賀莎

【摘要】在開展對檔案信息的管理工作的時候，一定要采用新的方式，無論是管理手段方法還是管理的模式上都不能繼續(xù)使用舊的管理方式。這是因為傳統(tǒng)的管理方式與現(xiàn)代的發(fā)展要求不符，因此需要對該模式進(jìn)行創(chuàng)新，改革其中不合理的部分。本篇文章主要探究了檔案管理的信息要與知識管理相結(jié)合，希望本篇文章的研究可以對檔案管理人員有積極的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；知識管理；融合

1.為什么要融合檔案信息管理與知識管理

我國的經(jīng)濟(jì)和科技都得到了非常大的進(jìn)步和發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)活動變化當(dāng)中，知識因素的參與比重正在呈逐年增大的趨勢，所以只是管理是社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)變革的必然要求，這樣不僅能夠更好地提升檔案信息管理的工作效率，而且對工作質(zhì)量也有非常大的改進(jìn)和提升，檔案信息能夠更加全面，檔案信息的作用也可以得到盡情的發(fā)揮。在以往的檔案信息管理工作中要經(jīng)過很多的工作流程，管理方式也相對較為落后對信息價值的提升是非常不利的，在對實際的檔案進(jìn)行管理的過程中還存在著諸多的問題，要更好地解決這些問題就一定要將知識管理和檔案信息管理進(jìn)行充分的融合，只有這樣，檔案信息管理工作才能真正與時代的發(fā)展相協(xié)調(diào)。

2.檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1從檔案信息屬性的角度分析。盡管檔案有多種屬性，但是最基本的屬性就是知識數(shù)據(jù)。檔案中有很多的知識，而且這種知識都是無形的，通過檔案記載下來。檔案可以講分散的知識集中在一起，然后向人們展示出去。檔案管理有對象，而知識管理也有特定的對象，而且這兩種管理的內(nèi)容都是相同的。檔案中有一些知識是顯性的，也有一些信息是隱性的，而檔案信息管理主要的管理內(nèi)容就是顯性的信息。

2.2從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析。隨著知識管理方式的發(fā)展，其管理方法創(chuàng)新，而且具有一個獨特的理論。盡管這些理論在管理的時候，還是有不足，但總體來說，其管理方法已經(jīng)在進(jìn)步。而現(xiàn)階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機制。首先保證管理機制可行，在管理檔案的時候，可以使用。其次是選擇合適的管理內(nèi)容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實行管理。實際上知識管理所擁有的條件已經(jīng)達(dá)到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。

3.知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實就是檔案管理革新的主要表現(xiàn)。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當(dāng)檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內(nèi)容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現(xiàn)了變化。這種變化可以體現(xiàn)在幾個方面。第一是對實體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內(nèi)容就是實體檔案，但是在轉(zhuǎn)變管理內(nèi)容之后，實體檔案的管理減少?，F(xiàn)在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術(shù)也變得先進(jìn)，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。

3.2知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟(jì)時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高工作效率。

4.知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識

工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質(zhì)量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質(zhì)量的一種方法。信息化是檔案進(jìn)步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進(jìn)步，而且網(wǎng)絡(luò)也是檔案管理轉(zhuǎn)變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內(nèi)容更全面，還能放檔案的服務(wù)性質(zhì)明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平

5.知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案的管理水平與管理人員的素質(zhì)有直接的關(guān)系，為了能夠保證管理工作的質(zhì)量，就要讓管理人員就有較高的素質(zhì)，現(xiàn)階段制約我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要因素就是管理人員的素質(zhì)。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創(chuàng)新的表現(xiàn)。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質(zhì)要求高，必須具有現(xiàn)代的管理知識，同時能夠?qū)芾韺W(xué)有一定的了解。保證其在管理的時候，對業(yè)務(wù)熟練。而且將信息管理與知識管理結(jié)合在一起，也可以有效的提高管理者的素質(zhì)。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現(xiàn)代信息技術(shù)，從而激發(fā)管理人員的內(nèi)在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務(wù)。所以說，檔案管理必須要進(jìn)行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發(fā)揮的不明顯。因為現(xiàn)在利用檔案的時候就要將眼光放長遠(yuǎn)，使其能夠滿足社會對于檔案的整體需求。保證檔案能夠為社會提供多層次的服務(wù)。管理人員還要合理的判斷檔案信息，去粗取精，創(chuàng)造更多的社會價值。

6.結(jié)束語

知識經(jīng)濟(jì)在當(dāng)代社會得到了非常迅猛的發(fā)展，檔案信息管理也應(yīng)該更好地順應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在檔案管理的過程中一定要對傳統(tǒng)的理念和模式進(jìn)行大膽的變革，只有變革才能有創(chuàng)新，只有不斷地進(jìn)行創(chuàng)新才能更好地發(fā)展，檔案管理也是一樣，只有對其進(jìn)行不斷創(chuàng)新，在管理的過程中與知識管理相結(jié)合才能更好地保證檔案管理工作的長久發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]向澤紅.知識資源集成管理與知識化服務(wù)[J].蘭臺世界，2013（20）