徐小莉

（赤峰學(xué)院　檔案室，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

基于知識(shí)管理的高校檔案管理研究

徐小莉

（赤峰學(xué)院檔案室，內(nèi)蒙古赤峰024000）

對(duì)知識(shí)管理理念中的高校檔案管理一題展開了較為深入的研究，同時(shí)結(jié)合檔案知識(shí)管理的重要性與筆者的自身經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出了幾點(diǎn)可行性較高的實(shí)施策略，其中包括檔案流程的再造策略、進(jìn)一步完善高校檔案的管理制度、全面提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容以及建立匹配度較高的評(píng)估機(jī)制等等，以期能夠?qū)ξ覈?guó)高校檔案管理水平的整體提高獻(xiàn)上筆者的一點(diǎn)綿薄之力.

知識(shí)管理；高校檔案；檔案管理

1　前言

高校檔案的管理工作為的就是將高校過去各項(xiàng)活動(dòng)的完成情況和具體內(nèi)容完整的記錄下來，其中包括文字信息、圖片信息、圖標(biāo)信息、視頻影像信息等多種資料形式.在高校數(shù)年來的經(jīng)營(yíng)過程中，學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，它不僅能夠?qū)W(xué)校各個(gè)時(shí)期以來的發(fā)展和進(jìn)步情況作出客觀且詳細(xì)的記錄，同時(shí)還能夠?yàn)槿蘸蟾黜?xiàng)經(jīng)營(yíng)決策的制定提供全面的參考材料.基于此，如何才能夠在知識(shí)信息時(shí)代中進(jìn)一步提高我國(guó)高校檔案的整體管理水平，是筆者乃至所有檔案管理工作人員都需要去認(rèn)真思考和完成的一項(xiàng)重要任務(wù).

2　檔案知識(shí)管理的內(nèi)涵

2.1知識(shí)管理概述

知識(shí)管理是出現(xiàn)于上世紀(jì)的八十年代中，這種主張戰(zhàn)略性人力資源的新型管理理念一經(jīng)問世就得到了眾多學(xué)者和單位管理者的高度認(rèn)可和應(yīng)用.知識(shí)管理有別于其他類型的管理活動(dòng)，它的一切管理行為都是圍繞著知識(shí)觀點(diǎn)所開展的，在組織知識(shí)信息和應(yīng)用知識(shí)信息的過程當(dāng)中創(chuàng)造出更多的新型知識(shí).美國(guó)APQC對(duì)知識(shí)管理作出了這樣的定義:知識(shí)管理就是一種出現(xiàn)于新形勢(shì)當(dāng)中的管理策略，在正確的時(shí)間里將正確的知識(shí)傳遞給有需求的人，從而幫助人們可以逐漸掌握共享知識(shí)和創(chuàng)造知識(shí)的方法.

2.2檔案知識(shí)管理的概念

將知識(shí)管理應(yīng)用到檔案管理中以后，檔案館的經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)就出現(xiàn)了本質(zhì)上的改變.在傳統(tǒng)實(shí)體檔案信息管理的基礎(chǔ)之上，將更多的管理重心放在了檔案系統(tǒng)知識(shí)流的構(gòu)筑工作上，從而制定出更加能夠滿足于檔案使用者的服務(wù)體系與服務(wù)內(nèi)容.來自加拿大的一位著名的檔案研究學(xué)者庫(kù)克曾說過:“檔案工作者應(yīng)該由實(shí)體保管員向知識(shí)提供者過渡，把著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識(shí)上，從建立數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)移到建立知識(shí)庫(kù)上，引導(dǎo)利用者從泛濫的具體信息過渡到知識(shí)甚至智慧的層次上.”

2.3在高校檔案管理中應(yīng)用知識(shí)管理的重要性

經(jīng)過大量的管理工作實(shí)踐證明，在高校檔案管理中加入知識(shí)管理理論具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義.首先，傳統(tǒng)模式中的高校檔案管理工作過于形式化，只是將保管工作鎖定于對(duì)歷史材料這一單獨(dú)的部分中，并且還過于刻意的去強(qiáng)調(diào)檔案與圖書和文件之間的差別，從很大程度上影響到了至知識(shí)管理領(lǐng)域的擴(kuò)大.而通過對(duì)知識(shí)管理理念的應(yīng)用，高校的檔案管理人員則可以更加有選擇性的將價(jià)值檔案都?xì)w納到一起，從而在不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)的過程當(dāng)中構(gòu)建出一個(gè)具有著無限潛力的知識(shí)共享體系；其次，在過去的時(shí)間里，我國(guó)絕大多數(shù)的高校檔案管理工作中都存在著“重保管、輕利用”的情況，高校的檔案管理部門只能夠提供最基本和最簡(jiǎn)單的知識(shí)服務(wù)，根本無法滿足新形勢(shì)中用戶對(duì)檔案信息的高層次需求.而知識(shí)管理理念的出現(xiàn)則很好的改變了這一局面，檔案管理人員可以采用智能化和個(gè)性化的管理手段，更加精準(zhǔn)的向需求用戶提供更加全面和深層次的檔案服務(wù)內(nèi)容，從根本上提高高校檔案管理人才的培養(yǎng)水平.

