間費用確認(rèn)的一種憑證，是工程合同的補充文件，與工程合同具有同等法律效力的文件[1]。對于一項工程來講，建筑工程簽證雖然涉及到承發(fā)包雙方的利益，但是，主要涉及到發(fā)包方費用的增加。因此，在實際工作中，加強建筑工程現(xiàn)場簽證資料的管理，減少施工過程中的簽證現(xiàn)象的發(fā)生，有利于加強工程項目資金的管理，合理降低工程項目的造價，提高工程項目的投資效益。

1　建筑工程簽證資料作用

建筑工程現(xiàn)場簽證是工程建設(shè)過程中經(jīng)常會發(fā)生的具有工程支付與存檔的重要資料，它是施工合同中未包含，卻在施工中又實際發(fā)生的，按照合同約定需要承發(fā)包雙方認(rèn)可的支付工程費用的文件，它主要涉及非承包方原因?qū)е鹿て谘娱L、費用增加等方面，一般包括施工費用、設(shè)計變更、工期、隱蔽工程等四個方面的簽證，其作用如下：

1)工程簽證一經(jīng)承發(fā)包雙方確認(rèn)，就視同工程施工合同的補充部分，與施工承包合同具有同等法律效力，對承發(fā)包各方都具有約束力；

2)工程簽證涉及工程參建方的各方利益，一旦確認(rèn)，將是承包方的工程結(jié)算憑證，將會增加業(yè)主的費用；

3)工程簽證是工程施工過程中，經(jīng)常性發(fā)生的一種客觀情況，主要體現(xiàn)在施工過程中與設(shè)計文件不一致需要雙方確認(rèn)的書面文件，是工程資料存檔的重要組成部分。

2　工程簽證資料管理存在的問題

在實際施工過程中，經(jīng)常會發(fā)生施工情況與設(shè)計文件及合同條款不一致的情況，因此承包方會采取各種手段和方法，增加工程簽證數(shù)量，以達到增加工程費用，其主要問題表現(xiàn)如下：

1)發(fā)包方管理不到位。

在施工管理過程中，當(dāng)工程項目業(yè)主代表缺乏管理責(zé)任時，就會對施工過程中的現(xiàn)場簽證工作不重視，導(dǎo)致實際工作中時常發(fā)生未經(jīng)核實就隨意簽證，所簽工程量大于實際工程量以及重復(fù)計量的現(xiàn)象；有時業(yè)主現(xiàn)場代表不及時辦理現(xiàn)場簽證，事后補辦，更有甚者在，有些簽證工作在工程項目結(jié)束后再補辦簽證材料，這些都會導(dǎo)致工程簽證項目過多、簽證內(nèi)容不真實的現(xiàn)象發(fā)生。

2)施工單位采取不正當(dāng)手段辦理簽證。

工程施工過程中往往會發(fā)生設(shè)計變更、進度加快、施工條件變化等情況，從而影響工期和造價。因此，有的施工企業(yè)采取一些不正當(dāng)?shù)氖侄危吖烂八?，虛增工程量，巧立名目來增加簽證量，或者利用隱蔽工程簽證，多計工程量，以獲得更多的經(jīng)濟利益。同時，施工單位也利用投標(biāo)時發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件、設(shè)計圖紙中的瑕疵或缺陷以及分部分項工程量清單的情況，采取投標(biāo)技巧、設(shè)計變更等方式最終達到增加利潤目的。

3)施工單位采取先干后補方式獲得簽證資料。

當(dāng)某些工程需要加快進度，或者隱蔽工程需要及時處理時，施工企業(yè)根據(jù)業(yè)主的要求，往往采取先干事，后補辦的方式，對簽證工程量進行夸大，導(dǎo)致工程簽證內(nèi)容與實際不符，實際差距較大，導(dǎo)致發(fā)包方建安費大幅增加。

4)簽證日期與實際不符。

施工現(xiàn)場簽證的目的就是保證工程簽證內(nèi)容真實，雙方意見統(tǒng)一，所以要求簽證必須現(xiàn)場簽字。但是，施工企業(yè)為了達到增加施工費用的目的，往往事后補辦，造成簽證日期與實際發(fā)生日期不符的現(xiàn)象發(fā)生。

