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        水利工程內(nèi)業(yè)資料整理存在問題及對(duì)策

        2016-04-07 10:38:14
        關(guān)鍵詞:水利工程策略

        靳 芳

        (盤錦市河務(wù)管理處,遼寧盤錦124010)

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        水利工程內(nèi)業(yè)資料整理存在問題及對(duì)策

        靳 芳

        (盤錦市河務(wù)管理處,遼寧盤錦124010)

        摘要:本文立足水利工程內(nèi)業(yè)資料整理與歸檔現(xiàn)狀,分析了一些水利工程建設(shè)管理中內(nèi)業(yè)資料整理存在的問題并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施,希望能夠更好的推動(dòng)水利事業(yè)發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:水利工程;資料整理;策略

        水利工程檔案資料是伴隨水利工程建設(shè)而形成的內(nèi)業(yè)資料,是水利工程建設(shè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)的歷史記錄,內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量及驗(yàn)收的重要依據(jù),是事故處理的重要參考,對(duì)于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造具有不可替代的作用,因此確保資料的及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性是十分必要的。本文立足于當(dāng)前水利工程內(nèi)業(yè)資料的現(xiàn)狀,對(duì)出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)對(duì)策,希望能給水利工程的內(nèi)業(yè)資料管理工作帶來一定的促進(jìn)作用。

        1 水利工程內(nèi)業(yè)資料整理存在主要問題

        隨著近些年國(guó)家對(duì)水利工程投入的增加,水利工程的質(zhì)量管理逐漸規(guī)范,相關(guān)政策、規(guī)范進(jìn)一步更新完善,內(nèi)業(yè)資料工作正逐步走向科學(xué)化和規(guī)范化,但在一些中小型水利工程建設(shè)中,由于疏于管理及意識(shí)淡薄,內(nèi)業(yè)資料的整理仍然存在著不規(guī)范、不及時(shí)、弄虛作假、后補(bǔ)內(nèi)業(yè)等一系列問題。

        1.1 內(nèi)業(yè)資料形成不真實(shí)、不及時(shí)、不規(guī)范

        工程開工前,施工單位所報(bào)驗(yàn)的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)相關(guān)人員證件與實(shí)際施工人員不符;施工過程中,對(duì)入場(chǎng)(鋼筋、水泥、砂、碎石等)材料送檢不及時(shí)、試驗(yàn)報(bào)告弄虛作假;施工質(zhì)量評(píng)定表未按照規(guī)范進(jìn)行填寫,如:需用文字描述的檢查結(jié)果只填寫了數(shù)據(jù);需填寫的數(shù)據(jù)未按照規(guī)定要求保留小數(shù)點(diǎn)位數(shù);所填數(shù)據(jù)并不是實(shí)際測(cè)量數(shù)據(jù),而是根據(jù)設(shè)計(jì)尺寸和允許誤差進(jìn)行隨意填寫,誤差較大;資料整編人員不了解施工過程及施工方法,填評(píng)定表過程中沒有翻閱相關(guān)施工規(guī)范規(guī)程,沒有認(rèn)真熟悉施工圖紙、設(shè)計(jì)說明,沒有仔細(xì)閱讀施工質(zhì)量評(píng)定與驗(yàn)收規(guī)程;有的工程施工已結(jié)束,內(nèi)業(yè)資料卻還沒有整理,與施工不同步,里面需要簽字蓋章部分由于缺少原始現(xiàn)場(chǎng)資料記載,相關(guān)責(zé)任人不簽字蓋章,滋生冒簽、替簽現(xiàn)象,逃避責(zé)任;蓋章部位用一些軟件進(jìn)行復(fù)制造假或私刻印章。種種造成內(nèi)業(yè)資料無法真實(shí)反映施工質(zhì)量,給工程質(zhì)量帶來隱患,后果不堪設(shè)想[1]。

