汪　杰

（滁州市公共資源交易監(jiān)督管理局　滁州　239000）

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反腐新常態(tài)下如何做好項(xiàng)目檔案工作——以滁州市公管局項(xiàng)目檔案管理為例

汪杰

（滁州市公共資源交易監(jiān)督管理局滁州239000）

摘要公共資源交易市場(chǎng)是社會(huì)主義市場(chǎng)體系中的重要組成部分。近年來(lái)，各地積極推進(jìn)公共資源交易市場(chǎng)建設(shè)。截至2014年底，全國(guó)縣級(jí)以上各類(lèi)公共資源交易市場(chǎng)4000多個(gè)，其中，集中統(tǒng)一的市場(chǎng)1200多個(gè)。這對(duì)于促進(jìn)和規(guī)范公共資源交易活動(dòng)，加強(qiáng)反腐體制機(jī)制建設(shè)發(fā)揮了積極重要的作用。但在公共資源交易市場(chǎng)的建設(shè)和運(yùn)行過(guò)程中，也暴露出不少問(wèn)題，主要是重復(fù)建設(shè)，資源不共享；運(yùn)行不規(guī)范，公開(kāi)性不夠；干預(yù)交易主體自主權(quán)，加重企業(yè)負(fù)擔(dān)；以及交易服務(wù)、管理和監(jiān)督職責(zé)不清，監(jiān)管缺位、越位、錯(cuò)位等現(xiàn)象，但是上述問(wèn)題均可以通過(guò)加強(qiáng)公共資源交易項(xiàng)目檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)歷史再現(xiàn)，恢復(fù)每一次項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)的完整過(guò)程。通過(guò)規(guī)范化、制度化的有效管理，讓違法違規(guī)行為在項(xiàng)目檔案中留下蛛絲馬跡。

關(guān)鍵詞項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)單位保管保密保管期限

How to Do a Good Project Archives Work under the New Normality of Anti-corruption - For the Example of Project Archives Management in the Public Resources Trading Administration Bureau of Chuzhou City

Wang Jie
(Chuzhou Municipal Supervision & Administration Bureau of Public Resources Trading Chuzhou 239000)

Abstract The public resources trading market is an important part of socialist market system. The actively promoting the construction of public resources trading markets in recent years. At the end of 2014, all kinds of public resources trading markets at or above the county level in more than 4000, among them, the centralized and unified market more than 1200. It's promoted and standardized the public resources trading activities, strengthening the construction of system and mechanism against corruption has played a positive role. But in public resources trading market in the process of the construction and operation, also exposed some problems, it mainly is the repeated construction and resource sharing; Operation is not standard, publicity is not enough; Intervention trading main body autonomy, to aggravate the burden; And trading service, management and supervision, supervision vacancy, offside, dislocation phenomenon, but all these issues can be solved through strengthening the public resources trading project archives management to realize the historical representation, restore the complete process of each project bid procurement. Through the effective management of standardization, institutionalization, violation behavior left traces in the project archives.

Keywords Project archives Business training Agent organization Bidding unit Escrow Confidentiality Escrow period

近年來(lái)，國(guó)務(wù)院高度重視公共資源交易市場(chǎng)建設(shè)，李克強(qiáng)總理多次強(qiáng)調(diào)，要加快推進(jìn)公共資源交易的市場(chǎng)化改革，實(shí)行全流程的透明化管理，建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺(tái)，把公共資源交易納入規(guī)范化、法制化軌道，強(qiáng)化事中事后監(jiān)管，促進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變和管理創(chuàng)新。但在項(xiàng)目檔案管理上一直沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一和規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。時(shí)至今日，仍然是各自為政，方法不一。筆者結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)淺談幾點(diǎn)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作的做法，希望能為凈化公共資源交易市場(chǎng)做貢獻(xiàn)。

一、提高認(rèn)識(shí)，規(guī)范制度

1、提高項(xiàng)目檔案的管理權(quán)限，由公管局副局長(zhǎng)分管項(xiàng)目檔案工作

（1）項(xiàng)目檔案實(shí)行誰(shuí)代理，誰(shuí)立卷，誰(shuí)移交的歸檔管理流程。主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、裝訂和移交工作；