5)簽證資料內(nèi)容不規(guī)范。

實際工作中常會發(fā)生承發(fā)包雙方代表簽字蓋章不全，內(nèi)容有空缺，手續(xù)不完整等現(xiàn)象，簽證資料不符合資料歸檔要求[2]。

3　工程簽證資料的管理與服務(wù)

工程簽證資料的管理好壞直接影響到一個工程項目的建筑安裝費用，因此，我們要從以下幾個方面做好工程簽證工作，以提高建設(shè)工程項目的投資效益。

3.1制訂工程簽證資料管理制度

為了減少施工過程及結(jié)算中因變更、簽證不當(dāng)引起的糾紛和爭議，規(guī)范現(xiàn)場簽證工作流程，有效的控制工程造價，確保工程質(zhì)量和工程進度，必須在工程建設(shè)開工前，制訂工程簽證資料管理制度，嚴(yán)格按照工程建設(shè)相關(guān)法律、法規(guī)的要求，做好建設(shè)工程簽證資料的收集與整理工作。

3.2明確工程簽證流程

施工現(xiàn)場需要辦理簽證時，施工單位應(yīng)先上報簽證需求審批單，按簽證需求審批單所批復(fù)內(nèi)容進行現(xiàn)場施工，待工程施工完畢，再填寫簽證，明確所簽內(nèi)容、工程量和總價并附相應(yīng)的施工前后照片和附圖簽，施工單位項目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位等相關(guān)單位負(fù)責(zé)人及現(xiàn)場工作人員根據(jù)施工合同的約定及時簽字，再按建設(shè)工程簽證審批程序報批。

3.3把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好簽證工作

1)簽證資料與施工過程同步。

在施工過程中對需要簽證工作事項，施工單位應(yīng)當(dāng)做到一個事項一次辦理簽證，對于突出事件要會同施工、監(jiān)理、業(yè)主代表等有關(guān)單位研究并及時處理，及時簽證，杜絕在施工過程中不及時辦理簽證的現(xiàn)象發(fā)生。對于隱蔽工程的簽證，要根據(jù)事項的施工特點，在簽證資料中應(yīng)明確處理事件的時間、發(fā)生的部位以及處理的理由，同時簽證資料應(yīng)附相應(yīng)的簡圖和照片(或錄像)，而后及時根據(jù)合同的規(guī)定，明確結(jié)算方式、工程量及計算單價，及時歸檔所簽的原始資料。

2)確保簽證資料真實性。

在施工過程中，由于會經(jīng)常發(fā)生簽證事件，因此，我們要本著實事求是的原則，嚴(yán)格把控簽證工作，做到所簽工作內(nèi)容、數(shù)量與實際相符。對于現(xiàn)場需要簽證的工程數(shù)量，應(yīng)經(jīng)現(xiàn)場實測后填寫，確保簽證的項目、施工內(nèi)容、時間與工程數(shù)量與實際相符，避免出現(xiàn)虛報或假報現(xiàn)象。同時要注意簽證單上的內(nèi)容與設(shè)計文件、工程量清單等所包含的內(nèi)容是否有重復(fù)，對重復(fù)內(nèi)容不得再計算簽證費用。對于簽證費用數(shù)額較大事項，在簽證涉及的工程內(nèi)容實施之前，承包單位應(yīng)與監(jiān)理工程師及造價審核人員一同到現(xiàn)場察看。對于沒有按合同規(guī)定的簽證程序執(zhí)行，其所簽證資料一律視為無效簽證。

