田野

（赤峰學(xué)院 圖書館， 內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

論各種文獻(xiàn)信息檢索工具及如何選擇正確的檢索工具

田野

（赤峰學(xué)院 圖書館， 內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

文獻(xiàn)信息檢索工具按檢索手段，載體形態(tài)，收錄范圍，時(shí)間范圍等不同標(biāo)準(zhǔn)可以劃分為不同的種類，每種檢索工具各有其優(yōu)勢(shì)和不足.在檢索過程中選擇何種工具非常重要，這里提出一些選擇檢索工具的方法，以供參考.

信息檢索；檢索工具；檢索方式

文獻(xiàn)信息檢索，是基于科學(xué)方法，利用檢索工具從有序的信息集合中檢索出所需的信息的一種行為，它可以極大的提高人類對(duì)信息資源的利用效率.在這個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，信息就意味著財(cái)富和機(jī)會(huì)，每個(gè)人都希望及時(shí)獲得有價(jià)值的信息，如果信息是人類賴以生存、發(fā)展的重要資源，那么文獻(xiàn)信息檢索就是每個(gè)人必須具備的一項(xiàng)基本技能.它具有非常重要的作用，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是可以繼承和借鑒人類幾千年來創(chuàng)造的精神財(cái)富.其次是有利于科研人員迅速準(zhǔn)確的查找到所需知識(shí)和信息，節(jié)省查找資料的時(shí)間，并且避免了重復(fù)研究，使科研人員少走彎路.第三是以豐富翔實(shí)的數(shù)據(jù)和資料，為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)決策提供支持.

孔子說，工欲善其事，必先利其器.要合理有效的進(jìn)行文獻(xiàn)信息檢索，必須有可靠的檢索工具.

所謂檢索工具，是指用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道信息資源的系統(tǒng)化文字描述工具.檢索工具在文獻(xiàn)學(xué)中屬于二次文獻(xiàn).它把大量零散而無序的信息按照一定的邏輯順序和科學(xué)體系進(jìn)行加工、整理和存儲(chǔ)，以方便人們進(jìn)行檢索利用.檢索工具的功能主要體現(xiàn)在存儲(chǔ)和檢索兩個(gè)方面，即一方面保存信息，另一方面為人們查找信息提供方便.

檢索工具必須具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：首先，要有一種信息語言來作為環(huán)境支持，如分類、主題語言或操作系統(tǒng).其次，它必須能夠描述文獻(xiàn)的外部特征和內(nèi)容特征.第三，每條文獻(xiàn)記錄必須有檢索標(biāo)識(shí).第四，按照一定的順序把眾多文獻(xiàn)條目組成一個(gè)有機(jī)整體，而且可以提供多種檢索途徑.

檢索工具按載體形態(tài)，收錄范圍，時(shí)間范圍等不同標(biāo)準(zhǔn)可以劃分為不同的種類，但最主要的是按信息檢索的手段分為手工檢索工具和計(jì)算機(jī)檢索工具兩大類.

1 手工檢索工具

分為書本式和卡片式兩大類，以書本式檢索工具為主.

1.1 書本式檢索工具自古以來就被人們廣泛應(yīng)用，又可以細(xì)分為字詞典、百科全書、類書、政書、綜述、書目、索引、名錄、表譜、圖錄、年鑒、手冊(cè)等許多種類.

書本式檢索工具的優(yōu)點(diǎn)是可以一次編成印刷分發(fā)，便于長(zhǎng)久使用，實(shí)用價(jià)值高，體積小易于攜帶，使用不受時(shí)間空間限制，便于館際互借.書本式檢索工具的不足之處是出版周期長(zhǎng)，不能隨時(shí)反映最新信息，而且查閱不方便，陳舊過時(shí)的信息難以從檢索工具中剔除.

1.2 卡片式檢索工具，是將每條款目著錄在一張張卡片上，按照一定的順序排列，從而形成的一種檢索工具.這種卡片式檢索工具可以隨時(shí)編輯、隨時(shí)排序、隨時(shí)使用，具有流水作業(yè)的性質(zhì).但是不足之處也是顯而易見的：體積龐大，占用較大空間，排序不易，檢索點(diǎn)少.這種工具現(xiàn)在已經(jīng)很少使用了.