        1.2 影音、聲像資料整理不及時(shí),歸檔不規(guī)范

        建設(shè)、監(jiān)理、施工單位沒有從工程的開工前、施工、完工后的各個(gè)階段對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的會(huì)議情況進(jìn)行拍攝,或?qū)ε臄z的影音資料整理不及時(shí),或有的內(nèi)業(yè)資料管理人員離職,連同資料一同帶走。由此造成影像資料殘缺,時(shí)間一長(zhǎng),沒有人能說清當(dāng)時(shí)會(huì)議的時(shí)間、內(nèi)容、參加人員等情況,給日后歸檔驗(yàn)收、翻閱利用帶來很大麻煩。由于影像資料保存費(fèi)用較高,相關(guān)參加單位未對(duì)其進(jìn)行歸檔整理[2]。

        1.3 管理意識(shí)淡薄,制度不完善,信息化建設(shè)滯后

        近幾年,相關(guān)部門出臺(tái)、修訂了一些水利工程檔案內(nèi)業(yè)資料管理規(guī)范,然而在實(shí)踐中,其可操作性完全受到制約,各參建單位檔案內(nèi)業(yè)資料管理制度不健全,有的雖建立了檔案管理制度,但缺乏有效運(yùn)行機(jī)制,相關(guān)責(zé)任單位沒有對(duì)其進(jìn)行有效的監(jiān)督檢查,造成檔案管理制度形同虛設(shè),影響內(nèi)業(yè)資料歸檔質(zhì)量,對(duì)今后驗(yàn)收及查閱帶來一定影響。目前在一些中小型水利工程建設(shè)過程中,各參建單位只重視工程施工過程,趕工期,而未對(duì)施工內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行及時(shí)記錄、整理或?qū)?nèi)業(yè)資料整理工作投入不足,缺少專業(yè)資料員及相關(guān)檔案資料管理培訓(xùn)。目前水利檔案資料大多仍使用紙質(zhì)編目打碼記錄方式,查閱繁瑣,這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式費(fèi)時(shí)費(fèi)力,不能滿足當(dāng)前信息化建設(shè)的需要,無紙化、信息化的檔案內(nèi)業(yè)資料管理模式亟需建立[3]。

        2 水利工程內(nèi)業(yè)資料整理策略

        2.1 各參建單位培養(yǎng)專業(yè)資料人員

        (1)建設(shè)單位。制定適用于本工程的檔案管理規(guī)章制度和規(guī)范并按此嚴(yán)格執(zhí)行,定期對(duì)資料進(jìn)行審查,設(shè)立專業(yè)檔案資料管理機(jī)構(gòu)及人員,相關(guān)工作人員參加檔案資料歸檔專業(yè)培訓(xùn)并持證上崗,對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)及施工程序有一定了解。嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān),仔細(xì)審查各類工程檔案資料[4]。

        (2)監(jiān)理單位。作為內(nèi)業(yè)資料原始數(shù)據(jù)的監(jiān)督方,對(duì)內(nèi)業(yè)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、及時(shí)性、規(guī)范性有著至關(guān)重要的作用,監(jiān)理單位應(yīng)熟悉施工質(zhì)量評(píng)定表的填寫規(guī)范、施工過程及計(jì)量測(cè)量方法,確保內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量。施工隊(duì)伍入場(chǎng)前,嚴(yán)格審查施工單位的人員證書與實(shí)際進(jìn)場(chǎng)施工人員是否相符,對(duì)入場(chǎng)機(jī)械設(shè)備進(jìn)行試運(yùn)行,檢查并核實(shí)入場(chǎng)原材料的出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告的真實(shí)性,督促施工單位對(duì)原材料按照規(guī)范規(guī)定進(jìn)行送檢;施工中,監(jiān)理單位應(yīng)盡職盡責(zé),確保施工日志、監(jiān)理日志、施工月報(bào)、監(jiān)理月報(bào)、測(cè)量方法及計(jì)量數(shù)據(jù)、原材料出廠合格證、隱蔽工程和關(guān)鍵部位的原始記錄數(shù)據(jù)及時(shí)、詳盡、真實(shí)、準(zhǔn)確,確保簽字人名與實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)施工人員相符,蓋章及時(shí)、真實(shí)。當(dāng)天的事情當(dāng)天處理完畢,及時(shí)蓋章簽字,防止冒簽、替簽、蓋假章等現(xiàn)象。各參建單位應(yīng)按規(guī)范、規(guī)章制度要求,將當(dāng)天形成的內(nèi)業(yè)資料及時(shí)整理歸檔,確保歸檔進(jìn)度與實(shí)際施工進(jìn)度相符[5]。

