凌　牧

(新疆昌吉州人民醫(yī)院,新疆　昌吉　831100)

醫(yī)院耗材建立二級庫管理的重要性

凌牧

(新疆昌吉州人民醫(yī)院,新疆昌吉831100)

[摘要]醫(yī)院衛(wèi)生材料在病人醫(yī)療費(fèi)用結(jié)構(gòu)中所占比重越來越大,現(xiàn)有的衛(wèi)生材料一級庫的管理已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的需要,建立二級庫管理已勢在必行。文章從實現(xiàn)材料二級庫管理的重要性出發(fā),講述了衛(wèi)生材料二級庫管理的方法：二級庫管理員申請材料的管理；二級庫材料入庫管理；二級庫材料出庫管理；高值耗材的特殊管理；加強(qiáng)材料的監(jiān)督審查制度；加強(qiáng)材料內(nèi)部審計的監(jiān)督檢查。同時,說明了在信息流、物資流、資金流的支持下,衛(wèi)生材料實行“零庫存”的目標(biāo)將會實現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院耗材；二級庫管理；高值耗材

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.10.048

目前,在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,新疆昌吉州人民醫(yī)院(下簡稱我院)作為一個差額撥款的事業(yè)單位(財政只撥部分工資,剩余的工資、績效工資、津貼等由醫(yī)院自行解決),要想在競爭中勝出,效益與成本是關(guān)鍵的兩個問題。我院作為一個大中型綜合性醫(yī)院,醫(yī)用耗材成本占醫(yī)院醫(yī)療成本已超過1/5,條目近萬多種,涉及領(lǐng)域廣泛,而作為醫(yī)院最重要的后勤部門——物資管理部門的材料庫房管理,直接影響到了醫(yī)院的成本目標(biāo)管理控制、醫(yī)院的資金周轉(zhuǎn)率、臨床工作的安全和質(zhì)量等問題,僅有一級庫存的管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要,因為根據(jù)一級庫房的出庫數(shù)據(jù),只能反映出各臨床科室的總消費(fèi),醫(yī)院管理者幾乎不能對其明細(xì)項目消耗進(jìn)行全程跟蹤和了解。因此,建立醫(yī)用材料二級庫管理具有十分重要的作用。

“二級庫管理”是相對于一級庫存而言的,是指各臨床科室、輔助醫(yī)療科室、各病區(qū)在醫(yī)院一級庫房領(lǐng)用材料后所形成的庫存?！岸墡旃芾怼奔饶軡M足醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層工作的需要,又能控制衛(wèi)生材料收費(fèi)中“少用多收”等現(xiàn)象,降低患者的醫(yī)療費(fèi)用,維護(hù)患者的合法權(quán)益。

在我院創(chuàng)建“三級甲等”醫(yī)院的過程中,以現(xiàn)有的醫(yī)院信息系統(tǒng)為依托,利用HIS的數(shù)據(jù)庫平臺,調(diào)用HIS現(xiàn)有的費(fèi)用、醫(yī)囑、醫(yī)用衛(wèi)生材料等一級庫信息,聯(lián)合某軟件開發(fā)公司,開發(fā)出了“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”,該系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)實現(xiàn)了很好的融合,并使材料二級庫管理的功能更加完善,操作更加簡便。

1二級庫材料的管理方法

1.1二級庫管理員申請材料的管理

二級庫房管理員每月根據(jù)“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”的功能,申請科室所需要的醫(yī)用材料,并且在物資管理科規(guī)定的時間內(nèi),在院內(nèi)網(wǎng)上申請,否則過了時間段就成為無效申請。如果申請失敗,要及時與物資管理科聯(lián)系重新申請。對于系統(tǒng)內(nèi)沒有的新材料,直接書面向物資科申請,物資科經(jīng)與供應(yīng)商聯(lián)系后仍無法在短期內(nèi)提供所需的新材料,二級庫管理員要及時通知臨床醫(yī)生,臨床醫(yī)生再采取其他治療方案,決不能影響病人的治療。