2 計(jì)算機(jī)檢索工具

計(jì)算機(jī)信息檢索又稱現(xiàn)代信息檢索，指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來處理和查找文獻(xiàn)信息的檢索方式.這種檢索方式是由計(jì)算機(jī)根據(jù)人們所提出的檢索要求，通過某種檢索方法和程序自動(dòng)從機(jī)器所儲(chǔ)存的海量信息中或從網(wǎng)上其它服務(wù)器中挑選出用戶所需要的信息.它可以克服傳統(tǒng)手工檢索中存在的速度過慢、查準(zhǔn)率低等缺點(diǎn).它的優(yōu)點(diǎn)是：一次輸入多次檢索、檢索速度快、質(zhì)量高、編目自動(dòng)化、利于集中統(tǒng)一編目，而且可以利用各種現(xiàn)代化設(shè)備形成檢索網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)和網(wǎng)絡(luò)檢索.在當(dāng)今的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，文獻(xiàn)信息的數(shù)量急劇增長(zhǎng)，內(nèi)容和載體也呈現(xiàn)出多樣性，再加上計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等信息技術(shù)的快速發(fā)展，手工檢索完全依靠人力查找，人腦判斷的檢索方法已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)今的形勢(shì)，而計(jì)算機(jī)檢索，因其迅捷和方便的特點(diǎn)，逐漸顯示出優(yōu)勢(shì)，如今已成為文獻(xiàn)信息檢索的主要發(fā)展方向.目前，計(jì)算機(jī)檢索已發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)檢索階段.計(jì)算機(jī)檢索對(duì)象從相對(duì)封閉的，由一個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)集中管理的信息擴(kuò)展到開放、動(dòng)態(tài)、更新迅速的網(wǎng)絡(luò)信息.

計(jì)算機(jī)檢索又分為光盤檢索、聯(lián)機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索幾大類.

光盤信息檢索是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)光盤信息進(jìn)行分類、編排、查詢等操作的統(tǒng)稱，光盤是計(jì)算機(jī)的一種外存儲(chǔ)介質(zhì)，可以存儲(chǔ)大量信息，一張 3.5英寸的光盤，可存儲(chǔ)的文獻(xiàn)資料相當(dāng)于 1200 萬冊(cè)30 萬字的圖書.計(jì)算機(jī)可直接由用戶操作將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在光盤中或從光盤中讀取數(shù)據(jù)和查詢信息.

聯(lián)機(jī)信息檢索是計(jì)算機(jī)技術(shù)、衛(wèi)星通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)共同發(fā)展的產(chǎn)物，檢索終端的用戶通過主機(jī)或網(wǎng)絡(luò)來獲取各個(gè)主機(jī)上的信息.聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)通常有較多的數(shù)據(jù)庫(kù)，而一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)可以包括幾十萬、幾百萬條文獻(xiàn)的書目款目或科技數(shù)據(jù).每檢索一個(gè)課題只需數(shù)十秒鐘，檢索到的題錄、文摘或數(shù)據(jù)還可立即在終端上顯示和打印出來.聯(lián)機(jī)檢索的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于傳統(tǒng)的收集、查找與提供資料的方式來說是一次革命.聯(lián)機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索有所不同.它使用一個(gè)相對(duì)封閉的服務(wù)器 /客戶端模式，有一個(gè)專門的檢索系統(tǒng)中心，配備各種專業(yè)化高質(zhì)量的文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，向用戶提供多維度檢索服務(wù)和源文獻(xiàn)信息支持.人工采集、內(nèi)容標(biāo)引，概念組配和規(guī)范化處理是聯(lián)機(jī)檢索技術(shù)的核心.

網(wǎng)絡(luò)信息檢索主要是指利用 Internet信息技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布的信息進(jìn)行檢索.互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)巨大的信息資源庫(kù)，包含大量與我們的生活和工作密切相關(guān)的信息，并且為用戶提供了一個(gè)搜索信息的途徑，就是搜索引擎.搜索引擎在互聯(lián)網(wǎng)上收集信息并將其進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，采用超鏈接方式建立起索引數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)上信息的關(guān)聯(lián)，用戶可以通過搜索網(wǎng)址的方式來實(shí)現(xiàn)信息檢索，從而起到信息導(dǎo)航的作用.在搜索引擎中檢索到的既可以是一般的文本信息，也可以是多媒體信息.超鏈接、自動(dòng)搜索、自動(dòng)標(biāo)引和自動(dòng)索引是搜索引擎的技術(shù)核心.