（2）建立專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目檔案室，接受檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。負(fù)責(zé)制定本系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案規(guī)章制度，并管理在滁備案的招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目檔案工作；

（3）項(xiàng)目檔案原則上不得外借。需要調(diào)閱利用的必須填寫(xiě)《滁州市公共資源交易項(xiàng)目檔案利用登記表》，并由公管局副局長(zhǎng)簽批，方可交項(xiàng)目檔案室辦理調(diào)閱利用。

2、依據(jù)法律法規(guī)，嚴(yán)明獎(jiǎng)懲制度

（1）招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)在收集、整理、立卷、裝訂和移交項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)問(wèn)題的，依據(jù)《滁州市招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)考評(píng)管理辦法（暫行）》視情況采取扣分或暫停代理業(yè)務(wù)的處理，對(duì)完成項(xiàng)目檔案工作任務(wù)較好的給予加分和一定范圍內(nèi)的通報(bào)表?yè)P(yáng)。

（2）項(xiàng)目檔案室或有關(guān)人員在檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化建設(shè)上做出突出貢獻(xiàn)的，依據(jù)實(shí)際影響力給予一定的精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。并優(yōu)先推薦提拔任用機(jī)會(huì)，以此調(diào)動(dòng)工作人員愛(ài)崗敬業(yè)，爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的工作積極性、創(chuàng)造新，營(yíng)造拴心留人的工作環(huán)境。

（3）在項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)違法違紀(jì)行為的，將參照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局令第30號(hào)）等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

二、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案隊(duì)伍建設(shè)，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度

1、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，市交易中心各部門(mén)和在滁備案的招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)均需要指定一名兼職的檔案人員，負(fù)責(zé)與項(xiàng)目檔案室聯(lián)絡(luò)項(xiàng)目檔案工作。

2、指定的兼職檔案人員，首選業(yè)務(wù)素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)的。指定人員盡量不要頻繁更換崗位，減少人員流動(dòng)頻繁對(duì)項(xiàng)目檔案工作帶來(lái)的不利影響。

3、市公管局每年按時(shí)組織安排項(xiàng)目檔案室檔案工作人員參加市級(jí)以上檔案行業(yè)的有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，為了提高檔案人員的工作業(yè)務(wù)能力和管理水平，增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性、理論性和實(shí)踐性。

4、項(xiàng)目檔案室負(fù)責(zé)定期組織招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)和市交易中心各部門(mén)指定的有關(guān)兼職檔案人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，每年度不得少于1次。

5、項(xiàng)目檔案室要充分利用新媒體和“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，創(chuàng)建項(xiàng)目檔案工作業(yè)務(wù)交流群，通過(guò)QQ群或微信群及時(shí)學(xué)習(xí)和交流項(xiàng)目檔案工作。

6、加強(qiáng)檔案行業(yè)交流和互動(dòng)力度，項(xiàng)目檔案室每年度都要認(rèn)真總結(jié)全年工作，至少撰寫(xiě)或發(fā)表一篇與項(xiàng)目檔案工作有關(guān)的典型案例分析或工作經(jīng)驗(yàn)成果等論文或匯報(bào)資料。通過(guò)媒介傳播讓項(xiàng)目檔案工作受到社會(huì)各界的關(guān)注，讓業(yè)內(nèi)人士通過(guò)良好的交流和互動(dòng)將工作中遇到的一些問(wèn)題在此產(chǎn)生共鳴，從而達(dá)到共同學(xué)習(xí)、共同發(fā)展、共同進(jìn)步的良好氛圍。

三、嚴(yán)抓項(xiàng)目檔案工作中的重點(diǎn)部位

1、多年來(lái)，經(jīng)過(guò)各有關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案的調(diào)閱利用，對(duì)招標(biāo)交易項(xiàng)目中可能存在違法違紀(jì)行為的案件進(jìn)行查處中發(fā)現(xiàn)，許多重要線(xiàn)索和證據(jù)都是依靠一個(gè)個(gè)完整、有效、可用的項(xiàng)目檔案資料反映出來(lái)的。但是由于項(xiàng)目檔案目前沒(méi)有統(tǒng)一、明確的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，所以在規(guī)范和共識(shí)上還存在爭(zhēng)議。