1.2二級庫材料入庫管理

二級庫管理員在月末接到供應(yīng)商貨物時,一定要在一級庫管理員、材料采購員同時驗收后,并且在貨物清單上要有一級庫管理員和材料采購員的簽名,然后再清點(diǎn)入庫,并在貨物清單接貨人處簽名,供應(yīng)商在送貨人處簽名。同時,在二級庫材料備查賬上登記材料的品名、數(shù)量、單價、產(chǎn)地、供應(yīng)商名稱等信息,作入庫處理,以備上級部門的核查。

1.3二級庫材料出庫管理

對于醫(yī)生醫(yī)囑中所需的衛(wèi)生材料,根據(jù)醫(yī)囑的內(nèi)容、開始時間、停止時間、上次發(fā)放本醫(yī)囑材料截止時間,本次發(fā)放本醫(yī)囑材料截止時間等信息,計算該條醫(yī)囑本次需發(fā)放的衛(wèi)生材料,護(hù)士及時到二級庫房管理員處領(lǐng)取所需的材料,同時在物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)中點(diǎn)擊收費(fèi)功能,由系統(tǒng)自動記錄患者的費(fèi)用,對于不可收費(fèi)的項目,要記錄在科室材料成本賬上,二級庫管理員隨時要記錄材料的出庫情況,月末要做好材料盤點(diǎn)工作,做到賬實相符。如出現(xiàn)各科室之間有互相借用材料的情況,要辦理調(diào)撥手續(xù),并且在調(diào)撥單上要有科室負(fù)責(zé)人的簽名,以防日后各科室之間有推諉扯皮的現(xiàn)象發(fā)生。

1.4高值耗材的特殊管理辦法

根據(jù)臨床手術(shù)醫(yī)生需要的高值耗材,通知材料供應(yīng)商送貨,由于高值耗材價值高且貴重,應(yīng)該采用一對一的使用。一級庫管理員在接到供應(yīng)商配送的高值耗材,必須使用條碼掃描,核實該高值耗材與院招標(biāo)采購的高值耗材在標(biāo)號、產(chǎn)地、品名等信息是否一致,核對無誤后才能讓病人使用。病人使用后,護(hù)士根據(jù)高值耗材的品名、數(shù)量,金額記錄在病人的登記賬上,同時告知二級庫管理員做好高值耗材的出入庫登記,這樣就保證每件高值耗材流向都可追蹤,不會造成高值耗材的流失,做到“零庫存”管理。

1.5加強(qiáng)材料的監(jiān)督審查制度

財務(wù)科病歷審核室定期抽查各科室的病歷,檢查各項化驗檢查單是否齊全,檢查各項目有無漏費(fèi)、多計費(fèi)等情況,如果有差錯,要與主治醫(yī)生溝通,了解出現(xiàn)差錯的原因,如有材料多計費(fèi)的問題,要及時將材料退給二級庫房,同時減少病人的費(fèi)用。對于科室當(dāng)月病歷的差錯,病歷審核室要有書面報告,由所在科室負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后,病歷審核室將差錯報告說明報到財務(wù)科,財務(wù)科審核后報院辦,由院領(lǐng)導(dǎo)研究后做出處罰決定。

1.6加強(qiáng)內(nèi)部審計的監(jiān)督檢查

院內(nèi)審計科每月抽查各科室的病歷,檢查可收費(fèi)材料與不可收費(fèi)材料的執(zhí)行情況,有無亂收費(fèi)的現(xiàn)象,對于高值耗材的采購入庫、使用全過程是否符合材料管理制度的規(guī)定,在病人辦理出院手續(xù)時,護(hù)士將病人的醫(yī)囑與所用的醫(yī)用材料、藥品等是否核對準(zhǔn)確,護(hù)士長是否將病歷復(fù)核完畢后再報病案室存檔,如有違反制度規(guī)定的情況,院領(lǐng)導(dǎo)是否采取了處罰措施,醫(yī)院是否制定了臨床醫(yī)療風(fēng)險控制措施,醫(yī)療不良事件的處罰是否落到實處。