這三種檢索工具各有其優(yōu)勢(shì)和局限性：

光盤檢索系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于它是一個(gè)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)單機(jī)檢索，在檢索過程中不涉及遠(yuǎn)程通訊網(wǎng)絡(luò)，這就避免了利用國(guó)際聯(lián)機(jī)系統(tǒng)所帶來的通訊不暢和收費(fèi)昂貴等問題，而且安全性能高，光盤數(shù)據(jù)庫(kù)是只讀光盤，不可擦除，也不會(huì)由于感染病毒而丟失信息.光盤檢索的局限性是數(shù)據(jù)庫(kù)更新周期較長(zhǎng)，不能滿足時(shí)效性較高的檢索的要求，而且與聯(lián)機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索相比，信息量還是很有限的.

聯(lián)機(jī)檢索和搜索引擎檢索有許多相似之處，但由于技術(shù)和主觀意向的差別，在實(shí)現(xiàn)檢索功能上有很大的不同.對(duì)于搜索引擎而言，最大化的利用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)化，智能化的特點(diǎn)，但由于智能檢索技術(shù)并不成熟，限制了自動(dòng)索引和自動(dòng)搜索的質(zhì)量，而且因?yàn)閷?duì)信息的收集力求全面，導(dǎo)致在信息爆炸的情況下，收集的信息數(shù)量很驚人，但是質(zhì)量難免受到影響，從而影響了檢索效果.相比之下，聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)專業(yè)化、規(guī)范化的高質(zhì)量信息系統(tǒng)建設(shè)，有力的保證了檢索質(zhì)量.

從價(jià)格和安全性來看，光盤檢索占有一定優(yōu)勢(shì)，但是從使用時(shí)間和使用范圍上來說，Internet檢索具有優(yōu)勢(shì)，而聯(lián)機(jī)系統(tǒng)則具有信息資源專業(yè)化，高質(zhì)量的特點(diǎn)，管理規(guī)范，查全率、查準(zhǔn)率高，適用于科研人員，但對(duì)用戶檢索水平要求較高，具有一定難度，而且費(fèi)用較高.它們之間是一種互相促進(jìn)，互為補(bǔ)充的關(guān)系.但隨著光盤網(wǎng)絡(luò)版的應(yīng)用和聯(lián)機(jī)檢索逐步向 Internet靠攏，以及 Internet技術(shù)的快速發(fā)展，Internet搜索將是大勢(shì)所趨.

下面比較分析手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索的異同和優(yōu)劣，首先要說的是，計(jì)算機(jī)檢索是在手工檢索的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的.但是，兩種檢索方式有著質(zhì)的區(qū)別，在以下幾方面存在差異：

（1）檢索語言：檢索語言是檢索時(shí)使用的信息詞匯.在檢索語言上，手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索的檢索語言是基本相同的，但是計(jì)算機(jī)檢索可以使用更多的自然語言.

（2）檢索概念的組配：手工檢索主要是用人腦來進(jìn)行檢索概念的組配，而計(jì)算機(jī)檢索則利用邏輯運(yùn)算符進(jìn)行概念組配，internet網(wǎng)上檢索的概念組配方式尚不成熟.手工檢索的概念組配更靈活，計(jì)算機(jī)檢索的概念組配更嚴(yán)謹(jǐn).

（3）檢索途徑：檢索途徑也叫做檢索入口，是根據(jù)信息的某種特征進(jìn)行的檢索，手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索的基本檢索途徑是相同的，如名稱、分類、主題等.但計(jì)算機(jī)檢索的檢索途徑更全面和靈活，可以從多種途徑進(jìn)行檢索，并能進(jìn)行多途徑同時(shí)檢索.

這兩種檢索方式各有其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn).手工檢索可以了解標(biāo)引規(guī)則，按規(guī)則進(jìn)行著錄，便于檢索者根據(jù)文獻(xiàn)標(biāo)引規(guī)則查閱文獻(xiàn)，而且靈活性高、成本低.手工檢索的可信度和權(quán)威性較高，傳統(tǒng)工具書的編制技術(shù)非常成熟，編制質(zhì)量很高，可信度和權(quán)威性都超過了計(jì)算機(jī)檢索工具.而計(jì)算機(jī)檢索的信息來源渠道很復(fù)雜，如百度百科這種網(wǎng)絡(luò)工具書，網(wǎng)民也可以參與編寫，很多內(nèi)容是網(wǎng)民個(gè)人觀點(diǎn)和意見，難以保證其權(quán)威性和可信度.手工檢索最大的局限就是檢索速度太慢，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力.