        (3)施工單位。選派有水利專業(yè)技能、較強(qiáng)責(zé)任心的人員作為本工程的內(nèi)業(yè)資料整理人員,持證上崗,熟悉內(nèi)業(yè)資料填寫規(guī)范,深入施工現(xiàn)場(chǎng),熟悉施工程序;并對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),講解施工過程及方法,使其更加專業(yè)化[6]。

        2.2 聲像資料及時(shí)歸檔、刻錄整理

        (1)專人負(fù)責(zé)。如每次工程會(huì)議,會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行錄音、錄像,各個(gè)參建單位檔案資料負(fù)責(zé)人員通過錄音及視頻內(nèi)容,及時(shí)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行謄寫,形成會(huì)議紀(jì)要,相關(guān)人員簽字確認(rèn),形成永久內(nèi)業(yè)資料。各參建單位根據(jù)規(guī)范要求及實(shí)際需要進(jìn)行歸檔。在施工現(xiàn)場(chǎng),應(yīng)對(duì)土方開挖前、開挖后、重要部位及隱蔽工程、外觀、施工中出現(xiàn)問題的部位等進(jìn)行拍照取證,并對(duì)所拍攝照片進(jìn)行整理、說明、歸檔[7]。

        (2)必要經(jīng)費(fèi)投入。給相關(guān)檔案管理人員添置移動(dòng)硬盤、光盤刻錄機(jī),對(duì)影像資料進(jìn)行整理歸檔,使其便于查閱、保存[8]。

        2.3 建立健全制度,推進(jìn)水利內(nèi)業(yè)資料信息化建設(shè)

        (1)建立健全完善的工作制度,形成完整的內(nèi)業(yè)工作程序,用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作。各參建單位(建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工)由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及成員組成完整的管理部門,專門負(fù)責(zé)與工程施工同步的檔案資料收集、整理、歸檔工作,使得檔案資料的歸檔整理完全融入到施工建設(shè)當(dāng)中,形成有序的內(nèi)業(yè)資料歸檔制度[9]。

        (2)將文件材料收集歸檔,轉(zhuǎn)化為電子檔案信息資源。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子版本登記歸檔,并對(duì)其進(jìn)行整理、編號(hào),利用計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)調(diào)閱,減少對(duì)紙質(zhì)檔案的查閱,省時(shí)省力,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和自動(dòng)化[10]。

        3 結(jié)語(yǔ)

        通過分析水利工程內(nèi)業(yè)資料形成與歸檔整理過程中存在的問題得出,要切實(shí)做到工程資料的收集歸檔工作與施工進(jìn)度同步進(jìn)行,充分發(fā)揮出內(nèi)業(yè)資料價(jià)值,更好地促進(jìn)現(xiàn)代化水利工程建設(shè)的發(fā)展,建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)和施工單位應(yīng)培養(yǎng)一批專業(yè)性強(qiáng)、具有良好意志品質(zhì)和高度責(zé)任心的檔案管理人員,使內(nèi)業(yè)資料在施工及管理維護(hù)中充分發(fā)揮作用,更好地為水利事業(yè)服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]王英菊.淺談工程竣工資料管理的規(guī)范化[J].水利技術(shù)監(jiān)督,1998(05):24-25.

        [3]袁敏,鄒冠聞.水利工程歲修項(xiàng)目安全管理問題與對(duì)策[J].水利規(guī)劃與設(shè)計(jì),2015(06):74-75.

        [4]鄒明勇.從工程實(shí)例看水利工程竣工資料的歸檔整理[J].廣東水利水電,2004(02):85-86.

        [5]張亞紅.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作[J].科技信息,2009(21):349.

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        [10]楊麗君.提高人員素質(zhì)做好檔案管理工作[J].蘭臺(tái)世界,2013(S3):18.

        作者簡(jiǎn)介:靳 芳(1983年—),女,工程師。

        DOI:10.3969 /j.issn.1672-2469.2016.02.021

        收稿日期:2015-09-23

        中圖分類號(hào):TV698

        文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B

        文章編號(hào):1672-2469(2016)02-0056-03

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