3　高校檔案知識(shí)管理的實(shí)施策略

3.1檔案流程的再造策略

簡(jiǎn)單一些解釋，高校檔案的知識(shí)管理模式就是以知識(shí)為一切活動(dòng)著力點(diǎn)的新型管理理念，它不僅能夠針對(duì)原有的檔案知識(shí)展開更進(jìn)一步的積累、組織、評(píng)價(jià)以及相應(yīng)的服務(wù)工作，同時(shí)還可以在充分了解用戶需求的基礎(chǔ)之上，從根本上發(fā)揮出檔案知識(shí)資源所擁有的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，讓我國(guó)的高校可以在知識(shí)管理理念的幫助下發(fā)展的更快、更好.基于此，在日后的高校檔案知識(shí)管理工作中，所有檔案管理工作者都要學(xué)會(huì)將知識(shí)管理設(shè)為自己的工作導(dǎo)向，并在此基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程的調(diào)整與再造工作，通過自身努力來從最初的檔案收集調(diào)整為知識(shí)收集、從最初的檔案整理調(diào)整為知識(shí)組織、從最初的檔案信息鑒定調(diào)整為知識(shí)體系的評(píng)價(jià)，從最初的檔案基礎(chǔ)服務(wù)調(diào)整為個(gè)性化的知識(shí)服務(wù).

首先，在漫長(zhǎng)的高校檔案管理工作中，檔案管理工作者不僅要做好對(duì)檔案文件的搜集工作，同時(shí)還要將一部分工作重心轉(zhuǎn)移到對(duì)內(nèi)外部信息的積累上，從而在潛移默化的過程當(dāng)中豐富高校師生頭腦中的隱性檔案知識(shí)；其次，檔案工作者還要對(duì)檔案信息的源頭展開全面的了解，同時(shí)要做好對(duì)檔案利用者的需求的反饋工作，爭(zhēng)取在這個(gè)過程中形成對(duì)知識(shí)資源的一體化管理新模式；再次，在針對(duì)高校檔案知識(shí)開展的一系列組織工作中，檔案管理人員要不斷的提高主題法的應(yīng)用頻率，盡量的減少分類法的出現(xiàn)；第四，要逐漸將傳統(tǒng)檔案管理模式中的實(shí)體整體轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)整理，并且開始采用知識(shí)因子作為檔案管理的單位；第五，在開展檔案管理工作的知識(shí)評(píng)價(jià)過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟練應(yīng)用直接與宏觀鑒定法，并且將檔案形者以及檔案的利用者都加入到檔案的評(píng)價(jià)團(tuán)隊(duì)中；最后，高校檔案管理人員在開展檔案知識(shí)服務(wù)的過程中，要學(xué)會(huì)將用戶的需求設(shè)為服務(wù)內(nèi)容的基礎(chǔ)導(dǎo)向，并且要在全面了解用戶需求的基礎(chǔ)上來制定出可行性較高的服務(wù)方案.在這里需要注意的是，由于信息技術(shù)在檔案管理工作中的高校應(yīng)用，檔案管理與服務(wù)人員還要在日常的工作中適當(dāng)?shù)募尤胍恍┚W(wǎng)絡(luò)化與智能化的內(nèi)容，站在用戶的角度來檢視自身的服務(wù)行為，嚴(yán)格杜絕滯后服務(wù)現(xiàn)象的出現(xiàn).

3.2進(jìn)一步完善高校檔案的管理制度

高校的檔案開發(fā)工作也要建立在知識(shí)管理理念的基礎(chǔ)之上，同時(shí)還要注意自己的一切行為活動(dòng)都能夠得到國(guó)家制度與法理上的支持和保障.基于此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)專門針對(duì)檔案工作的收集、獲取以及開發(fā)工作制定出相應(yīng)的工作制度，確保檔案管理人員可以在日常的工作當(dāng)中做到有規(guī)可循和有法可依.

如今，國(guó)家已經(jīng)針對(duì)高校的檔案管理工作相繼頒發(fā)了兩部參考法律，即為《檔案法》和《高校檔案管理辦法》，在此基礎(chǔ)之上，高校領(lǐng)導(dǎo)還要全面結(jié)合這兩部法律中的條例，來對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與優(yōu)化.除此之外，在確保高校檔案開發(fā)工作完整性的同時(shí)，檔案管理人員還要對(duì)檔案信息的提供者以及檔案資源的真實(shí)性、合法性、合理性做出準(zhǔn)確的判斷.高校領(lǐng)導(dǎo)也要將檔案開發(fā)成果的適用于應(yīng)用范圍進(jìn)行明確的劃分，從根本上杜絕非法侵占知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題的出現(xiàn)，堅(jiān)決不給不法分子留有可乘之機(jī).