計(jì)算機(jī)檢索的優(yōu)勢(shì)在于檢索速度快，范圍廣，更新周期短，內(nèi)容新穎，輸入檢索詞，幾分鐘之內(nèi)就可以檢索到，而且有人想使用檢索到的內(nèi)容也比較方便.它的缺點(diǎn)是投資大，檢索費(fèi)用高，而且需要檢索者具備一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí).

因?yàn)槟壳坝?jì)算機(jī)檢索工具發(fā)展還不夠完善,手工檢索在短時(shí)期內(nèi)不可能被完全取代,這兩類檢索工具應(yīng)該是一種互相補(bǔ)充、長(zhǎng)期共存的關(guān)系.手工檢索工具應(yīng)該致力于提高檢索速度，增加檢索途徑，以適應(yīng)不斷變化發(fā)展的新形勢(shì)，而計(jì)算機(jī)檢索則應(yīng)該努力完善標(biāo)引規(guī)范，提高檢索效率.

在檢索過程中選擇正確的檢索工具，對(duì)于取得良好的檢索效果具有至關(guān)重要的作用.當(dāng)前文獻(xiàn)信息檢索工具的數(shù)量非常龐大.僅紙質(zhì)工具書就不下數(shù)萬種.每一個(gè)學(xué)科,甚至每一個(gè)學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域,都有大量工具書可以選擇使用.而電子文獻(xiàn)信息檢索工具,隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展, 數(shù)量、種類越來越多，使人應(yīng)接不暇.每一種檢索工具都有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，也各自存在著不足之處，檢索者在進(jìn)行檢索之前，必須認(rèn)真分析，仔細(xì)選擇最合適的檢索工具.

在選擇檢索工具時(shí)有以下幾點(diǎn)原則：

（1）應(yīng)該根據(jù)所需信息的不同種類來確定所使用的檢索工具.比如查找中國(guó)傳統(tǒng)文化方面的信息，一般使用權(quán)威的紙質(zhì)工具書，而查找科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行等信息，則更適合采用計(jì)算機(jī)檢索工具.

（2）綜合性的檢索工具和專門性的檢索工具比較而言,一般來說應(yīng)該使用專門性的檢索工具.專門性檢索工具往往是由對(duì)這個(gè)領(lǐng)域有著深入研究的專家學(xué)者所編寫或制作的，因此對(duì)相關(guān)知識(shí)的搜集、揭示會(huì)更為全面翔實(shí).

（3）查找最新的文獻(xiàn)信息，應(yīng)采用計(jì)算機(jī)特別是 Internet檢索工具，因?yàn)槠涓路浅Ｑ杆俣皶r(shí)，能更好的反映新產(chǎn)生的信息.

以上所說只是一般性的原則，在檢索過程中，還應(yīng)根據(jù)所面臨的具體情況來決定究竟采用哪種檢索工具，特別是不必要舍棄簡(jiǎn)單實(shí)用，足以解決問題的檢索工具而選擇更先進(jìn)更復(fù)雜的檢索工具.比如查找西漢某位人物在正史中的傳記，只需要查找《史記人名索引》、《漢書人名索引》就可以了，不必查找二十五史光盤數(shù)據(jù)庫(kù).

總之，每一位檢索者都應(yīng)對(duì)各種檢索方式和檢索工具有一定的認(rèn)識(shí)，并且在實(shí)踐中接觸形形色色的檢索工具,加深對(duì)它們的了解.在檢索前應(yīng)該認(rèn)真分析檢索課題,列出檢索點(diǎn),分清先后主次,根據(jù)具體情況，經(jīng)充分論證后，合理選取檢索方式和檢索工具.此外,選擇檢索工具時(shí),還應(yīng)該閱讀文獻(xiàn)信息檢索教材和有關(guān)文獻(xiàn)信息檢索工具的評(píng)介文章，從而借鑒他人的經(jīng)驗(yàn)，增加自己對(duì)檢索工具的理性認(rèn)識(shí).這對(duì)于辨別檢索工具的優(yōu)劣,選擇最適合的檢索工具也是有益的.

〔1〕何翠華.電子信息資源檢索教程[M].天津：南開大學(xué)出版社，1998.

〔2〕王花玉.網(wǎng)絡(luò)信息檢索工具與傳統(tǒng)工具書之比較分析[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊，2006(3).

〔3〕袁向東，任芬.網(wǎng)絡(luò)信息資源檢索工具的比較與綜合使用[J].江西圖書館學(xué)刊，2001(4).

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2015 年 11 月 29 日