3)加強變更項目的管理。

由于建筑工程具有一定的復(fù)雜性，其實際工作中由于設(shè)計深度、地質(zhì)條件變化等諸多因素的影響，時常會發(fā)生工程變更現(xiàn)象，同時在施工過程中也由于建設(shè)單位有特殊新的要求也會發(fā)生變更事項。而這些變更事項又都會增加工程項目的建安費用。因此，在實際工作中，我們須嚴(yán)格控制工程項目的造價，要嚴(yán)格按照工程項目變更管理的程序規(guī)定，把控工程變更事項，并對變更事項的工程量和工程單價進行嚴(yán)格管理。無論其由工程建設(shè)何方和何種原因提出的工程變更，都必需先經(jīng)過建設(shè)方和總監(jiān)理工程師的審核同意后才能實施，并及時辦理簽證手續(xù)，明確變更單價。其次，我們要嚴(yán)禁通過以擴大建設(shè)規(guī)模，提高設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)方式增加工程項目的變更事項。第三要認(rèn)真對待設(shè)計變更的工作事項，對涉及必須變更的設(shè)計，其建筑安裝費用原則上不得增加，如要增加建安費用，必須先經(jīng)業(yè)主同意后，再按變更程序辦理手續(xù)方可有效。

3.4做好簽證檔案工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)

建筑工程簽證資料是工程建設(shè)過程中的重要工程檔案資料，其核心涉及到工程建設(shè)造價問題，因此，要認(rèn)真抓好工程簽證資料的管理。

1)重視工程簽證資料檔案管理工作。

在工程建設(shè)過程中，業(yè)主要派資料檔案管理人員深入工程建設(shè)中，跟蹤施工資料的管理與監(jiān)督，積極發(fā)揮檔案管理人員在工程簽證資料管理中的作用。

2)簽證工作是我們實際工程項目管理中的一項重要工作，因此，工程建設(shè)各方應(yīng)當(dāng)委派具有一定的實際工作經(jīng)驗的專業(yè)技術(shù)人員，加強簽證資料的管理，同時要求工作人員必須增強現(xiàn)場簽證的重要性意識，加強職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)教育，提高現(xiàn)場簽證人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，把好簽證資料關(guān)。

3)加強現(xiàn)場簽證資料的收集管理。

按照建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范[3]的規(guī)定要求，對簽證資料進行收集與整理。對于業(yè)主或監(jiān)理工程師的臨時決定、口頭變更、往來文件等都要整理成文字資料保存，并按《工程造價咨詢業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)規(guī)程》的要求完善簽證單的內(nèi)容和手續(xù)。

4)充分發(fā)揮檔案管理工作在經(jīng)濟建設(shè)中的作用。

工程簽證資料是結(jié)算審核時的依據(jù)，因此，在實際工作中，現(xiàn)場檔案管理人員要將大量的第一手簽證資料及時收集與整理，按分部分項工程進行分類，對施工中發(fā)現(xiàn)的問題及時做好記錄，寫清詳細(xì)情況，并取得相關(guān)資料。在規(guī)范簽證資料的同時，注重對簽證檔案資料的開發(fā)、管理與利用，充分發(fā)揮簽證資料在經(jīng)濟審計中的作用，使簽證檔案材料在其工程建設(shè)工作中發(fā)揮重要作用。

4　結(jié)語

在建設(shè)施工管理中，重視簽證資料檔案管理工作，嚴(yán)格建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范的要求對現(xiàn)場簽證檔案進行收集、整理和使用，使簽證檔案材料在其工程建設(shè)工作中發(fā)揮重要作用。

[1]杜紅琳.淺談如何加強設(shè)計變更和工程簽證的管理工作[J].中國工程咨詢，2003(12)：31-32.

[2]邱妍紅.淺談施工現(xiàn)場身份證工作的管理和完善[J].福建建材，2013(11)：84-85.

[3]GB/T 50328—2014,建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范[S].

Management and utilization of construction project visa

Cao Hongxia

(TonglingYangtzeRiverHighwayBridgeManagementOffice,Tongling244011,China)

Through the analysis of the problems existing in the management of building construction visa data, the countermeasures and measures of strengthening the management of the construction site visa data are put forward, point out construction project visa information is an important part of the construction project information management, it plays an important role in the project cost accounting.

architectural engineering, site visa, data management

1009-6825(2016)21-0243-02

2016-05-13

曹紅霞(1976- )，女，館員

TU712

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