3.3全面提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

高校的檔案知識(shí)管理工作為的就是向需求用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)內(nèi)容.在此基礎(chǔ)之上，為了能夠讓我國(guó)高校的檔案服務(wù)質(zhì)量可以出現(xiàn)大幅度的提高，高校領(lǐng)導(dǎo)還要進(jìn)進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，確保他們的綜合素質(zhì)水平可以達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn).在新形勢(shì)當(dāng)中，高校的檔案管理人員就是檔案管理水平的一項(xiàng)基礎(chǔ)保證，其不僅決定了知識(shí)管理理念的順利應(yīng)用與否，同時(shí)還關(guān)乎到檔案信息的整體利用效率.基于此，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是高校領(lǐng)導(dǎo)在接下來需要去立即完成的一項(xiàng)任務(wù).首先，高校領(lǐng)導(dǎo)可以結(jié)合當(dāng)前檔案工作的管理情況，來對(duì)原有的管理團(tuán)隊(duì)配置做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，盡可能的給那些優(yōu)秀的年輕管理者一些升職與加薪的機(jī)會(huì)；其次，高校領(lǐng)導(dǎo)還要經(jīng)常性的舉辦一些培訓(xùn)和教育活動(dòng)，聘請(qǐng)一些專業(yè)的知識(shí)管理人員來到檔案管理者的身邊來展開工作培訓(xùn)，幫助他們逐漸掌握獨(dú)立思考與學(xué)習(xí)的能力和方法.在潛移默化的過程當(dāng)中掌握更多的新型管理知識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)自身對(duì)隱性知識(shí)的創(chuàng)造和應(yīng)用能力；最后，高校領(lǐng)導(dǎo)還要建立一套完善且科學(xué)化的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，將檔案工作管理人員的升職加薪以及福利所得與知識(shí)管理理念的理解應(yīng)用緊密的聯(lián)系到一起，從根本上激發(fā)出檔案管理人員的工作積極性，從獎(jiǎng)勵(lì)的角度著手來達(dá)到提高他們工作責(zé)任感與上進(jìn)心的最終目的.

3.4建立匹配度較高的評(píng)估機(jī)制

從知識(shí)管理的角度來看，評(píng)估機(jī)制是確保管理工作順利實(shí)施的最終條件.在高校檔案的管理工作當(dāng)中，評(píng)估是檔案開發(fā)工作中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，它為各項(xiàng)任務(wù)活動(dòng)提供了絕對(duì)的執(zhí)行力.可以絲毫不夸張的說，高校如果缺少一套完善的績(jī)效評(píng)估機(jī)制，那么也就無法產(chǎn)生管理工作的真實(shí)反饋信息，從而讓知識(shí)管理理念變成了紙上談兵，毫無現(xiàn)實(shí)意義.

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)先認(rèn)識(shí)到建立評(píng)估機(jī)制的重要性，時(shí)刻提醒自己，在高校的檔案管理工作當(dāng)中加入知識(shí)管理理念，其主要目的是為了能夠讓檔案資源的利用率可以得到大幅度的提升，從而全校師生帶來更多的知識(shí)福利；其次，所有參與高校檔案管理工作的從業(yè)人員也要積極的投身到評(píng)估機(jī)制的建設(shè)工作當(dāng)中，充分的認(rèn)識(shí)到自己身上所肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任與工作責(zé)任，盡自己的一位微薄力量來保證高校評(píng)估體系的全面性、客觀性、公平性以及公開性.并且在接下來的實(shí)踐過程中不斷的對(duì)已有的評(píng)估機(jī)制內(nèi)容作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與更新，從而確保其能夠更好適應(yīng)新新時(shí)代的發(fā)展需求，為高校檔案知識(shí)管理水平的提高打下夯實(shí)的基礎(chǔ).

4　結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前的知識(shí)型信息時(shí)代當(dāng)中，不切實(shí)際的守舊和過分的傳統(tǒng)就意味著淘汰與落后，因此，只有一直處于創(chuàng)新和進(jìn)取的狀態(tài)中，才能夠在競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的行業(yè)環(huán)境中為自己謀得一席之位.傳統(tǒng)模式中的高校檔案管理很顯然已經(jīng)無法跟上時(shí)代的發(fā)展腳步了，在知識(shí)管理理念中，檔案管理工作并不只是局限于對(duì)檔案資料參考價(jià)值的發(fā)掘，而是要在整合已有檔案資源的基礎(chǔ)之上創(chuàng)造出更加具有現(xiàn)實(shí)意義的應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)而讓高校的知識(shí)體系可以變得更加豐富.

為此，我國(guó)的高校管理者一定要率先認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新檔案管理理念和管理模式的重要性，大膽的接受并應(yīng)用知識(shí)管理，通過提高自身檔案管理效率的方式來達(dá)到全面推進(jìn)我國(guó)整體檔案管理水平的最終目的.

〔1〕楊菊紅.基于知識(shí)管理的高校檔案管理研究［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011（01）：145-147.

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2016-04-18