2、項(xiàng)目檔案資料應(yīng)當(dāng)確保真實(shí)性、完整性、有效性和可用性，項(xiàng)目前期資料中，招標(biāo)單位（人）提供的相關(guān)文件或其它資料等為掃描件或復(fù)制件的，必須要求招標(biāo)單位（人）或者發(fā)文單位加蓋印章予以證明該件的真實(shí)性，其它組織或者機(jī)構(gòu)不得蓋章確認(rèn)。

3、項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)的過(guò)程資料必須為原件。有關(guān)資料是正、副本的，以正本為主。包括：招標(biāo)代理合同、中標(biāo)單位（人）的投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等不得出現(xiàn)掃描件或復(fù)制件等現(xiàn)象。

4、驗(yàn)收項(xiàng)目檔案資料時(shí)，必須認(rèn)真檢查檔案資料內(nèi)需要蓋章、簽字和填寫(xiě)日期的位置是否落實(shí)完備。

5、凡是需要?dú)w檔的文件資料，都應(yīng)當(dāng)做到書(shū)寫(xiě)優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長(zhǎng)久保存。

6、任何一個(gè)項(xiàng)目檔案中都必須收集下載在指定媒體上發(fā)布過(guò)的招標(biāo)公示和中標(biāo)公示等有關(guān)規(guī)定中要求依法必須公開(kāi)上傳的資料信息首頁(yè)，予以證明招標(biāo)項(xiàng)目是否依法在指定媒體上公開(kāi)有關(guān)的招標(biāo)、中標(biāo)等交易信息。

7、任何單位及個(gè)人不得擅自修改、偽造、變?cè)旌弯N(xiāo)毀項(xiàng)目檔案和出現(xiàn)拒不歸檔等行為。

8、審查備案科和監(jiān)督監(jiān)察科的審核人負(fù)責(zé)審核卷內(nèi)項(xiàng)目的招標(biāo)投標(biāo)資料是否齊全、完整，并簽字確認(rèn)對(duì)其真實(shí)性、完整性、有效性、可用性負(fù)責(zé)。最終由項(xiàng)目檔案室按照接收標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)驗(yàn)收項(xiàng)目檔案資料，可以接收的項(xiàng)目檔案由檢查人簽字確認(rèn)，辦理接收手續(xù)。

9、充分利用和發(fā)揮好電子招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的作用，認(rèn)真做好前期紙質(zhì)項(xiàng)目檔案資料的掃描和上傳工作。確保電子招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目檔案工作有序和安全進(jìn)行。

10、為了避免招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)出現(xiàn)項(xiàng)目檔案不按時(shí)移交或不移交的現(xiàn)象發(fā)生，在發(fā)放中標(biāo)通知書(shū)時(shí)將發(fā)放信息上傳至系統(tǒng)自動(dòng)提示功能。系統(tǒng)會(huì)在中標(biāo)通知書(shū)發(fā)放后7日內(nèi)以短信方式提示項(xiàng)目檔案室，直至項(xiàng)目檔案移交確認(rèn)為止。

11、項(xiàng)目檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、15年。建設(shè)工程類(lèi)200萬(wàn)以上（含200萬(wàn)）、政府采購(gòu)類(lèi)100萬(wàn)以上（含100萬(wàn)），以及其它類(lèi)（國(guó)有建設(shè)用地使用權(quán)出讓、礦產(chǎn)權(quán)出讓、國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易等項(xiàng)目）列為永久保管；建設(shè)工程類(lèi)20~200萬(wàn)，政府采購(gòu)類(lèi)10~100萬(wàn)項(xiàng)目列為30年保管；建設(shè)工程類(lèi)20萬(wàn)以下，政府采購(gòu)類(lèi)10萬(wàn)以下項(xiàng)目列為15年保管。

四、項(xiàng)目檔案的整理步驟

1、招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)在被確定代理資格后，項(xiàng)目資料收集準(zhǔn)備工作已經(jīng)開(kāi)始。

2、招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集所代理的招標(biāo)項(xiàng)目全部過(guò)程資料，包含：紙質(zhì)文件、電子文件、圖紙和圖表等該代理項(xiàng)目實(shí)際操作中形成的一切有關(guān)具有保存價(jià)值的各類(lèi)資料。