2醫(yī)用耗材實行二級庫管理的重要意義

2.1克服了一級庫管理模式的弱點(diǎn)

以往一級庫管理模式是：各科室憑經(jīng)驗從一級庫直接領(lǐng)用衛(wèi)生材料,遇到重大節(jié)假日的月份,科室領(lǐng)用的耗材數(shù)量比較大,以防止在節(jié)假日期間有突發(fā)事件發(fā)生,而節(jié)假日后的月份領(lǐng)用的耗材就會明顯減少。這樣就形成了各月份科室物資消耗變化幅度很大,這種“以領(lǐng)定消”的管理方式使成本數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,不能與收入相匹配,不利于提高資金使用效率,合理降低庫存,也不利于醫(yī)院對成本的有效控制,加強(qiáng)二級庫管理就避免了這些問題。

2.2有助于醫(yī)院實現(xiàn)醫(yī)用衛(wèi)生材料“零庫存”管理

所謂“零庫存”是指耗材在采購、生產(chǎn)、銷售、配送等一個或幾個經(jīng)營環(huán)節(jié)中,不以倉庫存儲的形式存在,而均是處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)；是通過實施特定的庫存控制策略,實現(xiàn)庫存量的最小化。由于我院實現(xiàn)了“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”,科室所需要的醫(yī)用材料直接從內(nèi)網(wǎng)上申請,然后物資科經(jīng)過匯總后,通知各供應(yīng)商備貨,供應(yīng)商在規(guī)定的期限內(nèi)將醫(yī)用耗材送到醫(yī)院一級庫房,由一級庫房管理員和材料采購員驗收簽名后,再由供應(yīng)商將材料送到各臨床科室。在這個流程中,一級庫房只起到了中轉(zhuǎn)的角色,材料沒有進(jìn)入一級庫房,一級庫房實現(xiàn)了“零庫存”。當(dāng)然,對于一個大中型三甲醫(yī)院而言,要承擔(dān)急診搶救的任務(wù),醫(yī)療工作存在著極大的突發(fā)性和不確定性,一級庫房還是要準(zhǔn)備部分應(yīng)急突發(fā)事件所需要的醫(yī)用材料,這就決定了醫(yī)院一級庫存不可能實現(xiàn)絕對意義上的“零庫存”,它是一個相對平衡的概念。提高一級庫房出入庫材料的流轉(zhuǎn)速度,達(dá)到一個動態(tài)平衡,可以實現(xiàn)相對“零庫存”。

2.3為實現(xiàn)醫(yī)院衛(wèi)生材料“零庫存”打下了堅實的基礎(chǔ)

由于醫(yī)院強(qiáng)大的信息化數(shù)據(jù)庫平臺,已經(jīng)支持了先進(jìn)而又實用的“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”的運(yùn)行,并且“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”已經(jīng)正常運(yùn)行了兩年,從衛(wèi)生材料的采購、入庫、出庫、使用全過程看,比傳統(tǒng)的材料采購等流程更加便捷,如果衛(wèi)生材料的送貨環(huán)節(jié)實現(xiàn)物流配送信息化,那么,衛(wèi)生材料供應(yīng)鏈上的各個環(huán)節(jié)就可信息化聯(lián)動,即可有效減少資金占用量,優(yōu)化資源結(jié)構(gòu),加速資金周轉(zhuǎn),降低成本費(fèi)用,提高產(chǎn)品質(zhì)量,提高患者滿意度和企業(yè)核心競爭力。

參考文獻(xiàn):

[1]呂英華,馬靜.醫(yī)院材料二級庫管理系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理,2009,3(3).

[2]陸浩.材料二級庫管理對二級醫(yī)院財務(wù)管理重要性的分析[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報,2012(2).

[作者簡介]凌牧(1964—),女,新疆人,新疆昌吉州人民醫(yī)院,經(jīng)濟(jì)師(中級)。