3、項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理該項(xiàng)目的檔案資料，整理時(shí)要嚴(yán)格按照‘卷內(nèi)目錄’對(duì)照‘文件題名’依次自然排列無(wú)誤后，進(jìn)行頁(yè)面編碼。編完頁(yè)碼后填寫(xiě)‘卷內(nèi)目錄’的具備狀況、頁(yè)次、和備注的內(nèi)容。

4、案卷封面的內(nèi)容填寫(xiě)：招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)只需要填寫(xiě)案卷題名、項(xiàng)目編號(hào)、立卷單位（蓋章）和起止日期。檔號(hào)、保管期限和密級(jí)，由項(xiàng)目檔案室完成。

5、卷內(nèi)備考表的內(nèi)容填寫(xiě)：招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)只需要填寫(xiě)文件資料總頁(yè)數(shù)，文字資料頁(yè)數(shù)、圖樣資料頁(yè)數(shù)和光盤(pán)張數(shù)?！f(shuō)明’內(nèi)填寫(xiě)項(xiàng)目開(kāi)展的異常狀況，順利完成的不必填寫(xiě)?！⒕砣恕顚?xiě)招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)的整理人姓名，‘日期’填寫(xiě)招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)整理人實(shí)際裝訂的時(shí)間。‘互見(jiàn)號(hào)’、‘檢查人’、‘日期’，由項(xiàng)目檔案室完成。

6、立卷裝訂按照‘三孔一線(xiàn)’上、下穿管裝訂，線(xiàn)頭系于中端穿孔處，打死結(jié)。

7、項(xiàng)目檔案封條應(yīng)當(dāng)粘貼于案卷脊背中段，裁剪大小應(yīng)適當(dāng)，粘貼美觀(guān)，無(wú)損壞，不宜壓字，背面粘貼連接處蓋整理人印章。

8、項(xiàng)目檔案組卷時(shí)，若清單控制價(jià)、中標(biāo)單位（人）投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)圖方案等資料過(guò)厚或不易一并組卷時(shí)，可以單獨(dú)組卷，單獨(dú)組卷需要另加案卷封面和封條裝訂。頁(yè)碼從‘1’開(kāi)始編寫(xiě)。不必另加‘卷內(nèi)目錄’和‘卷內(nèi)備考表’。

9、項(xiàng)目檔案另附光盤(pán)的，盒內(nèi)封面上招標(biāo)（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)：‘案卷題名’、‘項(xiàng)目編號(hào)’、‘立卷單位’、‘文件容量’、‘刻錄日期’?！畽n號(hào)’由項(xiàng)目檔案室完成。

10、案卷組成排列順序必須嚴(yán)格按照‘卷內(nèi)目錄’里的‘文件題名’具體名稱(chēng)順序進(jìn)行排列，沒(méi)有具體名稱(chēng)的歸入相近名稱(chēng)內(nèi)。

11、項(xiàng)目編號(hào)填寫(xiě)：應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)最后一次招標(biāo)成功的項(xiàng)目編號(hào)。若多次開(kāi)標(biāo)未成，業(yè)主自行招標(biāo)沒(méi)有項(xiàng)目編號(hào)的，不必填寫(xiě)。

12、多次開(kāi)標(biāo)的項(xiàng)目，在填寫(xiě)‘卷內(nèi)目錄’時(shí)，‘文件提名’先后放入多次開(kāi)標(biāo)文件資料的，應(yīng)當(dāng)在‘備注’內(nèi)填寫(xiě)‘一次、二次、三次……’。

13、編寫(xiě)頁(yè)碼時(shí)，同一項(xiàng)目單獨(dú)組卷的都應(yīng)當(dāng)在每卷內(nèi)文字頁(yè)面正面右下角處，反面左下角處用鉛筆按照順序填寫(xiě)頁(yè)號(hào)，書(shū)寫(xiě)要工整、清楚，易識(shí)別。單獨(dú)組卷的封面和目錄不編寫(xiě)頁(yè)碼。單獨(dú)組卷的自有頁(yè)碼正確的，不必重復(fù)編寫(xiě)。將招標(biāo)文件、清單控制價(jià)、合同、中標(biāo)人投標(biāo)文件及其它項(xiàng)目過(guò)程資料組成一卷的，上述文件資料內(nèi)自有頁(yè)碼符

合規(guī)定要求的可以在該文件封面首頁(yè)填寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)，代表本文件頁(yè)號(hào)。若自有頁(yè)碼不正確，需要按照實(shí)際編寫(xiě)順序逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。一個(gè)完整項(xiàng)目組成一卷只需要一個(gè)案卷封面、一個(gè)卷內(nèi)目錄、一個(gè)卷內(nèi)備考表。

五、嚴(yán)控項(xiàng)目檔案的保管和保密關(guān)

1、市公管局或市交易中心要高度重視項(xiàng)目檔案的保管和保密工作，應(yīng)當(dāng)與項(xiàng)目檔案室工作人員和各兼職檔案人員簽訂《項(xiàng)目檔案安全、保密協(xié)議》，在制度上增強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)。

2、建立健全項(xiàng)目檔案的調(diào)閱利用審批制度。

3、嚴(yán)格進(jìn)、出入項(xiàng)目檔案庫(kù)房登記制度。

4、嚴(yán)抓項(xiàng)目檔案庫(kù)房定期檢查、排除安全隱患制度。

5、加強(qiáng)“人防、物防、技防”，在項(xiàng)目檔案庫(kù)房?jī)?nèi)安裝監(jiān)控?cái)z像頭和防火、防盜報(bào)警系統(tǒng)，全方位、高規(guī)格的筑牢項(xiàng)目檔案保管和保密的“防火墻”。

6、公共資源交易平臺(tái)因國(guó)家發(fā)展和改革需要，對(duì)單位撤銷(xiāo)或合并的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與同級(jí)檔案行政管理部門(mén)聯(lián)系，在同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行妥善處理、安置，不得隨意遺棄或銷(xiāo)毀。

1999年8月30日全國(guó)人大常務(wù)委員會(huì)制定和頒布《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等有關(guān)法律法規(guī)以來(lái)，并未對(duì)項(xiàng)目檔案工作作出明確，使得各地公共資源交易監(jiān)管部門(mén)在項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)上各自為政，自定規(guī)章，自行標(biāo)準(zhǔn)，有些公共資源交易監(jiān)管部門(mén)制定的標(biāo)準(zhǔn)是與《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》相違背的?！稒n案法實(shí)施辦法》第四條明確規(guī)定“國(guó)務(wù)院各部門(mén)經(jīng)國(guó)家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門(mén)經(jīng)本級(jí)人民政府檔案行政管理部門(mén)同意，可以制定本系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)檔案的具體管理制度和辦法?！?/p>

因此，我們可以看到對(duì)于統(tǒng)一的行業(yè)性標(biāo)準(zhǔn)制定，多種標(biāo)準(zhǔn)的存在不僅完全沒(méi)有必要，甚至?xí)?duì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一推進(jìn)產(chǎn)生阻礙。國(guó)務(wù)院應(yīng)當(dāng)在加快統(tǒng)一公共資源交易平臺(tái)建設(shè)的同時(shí)，整合行業(yè)在項(xiàng)目檔案建設(shè)中做出的的努力和探索創(chuàng)新，要求國(guó)家檔案局牽頭，與國(guó)家發(fā)改委、財(cái)政部、工信部、住建部、交通部、水利部、商務(wù)部等有關(guān)部門(mén)積極采取有力措施，盡快調(diào)研出臺(tái)具體的項(xiàng)目檔案管理辦法，統(tǒng)一安排項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作，逐步在全國(guó)范圍內(nèi)建立和執(zhí)行統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。項(xiàng)目檔案管理工作千頭萬(wàn)緒、錯(cuò)綜復(fù)雜，但實(shí)踐證明，只要工作思路和方法正確，就能確保項(xiàng)目檔案工作有條不紊地開(kāi)展。

汪杰（1987~），男，安徽滁州人，本科，研究方向?yàn)檎袠?biāo)投標(biāo)檔案管理。

作者簡(jiǎn)介

中圖分類(lèi)號(hào)G273

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼B

文章編號(hào)160105-7183